Kto jest kim w skutecznym programie e-mail?

Na co dzień w Validity współpracujemy z zespołami poczty e-mail o różnych kształtach i rozmiarach na całym świecie. Pomaga nam to poznać i zrozumieć kluczowe role w skutecznym programie pocztowym od początku do końca.

Chociaż rozwiązania e-mail, takie jak nasz pakiet produktów do dostarczania, zostały zaprojektowane w celu pomocy w identyfikowaniu problemów lub zagrożeń, czasami możesz pomyśleć „co teraz?” lub „kogo mam o to poprosić?”

Jako marketer musisz wiedzieć, do jakich zasobów się zwrócić (zarówno w organizacji, jak i poza nią), aby załatwić sprawę.

Role i obowiązki w programie poczty e-mail mogą być ograniczone do jednej osoby, która nosi wszystkie kapelusze, o których będziemy rozmawiać, lub mogą obejmować różne zespoły w zależności od złożoności organizacji. Ten ekosystem może również obejmować zewnętrzne źródło, takie jak dostawca usług zarządzania (MSP) lub radca prawny.

Porozmawiajmy więc o obsłudze programu pocztowego od podstaw. To nie jest wyczerpująca lista rzeczy do zrobienia, ponieważ niektóre zadania mogą wymagać wielu kroków. Ale da ci punkt wyjścia i pewien kierunek.

Skonfiguruj domenę wysyłającą

Posiadanie określonej domeny dla Twojej firmy (zamiast polegać na bardziej osobistym adresie e-mail od bezpłatnego dostawcy, takiego jak Outlook lub Gmail) jest niezwykle ważne.

Dlaczego?

• Wiarygodność: Używając nazwy swojej firmy jako domeny wysyłającej, zyskujesz wiarygodność wśród swoich subskrybentów.
• Świadomość marki: korzystanie z domeny biznesowej pomaga budować świadomość marki i unikać nieporozumień z subskrybentem końcowym.
• Zwiększone bezpieczeństwo: domena biznesowa pomaga chronić Twoje konta, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.

Rozmawiałem na ten temat z naszym starszym dyrektorem ds. informatyki, Deanem O. Jego myśli były jasne: „Zawsze mam wątpliwości co do firm, które korzystają z bezpłatnego konta pocztowego, takiego jak Gmail — nawet w przypadku działalności dwuosobowej.Myślę, dorośnij!Posiadaj domenę biznesową!”

Jeśli nie masz pewności, jak uzyskać i zarejestrować nazwę domeny, możesz współpracować z popularnymi witrynami hostingowymi, takimi jak GoDaddy lub domain.com, lub możesz zidentyfikować i wybrać dostawcę usług poczty e-mail (ESP), który zrobi to za Ciebie. Twój dostawca usług internetowych będzie również odpowiedzialny za przypisanie Ci adresu IP.

Wybierz dostawcę DNS

Czekaj, DN-co?

DNS (Domain Name Server) dostarcza instrukcji i informacji o domenie, w tym, który adres IP jest powiązany z tą domeną i jak obsługiwać żądania dotyczące tej domeny.

DNS został stworzony, ponieważ ludzie łatwiej zapamiętują nazwy (na przykład www.twojafirma.com ) zamiast serii liczb, takich jak adres IP.

Dostawca DNS może zarządzać procesem rejestracji domeny, więc gdy szukasz rozwiązań, zapytaj, czy jest to część usług, ponieważ pozwoli Ci to zaoszczędzić krok później. W ramach usługi DNS utworzysz hostowany plik strefy, do którego będziesz mieć dostęp Ty lub Twój zespół IT. Plik strefy będzie zawierał ważne informacje, których będą szukać dostawcy skrzynek pocztowych. Na przykład rekord SPF lub różne identyfikatory TXT wymagane do skonfigurowania narzędzi Google Postmaster Tools.

Funkcję tę zazwyczaj pełni informatyk lub administrator sieci. Można to również zlecić dostawcy usług zarządzanych (MSP), co jest idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm. Przekonasz się, że MSP jest podobny do konsultanta IT.

Upewnij się, że uwierzytelnianie jest skonfigurowane prawidłowo

Uwierzytelnianie wiadomości e-mail to proces potwierdzania i weryfikowania cyfrowej tożsamości nadawcy. Potwierdzając, że nadawca jest tym, za kogo się podaje, uwierzytelnianie chroni zarówno markę, jak i odbiorców wiadomości e-mail przed atakami typu spoofing i phishing.

W e-mail marketingu istnieją trzy filary uwierzytelniania:

• SPF (ramy zasad dotyczących nadawcy)
• DKIM (poczta zidentyfikowana kluczami domeny)
• DMARC (uwierzytelnianie, raportowanie i zgodność wiadomości w oparciu o domenę)

SPF i DKIM są wymagane i są najczęściej używane przez nadawców e-maili. DMARC można skonfigurować w dowolnym momencie po wprowadzeniu SPF i DKIM. Twój ESP zwykle zarządza SPF i DKIM, podczas gdy DMARC jest aktualizowany w pliku strefy DNS przez informatyka, administratora sieci lub dostawcę usług internetowych.

Zasięgnij porady prawnej

Przed wysłaniem kampanii e-mailowych warto zaangażować swój zespół prawny (wewnętrzny lub zewnętrzny), aby upewnić się, że przestrzegasz przepisów dotyczących CAN-SPAM i różnych stanowych przepisów dotyczących prywatności w USA.

Jeśli chodzi o tworzenie treści do wysłania subskrybentom, wymagane są pewne elementy wiadomości e-mail. Na przykład szablony wiadomości e-mail muszą zawierać Twój adres fizyczny, co zwykle jest zaskakujące dla nowych marketerów.

Pamiętaj, że to, co tu udostępniam, nie jest poradą prawną i nie jest wyczerpującą listą.

Jeśli wysyłasz pocztę międzynarodową, będą obowiązywać dodatkowe względy, takie jak przepisy dotyczące prywatności RODO, CASL lub LGDP, w zależności od tego, gdzie znajdują się Twoi subskrybenci, a nie Ty. Twój zespół prawny pomoże Ci poruszać się po tych zmieniających się przepisach.

Sprawdź pętle sprzężenia zwrotnego

Twój ESP będzie odpowiedzialny za skonfigurowanie odpowiednich pętli zwrotnych, które pozwolą na identyfikację i usuwanie subskrybentów, którzy oznaczają Twoją wiadomość e-mail jako śmieci lub spam.

Dlaczego ktoś miałby oznaczyć Twój e-mail jako spam lub śmieci? Istnieje wiele powodów, ale niektóre z najczęstszych powodów to to, że subskrybent nie uważa już twoich treści za istotne, nie może znaleźć linku do rezygnacji z subskrypcji (nawiasem mówiąc, jest to również wymagane w szablonie e-maila!) nie mieli dobrych doświadczeń z Twoją marką.

Chociaż Twój ESP jest odpowiedzialny za pętle sprzężenia zwrotnego, musisz je sprawdzić, aby upewnić się, że działają zgodnie z oczekiwaniami.

Poznaj swój proces zarządzania odbiciami

ESP będzie również mieć ustalone zasady zarządzania adresami e-mail, które odbijają się.

Jeśli chodzi o konfigurację techniczną, nie ma się czym martwić.Powinieneśjednak wiedzieć,dlaczegoadresy są odrzucane lub blokowane przez dostawców skrzynek pocztowych, takich jak Yahoo lub Gmail. Twój dostawca usług internetowych będzie w stanie dostarczyć Ci raporty dotyczące kodów odrzuceń, jeśli będzie to stanowiło problem.

Niektóre typowe przyczyny odrzucenia mogą obejmować wysłanie wiadomości na nieprawidłowy adres e-mail lub wysłanie wiadomości do zapełnionej skrzynki odbiorczej subskrybenta.

Buduj i utrzymuj swoją listę subskrybentów

Nigdy nie kupuj list. Kiedykolwiek. Pozyskiwanie listy musi odbywać się organicznie, a subskrybenci wyrażają zgodę na otrzymywanie wiadomości.

Aby zbudować listę, dodaj formularz w swojej witrynie, w którym subskrybenci mogą wyrazić zgodę na otrzymywanie e-maili. Pamiętaj, aby zarejestrować i zachować dzień i godzinę, o której osoba wyraziła zgodę na otrzymywanie e-maili.

To ważne informacje, które należy zachować w przypadku jakichkolwiek działań prawnych podjętych przeciwko Twojej marce w związku z Twoim programem pocztowym. Administrator poczty e-mail lub administrator bazy danych będzie odpowiedzialny za utrzymanie Twojej bazy danych subskrybentów.

Mówiąc o listach, będziesz chciał regularnie przeprowadzać higienę list na liście subskrybentów.

Skorzystaj z rozwiązania, takiego jak Validity BriteVerify, aby pomóc zidentyfikować rekordy, które są nieprawidłowe, zawierają literówkę, a nawet jeśli skrzynka pocztowa subskrybentów jest pełna. Usługa zapewni wskazówki, które kontakty należy ukryć, a które są ważne i można je wysłać pocztą e-mail.

Najlepiej byłoby skorzystać z usługi sprawdzania poprawności wiadomości e-mail, która pomoże utrzymać listę subskrybentów w czystości, ale jako minimum upewnij się, że ręcznie sprawdzasz oczywiste problemy ze składnią i literówki.

Twórz swoje treści

A teraz trochę zabawy! Czas pomyśleć o treści i projekcie wiadomości e-mail. Istnieje kilka dobrych opcji szablonów typu „przeciągnij i upuść”, które mogą czerpać inspirację z Twojej witryny, aby pomóc w tworzeniu szablonów. Niektórzy dostawcy usług internetowych zapewniają to w ramach swoich usług. Możesz także współpracować z dostawcą, który oferuje tę usługę.

Tworząc, pomyśl o tym, co lubisz i co przykuwa Twoją uwagę we własnej skrzynce odbiorczej.

Na koniec sprawdź, jak kreacja renderuje się na różnych urządzeniach i upewnij się, że optymalizujesz ją pod kątem użytkowników mobilnych przed wysłaniem.

Wyślij e-mail!

Wdrożenie wiadomości e-mail zostanie wykonane przez Ciebie po zalogowaniu się do ESP. Ale zanim klikniesz „wyślij”, upewnij się, że nazwa Twojej marki to „przyjazne od”.

To różni się od pełnego adresu e-mail — to bardziej pseudonim dla tego adresu e-mail. Mówi nam, z której firmy pochodzi e-mail, bez konieczności sprawdzania informacji o domenie wysyłającej.

Używanie nazwy firmy ułatwi subskrybentowi rozpoznanie i zmniejszy ryzyko, że Twój e-mail zostanie oznaczony jako niechciany.

Oto przyjazny przykład z Validity:

Monitoruj wydajność poczty e-mail

E-mail został w końcu wysłany! I co teraz?

Będziesz chciał zmierzyć jego sukces i wiedzieć, czy coś idzie nie tak. Śledź kluczowe wskaźniki, takie jak otwarcia, kliknięcia, odrzucenia, reklamacje i rezygnacje z subskrypcji.

Będziesz także chciał mieć oko na to, czy Twój e-mail ląduje w skrzynkach pocztowych Twoich subskrybentów (a nie w folderach ze spamem), korzystając z rozwiązania do dostarczania e-maili, takiego jak nasza platforma Everest. Dzięki Everest możesz łatwo monitorować swoją domenę i reputację adresu IP, umiejscowienie skrzynki odbiorczej według dostawcy skrzynki pocztowej, sprawdzać renderowanie projektu przed wysłaniem i nie tylko.

To jest podstawowy skład wysokowydajnego programu pocztowego. Oto krótki przewodnik podsumowujący to, czego się właśnie nauczyliśmy.

Ale pamiętaj: żaden zespół nie jest kompletny bez odpowiednich narzędzi i technologii.

Aby zobaczyć, co Everest może dla Ciebie zrobić, porozmawiaj już dziś z naszym zespołem ekspertów ds. poczty e-mail!