Jak zdecydować, kiedy zlecić outsourcing określonych ról zawodowych

Prowadzenie agencji digitalowej nie jest łatwe. Chociaż projektowanie stron internetowych jest lukratywne, konkurencja jest ogromna, a marże zysku są czasami bardzo niskie. Dlatego różnica między odnoszącą sukcesy agencją digitalową a nieudaną często nie ma nic wspólnego z talentem. Chodzi raczej o wydajność. To świetny wyścig, aby zobaczyć, która agencja może działać najszczuplej, bez uszczerbku dla jakości swojej pracy. Bez wątpienia jednym z najskuteczniejszych narzędzi, jakimi dysponują agencje cyfrowe, aby poprawić efektywność i ograniczyć koszty, jest outsourcing. Niektóre zawody i role nie uzasadniają zatrudniania pracowników na pełny etat. Czasami wynika to z kosztów ogólnych. Innym razem dzieje się tak dlatego, że same stanowiska pracy wykraczają poza podstawowe kompetencje agencji. Bez względu na powód, wiedza o tym, które role należy zlecić na zewnątrz, może oznaczać różnicę między agencją, która pracuje na pełnych obrotach, a taką, która po prostu utyka.

Dobrą wiadomością jest to, że istnieje dość prosty proces, który agencja cyfrowa — lub każda inna firma — może zastosować, aby podejmować mądre decyzje dotyczące outsourcingu. W tym artykule wyjaśnimy ten proces prostym językiem. Podsumowując, będziesz mieć narzędzia i wiedzę, aby zdecydować, które role zawodowe zlecić na zewnątrz, a które zatrzymać w firmie. Zacznijmy.

Przypisz ocenę do każdej roli

Pierwszym krokiem w procesie decyzyjnym dotyczącym outsourcingu jest utworzenie listy wszystkich stanowisk pracy w firmie. Następnie należy przypisać punktację do każdej wymienionej roli. Zasadniczo powinieneś przyznać każdej roli jeden punkt w oparciu o twierdzące odpowiedzi na następujące pytania:

• Czy stanowisko nie jest związane z codziennym funkcjonowaniem firmy?
• Czy stanowisko jest poza podstawowymi kompetencjami firmy?
• Czy stanowisko wymaga specjalistycznej wiedzy?
• Czy funkcja stanowiska jest czasochłonna?
• Czy zadanie można wykonać bez rozległej wiedzy o biznesie?

Zasadniczo, im wyższy wynik przypisany do roli, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie to dobry cel dla outsourcingu. Mając wyniki w ręku, powinno być możliwe wyeliminowanie wielu – jeśli nie większości – obecnych ról zawodowych w firmie. Wyeliminowane role są albo zbyt centralne dla działalności firmy, albo wymagają pracy, którą najlepiej wykonywać w ścisłej współpracy z resztą pracowników firmy.

Oblicz koszty ogólne ról zawodowych o wysokiej punktacji

Ponieważ jedną z głównych zalet outsourcingu jest to, że pomaga on ograniczać koszty, następnym krokiem jest obliczenie kosztów ogólnych związanych z każdą wysoko punktowaną rolą stanowiska zidentyfikowaną w pierwszym kroku. Zapewni to solidną bazę porównawczą z ofertami firmy outsourcingowej lub freelancera. Aby określić koszty ogólne związane z pojedynczą rolą, należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy.

Po pierwsze, konieczne jest obliczenie całkowitego miesięcznego kosztu ogólnego firmy. Obejmuje to koszty biurowe, materiały eksploatacyjne, technologię i wszystko inne, co firma zapewnia każdemu pracownikowi. Następnie podziel sumę tych kosztów przez całkowitą liczbę osób zatrudnionych w firmie. Zapewni to rozsądne oszacowanie surowych kosztów ogólnych firmy przypadających na jednego pracownika.

Następnym krokiem jest obliczenie bezpośrednich kosztów ogólnych związanych z pracownikiem aktualnie pełniącym funkcję na każdym stanowisku. Obejmuje to pensje, świadczenia, podatki od wynagrodzeń i inne powiązane koszty. Następnie dodaj wynik do kosztów ogólnych przypadających na pracownika, a otrzymasz całkowity miesięczny koszt każdej roli. Dla lepszego porównania możesz później podzielić te wyniki przez łączną liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika (lub ile godzin spędził na wykonywaniu danej roli). Dzięki temu dowiesz się, ile kosztuje każda rola na godzinę.

Oblicz koszty zwolnienia pracownika

Następną rzeczą do rozważenia jest to, ile będzie kosztować zwolnienie pracowników, jeśli będzie tego wymagać ewentualna umowa outsourcingowa. Chociaż są to zazwyczaj koszty jednorazowe, firma musi je zrozumieć przed przystąpieniem do realizacji planu outsourcingu. W stosownych przypadkach należy przede wszystkim rozważyć pakiety odpraw i rozszerzone świadczenia.

Trzeba też pomyśleć o kosztach związanych z odejściem pracownika. Na przykład, ile będzie kosztować odzyskanie mienia firmy i wyłączenie dostępu do infrastruktury IT i danych firmy? Koszty te mogą się znacznie różnić w zależności od rodzaju pracownika i stażu pracy. Dobrym pomysłem jest również zatrzymanie odchodzącego pracownika na liście płac, gdy tylko jest to możliwe, podczas przejścia na umowę outsourcingową. Ponieważ może to tymczasowo zwiększyć koszty, firma musi być gotowa na udźwignięcie dodatkowego obciążenia.

Określ dopuszczalny margines błędu

Gdyby umowa outsourcingu była prawdziwym porównaniem jabłek do jabłek z zatrudnianiem pracowników do wykonywania określonej roli, wyniki poprzedniego kroku zawsze decydowałyby o tym, które role należy zlecić na zewnątrz. Jednak zadania zlecone na zewnątrz nie są równoważne z zadaniami wykonywanymi przez pracowników wewnętrznych. Zawsze będzie istniał pewien margines błędu ze względu na logistyczną i fizyczną odległość między firmą a pracownikami zajmującymi się teraz każdą rolą. Dlatego ważne jest, aby to uwzględnić.

Chodzi o to, aby dowiedzieć się, dla każdej roli, którą rozważasz outsourcing, ile błędów lub opóźnień w wykonywaniu tej pracy firma może tolerować. Na przykład, jeśli firma powierzy zadanie firmie outsourcingowej lub freelancerowi i popełni błąd — jak długo firma może sobie pozwolić na czekanie na korektę, zanim będzie to kosztować więcej pieniędzy i uszczerbek na reputacji, niż jest warte zlecenie?

Rzecz w tym, że nie ma dobrej ani złej odpowiedzi na to pytanie. Jest to coś, o czym każda firma musi decydować samodzielnie, w oparciu o swoje relacje z klientami i standardy jakości, które zdecydowała się przestrzegać. Na tym etapie możliwe jest, że niektóre stanowiska — bez względu na to, ile firma może zaoszczędzić dzięki outsourcingowi — nie będą warte potencjalnego ryzyka.

Zapytaj o wycenę outsourcingu

Następnym i ostatnim krokiem w procesie decyzyjnym dotyczącym outsourcingu jest zapytanie o wycenę potrzebnych prac. Powinno to rozpocząć się od analizy due diligence potencjalnych partnerów outsourcingowych. Niezbędne jest znalezienie kandydatów z solidnymi osiągnięciami w zakresie odniesienia sukcesu i weryfikowalnym doświadczeniem w wykonywaniu pracy wymaganej przez firmę. Następnie możesz przygotować zapytanie ofertowe dla kandydatów, którzy przejdą weryfikację. Tutaj przydają się wszystkie informacje zebrane w poprzednich krokach. Możesz go użyć do przekazania kilku rzeczy potencjalnym partnerom outsourcingowym, w tym:

• Specyficzny charakter i zakres wymaganych prac
• Dopuszczalny margines błędu
• Maksymalny wydatek, jaki firma rozważyłaby na wykonanie pracy
• Kiedy umowa outsourcingowa musi się rozpocząć

W tym momencie decyzja sprowadza się do tego, którzy partnerzy outsourcingowi zgodzą się spełnić wymagania firmy po najniższej cenie. Ci, którzy to robią, powinni iść naprzód z odpowiednimi ustaleniami.

Konkluzja – kiedy outsourcingować

Postępując zgodnie z powyższą procedurą, agencja cyfrowa lub inny rodzaj działalności powinien być w stanie podejmować mądre decyzje dotyczące outsourcingu. Przestrzeganie procedury powinno minimalizować ryzyko i zwiększać szanse na to, że wynikające z niej umowy outsourcingowe spełnią potrzeby firmy przy jednoczesnym obniżeniu kosztów. Oczywiście możliwe jest również, że outsourcing nie będzie miał sensu dla wielu agencji cyfrowych. Na pewno nie ma w tym nic złego. Zawsze jednak warto mieć opcję outsourcingu, ponieważ warunki biznesowe i operacyjne mogą się zmieniać i często się zmieniają.