Co należy wziąć pod uwagę przed zamówieniem czeków dla swojej firmy

Czeki biznesowe to pisemne zamówienia powiązane z biznesowym kontem czekowym, które umożliwiają właścicielom opłacanie wydatków firmy, takich jak usługi dostawcy i wynagrodzenia. Druk laserowy i ręczny czek biznesowy to dwa najpopularniejsze czeki biznesowe. Czeki te można zamówić z kuponami lub bez, z wieloma czekami na stronie lub z jednym czekiem na stronie.

Powiązany wpis: Wszystko, co musisz wiedzieć o zatwierdzaniu czeków biznesowych

W zależności od tego, jak chcesz wykorzystać czeki biznesowe, możesz je kupić w banku, kasie kredytowej lub u zewnętrznego sprzedawcy czeków, takiego jak carouselchecks.com. Przyjrzymy się, jak wybrać najlepszy dla Twojej małej firmy.

W dzisiejszych czasach coraz więcej firm rezygnuje z konwencjonalnego podejścia polegającego na pozyskiwaniu czeków za pośrednictwem swoich banków i zamiast tego współpracuje bezpośrednio z drukarniami, aby uzyskać przystępne cenowo czeki, które mogą wypełnić przy użyciu obecnego oprogramowania do księgowości finansowej. Jest to prosta technika, która upraszcza zarządzanie finansami i może zaoszczędzić dużo pieniędzy na dłuższą metę.

Co to są czeki biznesowe?

Czeki biznesowe to narzędzia monetarne, które umożliwiają właścicielom firm wydawanie pieniędzy z firmowego konta bankowego. Czeki biznesowe, podobnie jak czeki osobiste, są powiązane z kontem bankowym i odliczane w momencie realizacji czeku pisemnego. Czeki osobiste obejmują Twoje dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, podczas gdy czeki biznesowe obejmują informacje o Twojej firmie. Musisz najpierw utworzyć firmowe konto bankowe, aby otrzymywać i wykorzystywać czeki biznesowe.

Czeki biznesowe nie mają dat ważności i mogą być wydawane, dopóki powiązane konto czekowe jest aktywne i ma dobrą opinię. Czeki biznesowe są ważne przez sześć miesięcy od daty wystawienia. Niektóre czeki firmowe zawierają jednak daty ważności krótsze niż sześć miesięcy, takie jak „nieważne po 60 dniach”, w których wskazany czas jest honorowany.

Zanim złożysz zamówienie na czeki, rozważ pięć następujących czynników:

Ilość

Ponieważ cena jest zawsze czynnikiem decydującym o uzyskaniu czeków laserowych, należy określić liczbę potrzebnych czeków. Im więcej dostaniesz, tym niższa cena, ale nie chcesz zamawiać ich tak dużo, by zajmowały niepotrzebne pokoje.

Dlatego nawet jeśli chcesz otrzymać ogromną kwotę, nadal możesz uzyskać niedrogie ceny zamawiając czeki online. W zależności od projektu i personalizacji czeki mogą kosztować zaledwie 15 USD, co stanowi znaczną oszczędność w porównaniu z typowymi kosztami bankowymi.

Przeczytaj także: Strategie marketingowe dla start-upów: Innowacyjne pomysły na 2023 rok

Projekt

Koszt uzyskania czeków za pośrednictwem banku jest w dużym stopniu uzależniony od projektu. Większość drukarni pobiera dodatkową opłatę za niestandardowy papier lub personalizację informacji na czekach. Jednak kupując czeki komputerowe, masz pełną kontrolę nad wyglądem czeków.

Niektóre zawierają nawet logo Twojej firmy i numer prawa jazdy i mogą z łatwością obsłużyć zmiany nazwiska, pod warunkiem, że dostarczysz unieważnioną próbkę do weryfikacji. Możesz nawet wybrać jedną lub dwie linie charakterystyczne, w zależności od wymagań.

Sprawdź typ

Istnieją różne rodzaje czeków, z których każdy ma swój układ. Czy potrzebujesz czeków osobistych, firmowych lub komputerowych/laserowych? Jeśli masz do czynienia z czekami na zobowiązania lub listy płac, prawie na pewno będziesz potrzebować odcinka lub kuponu.

Dlatego użyj projektu 1 na stronę. W większości przypadków trzy na stronę lub „trzy na górze” upraszczają drukowanie wielu czeków jednocześnie i oszczędzają pieniądze, ponieważ koszt jednego czeku jest niższy. Możesz otrzymać czeki ręczne do wypełnienia ręcznego lub czeki komputerowe, które umożliwiają wydrukowanie wszystkich informacji, a następnie podpisanie w celu sfinalizowania transakcji.

Oprogramowanie

Zamawiając czeki komputerowe, upewnij się, że masz odpowiednie oprogramowanie, niezależnie od tego, czy chcesz wydrukować czeki, czy też oprogramowanie księgowe wypełni wydrukowane czeki. Każde podejście wymaga użycia określonych aplikacji. Aby wydrukować czeki in blanco, użyj oprogramowania VersaCheck, a do wypełnienia wstępnie wydrukowanych czeków użyj oprogramowania do księgowości finansowej, takiego jak QuickBooks, Quicken, Sage lub Simply Accounting.

Niektóre banki wymagają, aby firmy korzystające z czeków in blanco stosowały atrament magnetyczny do linii MICR, która obejmuje kwotę czeku, numer konta, numer rozliczeniowy i numer czeku. Z drugiej strony wszechobecność urządzeń do skanowania czeków doprowadziła do zmniejszenia, jeśli nie wyeliminowania, atramentu magnetycznego.

Kupując czeki, zapoznaj się z funkcjami drukowania czeków w swoim oprogramowaniu, aby dokładnie wiedzieć, co zamówić. Może to zaoszczędzić czas, pieniądze i problemy na dłuższą metę.

Przeczytaj także: Podręcznik przygotowania do egzaminu PL-900 z podstaw platformy Microsoft Power Platform

Zweryfikowane informacje

Możesz umieścić na czeku różne informacje, od imienia i nazwiska i adresu po numer telefonu lub adres e-mail, ale aby były one widoczne na czekach laserowych, musisz przeprowadzić jakąś weryfikację. Zwykle ma to formę unieważnionego czeku. Jeśli nie możesz dostarczyć dokumentacji, Twój bank powinien być w stanie dostarczyć MICR lub Specyfikację czeku, co byłoby wystarczające. Ponownie, możesz zaoszczędzić dużo czasu i bólu głowy, przygotowując te dokumenty przed złożeniem zamówienia.

Kupowanie czeków komputerowych może być najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić dla siebie i swojej firmy, jeśli dobrze się nad tym zastanowisz i zastosujesz wszystkie niezbędne środki. Nie tylko zaoszczędzisz pieniądze, rezygnując z konwencjonalnego podejścia polegającego na uzyskiwaniu czeków z banku, ale także będziesz mógł uwzględnić czeki w ogólnej księgowości, dzięki czemu Twoja firma będzie działać bardziej efektywnie i wyglądać na bardziej dopracowaną.

Jednocześnie możesz zaoszczędzić czas, nie wypisując czeków i nie płacąc kupcom. Kiedy dokonujesz czeków w staromodny sposób, może to być ogromny ból, dlatego tak wiele osób pozwala, by ich papierkowa robota się piętrzyła. Niemniej jednak wypełnianie ksiąg może być szybsze, jeśli masz czeki laserowe, które działają z twoim oprogramowaniem finansowym. Ponieważ Twoje informacje finansowe muszą być rejestrowane tylko raz, a następnie udostępniane różnym funkcjom, możesz kontrolować swoje koszty i mieć pewność, że Twoje księgi są prawidłowe.

Nie ma powodu, aby nie zamawiać kontroli komputerowych dla Twojej firmy, ale upewnij się, że dokładnie wiesz, czego potrzebujesz i nie wahaj się zadawać pytań.