Czym jest digitalizacja dokumentów i dlaczego warto ją wdrożyć?

Dzięki digitalizacji nie musisz się obawiać, że Twoje dokumenty ulegną zniszczeniu na przykład w wyniku rozlania kawy, pożaru czy innego nieoczekiwanego zdarzenia. Wszystkie materiały cyfrowe można odzyskać nawet w przypadku awarii komputera.

Jakiś czas temu każda firma czy sekretariat posiadała specjalnie zaprojektowaną przestrzeń, w której gromadzono i przechowywano dokumenty papierowe. W dzisiejszych czasach archiwizacja dokumentów wygląda jednak zupełnie inaczej – tradycyjne archiwa odchodzą do lamusa.

Za to zjawisko odpowiedzialna jest tzw. cyfryzacja . Czym jest i co warto o nim wiedzieć? Dlaczego warto wdrożyć to rozwiązanie w swojej firmie?

Co to jest digitalizacja dokumentów i na czym polega?

Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania dokumentów papierowych w formę cyfrową. Dzięki temu informacje zawarte w tych materiałach stają się łatwo dostępne z komputera i urządzenia mobilnego.

Można je szybko przeszukiwać, bezpiecznie przechowywać i poddawać różnym czynnościom elektronicznym – udostępniać, podpisywać, zatwierdzać, rejestrować czy edytować.

Digitalizacji podlega wiele rodzajów dokumentów:

1. Faktury – Digitalizacja faktur umożliwia łatwe zarządzanie i szybki dostęp do informacji o transakcjach.
2. Umowy – cyfrowe kopie umów umożliwiają ich łatwe przechowywanie i udostępnianie.
3. Raporty finansowe – Digitalizacja raportów finansowych ułatwia analizę danych i podejmowanie decyzji biznesowych.
4. Dokumenty kadrowe – Cyfrowe wersje dokumentów pracowniczych, np. umów o pracę, umożliwiają łatwe zarządzanie danymi osobowymi w jednej aplikacji.
5. Notatki biznesowe – Digitalizacja notatek ułatwia komunikację pomiędzy członkami zespołu.
6. Formularze wniosków – są łatwiejsze do wypełnienia i przetworzenia niż tradycyjne.
7. Dokumenty prawne – cyfrowe kopie dokumentów prawnych ułatwiają dostęp do nich i ich archiwizację.
8. Dokumentacja medyczna – Elektroniczna dokumentacja medyczna ułatwia zarządzanie danymi pacjentów.
9. Korespondencja – Digitalizacja korespondencji pozwala na łatwe zarządzanie i szybki dostęp do ważnych wiadomości.

Digitalizacji można poddać nie tylko dokumenty, ale także np. nagrania dźwiękowe czy mikrofilmy. Proces ten doskonale sprawdza się także w przypadku archiwizacji materiałów bibliotecznych i pozwala z jednej strony na udostępnienie ich użytkownikom, a z drugiej na zabezpieczenie oryginału przed zniszczeniem.

Dlaczego warto digitalizować dokumenty?

Digitalizacja pozwala na przechowywanie wszystkich dokumentów w formie cyfrowej. Jakie jednak korzyści płyną z podjęcia decyzji o jego wdrożeniu? Co zyskujesz Ty jako przedsiębiorca i pracownicy, którymi zarządzasz? To pozytywne skutki digitalizacji zbiorów, archiwów i wszelkiego rodzaju dokumentacji dla Twojej firmy.

1. Oszczędność powierzchni biurowej
2. Ułatwienie codziennej pracy
3. Bezpieczne przechowywanie dokumentów
4. Ochrona dokumentów przed zniszczeniem
5. Wyższa jakość obsługi klienta
6. Cyfryzacja i ochrona środowiska

Jak wdrożyć cyfryzację w swojej firmie?

Wdrożenie digitalizacji dokumentów w firmie to złożony proces. Jednak przy odpowiednim zaplanowaniu i wdrożeniu przyniesie przedsiębiorstwom wiele korzyści. Pamiętaj jednak, że kluczem do sukcesu jest nie tylko sama technologia, ale także zaangażowanie i gotowość pracowników do zmian.

Bardzo ważny jest także styl pracy samego dostawcy systemu digitalizacji dokumentów. Powinien świadczyć kompleksowe usługi i współpracować na każdym etapie realizacji.

Warto zwrócić uwagę na to, czy poświęca wystarczająco dużo czasu na rozmowę przedwdrożeniową, a także czy oferuje wsparcie powdrożeniowe i ogólne doradztwo biznesowe w zakresie technologii.

Wdrożenie w każdej firmie będzie wyglądało zupełnie inaczej. Narzędzia digitalizacji i strategia wdrożenia są dostosowane do specyfiki biznesu, jego branży, wielkości, celów i potrzeb.

Jednak dobrze przeprowadzona adaptacja musi obejmować następujące etapy:

1. Definiowanie celów i wymagań

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celu, jaki chcesz osiągnąć poprzez digitalizację dokumentów. Czy chodzi o usprawnienie procesów biznesowych? Oszczędzanie przestrzeni? Obniżenie kosztów?

Określ swoje cele i wymagania, aby móc dobrze zaplanować cały proces.

2. Analiza obecnej sytuacji

Następnie przeanalizuj obecną sytuację w Twojej firmie. Jakie rodzaje dokumentów są obecnie stosowane? Jak są przechowywane i zarządzane?

Pomoże Ci to zrozumieć, jakie zmiany są potrzebne i jakie wyzwania mogą się pojawić.

3. Wybór właściwej technologii

Kolejnym krokiem jest dobór odpowiednich narzędzi i technologii do digitalizacji dokumentów. Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów i rozwiązań. Dlatego ważne jest, aby dokonać świadomego wyboru, który spełni wszystkie Twoje wymagania.

W tym celu należy przeprowadzić dokładne rozeznanie w branży dostawców tego typu rozwiązań.

4. Planowanie i przygotowanie

Po wybraniu odpowiedniej technologii przychodzi czas na planowanie i przygotowania. Zdecyduj, które dokumenty zostaną zdigitalizowane w pierwszej kolejności, ustal harmonogram prac i przygotuj odpowiednie zasoby.

5. Wdrożenie

Teraz czas na właściwą realizację. Zacznij od digitalizacji wybranych dokumentów, monitoruj cały proces i regularnie sprawdzaj, czy wszystko przebiega zgodnie z planem.

6. Szkolenie personelu

Nie zapomnij przeszkolić swoich pracowników. Muszą wiedzieć, jak korzystać z nowego systemu i jak zarządzać dokumentami cyfrowymi.

7. Monitorowanie i ciągłe doskonalenie

Po wdrożeniu ważne jest ciągłe monitorowanie i doskonalenie procesu cyfryzacji.

Regularnie sprawdzaj, czy system spełnia Twoje oczekiwania i czy przynosi oczekiwane korzyści.

Podsumowując

Cyfryzacja odgrywa niezwykle ważną rolę we współczesnym biznesie i można spodziewać się jej dalszego postępu. Warto iść z duchem czasu i korzystać z nowych technologii.

Tym bardziej, że przynosi wymierne i konkretne korzyści zarówno samej firmie, jak i jej pracownikom, partnerom i klientom.

Digitalizacja dokumentów to proces, który może znacząco usprawnić funkcjonowanie firmy.

Od zwiększenia wydajności pracy, poprzez oszczędność miejsca, po ochronę środowiska – korzyści jest wiele.