Co to jest system ERP w chmurze?

(Ten post został pierwotnie opublikowany 20 kwietnia 2016 r. Został zaktualizowany pod kątem dokładności i kompletności).

Rozwijająca się firma detaliczna często musi aktualizować swoją technologię, aby nadążyć za operacjami. Jedną z większych inwestycji technologicznych, jakich dokonasz, jest system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Ta technologia często staje się kołem ratunkowym Twojego biznesu. To tutaj zajmujesz się finansami, przetwarzaniem zamówień, informacjami o produktach, raportowaniem i nie tylko. Jest to technologia, z której od wielu lat korzystają detaliści i hurtownicy, aby zarządzać wszystkimi aspektami swojej działalności.

Podobnie jak inne systemy technologiczne, systemy ERP również przechodzą na usługi w chmurze, dzięki czemu są bardziej przystępne cenowo i elastyczne. W tym artykule zdefiniujemy, czym jest system ERP, jakie są zalety systemów ERP opartych na chmurze, a także wymienimy dzisiejsze najlepsze systemy ERP. Mamy nadzieję, że pomoże Ci to zdecydować, czy jesteś gotowy na ERP i jak ocenić najlepszy dla Twojej firmy.

Co to jest system ERP?

Jeśli obecnie nie korzystasz z systemu ERP, najpierw zrozummy, do czego te systemy są zdolne.

Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) obsługuje finansową stronę Twojej firmy, a także inne ważne obszary, takie jak zapasy, klienci, dostawcy, zarządzanie projektami i inne, które pomagają zarządzać naszą firmą. To oprogramowanie istnieje od lat 90. i automatyzuje większość funkcji back office. Główną korzyścią jest to, że ERP to jedno miejsce do zarządzania całym przedsiębiorstwem. Modułowe oprogramowanie pozwala użytkownikom integrować różne aplikacje, dzięki czemu można wybierać funkcje, których potrzebuje Twoja firma.

Detaliści i hurtownicy używają systemu ERP jako „podstawowego systemu” do prowadzenia swojej działalności. To jedyne miejsce, w którym możesz zarządzać listami płac, kadrami, tworzyć i zarządzać sprzedawanymi przedmiotami, określać ceny specyficzne dla klienta, zarządzać dostępnością zapasów, kompletować, pakować i wysyłać przedmioty i nie tylko.

Dlaczego warto korzystać z systemu ERP w chmurze?

Obecnie dostawcy ERP wdrażają oprogramowanie w chmurze, a nie on-premise. W przeszłości handlowcy kupowali lokalne systemy ERP i instalowali je lokalnie na własnym sprzęcie i serwerach firmy. W przypadku oprogramowania lokalnego Twoim obowiązkiem jest dostosowywanie, konserwacja i samodzielne zarządzanie oprogramowaniem. Projekty te są zwykle bardzo drogie zarówno pod względem kosztów początkowych, jak i utrzymania w czasie. Oznaczało to często, że tylko sprzedawcy korporacyjni byli gotowi podjąć inwestycję w celu obsługi złożonych lub niestandardowych wymagań biznesowych.

Jednak wzrost liczby systemów ERP opartych na chmurze daje małym i średnim firmom handlowcom na poziomie korporacyjnym dostęp do tego ważnego oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem, odblokowując nowe procesy i narzędzia, które wcześniej nie były łatwo dostępne. Oprogramowanie oparte na chmurze umożliwia sprzedawcom dostęp do ich systemów ERP za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej. Dostawcy ERP dostarczają swoje oprogramowanie ERP jako usługę (SaaS), co oznacza, że ​​nie musisz utrzymywać żadnego oprogramowania na własnych serwerach. Zamiast tego dostawca ERP zapewnia dostęp do swoich serwerów, które są jego właścicielami i które są utrzymywane.

Dlatego systemy ERP oparte na chmurze mają wiele zalet, takich jak:

Całkowity koszt posiadania

Cloud ERP zazwyczaj mają niższy całkowity koszt posiadania niż opcje lokalne. Ponieważ licencjonujesz dostęp do oprogramowania, możesz uniknąć wysokich początkowych kosztów zakupu oprogramowania i sprzętu niezbędnego do uruchomienia instancji ERP. W przypadku systemów opartych na chmurze wystarczy dostęp do Internetu, aby pracować w systemie ERP. Na dłuższą metę nie musisz też szkolić i utrzymywać zespołu IT odpowiedzialnego za oprogramowanie.

Zamiast tego sprzedawcy płacą miesięczną opłatę za ciągłe używanie i dostęp do oprogramowania. Większość handlowców współpracuje również z konsultantem ERP lub dostawcą usług, aby pomóc w konfiguracji i utrzymaniu systemu w czasie.

Na koniec należy zwrócić uwagę na skalowalność serwerów w chmurze. Sprzedawcy mogą z czasem zaoszczędzić koszty, zwiększając i zmniejszając przestrzeń serwerową w zależności od zapotrzebowania. Na przykład możesz zwiększyć przestrzeń serwerową na święta, a następnie zmniejszyć ją, gdy już jej nie potrzebujesz. Dzięki temu możesz płacić tylko za to, czego potrzebujesz.

Konserwacja

Dla większości rozwijających się firm atrakcyjność oprogramowania opartego na chmurze polega na tym, że nie musisz być w tym ekspertem. Nie potrzebujesz osobiście zespołu IT, aby utrzymywać infrastrukturę oprogramowania i stale obserwować problemy z wydajnością, które można naprawić.

Zamiast tego dostawca ERP lub Twój wdrażający jest odpowiedzialny za monitorowanie Twoich danych. Dla rozwijającej się firmy może to oznaczać dużą różnicę w kosztach, zasobach i spokoju ducha.

Dostęp 24X7

W przeciwieństwie do lokali sprzedawcy mogą uzyskać dostęp do systemu ERP opartego na chmurze w dowolnym miejscu i czasie, o ile istnieje połączenie z Internetem. Dzięki temu Twój system ERP może być gdziekolwiek jesteś. Możesz przyjmować zamówienia, sprawdzać stany magazynowe i nie tylko, gdy jesteś w terenie lub w magazynie.

Aktualizacje oprogramowania

Inną godną uwagi zaletą systemów ERP opartych na chmurze jest szybkość, z jaką mogą aktualizować oprogramowanie lub poprawiać błędy. Są one zwykle wykonywane często i automatycznie, bez wpływu na Twoją firmę.

Aktualizacje lokalne mogą wymagać całkowitego wyłączenia systemów lub ponownego wdrożenia oprogramowania. Mogą być tak dużym problemem, że sprzedawcy nie decydują się na aktualizację i ryzykują problemy z wydajnością z przestarzałym oprogramowaniem.

Integracja systemu

Chociaż system ERP obsługuje wiele różnych aspektów Twojej firmy, nie obsługuje wszystkiego. Oprócz ERP handlowcy mogą korzystać z platformy eCommerce, systemu POS w sklepie, 3PL, CRM lub PIM do obsługi realizacji. Tak jak chcesz, aby Twoje moduły były zintegrowane z Twoim ERP, tak samo będziesz chciał, aby te systemy były zintegrowane z Twoim ERP.

Integracja ERP z innymi Twoimi systemami biznesowymi pozwala na automatyczny transfer ważnych danych pomiędzy nimi. W przeciwnym razie utkniesz ręcznie wprowadzając dane z jednego systemu do drugiego, na przykład przyjmowanie zamówień online i wprowadzanie ich do systemu ERP w celu przetwarzania zamówień.

Systemy oparte na chmurze z silnym API (interfejsy programów aplikacji) są często łatwiejszymi i bardziej przewidywalnymi projektami integracyjnymi. Bardziej prawdopodobne jest, że znajdziesz dostawcę integracji, takiego jak nChannel, który oferuje gotowe i konfigurowalne rozwiązania dla popularnych systemów eCommerce, ERP, POS i 3PL opartych na chmurze.

Chociaż możliwa jest integracja oprogramowania lokalnego, projekty są często bardziej czasochłonne i kosztowne, jeśli chodzi o rozliczanie dostosowań. W większości przypadków Twoje systemy będą musiały być połączone bezpośrednio ze sobą, co może powodować problemy w przyszłości. Przeczytaj więcej o różnych podejściach do integracji systemów.

Najlepsze systemy ERP w chmurze

Wielu sprzedawców SMB i Enterprise zwraca się do systemów ERP opartych na chmurze. Wyzwaniem jest teraz ocena i wybór najlepszej opcji dla Twojej firmy na zatłoczonym polu. Przygotuj się do przeprowadzenia należytej staranności i badań. Wdrożenie systemu ERP to inwestycja i chcesz dokonać najlepszego wyboru za pierwszym razem.

Oceniając różne systemy ERP oparte na chmurze, rozważ następujące kwestie:

• Koszt – na co masz budżet? Co chcesz wydać na zwrot z inwestycji?
• Wdrożenie – Jakie masz możliwości wdrożenia? Czy będziesz musiał współpracować z firmą zewnętrzną? Jak długo trwają projekty?
• Wsparcie – do kogo możesz zadzwonić, gdy coś się zepsuje? Kiedy możesz do nich zadzwonić?
• Funkcjonalność – jakie są Twoje niezbędne i przyjemne w użytkowaniu możliwości?
• Skalowalność — w jaki sposób ten system ERP będzie ewoluował wraz z Twoją firmą w miarę upływu czasu? Czy szybko wyrośniesz z oprogramowania?
• Interfejs użytkownika – jak łatwy w obsłudze dla Twoich pracowników? Czy przestrzeń robocza jest intuicyjna?

Aby rozpocząć badania, oto kilka popularnych systemów ERP opartych na chmurze, z których dziś korzystają sprzedawcy i hurtownicy:

• Oracle NetSuite — Kiedy myślisz o systemach ERP opartych na chmurze, ta nazwa pojawia się jako pierwsza. NetSuite jest znany z szerokiej gamy funkcji i modułów.
• Acumatica – znana ze swojej nawigacji i elastycznego modelu cenowego (ceny nie oparte na użytkownikach).
• Microsoft Dynamics 365 — nowy chmurowy system ERP firmy Microsoft, który jest ściśle zintegrowany z innymi aplikacjami chmurowymi firmy Microsoft
• ParagonERP by Jonar – nowszy oparty na chmurze system ERP w bloku ze zgrabnym interfejsem użytkownika i solidnym zestawem funkcji.
• Odoo – ERP i CRM o otwartym kodzie źródłowym do obsługi wielu różnych części Twojej firmy
• Brightpearl — bardziej niezawodny system zarządzania zamówieniami, który może być odpowiedni dla rozwijających się małych i średnich firm.

Masz ulubiony system ERP w chmurze lub masz doświadczenie z którymkolwiek z powyższych? Daj nam znać w komentarzach poniżej!