Czym jest podpis elektroniczny: szansa na digitalizację

Podpisy elektroniczne to doskonały sposób na digitalizację procesów i całkowite ich przemyślenie, aby uczynić je bardziej wydajnymi, eliminując nieekonomiczność, która często charakteryzuje tradycyjne procesy.

Wartość prawna oraz możliwość wykorzystania ich w wielu sytuacjach czyni je silnym narzędziem wspierającym cyfryzację.

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to technologia, która umożliwia podpisanie dokumentu lub umowy bez ich drukowania i bez składania na nich odręcznego podpisu.

Podpisując umowę elektronicznie, łączymy zestaw danych elektronicznych, który sam tworzy podpis elektroniczny, z innym zestawem danych elektronicznych, który tworzy dokument lub umowę, którą musimy podpisać.

Można to po prostu zrobić, na przykład klikając przycisk.

Scrive , który jest partnerem Doxee w zakresie podpisów elektronicznych, zapewnia dowody tych kluczowych elementów dzięki pakietowi dowodów, zestawowi informacji opisujących wszystkie różne zdarzenia, którym poddawany jest dokument, i który jest dołączony do samego podpisanego dokumentu. Do każdego podpisanego dokumentu dołączany jest Scrive Evidence Package, który wyznacza branżowy standard. Jest to szczegółowy i co najważniejsze kompletny zbiór wysokiej jakości materiałów dowodowych obejmujących każde zdarzenie w procesie podpisywania dokumentu, od momentu zakończenia przez autora przygotowania dokumentu do podpisania, aż do ostatecznego zapieczętowania podpisanego dokumentu.

Czy podpisy elektroniczne są prawnie wiążące?

Podpisy elektroniczne są prawnie wiążące dzięki trzem elementom znajdującym się w pakiecie dowodowym, które muszą być zawsze obecne i czytelne, niezależnie od formatu dokumentu – papierowego czy cyfrowego, oraz określają cykl życia podpisanego dokumentu – od momentu udostępnienia z odpowiednikiem, do momentu podpisania.

Trzy elementy, które zapewniają wartość prawną podpisanej umowy, można podsumować w następujący sposób:

• dowód woli , tj. woli podpisującego, aby zgadzał się z dokumentem i jego treścią
• tożsamość sygnatariusza
• integralność samego dokumentu, upewnij się, że nie został naruszony.

Dowody gromadzone w Pakiecie Dowodów składają się z dzienników kontroli, które pokazują m.in.:

• Zrzut ekranu umowy w interfejsie użytkownika Scrive, aby zademonstrować zamiar
• Dowód tożsamości osoby podpisującej , którym może być adres e-mail, numer telefonu lub inny identyfikator elektroniczny
• Odniesienia czasowe , które pokazują dokładną datę i godzinę zdarzeń, takich jak identyfikacja, otwarcie dokumentu i podpisanie
• Na koniec podpis cyfrowy (lub pieczęć cyfrowa ) jest umieszczany na podpisanym dokumencie: zapobiegnie to manipulowaniu nim i zapewni jego integralność

Kiedy mówimy o podpisach elektronicznych w jakimkolwiek kraju Unii Europejskiej, zawsze powinniśmy mieć na uwadze Rozporządzenie eIDAS, które reguluje różne rodzaje podpisu elektronicznego o różnych cechach zarówno z technologicznego, jak i prawnego punktu widzenia. Dlatego stosowanie i wdrażanie rozwiązań w zakresie podpisu elektronicznego daje duże możliwości tworzenia nowych usług i generowania większej wydajności w normalnych procesach biznesowych i cyfrowych onboardingu.

Dlaczego warto korzystać z podpisu elektronicznego w celu uproszczenia procesów cyfrowych?

Wdrożenie podpisu elektronicznego pomaga przyspieszyć procesy podpisywania, ponieważ umożliwia podpisanie umowy w dowolnym miejscu i czasie oraz z dowolnego urządzenia, czy to komputera osobistego, czy smartfona. W zależności od konkretnego procesu i rodzaju umowy możesz wybrać rozwiązanie do podpisu elektronicznego, które najlepiej odpowiada wymaganiom. To tylko niektóre przykłady korzyści płynących z podpisu elektronicznego , który umożliwia osiągnięcie ostatecznego celu: uproszczenie procesu cyfrowego.

Wśród doraźnych korzyści można wymienić: obniżenie kosztów zarządzania, usprawnienie procesów w czasie oraz możliwość uzyskania podpisów o pełnej mocy prawnej w zaledwie kilku krokach, nawet w przypadku więcej niż jednego sygnatariusza.

Podstawowe podpisy elektroniczne (BES) i zaawansowane podpisy elektroniczne (AES) są często najlepszą opcją , jeśli chodzi o cyfryzację procesów wdrażania lub podpisywania: łączą potrzebę wydajności z potrzebą posiadania prawnie wiążących dokumentów. BES i AES są łatwe w użyciu i bezpłatne dla sygnatariuszy. Ponadto użytkownicy nie muszą zarządzać nowymi poświadczeniami osobistymi, hasłami ani dodatkowymi urządzeniami, takimi jak karty inteligentne lub tokeny USB. Adres e-mail, telefon komórkowy i dowód tożsamości to wszystko, czego potrzebują, aby uzyskać dostęp do dokumentu i go podpisać.

Co można zrobić z podpisami elektronicznymi

W ostatnich latach prawie wszystkie procesy zakupowe zostały przekształcone w transakcje online, od zakupu wszelkiego rodzaju produktów, po podpisywanie umów, od świadczenia usług i umów ubezpieczeniowych, po założenie nowego konta bankowego.

Wiele transakcji, które obecnie zostały przekształcone w procesy cyfrowe, było kiedyś możliwe tylko w obecności lub przy niezbędnym wsparciu operatora.

Dokładnie to mamy na myśli, gdy mówimy o cyfrowym wprowadzeniu na pokład . Digital onboarding to proces digitalizacji wszystkich kroków niezbędnych do tego, aby nowy klient mógł dokonać zakupu produktu lub aktywować usługę.

Możesz się zastanawiać, dlaczego wprowadziliśmy to pojęcie i co to ma wspólnego z podpisami elektronicznymi.

Każda relacja z klientem, czy to nowym, czy obecnym, może zostać przekształcona w relację cyfrową, czyniąc ją bardziej wydajną i satysfakcjonującą dla obu stron. Ale jak?

Aby wdrożyć cyfrowy proces onboardingu, musimy zacząć od przyjrzenia się każdemu etapowi relacji z klientem i zrozumieć, jak najlepiej je zdigitalizować, zapewniając, że zawsze oferujemy niezbędne wsparcie i nadrabiamy brak „człowieka” element, czyli kontakt z operatorem.

Właśnie wtedy można z powodzeniem zintegrować podpisy elektroniczne jako narzędzie, które zmienia moment pozyskania podpisu w wydajny, bezproblemowy i oszczędzający czas proces. Jeśli weźmiemy za przykład scenariusz włoski, badania pokazują, że:

• Po pandemii COVID-19 68% Włochów spodziewa się możliwości dotarcia do firm za pośrednictwem kanałów cyfrowych (IlSole24Ore)
• Digital onboarding, w tym elektroniczne podpisywanie umów, to jeden z 10 najważniejszych priorytetów inwestycyjnych dla sektora bankowego (raport ABILab, 2022).

Przyjrzyjmy się więc kilku przykładom i zobaczmy, jak używać podpisów elektronicznych, aby odblokować kluczowe możliwości digitalizacji.

Przypadek użycia: sektor użyteczności publicznej

Czynnością, która zaowocowała krótszymi kolejkami przy kasach na korzyść rozwiązań cyfrowych, jest zakup nowych kontraktów na dostawy multimediów oraz późniejsze zarządzanie wszystkimi fazami i powiązanymi czynnościami. W takim przypadku można skutecznie zastosować rozwiązanie Podstawowego Podpisu Elektronicznego, być może w postaci „solidnego” BES-a. Najłatwiejszym sposobem na zwiększenie wartości SES jest użycie kodu OTP (hasło jednorazowe), który zostanie wysłany do osoby podpisującej za pośrednictwem wiadomości SMS, aplikacji lub e-maila. Przesłanie kodu OTP na urządzenie będące własnością osoby podpisującej jest formą uwierzytelnienia przez nią i umożliwia dalsze potwierdzenie chęci podpisania tego konkretnego dokumentu.

Niezbędne dokumenty można łatwo udostępnić do podpisu pocztą elektroniczną lub przesłać je do dedykowanego obszaru internetowego, co umożliwia tworzenie coraz bogatszych i bardziej spersonalizowanych cyfrowych doświadczeń klienta.

Oprócz dematerializacji umów i abonamentów możliwe jest również tworzenie procesów, w których inne interakcje między firmą a klientem nie odbywają się już przy ladzie czy przez telefon, ale cyfrowo. Dysponując odpowiednim przepływem pracy oraz niezbędnymi punktami styku i wezwaniami do działania, możesz zaoferować klientom możliwość umówienia się na spotkanie z operatorem lub aktywowania nowej usługi za pomocą zaledwie kilku kliknięć, tworząc w ten sposób możliwości sprzedaży krzyżowej i dodatkowej. Wszystkie dokumenty można udostępnić do podpisu pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem dedykowanego obszaru internetowego, co umożliwia tworzenie coraz bogatszych i bardziej spersonalizowanych cyfrowych doświadczeń klienta.

Podpis elektroniczny w dokumentach HR

Prosty podpis elektroniczny może być również wykorzystany do dematerializacji i usprawnienia niektórych raportów i procesów HR. Na przykład prostego podpisu elektronicznego można użyć przy składaniu wniosku o urlop, urlop, prośbę o szkolenie lub zwrot kosztów. W tym względzie warto wspomnieć o niedawnym wyjaśnieniu włoskiego Urzędu Skarbowego, zawartym w odpowiedzi nr. 740 z dnia 20 października 2021 r., dotyczącego zarządzania zestawieniami wydatków, bardzo powszechnym typem dokumentu w HR. W odpowiedzi włoskiej agencji wyjaśniono, że cyfrowe zestawienia wydatków nie wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego ani zaawansowanego podpisu pracownika, co sprawia, że ​​stosowanie podstawowego podpisu elektronicznego jest całkowicie prawdopodobne.

Podpis elektroniczny dla informacji o ochronie prywatności

Politykę prywatności można podpisać za pomocą prostegorozwiązania do podpisu elektronicznego, gdy osoba podpisująca ma możliwość prawidłowego przejrzenia i przeczytania samego dokumentu.Można to również zaimplementować za pośrednictwem poczty elektronicznej lub udostępnić informacje w specjalnym obszarze internetowym, do którego sygnatariusz ma dostęp za pomocą pary poświadczeń. Wezwanie do złożenia podpisu w postaci rozwiązania typu „wskaż i kliknij” (np. przycisk, który jednoznacznie wyraża chęć podpisania dokumentu) można umieścić na końcu ujawnienia, tak aby podpisujący mógł odpowiednio Zobacz.

Podpis elektroniczny do zatwierdzania ofert i zamówień

Akceptacja kosztorysu lub zamówienia to kolejna czynność, którą można wykonać poprzez złożenie Podstawowego Podpisu Elektronicznego, a tym samym digitalizację i usprawnienie tego typu transakcji. Również w tym przypadku podstawowy podpis elektroniczny pozwala usprawnić procesy, które w innym przypadku wymagałyby wymiany, drukowania i skanowania różnych dokumentów w celu uzyskania podpisu odręcznego. Kroki te są znacznie ograniczone, jeśli nie wyeliminowane, dzięki przyjęciu podejścia cyfrowego. Ponadto wartość prawna podstawowego podpisu elektronicznego jest jasno określona w europejskim rozporządzeniu eIDAS, czego nie można powiedzieć o zeskanowanych podpisach odręcznych.

Artykuł napisany wspólnie ze Scrive.