Co to jest oprogramowanie do śledzenia przyjęć i dlaczego powinno mnie to obchodzić?

Ponieważ w naszym świecie wszystko staje się cyfrowe, nie dziwi fakt, że coraz więcej szkół wyższych i uniwersytetów decyduje się na zapisy online. Nie tylko to, ale także odchodzą od bardziej tradycyjnych metod procesu aplikacji. Aby zaoszczędzić czas, miejsce i pieniądze, wiele instytucji korzysta obecnie z oprogramowania do śledzenia przyjęć.

Oprogramowanie do śledzenia przyjęć to oprogramowanie zaprojektowane w celu usprawnienia procesów rekrutacyjnych w szkole. W zależności od wybranego oprogramowania biura rekrutacyjne mogą również używać swojego oprogramowania śledzącego do monitorowania obecnych studentów. Obejmuje to śledzenie:

• Jakie dyscypliny wybierają?

• Ich zajęcia pozalekcyjne

• Ich przewidywane daty ukończenia studiów

• Decydując się na wstąpienie do Stowarzyszenia Absolwentów

Ten rodzaj oprogramowania doskonale nadaje się do szkolnictwa wyższego, ponieważ pomaga gromadzić cenne dane o studentach, które można następnie wykorzystać podczas procesu rekrutacji. Dane te można następnie porównać z obecnymi standardami rekrutacji, co znacznie ułatwia proces selekcji. Informacje te można następnie wykorzystać w połączeniu z systemami informacji o studentach, aby usprawnić pracę całego studenta w college'u.

Dlaczego oprogramowanie do śledzenia przyjęć dobrze łączy się z automatyzacją poczty e-mail?

Chociaż oprogramowanie do śledzenia przyjęć na studia może wydawać się, że ma podstawowe zastosowanie, w połączeniu z odpowiednim oprogramowaniem towarzyszącym można zbierać cenne informacje. Informacje te mogą być następnie wykorzystane do usprawnienia całej kariery studenta w college'u.

Na przykład dane te można podłączyć do oprogramowania CRM w kampusie, aby pomóc w generowaniu automatycznych wiadomości e-mail, które odnoszą się konkretnie do nich i ich potrzeb. Oznacza to, że wysyłanie następujących e-maili może być znacznie łatwiejsze:

• Status aplikacji

• Należne opłaty

• Nadchodzące wydarzenia dostosowane do ich kierunku studiów

• Wydarzenia/informacje dotyczące kampusu i nie tylko

4 rzeczywiste przykłady oprogramowania do śledzenia przyjęć współpracującego z automatyzacją poczty e-mail

Celem automatyzacji poczty e-mail jest wysyłanie właściwych wiadomości e-mail do właściwych osób we właściwym czasie. Aby to zrobić, uczelnie muszą być w stanie zbierać cenne dane o swoich uczniach, aby zawsze przesyłali im odpowiednie treści. Dlatego posiadanie oprogramowania do śledzenia przyjęć może być tak ważne dla instytucji szkolnictwa wyższego.

Dzięki informacjom gromadzonym przez to oprogramowanie e-maile mogą być dostosowane do potrzeb ucznia. Pomaga to uniknąć wszelkich niepotrzebnych informacji.

Łącząc oprogramowanie do śledzenia przyjęć z oprogramowaniem CRM Twojej uczelni, możesz wysyłać starannie dopasowane wiadomości e-mail, takie jak cztery wymienione poniżej.

E-mail o wydarzeniach sportowych

Chociaż imprezy sportowe w college'u mogą być duże, nie zawsze są to filiżanka herbaty dla każdego.

Korzystanie z informacji z oprogramowania do śledzenia przyjęć może pomóc w tworzeniu określonych list e-mailowych. Listy te można następnie projektować i tworzyć w oparciu o obszary zainteresowań.

Ten przykład jest świetny, ponieważ jest spersonalizowany dla osoby. Pozwala to na natychmiastowe wprowadzenie niezbędnych zmian w wiadomościach e-mail. Uniwersytety mogą pójść za tym przykładem, wysyłając automatyczne e-maile z podziękowaniami studentom, którzy zapisali się na różne zajęcia, w tym:

• Sporty

• Teatr

• Sztuka i nie tylko

Prowadzi to do mniej zmarnowanych zasobów i szczęśliwszych osób z mniej zaśmieconymi skrzynkami odbiorczymi.

Źródło: Pinterest

E-mail z akceptacją

Przez cały rok studenci na całym świecie cierpią z powodu okropnego okresu oczekiwania na przyjęcie. Jest to okres między zapisaniem się na wybrane przez siebie uczelnie a oczekiwaniem na odpowiedź w sprawie decyzji instytucji o przyjęciu. Dawno minęły czasy listów akceptujących pocztę ślimakową. Zamiast tego coraz więcej uczelni decyduje się na korzystanie z poczty elektronicznej do tej komunikacji. A ponieważ jest to tak ważna i ekscytująca wiadomość, którą można podzielić się z potencjalnymi studentami, istnieje wiele sposobów wykorzystania funkcji poczty e-mail, aby uczynić ją naprawdę spersonalizowaną, wyjątkową wiadomością e-mail.

W poniższym przykładzie student otrzymał powiadomienie e-mail tylko po to, aby otworzyć wiadomość i uczcić jej przyjęcie na Uniwersytet Stanowy Karoliny Północnej.

W przypadku uniwersytetów i szkół wyższych, które zdecydują się korzystać z oprogramowania do śledzenia przyjęć w połączeniu z oprogramowaniem CRM, po zaakceptowaniu aplikacji studenta oprogramowanie może uruchomić kampanię e-mailową dotyczącą akceptacji. Jest to doskonałe, ponieważ umożliwia instytucjom szkolnictwa wyższego połączenie z ich cennymi zasobami, takimi jak:

• Pakiety informacyjne dla uczniów

• Informacje o dziale finansowym i wiele więcej

Źródło: Twitter

E-mail z okazji urodzin ucznia

Pokaż swoim uczniom, że Ci zależy! Zamiast traktować ich jak kolejnego ucznia, dlaczego nie poświęcić czasu na tworzenie i wysyłanie urodzinowych wiadomości e-mail do swojego ciała studenckiego?

Ten proces można bardzo uprościć dzięki wykorzystaniu danych zebranych przez oprogramowanie do śledzenia przyjęć. Co więcej, po połączeniu go z systemami informacji o studentach lub oprogramowaniem CRM możesz automatycznie wysyłać wiadomości, takie jak ta z Eastern Illinois University, gdy zbliżają się urodziny studenta lub absolwenta.

Ta koncepcja może być zastosowana do różnych rocznic studenckich, w tym:

• Ukończenie szkoły

• Dni wprowadzenia się

• Aktywności na kampusie dotyczące obszaru zainteresowań studenta

Źródło: Gmail

E-mail stowarzyszenia absolwentów

Po ukończeniu studiów relacja studenta z uczelnią nie musi się na tym kończyć. Gdy uczeń zacznie zbliżać się do ukończenia szkoły, można wysłać kampanię stowarzyszenia absolwentów.

Kampanie te mogą być wykorzystane do poproszenia ucznia o przyłączenie się do stowarzyszenia przed ukończeniem studiów, z przypomnieniem e-mailem wysyłanym po ukończeniu studiów. Jeśli opłata za absolwenta nie zostanie zapłacona lub student zdecyduje się na wygaśnięcie członkostwa, można również wysłać e-maile z przypomnieniem.

Kampanie e-mailowe związane z ponownym zaangażowaniem to również świetny sposób na wykorzystanie informacji zebranych przez oprogramowanie do śledzenia przyjęć i inne systemy informacji o uczniach. Jeśli zauważysz, że uczeń spadł z listy absolwentów, możesz zainicjować kampanię e-mailową ponownego zaangażowania, aby spróbować zachęcić go do powrotu.

Źródło: Gmail

Najlepsze praktyki w zakresie marketingu e-mailowego dla szkolnictwa wyższego

Wiedza o tym, jak oprogramowanie do śledzenia przyjęć może być używane w połączeniu z działaniami marketingu e-mailowego, jest świetna. Musimy jednak omówić kilka najlepszych praktyk e-mail marketingu dla instytucji szkolnictwa wyższego.

Ponieważ wszystko staje się cyfrowe, niektórzy mogą zapytać, dlaczego należy skupić się na e-mailach, a my mamy Twoją odpowiedź. Poczta e-mail to kanał cyfrowy, który obecnie generuje najwyższy ogólny zwrot z inwestycji. Za każdego wydanego dolara e-mail marketing generuje 38 dolarów zwrotu z inwestycji.

Oczywiście media społecznościowe mogą odgrywać ogromną rolę w komunikacji. Jednak uważa się, że poczta e-mail jest prawie 40 razy skuteczniejsza niż Facebook i Twitter razem wzięte.

Na początek podajemy kilka wskazówek dotyczących tworzenia skutecznej kampanii e-mailowej dla szkolnictwa wyższego.

Segmentuj swoje listy e-mailowe

Właściwa segmentacja list e-mailowych ma kluczowe znaczenie, szczególnie w przypadku szkół wyższych i uniwersytetów. Instytucje te mają ogromne listy e-mailowe i po prostu wysyłają tę samą treść do każdego, a każda osoba jest stratą czasu i ucieczką. Dlatego tak ważne jest segmentowanie list e-mailowych na kategorie, takie jak:

• Stan rejestracji

• Major lub szkoła

• Sytuacja mieszkaniowa na kampusie

• Lokalizacja domu

• Zainteresowania pozalekcyjne

• Kluby towarzyskie

Teraz te listy wyglądają znajomo i powinny, ponieważ te dane mogą być zbierane za pomocą oprogramowania do śledzenia przyjęć. Po uzyskaniu tych informacji możesz odpowiednio posegmentować swoje listy, upewniając się, że wszyscy szybko otrzymują odpowiednie treści.

Personalizacja jest niezbędna

Wraz z segmentacją pojawia się personalizacja, a personalizacja to znacznie więcej niż tylko umieszczenie imienia i nazwiska ucznia na początku wiadomości e-mail. Personalizacja polega ponownie na wysyłaniu właściwych treści do właściwego czytelnika, kiedy najbardziej tego potrzebują.

Wymaga to od e-mail marketerów autentycznego poznania swoich subskrybentów, a w tym przypadku studentów zarówno w kampusie, jak i poza nim. Podobnie jak w przypadku segmentacji list, musisz znać zainteresowania uczniów, akademickie i pozalekcyjne, jak spędzają czas i nie tylko. Po uzyskaniu tych informacji i dokonaniu odpowiednich segmentacji możesz wysyłać im odpowiednie, spersonalizowane wiadomości, które uznają za przydatne.

Zaprojektuj swoje e-maile na wszystkie urządzenia

Gdy wszystko dzieje się w Internecie, ważne jest, aby zachować spójność marki. Oznacza to posiadanie tej samej marki w całej witrynie, materiałach drukowanych i wiadomości e-mail. Biorąc pod uwagę, jak ważna jest poczta e-mail dla codziennego studenta, zapewnienie, że wiadomości e-mail w kampusie otwierają się poprawnie na wszystkich urządzeniach, jest absolutnie kluczowe.

Kiedyś wystarczyło mieć responsywny projekt e-maila. Oznaczało to, że Twoja wiadomość zmienia swój rozmiar w zależności od rozmiaru ekranu urządzenia, na którym jest wyświetlana. Chociaż był to krok we właściwym kierunku, nie gwarantuje to, że wszystkie Twoje treści będą łatwo widoczne.

Zamiast tego ważniejsze jest upewnienie się, że Twoje e-maile są zaprojektowane tak, aby były przyjazne dla urządzeń mobilnych. Oznacza to, że Twój e-mail będzie wyglądał tak samo bez względu na to, z jakiego urządzenia korzysta czytnik. Chociaż nie jest to idealne, szybko staje się standardem, ponieważ coraz więcej osób zaczyna otwierać wiadomości e-mail i wchodzić z nimi w interakcję na urządzeniach mobilnych i smartfonach.

Źródło: Emma

Zawsze testuj przed wysłaniem

Nie można tego wystarczająco podkreślić. Testowanie wiadomości e-mail z małą próbką listy e-mailowej pomaga upewnić się, że wysyłasz właściwe informacje do tych, którzy chcą je otrzymywać. Testy A/B umożliwiają testowanie różnych składników wiadomości e-mail. Odbywa się to poprzez utworzenie wersji „A” i wersji „B”, które są następnie wysyłane do dwóch małych próbek Twojej listy e-mailowej. Ten, który działa lepiej, powinien zostać wysłany do reszty listy e-mailowej.

Zakończyć

Oprogramowanie do śledzenia wstępów jest doskonałym narzędziem dla sprzedawców e-maili ze szkół wyższych i uniwersytetów z wielu powodów. Co najważniejsze, pomaga im gromadzić ważne informacje potrzebne do wysyłania wysokiej jakości wiadomości e-mail do swoich uczniów i pracowników. Po uzyskaniu tych informacji podjęcie tych czterech kroków pomoże Ci zaprojektować najlepszą kampanię e-mailową, która będzie odpowiadać potrzebom Twojej instytucji:

• Segmentuj swoje listy e-mailowe

• Personalizacja jest koniecznością

• Projekt przyjazny dla urządzeń mobilnych ma kluczowe znaczenie

• Zawsze testuj przed wysłaniem

Ponad 800 uniwersytetów na całym świecie korzysta z siedziby Emmy, czy nie sądzisz, że nadszedł czas, aby zobaczyć, o co chodzi w całym tym szumie? Zamów demo już dziś.