Co to jest zamówienie zakupu? – Pełne zrozumienie, aby poradzić sobie z jednym

Zamówienia zakupu są niezbędne dla wszystkich działań biznesowych. Jednak „Co to jest zamówienie zakupu” i „Jak firma może je skutecznie obsłużyć” to wciąż trudne pytania dla wielu nowych właścicieli firm lub osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą. Nie martw się. Ten artykuł odpowie na wszystkie Twoje pytania dotyczące zamówienia.

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienie zakupu (PO) jest prawnie wiążącym dokumentem stworzonym przez kupującego i przekazanym sprzedającemu.

Zamówienia zakupu pomagają firmom śledzić ich zakupy — ilość, koszt, termin płatności, ponieważ wszystko zostanie wymienione na fakturze i liście przewozowym. Mają one również kluczowe znaczenie dla monitorowania poziomu zapasów, ponieważ śledzą liczbę artykułów i terminy dostaw. Dzięki temu są one istotną częścią ewidencji i minimalizują ryzyko błędu dostawcy.

PO jest również korzystny dla dostawców. Powinni mieć czas na przygotowanie produktów i otrzymanie terminowych i dokładnych płatności, ponieważ numer zamówienia zakupu jest zgodny z fakturą i listem przewozowym.

Jak działa zamówienie zakupu?

1. Kupujący tworzy zapotrzebowanie na zakup

Po pierwsze, kierownictwo informuje dział zakupów Twojej firmy, że należy złożyć zamówienie. Firma wysłała ten dokument do działu zakupów w celu śledzenia zamówionych towarów.

2. Kupujący tworzy zamówienie

Zamówienie powstaje w momencie uzgodnienia towaru, który ma zostać zakupiony. PO zawiera datę zamówienia, informacje o wysyłce FOB, warunki rabatu, nazwy kupującego i sprzedającego, opis zakupionego przedmiotu, numer przedmiotu, cenę, ilość i numer zamówienia zakupu.

3. Sprzedawca przyjmuje (lub odrzuca) zamówienie

Kupujący wysyła zamówienie do dostawcy, który decyduje, czy może i chce zrealizować zamówienie. Z chwilą przyjęcia zamówienia staje się prawnie wiążącą umową dla obu stron.

4. Kupujący rejestruje zakup

Kupujący płaci ustaloną cenę (lub ustaloną datę określoną w zamówieniu) – dostawca wysyła zamówienie wraz z fakturą. Dział finansowy kupującego porównuje następnie tę fakturę z zamówieniem zakupu, aby upewnić się, że oba dokumenty są spójne.

Dostawca dostarczy produkty we wskazanym terminie, a kupujący zapłaci za nie. Obie strony muszą odpowiednio wypełnić PO.

Rodzaje zamówień zakupu

1. Standardowe zamówienia zakupu (zamówienie jednorazowego użytku) — niniejsza umowa zamówienia obowiązuje do momentu otrzymania przez kupującego wszystkich pozycji.

Służy do kolekcji nieregularnych, rzadkich lub jednorazowych. Zawiera pełne specyfikacje zakupu, określające cenę, ilość, płatność i czas dostawy.

2. Planowane zamówienia zakupu (Pre-order) – podobnie jak powyżej, ale zazwyczaj jest to umowa długoterminowa, która nie zawiera terminu dostawy, co pozwala kupującemu przewidzieć przyszłe zapotrzebowanie

Wszystkie niezbędne informacje muszą być przedstawione w zaplanowanym porządku, np. szczegóły dotyczące towarów i usług oraz ich kosztów. Po ustaleniu informacji o dostawie dla poszczególnych pozycji zostanie wydane zwolnienie potwierdzające harmonogram dostaw.

3. Zamówienia zbiorcze — Większe firmy mogą używać zamówień zbiorczych do śledzenia wszystkich towarów zamówionych dla określonego działu lub projektu. Ogólne zamówienie może, ale nie musi zawierać ceny.

To zamówienie zakupu jest zwykle używane do wielokrotnego zakupu określonych towarów od dostawcy, takich jak B. materiały podstawowe i materiały eksploatacyjne.

4. Zamówienia kontraktowe

Kontraktowe zamówienia zakupu są używane do tworzenia umów i warunków dostawy między kupującymi i sprzedającymi jako podstawa bieżących relacji biznesowych. W celu zamówienia produktów kupujący może odwołać się do zamówienia zamówienia w przypadku standardowego zakupu.

Korzyści z zamówień zakupu

1. Unika duplikatów zamówień

Gdy firma rozszerza swoją działalność, zamówienia zakupu mogą pomóc w śledzeniu, co jest zamawiane i kto to zamówił. Nawet jeśli kupujący zamówił podobny produkt, sprawdzenie faktury może być trudne. Zamówienie służy jako czek na opłacenie faktury.

2. Śledzi przychodzące zamówienia

Może się to wydawać oczywiste, ale dobrze zorganizowany system zamówień upraszcza zarządzanie zapasami i wysyłką, ułatwiając sprawdzanie, jakie produkty są dostarczane w dowolnym momencie.

3. Zapewniają przejrzystą komunikację

Zasadniczo zamówienie przekazuje wszystkie szczegóły zakupu. Możesz uniknąć potencjalnych przyszłych konfliktów lub nieporozumień, wyjaśniając, wyjaśniając i dokumentując każdy segment.

4. Służy jako dokumenty prawne

Jeśli istnieje spór dotyczący zamówienia lub uzgodnionej ceny w przyszłych transakcjach, zamówienie będzie służyć jako egzekwowalny dokument prawny. Co najważniejsze, chronią obie strony.

Wady zamówień zakupu

1. Więcej papierkowej roboty

Zamówienia zakupu tworzą dodatkowe dokumenty, które mogą być denerwujące w przypadku mniejszych zakupów i czasochłonne dla mniejszych zespołów.

2. Można go łatwo wymienić

Chociaż nie działają one jako umowa prawna między sprzedawcą a dostawcą, karty kredytowe mogą zastąpić zamówienia zakupu, aby pomóc w rejestrowaniu zakupów.

Co zawiera zamówienie zakupu?

1. Numer zamówienia zakupu – umożliwia stronom dopasowanie zapotrzebowania do wysyłek i faktur
2. Dane kupującego – podaj nazwę firmy i dane kontaktowe
3. Dane do wysyłki – adres dostawy, sposób wysyłki, termin i czas dostawy
4. Dane dostawcy — informacje o dostawcy, wraz z odpowiednimi danymi kontaktowymi osoby odpowiedzialnej w firmie dostawcy
5. Odpowiednie warunki – w tym warunki płatności i wszelkie inne słowa, np. ustalenia dotyczące wysyłki.
6. Lista pozycji – zawiera numer kategorii, ilość, cenę i sumę.
7. Opis towarów i usług – dodaj kontekst do listy towarów

Jak skutecznie obsługiwać zamówienia zakupu w sklepach e-commerce?

1. Śledź zamówienia

Właściciel sklepu co miesiąc ma do czynienia z dużą ilością informacji o zamówieniach. Ukierunkowana specyfikacja numerów zamówień pomaga szybko śledzić i sprawdzać ich status.

Przedsiębiorcy mogą wykorzystać kod do odnalezienia konkretnego zamówienia i szybkiego sprawdzenia jego szczegółów.

2. Zezwalaj na zamówienia zbiorcze

Sklepy e-commerce umożliwiają klientom składanie zamówień hurtowych. Pomoże to klientom, zwłaszcza sklepom B2B, kupować dowolną liczbę produktów w jednym zamówieniu, zmniejszając liczbę zamówień, którymi musi zarządzać sklep internetowy.

3. Użyj kodu kreskowego i zaawansowanego powiadomienia o wysyłce

W przypadku wszystkich przychodzących przesyłek kupujący mogą dostarczać powiadomienia o wysyłce z etykietami z kodami kreskowymi dla każdego produktu. Pomaga sprzedawcom błyskawicznie zidentyfikować, które zamówione produkty docierają do punktu odbioru, skanując kody kreskowe.

Korzystanie z kodów kreskowych pomaga skutecznie kontrolować systemy magazynowe, ponieważ właściciele sklepów mogą zidentyfikować każdy przedmiot i dopasować go do ważnego zamówienia.

4. Ustaw numery faktur na podstawie numerów zamówień

Niezbędne jest automatyczne wysyłanie kopii zamówień, informacji o wysyłce i faktur do klientów po zakończeniu zakupów w Twoim sklepie.

Aby łatwo zarządzać zamówieniami i fakturami, właściciel sklepu musi skompilować informacje, takie jak numer faktury, na podstawie numeru zamówienia. Dzięki temu system jest łatwy w zarządzaniu, gdy klienci płacą rachunki.

Wniosek

Wszystko dotyczące pytania „Co to jest zamówienie zakupu” zostało wyjaśnione. Mamy nadzieję, że artykuł będzie dla Ciebie pomocny, jeśli planujesz rozpocząć działalność gospodarczą.

A dla właścicieli sklepów pamiętaj, że przy dzisiejszym rozwoju e-commerce wzrost zamówień online jest nieunikniony. Musisz być proaktywny w efektywnym zarządzaniu zamówieniami, ponieważ ma to bezpośredni wpływ na ich wyniki biznesowe.