Czym są spotkania zwinne i jak nimi zarządzać

W pracy angażujemy się w różne projekty i pracujemy z kolegami jako zespół przez określony czas. Generalnie projekt jest podzielony na wiele podzadań, a każde podzadanie jest przydzielane osobie przez kierownika zespołu. Dzięki temu postęp projektu jest jasny, płynny i skuteczny. Jednak sam ten proces nie gwarantuje sukcesu projektu. Aby zapewnić jakość, terminową dostawę, a ostatecznie sukces, musisz przeprowadzać spotkania w regularnych odstępach czasu. Prowadząc spotkania, możesz wiedzieć, jaki jest ogólny status projektu, status każdego podzadania, trudności napotykane przez członków zespołu, nowe pomysły / alternatywne podejścia do projektu itp. Powinieneś również upewnić się, że spotkania są skoncentrowany i nie zamieniaj się w sesję na czacie. Jak więc zorganizować tak owocne spotkanie? Oczywiście są różne sposoby prowadzenia spotkań. Jednym z takich spotkań jest zwinny framework, który pomaga zwiększyć produktywność zespołu. Przyjrzyjmy się temu szybko:

Czym są spotkania zwinne?

Spotkania zwinne początkowo powstawały w ramach rozwoju oprogramowania. Ale w ostatnim czasie to spotkanie stało się częścią zarządzania projektami we wszystkich firmach. Czym więc jest zwinne spotkanie?

Spotkania Agile są prowadzone poprzez rozważenie zestawu zasad, które są nakreślone w formie manifestu. Ogólnie rzecz biorąc, agile obejmuje pracę w krótszym czasie, dostarczanie aktualizacji, planowanie zadań, omawianie informacji zwrotnych od klienta i udostępnianie innych ważnych informacji dotyczących projektu. Tak więc wszystko sprowadza się do iteracyjnego rozwoju, a nie do obsługi projektu za jednym zamachem.

Kto bierze udział w spotkaniu:

Generalnie, kiedy umawiasz się na spotkanie, najpierw określisz osoby, które mają być częścią spotkania. Podobnie dla zwinnych spotkań mamy listę uczestników, którzy mogą brać udział w tych spotkaniach:

1. Właściciel produktu:

Integralną częścią zespołu jest Product Owner, który czuwa nad dotrzymaniem zakresu, kosztów i terminów. Obowiązkiem właściciela produktu jest maksymalizacja wartości produktu poprzez reprezentowanie interesariuszy, ustalanie priorytetów zaległości, wzmacnianie zespołu oraz utrzymywanie procesów Agile i Scrum.

Właściciel produktu jest odpowiedzialny za

• Zarządzanie interesariuszami i tworzenie wartości.
• Zarządzanie efektywną komunikacją pomiędzy zespołem deweloperskim a interesariuszami
• Zapewnienie wizji produktu zespołowi programistycznemu
• Rozwiązywanie konfliktów i zarządzanie sytuacjami lub eskalacja z interesariuszami lub członkami zespołu deweloperskiego
• Priorytetyzacja pozycji zaległości
• Edukację zespołu programistycznego w zakresie wartości, zasad i procesów Scrum
• Edukowanie interesariuszy w zakresie korzyści płynących ze Scrum

Właściciel produktu znany również jako Menedżer produktu to osoba, która otrzymuje od zespołu aktualizacje postępów, dostarcza sugestie dotyczące sposobów kontynuowania projektu i współpracuje z zespołem, aby skutecznie ukończyć projekt z jakością.

2. Kierownik Projektu:

Kierownik projektu jest zmotywowany, zorganizowany i zorientowany na cel. Rozumie, co łączy projekty, a także jego strategiczną rolę w tym, jak organizacje odnoszą sukces, uczą się i zmieniają. Zadaniem kierownika projektu jest rozpoczęcie, planowanie, projektowanie i zarządzanie projektem od początku do końca.

Do obowiązków Project Managera należy:

• Planowanie, organizacja i realizacja projektu
• Sprawozdawczość finansowa
• Tworzenie karty projektu
• Zarządzanie zasobami
• Zarządzanie ryzykiem
• Zarządzanie zmianami
• Planowanie
• Kosztorysowanie i opracowywanie budżetu
• Kontrola jakości dokumentacji
• Monitorowanie kluczowych wskaźników wydajności
• Zarządzanie dostawcami
• Zarządzanie raportami i innymi ważnymi dokumentami

3. Zespół programistów:

Zespół programistów składa się z członków, którzy opracowują produkty lub świadczą usługi w firmie. Dobrze wiadomo, że zespół programistów w firmie programistycznej to ten, który opracowuje aplikacje/narzędzia programowe. Ten zespół zapewnia cenne spostrzeżenia, gdy jest zaangażowany w spotkanie. To także zespół, który faktycznie posuwa projekt do przodu. Dlatego wszyscy członkowie tego zespołu powinni wziąć udział w spotkaniu.

4. Scrum Master:

Scrum master jest liderem spotkania, który dba o to, aby wszyscy członkowie zespołu na spotkaniu przestrzegali praktyk metodologii Scrum. Pomagają również zespołowi skupić się na tematach spotkania, odpowiadać na pytania i udzielać wskazówek związanych z procesem Scrum.

5. Zainwestowani ludzie:

Są to osoby, które są zainteresowane postępem projektu, ale nie są bezpośrednio zaangażowane. Obejmuje to profesjonalistów, takich jak menedżerowie, którzy sprawdzają, jak wydajnie i efektywnie pracują zespoły, inwestorzy/klienci, którzy inwestują pieniądze w projekt lub firmę itp. Czasami mogą być pracownicy, którzy są zainteresowani udziałem w spotkaniach Agile, nawet jeśli nie są częścią zespołu programistów. Dzieje się tak, ponieważ są zainteresowani, aby dowiedzieć się więcej o swojej firmie i odkryć nowe metody realizacji zadań.

Rodzaje spotkań Agile:

Istnieją cztery główne typy spotkań zwinnych, które wymieniono poniżej:

1. Planowanie sprintu:

Planowanie sprintu odbywa się zazwyczaj na początku sprintu. Na tym spotkaniu lider projektu ustala priorytety zadania, na którym zespół ma się skupić i wykonać w sprincie. Następnie zespół planuje czas trwania każdego zadania, ustala cele każdego zadania i sposoby ich osiągnięcia. Z powodu tych dyskusji planowanie sprintu trwa dłużej, do czterech godzin.

2. Codzienna stójka:

Najczęstszym i zarazem najkrótszym spotkaniem w ramach agile jest codzienne spotkanie stand-up. Podczas codziennej stand-up szczegóły dotyczące projektu, takie jak zadanie, które zostało wykonane wczoraj, zadanie zaplanowane na dziś, trudności, z jakimi borykają się członkowie zespołu w celu wykonania zadania itp., są omawiane z każdym członkiem zespołu. Zapewnia to również aktualne postępy projektu dla sprintu. Prowadzenie codziennego stójki może również uniknąć problemów i poprawić czas trwania sprintu. Codzienna wstawka może trwać krócej, około 15-20 minut.

3. Przegląd sprintu:

Spotkanie to ma na celu przegląd i wyeksponowanie osiągnięć wszystkich członków zespołu. Podczas przeglądu każdy członek zespołu może pokazać zadanie, które wykonał podczas sprintu. Jest to również okazja do przekazania informacji zwrotnej. Lider spotkania może również zaprosić zainteresowane strony i właścicieli produktów do sprintu przeglądów, aby mogli omówić, w jaki sposób wykonane przez zespół zadanie wpisuje się w wytyczne projektowe. Przegląd sprintu jest zazwyczaj przeprowadzany na koniec każdego sprintu lub po osiągnięciu kamieni milowych projektu. Przeglądy sprintu mogą mieć charakter formalny lub swobodny, w zależności od preferencji zespołu. Zazwyczaj przegląd ten trwa od jednej do dwóch godzin.

4. Retrospektywa sprintu:

Retrospektywa sprintu jest przeprowadzana tak, aby zespół biorący udział w sprincie miał możliwość jej szczegółowego omówienia. Zespół omawia rzeczy, które zakończyły się sukcesem podczas sprintu i które obszary mogą skorzystać na ulepszeniu. Daje to zespołowi pomysł na określenie, jak wykonywać przyszłe sprinty, co może zwiększyć produktywność i zapobiec problemom. Czasami nawet zainteresowane strony i właściciele produktów mogą również przedstawiać opinie na tym spotkaniu, takie jak sposoby, którymi zespół może się kierować, aby usprawnić przepływ pracy i inne procesy. Retrospektywa sprintu zwykle odbywa się pod koniec sprintu i może trwać półtorej godziny.

Jak zarządzać spotkaniami Agile:

Skuteczne zarządzanie spotkaniem to dość trudne zadanie. Że zbyt zwinne spotkania muszą być efektywnie zarządzane. Więc jak to zrobić? Nie tylko zwinne spotkania, poniższe wskazówki będą odpowiednie do zarządzania każdym spotkaniem:

(i) Ustal i skoncentruj się na tematach:

Za każdym razem, gdy prowadzisz spotkanie, najpierw skup się na kilku konkretnych tematach. Oszczędza to czas wszystkich członków biorących udział w spotkaniu, a także pomaga zespołowi skoncentrować się na ważnych sprawach. Staraj się więc unikać dyskusji/tematów, które odbiegają od tematu spotkania.

(ii) Przekaż opinię:

Upewnij się, że często przeglądasz ukończone zadania i przekazujesz pozytywne opinie, aby zmotywować członków zespołu. Ponadto, w przypadku konieczności poprawy, można również przekazać konstruktywną informację zwrotną. To może sprawić, że członkowie zespołu będą się dalej doskonalić. Częste robienie tego może zbudować silną relację zawodową.

(iii) Ustal cel:

Bardzo ważne jest opracowanie celów na każde spotkanie. To z kolei może pomóc w zdefiniowaniu tematów, na których należy się skoncentrować na spotkaniu. W oparciu o cel i tematy możesz przygotować pytania, przejrzeć zadania itp. na spotkaniu.

(iv) Wysłuchaj ucha:

Słuchanie jest istotną częścią komunikacji. Szczególnie na spotkaniach twoje słuchanie ma znaczenie. Więc cierpliwie słuchaj tego, co mówi każdy członek zespołu. Podobnie, gdy zadasz pytanie, poczekaj na odpowiedź członków zespołu, a następnie zacznij mówić. Może to pomóc w zrozumieniu trudności członków zespołu podczas obsługi projektu, ich przemyśleń, naprawiania problemu, dalszego doskonalenia itp.

Chociaż istnieje wiele sposobów prowadzenia zwinnych spotkań, zapewniliśmy szybki przegląd spotkań zwinnych i sposobu ich prowadzenia oraz skutecznego i łatwego zarządzania nimi.