Wdrażamy DAM! Gdzie zaczynam?

Gratulacje! Masz już zgody i budżet na pierwsze w swojej firmie rozwiązanie do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) i jesteś gotowy do działania. Co teraz? Ekscytacja z pierwszych dni twojej podróży do DAM może szybko ustąpić miejsca obawom, gdy pojawi się pytanie: od czego zacząć?

Gdzie są moje aktywa?

Zanim zdecydujesz się na odpowiedni system DAM i ilość potrzebnej pamięci, potrzebujesz pełnego obrazu tego, z czym pracujesz, jeśli chodzi o liczbę zasobów i rozmiary plików. Jeśli Twoja firma produkuje dużą ilość zasobów wideo o wysokiej rozdzielczości, które będą przechowywane w DAM, może to zająć znaczną ilość miejsca. Nigdy nie jest za wcześnie, aby zacząć odkrywać i gromadzić aktywa firmy.

Aby uzyskać jak najwięcej korzyści z DAM, musi być jedynym źródłem prawdy dla wszystkich Twoich aktywów. Nie pozostawiaj kamienia nieodwróconego. Konto dla wszystkich typów plików, w tym obrazów, filmów, dokumentów i plików źródłowych. Nie zakładaj, że wszystkie Twoje zasoby znajdują się na firmowych dyskach współdzielonych. Współdzielone dyski to doskonałe miejsce na rozpoczęcie, ale upewnij się, że przeglądasz również witryny Sharepoint, wysyłasz wezwanie do zewnętrznych urządzeń pamięci masowej i sprawdzasz, czy Twoi użytkownicy mają zwyczaj przechowywania rzeczy na swoich dyskach twardych. Czy Twoja firma współpracuje z agencjami? Upewnij się, że dostarczyli Ci wszystkie pliki, do których dostarczenia są zobowiązani umową.

Wczesne wskaźniki

Po zrobieniu postępów w gromadzeniu wszystkich zasobów spójrz na to, co zebrałeś i sprawdź, czy możesz zacząć identyfikować ogólne wymagania wstępne:

1. Jaki zakres typów i rozmiarów plików musi pomieścić Twój DAM?
2. Biorąc pod uwagę wielkość, głębokość i historię aktywów, które widzisz, czy wszystko powinno trafić do DAM od pierwszego dnia? A może bardziej sensowne jest wybranie kluczowej daty i przesłanie każdego zasobu utworzonego od tego dnia do DAM, zachowując jednocześnie zasoby archiwalne w innej lokalizacji? Pamiętaj, że jeśli przechowujesz zasoby archiwalne w wydzielonej lokalizacji, powinny być one szybko i łatwo dostępne dla wyznaczonych użytkowników. Zazwyczaj okaże się, że niektóre starsze zasoby, które nadal są zatwierdzone do bieżącego użytku, będą wykraczać poza zakres tego, co załadowałeś do DAM przed jego uruchomieniem. Zasoby te będą musiały zostać przesłane do DAM na żądanie użytkowników.
3. Czy zazwyczaj generujesz wiele wersji dla pojedynczych zasobów? Na przykład, czy masz nie tylko oryginalną wersję, ale także miniaturę, małą, średnią i dużą wersję?
4. Czy będziesz musiał uwzględnić wersjonowanie? Czy przesyłając nową wersję zasobu do DAM, musisz zachować wszystkie poprzednie wersje do celów archiwalnych i powiązać je z bieżącą wersją? Czy należy śledzić określone zmiany w różnych wersjach?
5. Czy istnieją określone wymagania prawne lub regulacyjne dotyczące niektórych lub wszystkich Twoich aktywów?

Widzieć podwójnie. Lub potrójne.

Kolejnym zadaniem związanym z zasobami, którym będziesz chciał się zająć prędzej niż później, są duplikaty. Gdy zasoby są rozproszone w wielu lokalizacjach, duplikaty tych samych zasobów muszą znajdować się w wielu lokalizacjach. Wszystkie mogą mieć tę samą nazwę pliku, co pozwala na ich łatwą identyfikację, lub nie. Często wystarczy wyszkolone oko zespołu kreatywnego lub ekspertów ds. treści, aby zidentyfikować zduplikowane zasoby o różnych nazwach plików.

Im szybciej zaczniesz identyfikować i usuwać duplikaty podczas zbierania zasobów, tym lepiej. Prawdopodobnie znasz już zasadę „śmieci wchodzą, wyrzucaj śmieci” i powinieneś o tym pamiętać, przygotowując zasoby do przesłania do DAM. Jasne, możesz wszystko tam wrzucić i posprzątać później, ale czy zrobisz? A w międzyczasie, ile zamieszania powoduje to dla użytkowników końcowych, z których niektórzy są narażeni na DAM po raz pierwszy? Musisz znaleźć czas i zasoby, aby kiedyś zająć się duplikatami, więc postaraj się to zrobić, zanim będziesz gotowy na masowe przesyłanie zasobów do nowego, błyszczącego DAM. Możesz zaoszczędzić czas, nie powielając pracy, umieszczając metadane w zasobach, które prawdopodobnie zostaną usunięte wkrótce po przesłaniu do DAM.

Kto prowadzi ten pociąg DAM? A kto jest na przejażdżce?

Poważnie rozważ sprowadzenie bibliotekarza DAM. Im szybciej tym lepiej. Możesz być niezdecydowany, czy wydać część swojego budżetu DAM na pełnoetatowego bibliotekarza, i tak, mogę być trochę stronniczy w tej kwestii, ale będzie to warte każdego grosza. Posiadanie bibliotekarza od początku dedykowanego projektowi jest szczególnie ważne, jeśli jest to pierwszy DAM w Twojej firmie. Aby jak najlepiej wykorzystać swoją inwestycję, znajdź kogoś, kto ma potrójne doświadczenie w DAM: wybieranie, konfigurowanie ORAZ utrzymanie DAM. Przynieś je jak najszybciej. Na dłuższą metę zaoszczędzi to czas i pieniądze, ponieważ mogą uchronić Cię przed podejmowaniem decyzji na wczesnym etapie, na które później będziesz musiał poświęcić zasoby.

Jako bibliotekarz, który pomógł trzem firmom uruchomić DAM, doskonale wiem, czego nie robić, i mogę odciągnąć Cię od podejmowania decyzji, których będziesz później żałować. Czekanie, aż kogoś przyprowadzisz, aż zdasz sobie sprawę, że jesteś zagubiony i podjąłeś kilka niezbyt optymalnych decyzji, oznacza to, że twój bibliotekarz może potencjalnie spędzić miesiące, jeśli nie lata po tym, jak przybyli w trybie „napraw to” podczas robienia kontrola uszkodzeń i próba przekonania użytkowników, że mogą zaufać systemowi, który nie zrobił najlepszego pierwszego wrażenia.

Jeśli Twój bibliotekarz DAM jest maszynistą Twojego pociągu, Twoimi interesariuszami są pasażerowie VIP pierwszej klasy. Zidentyfikowanie ich i uzyskanie ich zaangażowania w projekt powinno nastąpić tak wcześnie, jak to możliwe. Daje im to czas na uzyskanie niezbędnych zgód od swoich liderów i przygotowanie harmonogramów dla zaangażowania czasowego. Identyfikując interesariuszy, upewnij się, że uwzględniasz osoby z każdego oddzielnego działu Twojej firmy, które będą bezpośrednio współpracować z DAM. Każda grupa lub dział, w skład którego wchodzą zwykli użytkownicy końcowi RDN, powinna być reprezentowana. I nie zapominaj, że działy IT i Prawny muszą być uwzględnione.

Chociaż chcesz mieć pewność, że masz głos z każdego istotnego obszaru firmy, uważaj, aby utworzyć zbyt dużą grupę interesariuszy, co może utrudnić dyskusję i doprowadzić do konsensusu. Częścią roli interesariuszy jest reprezentowanie ich odpowiedniego działu i bycie jednym głosem dla nich na spotkaniach, więc wymagany jest tylko jeden interesariusz na obszar. Jasno określ dla swoich interesariuszy parametry roli i swoje oczekiwania. Upewnij się, że znają zobowiązanie czasowe, które będzie zaangażowane, i uzyskaj zobowiązanie, że chcą i są w stanie pozostać w pełni zaangażowani przez cały czas trwania pracy. Udział Twoich interesariuszy może znacząco pomóc lub zaszkodzić postępom i harmonogramowi projektu, więc od samego początku określ jasne oczekiwania.

Podczas gdy twoja podróż DAM będzie ostatecznie satysfakcjonująca, po drodze będą wzloty i upadki. Wykonanie tych kilku konkretnych pierwszych kroków rozpocznie Twoją podróż na właściwym torze i przygotuje Cię na przyszły sukces.

Opinie wyrażone w tym artykule są opiniami gościa i niekoniecznie MarTech. Lista autorów personelu znajduje się tutaj.