8 sposobów na usprawnienie współpracy w mediach społecznościowych w zespole marketingowym

Współpraca w mediach społecznościowych z zespołem marketingowym przypomina prowadzenie przedszkola. Chcesz zachować spokój, ale ciągle jesteś ciągnięty w różnych kierunkach.

Jeśli nie będziesz ostrożny, może szybko stać się darmowy dla wszystkich, gdzie każdy będzie pracował niezależnie i publikował, co chce. Może to prowadzić do niespójności i zamieszania wśród odbiorców.

Pojawienie się pracy zdalnej sprawiło, że sytuacja stała się jeszcze trudniejsza. Wiele badań wskazuje na ten fakt, zwłaszcza w obszarze pracowników komunikacyjnych, których interakcje stały się bardziej statyczne i silosowe.

Problem polega na tym, że wielu pracowników skarży się na trudności w dzieleniu się informacjami w tym kontekście.

Więc co robisz?

Kluczem do udanej współpracy w mediach społecznościowych jest scentralizowanie procesu zatwierdzania.

Poniżej nauczymy Cię ośmiostopniowej drogi do sukcesu.

Ale najpierw…

Czym jest współpraca w mediach społecznościowych?

Współpraca w mediach społecznościowych to po prostu wspólna praca w mediach społecznościowych . To, z kim pracujesz, określa rodzaj współpracy w mediach społecznościowych; obejmują one:

• Zewnętrzny: W tym przypadku współpracujesz z inną marką, dzielisz odbiorców i wspólnie planujesz strategię, aby przyciągnąć większy rynek. Dlatego zewnętrzna współpraca w mediach społecznościowych definiuje taktykę marketingu w mediach społecznościowych.
• Wewnętrzny: W tym przypadku mówimy o współpracy na poziomie zespołu lub firmy przy Twoich projektach w mediach społecznościowych. Wewnętrzna współpraca w mediach społecznościowych odnosi się do podkategorii interakcji zespołu marketingowego, która może obejmować wszystko, od wspólnego opracowywania strategii po tworzenie i nadzorowanie treści.

W tym przewodniku omówiono drugi rodzaj współpracy, w szczególności w ramach zespołu marketingowego.

Radzenie sobie z typowymi błędami współpracy w mediach społecznościowych

Współpraca w mediach społecznościowych jest zwykle kłopotliwa, jeśli nie planujesz i nie organizujesz jej odpowiednio. Oto kilka typowych błędów, które utrudniają twoje starania i jak je rozwiązać:

Brak struktury

Problem: Członkowie Twojego zespołu marketingowego nie znają swoich ról.

• Ich posty/wiadomości nakładają się.
• Każdy zakłada, że ​​ktoś inny zajmie się określonym zadaniem.

Rozwiązanie:

• Jasno określone role i zadania.
• Płynna hierarchia.
• Usprawniona komunikacja pozioma i pionowa.

Brak akceptacji automatyzacji

Problem: niektórzy marketerzy wahają się przed użyciem automatyzacji, ponieważ uważają, że odbiera to osobisty kontakt.

Rozwiązanie:

• Korzystaj z narzędzi do automatyzacji, aby planować i publikować treści.
• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania aktywnością swojego zespołu (np. postami, łańcuchem informacji zwrotnych).

Coraz bardziej cyfrowy charakter zaangażowania klientów oznacza, że ​​nawet najbardziej wszechstronni marketerzy są teraz technologiami. Jak pokazano na powyższym obrazku, 81% organizacji marketingowych korzysta z narzędzi do automatyzacji marketingu/zarządzania podróżą, co jeszcze bardziej umacnia jego znaczenie. | Źródło

Spiętrzyć

Problem: Ludzie w twoim zespole marketingowym nie znają jasno swoich ról, więc przekazują sobie nawzajem obowiązki. Dlatego Twoje zaległości rosną.

Rozwiązania:

• Przydziel wszystkim role i ustal jasny harmonogram.
• Monitoruj zaległości.
• Oceniaj pojawiające się problemy i znajduj odpowiednie rozwiązania.

Niezrozumienie

Problem: Twój zespół marketingowy nie udostępnia informacji we właściwy sposób.

Rozwiązanie: Znajdź źródło nieporozumień. Może to być brak oczekiwań, wyznaczanie celów lub nieefektywne oprogramowanie komunikacyjne.

• Upewnij się, że Twój zespół może bezproblemowo komunikować się na określonej platformie.
• Upewnij się, że wszyscy mają jasność co do swoich ról.
• Regularnie melduj się ze swoim zespołem, aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Firma Cisco wykonuje świetną robotę, zapewniając brak nieporozumień w komunikacji, udostępniając jedną stronę internetową zawierającą wszystkie niezbędne informacje. | Źródło

Wskazówka: odpowiedzią na wszystkie Twoje problemy jest usprawniony proces zatwierdzania w mediach społecznościowych. Oznacza to, że nikt w Twoim zespole nie publikuje postów losowo bez uprzedniego przejścia przez dobrze zdefiniowany proces.

Dzięki temu procesowi zatwierdzania członkowie Twojego zespołu marketingowego rozumieją swoje role i przestrzegają hierarchii przed wysłaniem wiadomości.

w ten sposób :

• Możesz uniknąć sprzecznych wiadomości i przedwczesnych odpowiedzi.
• Twój zespół wysyła mniej wiadomości do potencjalnych klientów.
• Twoja komunikacja w mediach społecznościowych jest bardziej spójna.
• Marnujesz mniej czasu i zasobów.

Zobaczmy teraz, jak możesz zapewnić bezproblemową współpracę w mediach społecznościowych dzięki tym ośmiu wskazówkom.

1. Ustaw cele

Po pierwsze, musisz wyznaczyć sobie cele. Cele te muszą być:

• Zgodnie z Twoimi celami biznesowymi
• Konkretne i odpowiednie dla każdego mniejszego zespołu w zespole marketingowym
• Wyczyść dla każdego członka
• Podziel na jasne cele

Każdy zespół powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje. Co ważniejsze, powinni rozumieć kolejność swoich zadań.

Oto jak wyglądałby proces wyznaczania celów dla Twojego zespołu marketingowego:

2. Ustanowienie procesów i wytycznych dotyczących mediów społecznościowych

Po ustaleniu ogólnych celów potrzebne są szczegółowe zasady i wytyczne dla każdego celu. Oznacza to, że chcesz, aby wszyscy znali mapę drogową, którą będą podążać, aby wykonać swoje zadania.

Chcesz wyjaśnić następujące kwestie:

• Który zespół jako pierwszy rozpocznie projekt
• Do kogo podają piłkę i czego się od nich oczekuje
• Terminy dla każdego mniejszego zespołu/osoby
• Proces oceny i weryfikacji
• Ogólny harmonogram
• Wskaźniki efektywności

Załóżmy na przykład, że Twoim celem jest stworzenie jednego posta w mediach społecznościowych. Twój zespół musi dokładnie wiedzieć, co następuje:

• Kto opracuje koncepcję strategii dla tego stanowiska i do kiedy
• Kto podejmie proces twórczy i kiedy powinien się zakończyć
• Z jakim zespołem powinni współpracować
• Komu zaprezentują gotowe dzieło (np. zainteresowanym stronom, klientom itp.)
• Jak przebiega proces weryfikacji i jak udzielana jest akceptacja
• Jak nastąpi wysłanie
• Kto będzie monitorował ten post i odpowiadał na niego
• Kto będzie monitorował KPI (np. wskaźnik zaangażowania, komentarze, udostępnienia, polubienia)
• Kto iw jaki sposób będzie monitorował sukces tego posta w ramach trwającej kampanii
• Kto zmieni/edytuje post, jeśli nie działa zgodnie z oczekiwaniami

3. Przypisz role

Powyższa sekcja prowadzi nas do jednej zasadniczej obserwacji:

Nie można ustanowić jasnego procesu dla wszystkich, jeśli nie ma się precyzyjnych ról dla wszystkich członków zespołu .

Zwykle zespół marketingowy zajmujący się mediami społecznościowymi składa się z następujących osób:

• Menedżer mediów społecznościowych, nadzorca: Menedżer mediów społecznościowych dba o to, aby wszyscy pomyślnie współpracowali ze swoim zespołem. Prowadzą również ogólne badania i przydzielają zadania.
• Twórca treści, egzekutor: Twórcy treści otrzymują wytyczne, zmuszając swoje kreatywne tryby do pracy w celu zbadania i dostarczenia wymaganej treści.
• Community Manager, łącznik. Menedżerowie społeczności zarządzają relacjami ze społecznością. Zajmują się komunikacją i PR, w tym wydarzeniami i obsługą klienta. Są także uszami Twojego zespołu marketingowego, wykorzystując swoje doskonałe umiejętności interpersonalne do słuchania społeczności.
• Analityk, kontroler: Analitycy będą monitorować wyniki działań Twojego zespołu marketingowego, upewniając się, że jego starania są skuteczne. Analitycy dostarczają raportów z postępów z praktycznymi spostrzeżeniami, aby zreorganizować wadliwą kampanię i zaplanować bardziej udane kampanie w przyszłości.

4. Zapewnij wszystkim dostęp do tej samej strony

Po ustaleniu głównych procesów i ról nadszedł czas, aby wszyscy członkowie zespołu marketingowego dowiedzieli się, co mają robić.

Oto jak upewnić się, że wszyscy znają swoje role i sposób, w jaki powinni wykonywać swoje zadania:

Utwórz przewodnik po stylach mediów społecznościowych

Zadbaj o to, aby Twoje komunikaty były spójne i konsekwentne. Przewodnik po stylu mediów społecznościowych zapewnia, że ​​Twoja marka ma jeden głos, jedną osobowość i jeden zestaw wartości .

W przeciwnym razie Twoja firma wydawałaby się nieprofesjonalna, chaotyczna i niegodna zaufania.

Przewodnik po stylu społecznościowym Starbucks dla USA i Kanady | Źródło

Skonfiguruj swój kalendarz mediów społecznościowych

Posiadanie kalendarza w mediach społecznościowych jest niezbędne, ponieważ:

• Każdy zna terminy swoich zadań
• Twoja grupa docelowa i klienci otrzymują stałe, jasne komunikaty z Twojej strony
• Możesz odpowiadać na pytania lub opinie w odpowiednim czasie
• Możesz wygodnie i skutecznie docierać do nowych potencjalnych klientów w mediach społecznościowych

Przykład 30-dniowego kalendarza mediów społecznościowych. | Źródło

Skonfiguruj skuteczną komunikację

Chcesz mieć pewność, że każdy wie, z kim powinien rozmawiać bezpośrednio iw jakim celu, aby zrealizować swoje zadania. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i zasoby.

Na przykład:

Jak widać, każdy członek zespołu wie, z kim powinien rozmawiać, zarówno w pionie, jak iw poziomie.

Dlatego autor treści nie rozmawia bezpośrednio z kierownikiem ds. Marketingu ani analitykiem, oszczędzając czas i zasoby, aby wszyscy mogli wykonywać swoją pracę na czas.

5. Współpracuj z innymi zespołami

Po nawiązaniu komunikacji w zespole od procesów po przewodniki stylistyczne i synchronizację, nadszedł czas na skonfigurowanie komunikacji z innymi zespołami.

Kim są te inne zespoły?

Twój dział IT może być jednym z tych zespołów, zwłaszcza gdy koncentrujesz się na mediach społecznościowych. Zespół IT jest niezbędny, od rozwiązywania usterek po optymalizację i kurację treści dla różnych platform.

Następnie jest zespół sprzedaży.

Wiele kanałów mediów społecznościowych zawiera funkcje zakupów. Od sklepu na Instagramie po synchronizację Shopify i zakupy bezpośrednio z Twoich postów — świat stoi przed Tobą otworem.

A jeśli Twój zespół marketingowy zajmuje się mediami społecznościowymi, chcesz, aby:

• Pilnuj tego wszystkiego
• Efektywnie współpracuj ze wszystkimi zaangażowanymi działami, z których jednym jest Twój zespół sprzedaży

Ale biorąc pod uwagę tylko ten jeden przykład funkcji zakupowych i powiązanych stron, Twój zespół marketingowy będzie musiał również współpracować z:

• Zespół IT
• Dział Obsługi Klienta
• Analityka i badania
• I być może więcej

Pamiętaj: potrzebujesz protokołów, ludzi i zasad dla wszystkich tych interakcji.

6. Wielopoziomowy proces zatwierdzania i przekazywania informacji zwrotnych

Teraz, gdy już masz komunikację, role i zadania, ludzie skutecznie wykonują swoją pracę.

Co dzieje się po ich zakończeniu?

Przesyłają swoją pracę do zatwierdzenia i jest to również proces.

Ryzykując, że zabrzmi to zbyt pedantycznie, te zasady nie są tylko dla nich samych. Usprawniają Twoją pracę i zwiększają efektywność. W przeciwnym razie otrzymasz spóźnioną i niepełną informację zwrotną .

Co się stanie, gdy praca całego zespołu ulegnie opóźnieniu?

Nie chodzi tylko o mniej dodatkowych przerw kawowych i krótsze dni. Nie chodzi nawet o pieniądze, które tracisz.

Chodzi o stracone szanse.

Aby tego uniknąć:

• Upewnij się, że wszyscy wiedzą, kogo poprosić o zgodę, oznaczając odpowiednie osoby.
• Upewnij się, że osoby odpowiedzialne za zatwierdzanie/informacje zwrotne mają precyzyjne terminy.
• Automatyzuj powiadomienia przed terminami (np. dzień wcześniej).

Możesz także zautomatyzować cały proces komunikacji i zatwierdzania. Na przykład najnowsza funkcja SocialPilot umożliwia komentowanie każdego utworzonego posta w mediach społecznościowych, oznaczając określonych członków zespołu.

W ten sposób możesz zapytać ich o opinię, poprosić o opinię lub sprawdzić, czy możesz opublikować post. Jest to o wiele łatwiejsze niż wysyłanie wiadomości e-mail, otwieranie załączników lub odwiedzanie innych witryn internetowych.

Rozpocznij 14-dniowy okres próbny

7. Harmonogram/Automatyzacja

Użyj narzędzia do automatyzacji, aby usprawnić planowanie. Może to być tak proste, jak arkusz Excela lub oprogramowanie, takie jak SocialPilot narzędzie do planowania , do którego dostęp ma Twój zespół marketingowy.

Zasadniczo chcesz, aby Twój zespół miał:

• Holistyczne spojrzenie na zadania i terminy całego zespołu
• Indywidualny widok zadań i terminów każdego członka

Porada: Zezwól członkom zespołu na publikowanie swojej pracy z wyprzedzeniem, zaznaczając pole za każdym razem, gdy zakończą zadanie. W ten sposób mogą skierować to zadanie dalej w dół ścieżki, powiadamiając kolejnego członka zespołu, który musi się nim zająć.

Możesz także zautomatyzować:

• Powtarzające się zadania (np. posty)
• Tworzenie i zatwierdzanie określonych postów w mediach społecznościowych z wyprzedzeniem (np. przed określonymi momentami lub świętami)

8. Regularne aktualizacje wewnętrzne

Cele Twojego zespołu będą się zmieniać co tydzień, więc ludzie potrzebują najnowszej aktualizacji, aby dostosować swoje zadania.

Potrzebujesz również aktualizacji w następujących kwestiach:

• Nowe poradniki i zasady
• Zmienione procesy
• Narzędzia, które włączasz do swojego procesu
• Role i terminy
• Wszystko inne, co może się pojawić i wpłynąć na ich pracę

W tym celu możesz skorzystać z oprogramowania, które:

• Rejestruje zmiany w momencie ich wejścia w życie
• Automatycznie wysyła powiadomienia do zainteresowanych członków zespołu
• Automatycznie modyfikuje algorytm procesu zatwierdzania, aby ludzie nie stosowali się do przestarzałych zasad

Podsumowując

Po zapoznaniu się z tym przewodnikiem dotyczącym współpracy w mediach społecznościowych jesteśmy przekonani, że dysponujesz praktycznym zestawem narzędzi, którego potrzebujesz. Postępując zgodnie z naszymi radami, Twój zespół marketingowy będzie współpracował jak marzenie.

Pamiętaj jednak, że do wszystkiego potrzebne są plany i określone procesy.

W ten sposób unikniesz marnowania czasu, zasobów i personelu na zbędne zadania. Skorzystaj więc z najlepszych narzędzi do automatyzacji dla swojego zespołu.

Jak widziałeś, SocialPilot ma mnóstwo rozwiązań na wyciągnięcie ręki.

SocialPilot umożliwia bezproblemowe planowanie i publikowanie we wszystkich głównych kanałach mediów społecznościowych. Poza tym uzyskasz widok z lotu ptaka na całą swoją strategię i realizację dzięki naszym intuicyjnym kalendarzom. Nasze oprogramowanie do współpracy zwiększa wydajność Twojego zespołu, umożliwiając jasne określenie ról i obowiązków.