Wirtualny Asystent Sprzedaży: Dlaczego ich potrzebujesz?

Kim jest asystent sprzedaży? W Stanach Zjednoczonych jest około 3,6 miliona zatrudnionych asystentów sprzedaży, ale jeśli wyszukasz ten termin w Google, zobaczysz różne opisy stanowisk: od kasjerów detalicznych po asystentów ds. Rozwoju biznesu i asystentów administracyjnych.

Dzieje się tak dlatego, że w przeciwieństwie do księgowych, kierowników PPC czy sprzątaczek, stanowisko asystenta wiąże się z różnymi funkcjami, w zależności od rodzaju biznesu (offline lub online), branży (eCommerce lub SaaS), struktury organizacyjnej, skali firmy, celów itd. .

Sprzedawca może być pracownikiem firmy na pełen etat lub – co bardziej powszechne – firma może zatrudnić wirtualnego asystenta sprzedaży. Poniżej wyjaśniamy, jak zatrudnić i zorganizować współpracę z wirtualnymi asystentami sprzedaży oraz kiedy warto ich zaangażować.

Jak wirtualni asystenci sprzedaży wspierają Twoją sprzedaż

Wirtualni asystenci sprzedaży (VA) to zewnętrzni specjaliści, których firma może zatrudnić na konkretny zakres prac lub na czas określony. Wirtualny asystent sprzedaży nie jest okazjonalnym wykonawcą ani freelancerem – jest częścią zespołu sprzedaży. Chociaż ci pracownicy nie są pracownikami, mogą pracować kilka godzin tygodniowo lub być w całości zatrudnieni przy projektach jednej firmy i spędzać nad nimi ponad 40 godzin tygodniowo. Możesz odnawiać umowy serwisowe i współpracować przez lata z wirtualnymi asystentami sprzedaży, dzięki czemu stają się niezastąpionymi członkami zespołu.

Dla firmy zlecającej sprzedaż wirtualną asystent jest uzasadniony w przypadku:

• biznes i sprzedaż rozwijają się szybko i nie ma dodatkowych zasobów, aby od razu zatrudnić więcej pracowników

Kiedy organizacja przekształca się w średniej lub dużej wielkości, staje przed ogromną liczbą wyzwań. Więcej klientów, nowi konkurenci, restrukturyzacja kapitałowa, zmiany właścicielskie – to tylko kilka z nich. W tym momencie może nie być tak, że inwestowanie zbyt wielu zasobów – czasu i pieniędzy – w zatrudnianie młodszych lub nawet średniego szczebla specjalistów na nowe oferty pracy. Niemniej jednak operacje sprzedażowe, np. mailingi czy rozmowy telefoniczne z leadami, mają być zarządzane codziennie. Zewnętrzny asystent może być „zajętą ​​pszczołą”, która będzie wspierać wewnętrzny zespół.

• firma jest nowa lub mała i nie może w pełni zapakować zespołu sprzedaży

Wykwalifikowani handlowcy mogą zażądać 60 000 USD rocznie za swoje usługi, więc zatrudnienie zespołu takich specjalistów może być nieopłacalne dla startupów, prywatnych przedsiębiorców lub nowicjuszy w branży. Wyjściem może być – zatrudnić jednego wykwalifikowanego sprzedawcę i zakontraktować kilku wirtualnych asystentów, którzy będą wykonywać zadania pod okiem menedżera.

• firma planuje ekspansję na nowym rynku geograficznym

Kiedy planujesz wejść na nowe rynki, jedną z trudności jest znalezienie pracowników, którzy potrafią rozmawiać z lokalnymi klientami w ich języku. Nie jest to duży problem w krajach anglojęzycznych lub tam, gdzie ten język jest powszechny, powiedzmy w Meksyku lub Indiach, ale jeśli zdecydujesz się zanurkować na Bliski Wschód lub Azję, bariera językowa może stać się kłopotliwą barierą dla sprzedaży. Zaleca się szukanie VA na lokalnych platformach zatrudnienia i zlecanie im mailingów, osobistej komunikacji z klientami lub sprawdzania treści.

• taniej jest zlecać niektóre prace na zewnątrz niż regularnie płacić za nadgodziny

Każda firma ma łatwe, ale bardzo czasochłonne i nudne zadania, na przykład ręczne wydrapywanie danych z Internetu. Zatrudnienie 1 lub 2 wirtualnych asystentów może być tańsze niż opłacanie dodatkowych godzin pracy wewnętrznych specjalistów.

• zespół jest już w 100% zdalny lub rozproszony na całym świecie

Jeśli firma nie posiada fizycznego biura, a jej pracownicy znajdują się na całym świecie, zatrudnianie wirtualnych asystentów sprzedaży ma jeszcze większy sens. Jedyne pytanie to zatrudnić pracowników z tych samych lub bliskich stref czasowych. W przeciwnym razie, gdy niektórzy mają siedzibę w Japonii, a inni w RPA, dość kłopotliwe będzie umawianie rozmów telefonicznych lub spotkań zespołu online.

Co robi wirtualny asystent sprzedaży?

Ilość pracy, jaką możesz przeznaczyć na wirtualnego asystenta sprzedaży, zależy od jego umiejętności i tego, jak uda Ci się dojść do porozumienia. VA mogą przyczynić się do każdego etapu lejka i lejka sprzedażowego, w szczególności:

• przeprowadzić badania prospektów

Poszukiwanie klientów nie jest łatwe, a firma może iść na wiele sposobów: ręcznie badać profile użytkowników w sieciach społecznościowych, uruchamiać kampanie lead gen, przeglądać agregatory, rejestry i katalogi firmy (istotne dla rynku B2B), sprawdzać komu sprzedają konkurenci, czytaj komentarze na YouTube, sprawdzaj słuchaczy podcastów, kupuj bazy kontaktów (zła opcja, ale jednak) lub – to wszystko na raz. Chociaż rutyna przeglądania nie jest trudną nauką, zajmuje dużo czasu, więc sprzedawcy z doświadczeniem w zbieraniu danych zrobią przysługę.

• wykonać badania konkurencji

Informacje te są niezbędne do dostosowania zarówno strategii, jak i taktycznych działań sprzedażowych – kampanii promocyjnych, projektów kreacji lub prezentacji sprzedażowych, mailingów i dystrybucji treści. Po sporządzeniu listy głównych konkurentów menedżerowie sprzedaży mogą opracować metodologię badawczą i przydzielić wirtualnych asystentów do wykonywania prac terenowych.

• uczestniczyć w badaniach rynku

Analiza obejmuje badanie postrzegania firmy lub marki przez klientów, badania trendów rynkowych, prospekty i tak dalej. Chociaż jest to odpowiedzialność marketingowa, specjaliści ds. Sprzedaży również mogą wnosić wkład w badania rynku. Na przykład – rozprowadzaj kwestionariusze wśród potencjalnych lub kupujących, zbieraj informacje zwrotne, organizuj grupy fokusowe i tak dalej.

• tworzyć i obsługiwać bazy leadów

Zarządzanie danymi to wyczerpujące zadanie. Nie tylko wymaga dokładności, uwagi i staranności – praca z informacjami oznacza, że ​​VA korzysta z narzędzi, np. Tableau, Azure, zna SQL lub inne języki zapytań i może samodzielnie pisać proste żądania w celu wydobycia niezbędnych informacji (najlepiej). To właśnie robią zazwyczaj analitycy danych, ale jeśli nie możesz pozwolić sobie na dedykowanego specjalistę do przetwarzania danych sprzedażowych, możesz zatrudnić do tej pracy doświadczonego technicznie asystenta sprzedaży.

• skonfigurować i utrzymywać CRM

Obsługa CRM to odrębna dziedzina pracy związanej ze sprzedażą. Przede wszystkim musisz zmapować ścieżkę klienta, procesy sprzedażowe, zdecydować o niezbędnych polach danych, etykietach itp. Wirtualni sprzedawcy mogą bardzo pomóc – badać najważniejsze POC, korzystać z Google Analytics i monitorować źródła ruchu na stronie, przygotowywać podsumowania kampanii lead gen , oblicz czas trwania ścieżki, średni czas do zamknięcia jednej transakcji. A potem – zagreguj informacje i prześlij je do CRM.

• skonfigurować automatyzację sprzedaży

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi: narzędzia do generowania i pielęgnacji leadów, narzędzia do uruchamiania kampanii e-mailowych, wyszukiwarka danych, planowanie treści, systemy dystrybucji itp. Ale bez integracji i prawidłowego ustawienia są bezużyteczne. Sprzedawca, który wie, jak „manipulować” wszystkimi tymi narzędziami, zaoszczędzi mnóstwo czasu i znacznie przyspieszy sprzedaż.

• adresować perspektywy

Zasięg jest jednym z najczęstszych powodów, dla których firmy zatrudniają VA. Komunikację można zautomatyzować, ale tylko do pewnego momentu. Dialogi z „ludzką twarzą” i dbałością o klienta są nadal ważne w sprzedaży – czasami nawet bardziej niż reklama czy drogie oprogramowanie do automatyzacji. Wirtualni asystenci mogą mieć duży wkład w budowanie relacji, np. przeprowadzać cold mailingi, pielęgnować leady za pomocą wysoce spersonalizowanych treści, śledzić transakcje i zapewniać wsparcie posprzedażowe.

• uczestniczyć w retencji klientów

Prawdopodobnie słyszałeś już, że nawet niewielki wzrost wskaźnika retencji zwiększa zyski firmy nawet o 95%. Nawet jeśli to w połowie prawda, dbanie o utrzymanie klienta jest warte pieniędzy, zgadzaj się. VA mogą przyczynić się do wzrostu LTV klientów, na przykład, wysyłając im spersonalizowane, angażujące wiadomości e-mail i zbierając informacje, na podstawie których można ustanowić program lojalnościowy.

• komponować raporty

Przetwarzanie danych skutkuje wszystkimi innymi atrybutami analizy – kompozycją tabel, wykresów, notatek, podsumowań, briefów, a nawet rozdziałów raportów sprzedaży.

• przygotować materiały sprzedażowe

Kto raz stworzył prezentację sprzedażową, wie, że to trudne zadanie. Nie tylko powinna być spójna i przekonująca, ale równie ważna jest jej część wizualna, np. wyrównanie tekstu, czcionki, obrazki i efekty. VA może pomóc uporządkować informacje, dzięki czemu klient otrzyma dobrze wyglądającą prezentację zamiast niechlujnych slajdów.

Dlaczego warto zatrudnić wirtualnego asystenta sprzedaży?

Ustaliliśmy już, że VA mogą wykonywać wiele zadań o różnym stopniu złożoności, ale dzieje się tak tylko wtedy, gdy przepływ pracy jest dobrze skoordynowany. Dlatego powinieneś:

• opracuj „pakiet” onboardingowy – zapisz opis obowiązków VA i udostępnij im firmowe konta pocztowe, listę narzędzi, z którymi można się skontaktować, aby uzyskać uprawnienia dostępu, procedury współpracy z marketingiem, zasady raportowania itp.
• wyznacz jasne zadania, KPI i terminy – niejednoznaczność i niepewność zabijają zaufanie i produktywność, więc dowiedz się, jakich dokładnych wyników oczekujesz od VA
• zgadzają się co do raportowania czasu pracy – podczas gdy niektórzy zgadzają się na instalowanie i używanie oprogramowania do śledzenia czasu, inni mogą uważać, że jest to upokarzające; ponieważ zapłacisz stawkę godzinową, w większości przypadków lepiej uzgodnić metodę śledzenia z wirtualnym sprzedawcą
• dawać informację zwrotną – zarówno uznanie, jak i krytyka są lepsze niż milczenie; jedynym celem jest znalezienie odpowiedniej formy do wyrażania zaleceń, aby VA pozostali zmotywowani i chętni do poprawy swoich wyników.

Jeśli uda Ci się te łatwe przygotowania, współpraca z wirtualną asystentką przyniesie następujące korzyści:

• mniejsze koszty pracy – zapłacisz za konkretne prace i przepracowane godziny, a nie za cały dzień z przerwami, pogawędkami z kolegami itp.; co więcej, Twoi kosztowni wewnętrzni specjaliści nie będą tracić czasu na wykonywanie pracochłonnych zadań manualnych
• mniejsze obciążenie pracą – możesz zatrudnić więcej wirtualnych asystentów sprzedaży podczas pracowitych sezonów
• zlecaj jednorazowe prace – zamiast zatrudniać nowych sprzedawców możesz zlecić na zewnątrz konkretne zadania, takie jak konfiguracje CRM
• zautomatyzowane procesy – możesz zatrudnić wykwalifikowanego VA na tydzień lub dwa, którzy kupią licencje i zintegrują oprogramowanie.

Aby znaleźć wirtualnego asystenta, możesz odwołać się do wszystkich popularnych stron internetowych z ofertami pracy, takich jak Workana, Upwork lub Indeed. W ogłoszeniu o pracę podkreśl w kopii, że szukasz „cyfrowego asystenta sprzedaży”, w przeciwnym razie osoby poszukujące pracy mogą pomylić Twoją firmę z fizycznym sklepem. Możesz uwzględnić następujące obowiązki, aby było to jeszcze jaśniejsze:

• zgłoś nowe zlecenia sprzedaży do systemu sprzedaży {wspomnij CRM}
• monitorować wydajność kont kluczowych
• koordynowanie informacji o klientach dla Account Executive
• załatwić formalności związane ze sprzedażą
• być pośrednikiem między klientami a sprzedawcami
• i nie zapomnij wspomnieć, że stanowisko jest całkowicie odległe i może zakładać umowę na czas określony.

Rozważ również wymienienie tych kwalifikacji:

• Licencjat z ekonomii, zarządzania, marketingu, administracji biznesowej {lub inny, który jest odpowiedni} z akredytowanej instytucji
• doświadczenie z {wspomnij CRM i/lub systemy bazodanowe}
• biegła znajomość MS Office, w szczególności MS Word, Excel i PowerPoint
• biegłość w G Suite.

Dodatkowe narzędzia do efektywnej pracy wirtualnego asystenta sprzedaży

Lekarz czasu

migawka pochodzi z Timedoctor.com

Jest to narzędzie do śledzenia czasu z pewnymi udoskonaleniami: CRM, opcja przechwytywania ekranu, automatycznie przygotowane arkusze czasu pracy i listy płac, alerty o rozproszeniu i tak dalej. Możesz zintegrować Time Doctor z oprogramowaniem do zarządzania projektami, takim jak Jita lub Trello, lub użyć go jako podstawowego narzędzia PM – tworzyć zadania i śledzić ich wydajność. Osoby fizyczne mogą zacząć od planu subskrypcji 6 USD na miesiąc.

Snov.io

migawka zaczerpnięta z Snov.io

To najlepsze oprogramowanie do automatyzacji wyszukiwania i docierania do wiadomości e-mail. Snov.io zajmie się wyszukiwaniem i weryfikacją wiadomości e-mail, planowaniem regularnych wysyłek, przechowywaniem treści wiadomości e-mail i uruchamianiem kampanii kroplowych całkowicie autonomicznie. Za pomocą tego narzędzia możesz utworzyć bazę danych leadów od podstaw lub zweryfikować bazę przed pokojówką, aby niepoprawne adresy e-mail dotarły do ​​listy mailingowej. Plan subskrypcji zaczyna się od 33 USD miesięcznie.

Luźny

migawka zrobione ze Slack.com

Slack to wygodna platforma komunikacyjna dla zespołów w biurze lub zdalnych. Możesz wykorzystać jego bibliotekę o nazwie Bolt do tworzenia własnych aplikacji i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji firmowej. Dialogi są zorganizowane w obszarach roboczych i możesz zapraszać nowych użytkowników, wysyłając łącza do obszaru roboczego. Slack, ale za więcej możliwości możesz zapłacić od 6,67 USD miesięcznie za 1 użytkownika.

Poznaj Edgara

migawka zaczerpnięta z Meetedgar.com

To narzędzie pomoże Twoim wirtualnym wirtualnym zarządzać wieloma kontami społecznościowymi. Tutaj mogą zaplanować udostępnianie nowych publikacji i śledzić wydajność treści – zobaczyć wyświetlenia i kliknięcia. MeetEdgar sprawdza się w wyszukiwaniu i podglądzie profili potencjalnych klientów, dzięki czemu handlowcy mogą wykorzystać go również jako element aktywności lead gen. Ceny zaczynają się od 19 dolarów miesięcznie.

ContentStudio

migawka pobrana z Contentstudio.io

Dzięki temu narzędziu możesz w pełni zautomatyzować zarządzanie treścią, np. wyszukiwać popularne tematy, zarządzać przygotowanymi artykułami i udostępniać publikacje na wszystkich swoich firmowych profilach społecznościowych. Dla wirtualnych asystentów sprzedaży ContentStudio ma specjalną ofertę – zagregowane informacje ze wszystkich skrzynek odbiorczych. Dzięki temu w jednym miejscu mogą znaleźć nowe bezpośrednie wiadomości z LinkedIn, Facebooka, Twittera i tak dalej. Płatna subskrypcja zaczyna się od 49 USD miesięcznie.

Calendly

migawka z Calendly.com

Calendly to udostępniany kalendarz dostępności. Przydatne jest uzgadnianie terminów z osobami spoza organizacji — inwestorami, klientami, dostawcami i tak dalej. Aby zaplanować spotkanie, VA musi udostępnić kalendarz z opcjami czasu prowadzenia i wzmianki. W ten sposób cel wybierze najdogodniejsze miejsce. Calendly ma darmowe i płatne subskrypcje, a list zaczyna się od 8 USD za użytkownika miesięcznie.

PicMonkey

migawka z Picmonkey.com

To narzędzie może być tymczasowym zamiennikiem projektanta. Z PickMonkey tworzysz lub edytujesz wizualizacje, np. markowe obrazy do publikacji lub postów na blogu, obrazy okładek witryn, kreacje reklamowe i tak dalej. Podstawowy plan wynosi 7,99 USD miesięcznie.

Zatrudnienie wirtualnych asystentów sprzedaży to dobra opcja zarówno dla małych firm, jak i dużych korporacji – podczas gdy ci pierwsi mogą skorzystać na niższych kosztach pracy, ci drudzy mogą odciążyć swoje wewnętrzne zespoły i osiągnąć większą skalę sprzedaży. Jeśli uda Ci się zorganizować dogodną współpracę, wirtualny asystent sprzedaży stanie się wartościowym członkiem Twojego zespołu sprzedaży.