Wirtualne pokoje danych: korzyści, zastosowania i narzędzia

Technologia zmieniła sposób funkcjonowania biznesu i pracy pracowników na całym świecie.

Różne nowe technologie, takie jak smartfony, SaaS, laptopy, tablety itp., promują cyfrowe miejsca pracy i pracę zdalną. Odgrywają one ogromną rolę w transformacji cyfrowej, umożliwiając zespołom pracę wydajniejszą niż kiedykolwiek.

VDR lub Virtual Data Rooms są jednym z elementów tej rewolucji technologicznej. Wirtualne pokoje danych całkowicie zmieniły sposób zawierania transakcji dla firm. W tym poście omówimy VDR, ich zalety, zastosowania i niektórych dostawców VDR.

Co to jest VDR lub Virtual Data Room?

Wirtualny pokój danych to przestrzeń online lub repozytorium, w którym organizacje przechowują poufne dane i pliki. Korzystają z VDR w przypadku przeprowadzania transakcji finansowych lub gdy mają do czynienia z podmiotem trzecim.

VDR to usługi pamięci masowej w chmurze, które umożliwiają udostępnianie prywatnych lub poufnych informacji partnerom, klientom i nie tylko.

Wirtualne pokoje danych wykorzystują silne metody szyfrowania, dzięki którym przechowywanie danych jest dość niezawodne i bezpieczne. VDR kodują dane przed przeniesieniem ich do chmury.

Pozwalają również wybierać spośród różnych ustawień ograniczeń i uprawnień do dokumentów. Zapobiega to kopiowaniu, udostępnianiu lub drukowaniu danych bez pozwolenia.

Wykorzystanie wirtualnych pokoi danych

VDR oferują miejsce na należytą staranność wymaganą podczas finalizowania transakcji biznesowej. Transakcje te dotyczą dokumentów i plików o dużych rozmiarach iw większych ilościach.

Większość z tych dokumentów ma charakter poufny i zawiera bardzo wrażliwe dane. VDR oferuje wszystkim zainteresowanym osobom niezawodny sposób wymiany i przeglądania dokumentów podczas negocjacji.

Aby firmy utrzymywały relacje biznesowe, wymagana jest częsta transmisja danych i zawieranie umów. Wirtualne pokoje danych zapewniają przechowywanie tych umów i udostępniają je w razie potrzeby.

Działają one jako scentralizowany punkt dostępu dla prawników, zewnętrznych i wewnętrznych regulatorów, księgowych i innych stron. Taki centralny system zmniejsza ryzyko opóźnień i błędów. Zapewnia również przejrzystość w komunikacji.

Korzyści z wirtualnych pokoi danych

Wirtualny pokój danych to idealne rozwiązanie dla każdej organizacji. Może pomóc firmom usprawnić proces udostępniania dokumentów i uczynić go znacznie bardziej wydajnym. Oferują one szeroki wachlarz korzyści, z których niektóre obejmują:

• Wydajne i bezpieczne udostępnianie krytycznych i prywatnych dokumentów i informacji biznesowych.
• Oferuj ochronę informacji organizacji.
• Bezpieczne i bezpieczne zarządzanie danymi i dokumentami.
• Dostępny dla wielu stron jednocześnie.
• Możliwe jest przesyłanie dużej ilości danych.
• Obsługa urządzeń mobilnych.
• Dostępna funkcja wyszukiwania precyzyjnego.

Następnie przyjrzymy się przypadkom użycia wirtualnych pokojów danych.

Przypadki użycia wirtualnych pokoi danych

Wirtualne pokoje danych mają zastosowanie we wszystkich obszarach związanych z pozyskiwaniem kapitału, transakcjami finansowymi i transakcjami biznesowymi. Rzućmy okiem na niektóre z głównych zastosowań VDR.

Technologia

VDR to bardzo przydatne rozwiązania dla branży technologicznej. Umożliwiają one największym organizacjom technologicznym udostępnianie danych i informacji między zespołami oraz ich rozpowszechnianie na całym świecie.

Rozwój korporacyjny

Strategie korporacyjne obejmują duże wykorzystanie tablic danych. Wykorzystanie VDR pomaga w identyfikacji trendów danych, które w innym przypadku pozostają niezauważone.

Bankowość inwestycyjna

Branża bankowości inwestycyjnej w dużym stopniu wykorzystuje wirtualne pokoje danych. Procesy takie jak pozyskiwanie kapitału, debiuty giełdowe oraz fuzje i przejęcia wymagają ogromnej wymiany danych, co sprawia, że ​​VDR jest koniecznością.

Sektor prawny

Branża prawnicza wiąże się z dużą ilością dokumentów. Jednak ta papierkowa robota przekształca się w dokumenty elektroniczne. W związku z tym w tej branży do gry weszły wirtualne pokoje danych do przechowywania, pobierania i udostępniania dokumentów prawnych.

Firmy księgowe

VDR pomagają organizacjom księgowym i audytorskim udostępniać klientom swoje konta i raporty z audytu za pośrednictwem bezpiecznej platformy.

Nieruchomość

Branża nieruchomości wiąże się z dużą ilością formalności i wymianą dokumentów. VDR pomaga w przechowywaniu i zarządzaniu tymi dokumentami bez żadnego ryzyka.

Wirtualne vs. fizyczne pokoje danych

Wcześniej, przed ewolucją technologii cyfrowej, używano fizycznych pokojów danych. Były one wykorzystywane do przechowywania krytycznych dokumentów, dokumentów własności intelektualnej i innych. Fizyczne pokoje danych były rzeczywistymi lokalizacjami fizycznymi.

Ale teraz, wraz z rozwojem technologii cyfrowej, dokumenty wirtualne lub elektroniczne zastąpiły dokumenty fizyczne. W rezultacie wirtualne pokoje danych zastąpiły fizyczne pokoje danych. Wirtualne pokoje danych mają wiele zalet w porównaniu z fizycznymi pokojami danych. Poznajmy kilka:

# 1. Różnica kosztów

Fizyczne pokoje danych wymagają wynajęcia lokalizacji i odpowiednich zabezpieczeń w celu ochrony dokumentów. Oznacza to, że wiązały się z tym ogromne koszty związane z wynajmem, utrzymaniem, ochroną itp.

Z drugiej strony wirtualne pokoje danych to rozwiązania chmurowe, które oferują możliwość bezpiecznego przechowywania ogromnych ilości danych. Wirtualny pokój danych jest znacznie bardziej opłacalny niż fizyczny.

#2. Czas pobierania danych

W fizycznych pokojach danych można sobie wyobrazić, jak trudne byłoby przeszukiwanie stosów dokumentów. Potrzebowałbyś godzin, aby to zrobić, nawet jeśli jest doskonale zorganizowane.

W porównaniu z tym, VDR pozwalają to zrobić płynnie iw ciągu kilku sekund. Każdy, kto ma uprawnienia dostępu do dokumentów, może wyszukiwać i pobierać dane natychmiast, bez czekania.

#3. Efektywność

VDRy pomagają poprawić efektywność zarządzania dokumentami, a tym samym procesami biznesowymi. Ponieważ pozwala dokumentom dotrzeć do wielu oferentów w niemalże krótkim czasie.

Ale kiedy mówimy o fizycznych pokojach danych, oferenci muszą zaplanować spotkania, aby uzyskać dostęp do pokoju. W ten sposób poziom wydajności byłby niski.

#4. Poufna komunikacja

VDR umożliwiają poufną i prywatną komunikację między stronami. Możesz odpowiadać na określone pytania z innej organizacji, nie zezwalając nikomu na dostęp do twoich informacji. Możesz udzielić dowolnej osobie pozwolenia na wgląd do Twoich dokumentów lub więcej.

#5. Śledzenie

VDR umożliwiają łatwe śledzenie widoków dokumentów. Jednocześnie jest to niemożliwe w fizycznych pokojach danych. Nie możesz kontrolować, kto przegląda który dokument. Ale wirtualne pokoje danych pozwalają zobaczyć, ile osób przeglądało twoje pliki. Otrzymujesz codzienne raporty na ten temat, co sprawia, że ​​śledzenie jest wygodne.

Wielu dostawców wirtualnych pokojów danych oferuje wspaniałe funkcje. Różne funkcje umożliwiają wydajne i efektywne zarządzanie dokumentami i plikami online.

Narzędzia wirtualnych pokojów danych

Przyjrzyjmy się najlepszym dostawcom wirtualnych pokojów danych, których możesz rozważyć.

iDeale

iDeals oferują sposób współpracy i bezpiecznego udostępniania krytycznych dokumentów biznesowych. Umożliwia przesyłanie plików za pomocą funkcji łatwego przeciągania i upuszczania. Możesz przesyłać pliki zbiorczo i oszczędzać swój cenny czas.

Obsługuje ponad 25 różnych formatów plików i umożliwia integrację z Eksploratorem Windows. Łatwe opcje wyszukiwania tekstu i filtry sprawiają, że wyszukiwanie danych jest znacznie wygodniejsze.

Ansarada

Ansarada to inteligentne wirtualne pomieszczenie danych, które działa znacznie więcej niż tylko rozwiązanie do przechowywania i udostępniania plików. Integruje się z innymi platformami, umożliwiając dwukierunkową synchronizację i oferuje funkcję przeciągania i upuszczania, która umożliwia szybkie przesyłanie dokumentów i plików.

Ansarada pozwala śledzić i kontrolować wszystkie swoje działania. Jest wspierany przez moc sztucznej inteligencji, która pomaga zautomatyzować raportowanie, przewidywać wyniki i nie tylko.

CapLinked

CapLinked zapewnia bezpieczne i proste rozwiązania do wirtualnych pokojów danych dla organizacji w celu bezpiecznego przechowywania dokumentów. Umożliwia natychmiastowe przesyłanie dokumentów i ograniczanie dostępu poprzez udzielanie uprawnień wybranym stronom.

Możesz przesyłać pliki zbiorczo, oszczędzając w ten sposób swój cenny czas. Zabezpieczenia na poziomie przedsiębiorstwa zapewniają, że Twoje krytyczne dokumenty są zawsze bezpieczne i chronione. CapLinked oferuje pokoje danych dla projektów, organizacji i przedsiębiorstw dowolnej wielkości i budżetu.

OneHub

Współpracuj łatwo i bezproblemowo ze współpracownikami, klientami i partnerami w bezpieczny sposób. Dzięki OneHub możesz bez obaw udostępniać prywatne informacje biznesowe.

Pozwala szybko przesyłać pliki za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”. Zaawansowane śledzenie aktywności umożliwia śledzenie wszystkiego w pokoju danych. Możesz mieć wysokiej jakości podgląd dla ponad 30 typów plików. Możesz łatwo usprawnić współpracę, przypisując zadania, przyznając uprawnienia i nie tylko.

Ten pokój danych jest wyposażony w szyfrowanie na poziomie banku.

Skrzynka

Box umożliwia bezpieczne zarządzanie licytacjami, fuzjami i przejęciami oraz umowami z najwyższą ochroną. Zawiera ponad 1400 integracji ułatwiających procesy. Pozwala poprawić wrażenia użytkownika, umożliwiając podgląd w przeglądarce i dostęp mobilny.

Jego zaawansowane zabezpieczenia zapobiegają nieautoryzowanemu dostępowi i zapewniają bezpieczny dostęp do dokumentów. Kontrola folderów i silne uprawnienia użytkownika śledzą podejrzane działania.

Ostatnie słowa

Widzisz więc, jak ważne i przydatne są wirtualne pokoje danych, gdy mówimy o dokumentacji krytycznej. Każda branża związana z elektroniczną dokumentacją i transakcjami potrzebuje bezpiecznych wirtualnych pokojów danych, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo dokumentów.

Możesz rozważyć dowolnego z powyższych dostawców VDR i bez obaw skupić się na pracy biznesowej.

Następnie możesz sprawdzić oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, aby zaoszczędzić godziny pracy.