Wykorzystywanie rachunków zysków i strat, bilansów, przepływów pieniężnych i pro form do zwiększania rentowności

Jeśli poważnie myślisz o zyskach, musisz prowadzić swój biznes według liczb. Ponieważ jakość Twojego produktu i/lub usługi powinna być dana, musisz teraz skupić się na liczbach, które pomogą Twojej firmie rozwijać się.

Przyjrzyjmy się zestawieniom finansowym i prognozom, a także konkretnym liczbom, które będziesz chciał wyzerować, aby osiągnąć swoje cele nastawione na zysk.

Wyznacz ambitny cel zysku

Na początek lubię wyznaczyć sobie duży, gruby, soczysty cel zysku na rok – znaczący krok w stosunku do poprzednich lat, ale wciąż jest to liczba, którą można osiągnąć.

Następnie zamieni cel zysku w budżet. Mogę zacząć od zaplanowania agresywnego, ale możliwego celu sprzedaży. Następnie mogę zaprojektować łączne cele wydatków dla każdej głównej kategorii biznesowej. Przyjrzę się sprzedaży bardziej szczegółowo, na przykład według kategorii, przewidywanej wielkości, cen i/lub klienta, aby zobaczyć, czy realistycznie mogę osiągnąć mój cel sprzedaży. Następnie przyjrzę się szczegółowo moim wydatkom w każdej kategorii, aby sprawdzić, czy są one zgodne z moim celem sprzedaży.

W tym momencie mógłbym uznać, że mój początkowy, duży, gruby cel zysku był zbyt agresywny, i zamiast tego zmieniłbym go z powrotem do kwoty, która jest bardziej realistyczna.

Po ewentualnej korekcie mojego celu dotyczącego zysku, utworzyłbym zysk i stratę pro forma, które są zasadniczo przewidywanymi zestawieniami dochodów, dla każdego miesiąca w roku. Stworzyłbym również cel bilansowy na koniec roku – jeśli biznes jest szczególnie złożony lub jeśli masz bank, który na to nalega, utworzyłbym bilans pro forma na każdy miesiąc w roku.

W przypadku firm, w których przepływy pieniężne są napięte, tworzyłbym prognozy przepływów pieniężnych, zarówno roczne, jak i miesięczne. Stworzyłbym roczny przepływ gotówki pro forma, a także miesięczny przepływ gotówki pro forma.

Rachunek zysków i strat pro forma

Pod koniec każdego miesiąca porównaj rachunek zysków i strat pro forma z faktycznym rachunkiem dochodów i dokładnie przeanalizuj liczby. Wiele małych firm ma tendencję do opóźniania tego zadania lub nawet odkładania go do momentu, w którym traci ono na znaczeniu. Na przykład, jeśli nie zajmiesz się badaniem styczniowego rachunku zysków i strat do trzeciego tygodnia lutego, będzie za późno, aby Twoje obserwacje doprowadziły do ​​znaczących zmian w lutym.

Jeśli sam składasz zestawienie dochodów, ty i ja wiemy, że masz milion rzeczy do zrobienia, a co za tym idzie masz milion powodów, aby nie zajmować się oceną swoich miesięcznych zestawień dochodów. To DUŻY błąd. Podobnie, jeśli masz w swoim zespole kogoś, kto jest przydzielony do sporządzania miesięcznego rachunku zysków i strat, istnieje duże prawdopodobieństwo, że ma on do wykonania szereg innych zadań i da ci wiele powodów, dla których zajmie mu to jeden, dwa, a nawet trzy tygodni, żeby się do tego zabrać.

Kiedy już masz rachunek zysków i strat za dany miesiąc, załaduj go do arkusza kalkulacyjnego, aby móc porównać go z rachunkiem dochodów pro forma. Następnie tworzysz analizę wariancji, która zasadniczo jest tylko liczbową różnicą między kwotą rzeczywistą i pro forma dla każdego elementu.

Przykład:

Sprzedaż za styczeń:
Rzeczywiste 3450 $
Pro-Forma 3500 USD
Wariancja - 50 USD.

Pierwszą rzeczą, na którą patrzę z analizą wariancji, jest to, czy sprzedaż jest wyłączona i dlaczego tak się dzieje. Potem zaczynam się zastanawiać, jakie zmiany mogę wprowadzić, aby zwiększyć sprzedaż na kolejne miesiące. Czy dany klient kupuje mniej niż w zeszłym roku? Czy istnieje linia produktów, która jest mniej skuteczna?

Następnie przyjrzę się ogólnym kategoriom wydatków. Na przykład, jeśli wydaję 50 procent więcej niż zaplanowałem na reklamy na Facebooku, ale mój całkowity koszt marketingu nadal mieści się w budżecie i osiągam cele sprzedażowe, nie będę się zbytnio przejmować. Z drugiej strony, jeśli koszty marketingu przekraczają budżet o 20 procent i podejrzewam, że ten trend może się utrzymać w przyszłym miesiącu, wtedy rozważyłbym wprowadzenie szybkich zmian.

Bilans pro forma

Tradycyjna praktyka biznesowa sugeruje tworzenie rzeczywistego bilansu na koniec każdego miesiąca. Jednak tworzenie rzeczywistego (lub pro forma) bilansu zajmuje dużo czasu, zwłaszcza jeśli masz zapasy lub należności. Rozważałbym pójście na skróty i nie tworzenie miesięcznego bilansu, chyba że Twoja sytuacja biznesowa naprawdę uzasadnia takie podejście (jeśli pożyczasz pieniądze od swojego banku, mogą one wymagać miesięcznego bilansu).

W każdym razie musisz stworzyć roczny bilans. Będzie to wymagane przez organy podatkowe, jeśli prowadzisz działalność inną niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, powinieneś stworzyć bilans, chociaż technicznie firma nie ma bilansu odrębnego od bilansu osobistego.

Bilans da ci migawkowy obraz kondycji finansowej Twojej firmy. Na przykład bilans pozwoli Ci szybko porównać całkowite zadłużenie z wartością netto firmy.

Cash Flow Pro Forma

Dzięki pro forma przepływów pieniężnych prognozujesz swoje zastosowania i źródła gotówki, aby pomóc określić, czy grozi Ci kryzys przepływów pieniężnych. Dlaczego to takie ważne? Wiele małych firm zdaje sobie sprawę, że kryzys przepływów pieniężnych zmierza do nich dopiero na bardzo późnym etapie gry. W rezultacie muszą dokonać drakońskich cięć wydatków, aby spróbować przetrwać.

Z drugiej strony firma, która tworzy i wykorzystuje przepływy pieniężne pro forma, może być proaktywna i podejmować wcześniejsze i mniej drastyczne działania, aby uniknąć kryzysu.

Działając według liczb

Rachunki zysków i strat pro forma, bilanse i przepływy pieniężne to oczywiście tylko prognozy – w prawdziwym świecie wyniki zawsze będą nieco inne.

Jednak pytania, które należy sobie zadać, to: Czy naprawdę rozumiem różnicę (odchylenie) między moimi zestawieniami dochodów pro forma a moimi rzeczywistymi zestawieniami dochodów? Czy różnica jest naprawdę znacząca i czy powinienem rozważyć wprowadzenie zmian, czy to tylko „szum”?

Na przykład, jeśli moja sprzedaż jest o 20 procent niższa niż moje prognozy pro forma i nie mogę znaleźć sposobu, aby je zwiększyć, to całkowicie obniżyłbym swoje wydatki na resztę roku i całkowicie przerobiłbym moje pro forma zestawienia dochodów.

Z drugiej strony, jeśli moje wydatki lub sprzedaż idą trochę wyżej lub niżej, mogę po prostu zanotować sobie w pamięci i powiedzieć zespołowi o skromnych zmianach, które chciałbym wprowadzić, ale nie poświęcać czasu i wysiłku aby przerobić rachunki zysków i strat pro forma.

Wreszcie, pod koniec roku, nawet jeśli nie osiągnąłeś dokładnego celu dużego zysku, ale jesteś gdzieś w pobliżu, powinieneś poklepać się po plecach, pochwalić swój zespół i świętować! Wszystkie trzy są rzeczami, o których sam zapominam.

Więcej informacji o sprawozdaniach finansowych i planach biznesowych

Więcej informacji na temat tworzenia sprawozdań finansowych i prognoz znajdziesz w moim kursie Rachunkowość i sprawozdania finansowe. Ten kurs zawiera instrukcje krok po kroku, próbki i szablony do tworzenia historycznych i pro forma rachunków zysków i strat, bilansów i przepływów pieniężnych.

Możesz również zainteresować się moim kursem Jak stworzyć biznesplan. Ten kurs zawiera instrukcje wideo krok po kroku, próbki i szablony do wypełniania pustych miejsc zarówno dla jednostronicowego biznesplanu, jak i pełnego biznesplanu.

Rachunkowość i sprawozdania finansowe oraz Jak stworzyć biznes plan to jedne z ponad 130 kursów zawartych w programie . Inne popularne kursy to Start-a-Business 101, Jak znaleźć pomysł na biznes i Kompletny przewodnik po marketingu cyfrowym. Możesz spróbować za darmo.