Kompletny przewodnik dotyczący korzystania z automatycznych systemów zgłoszeniowych

Jako właściciel firmy poprawa zadowolenia klientów ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest wdrożenie automatycznego systemu zgłoszeniowego, zwanego automatyczną sekretarką. Ten oparty na telefonie system może obsłużyć dużą liczbę połączeń, kierując je do odpowiedniego działu lub osoby, eliminując potrzebę obecności recepcjonisty na żywo. Dzięki temu jest skutecznym rozwiązaniem dla firm działających poza tradycyjnymi godzinami pracy.

Jeśli chodzi o poprawę zadowolenia klientów, firmy często podejmują różne kroki, aby ten cel osiągnąć. Jednak w obliczu dużej liczby próśb, obaw i skarg klientów nadążanie za nimi może być trudne. Na szczęście dzięki automatyzacji dostępne są teraz automatyczne sekretarki, które działają jako przedstawiciele obsługi klienta i obsługują wszystkie zapytania klientów w Twoim imieniu.

Automatyczne automatyczne sekretarki mogą uzupełniać rolę recepcjonisty, pomagając w rozwoju firmy, zarządzaniu relacjami z klientami i usprawnianiu procesów. Nie zastępują one potrzeby ludzkiej recepcjonistki. Działa jako cyfrowy recepcjonista, który jest dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby obsłużyć wszystkie zapytania klientów. Eliminuje to obawy o nieodebrane połączenia lub nieodebrane wiadomości, ponieważ usługa zajmie się wszystkim w Twoim imieniu. Ten przewodnik zawiera wyczerpujący przegląd wszystkiego, co musisz wiedzieć o usługach automatycznych sekretarek.

Jak przebiega proces korzystania z automatycznych sekretarek i jak one działają? Ten przewodnik zapewni podstawowe zrozumienie dla początkujących.

Co to jest automatyczna sekretarka?
Jak działa automatyczna sekretarka?
Co to jest odbijanie połączeń?
Korzyści z usług automatycznej sekretarki
Różne sektory korzystające z usług automatycznych sekretarek

Co to jest automatyczna sekretarka?

Kilka firm ma na pokładzie operatorów na żywo, którzy odpowiadają na telefony i zapisują kluczowe wiadomości od klientów. Takie firmy zazwyczaj polegają na automatycznych sekretarkach, które zajmują się telefonem, gdy operatorzy na żywo są zajęci innymi zadaniami.

Automatyczne sekretarki są idealne dla osób, które często odbierają ważne połączenia, ale nie mogą osobiście odbierać każdego połączenia. Krótko mówiąc, automatyczna sekretarka działa jako zamiennik tradycyjnej automatycznej sekretarki, obsługując prośby i zapytania klientów oraz udzielając szybkich odpowiedzi bez zmuszania klientów do oczekiwania.

Automatyczna sekretarka to narzędzie, które zarządza połączeniami przychodzącymi, w przeciwieństwie do automatycznej usługi telefonicznej, która obsługuje głównie połączenia wychodzące. Wykorzystuje zaawansowaną technologię sztucznej inteligencji, aby zapewnić klientom opcje samoobsługi, umożliwiając im szybkie otrzymywanie odpowiedzi na ich prośby lub zapytania bez konieczności czekania. To sprawia, że ​​jest to idealne rozwiązanie dla osób prywatnych lub firm, które odbierają dużą liczbę ważnych połączeń.

Jak działa automatyczna sekretarka?

Automatyczna sekretarka może być dostosowana do potrzeb Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy musisz akceptować płatności, kierować połączenia do różnych zespołów, czy wykonywać inne zadania, automatyczna sekretarka może to zrobić za Ciebie.

Innymi słowy, automatyczna sekretarka to cyfrowy recepcjonista, który może odbierać połączenia w Twoim imieniu, kierować klientów do odpowiedniego działu lub przeprowadzać ich przez szereg menu. Automatyczna sekretarka działa na ogół na trzy różne sposoby

• Odbieraj połączenia w Twoim imieniu, korzystając z istniejącego numeru telefonu
• Odtwórz nagrane powitanie, które jest dostosowane do wymagań Twojej firmy
• Przeprowadź klientów przez serię menu i zapytaj ich o zamiary oraz zbierz wszystkie istotne informacje

Automatyczna sekretarka może zebrać znaczną ilość informacji, przekazać je użytkownikowi, a następnie skierować dzwoniącego do odpowiedniego działu. Ponadto automatyczna sekretarka może również korzystać z funkcji odbijania połączeń, aby zarządzać połączeniami o dużej liczbie połączeń.

Co to jest odbijanie połączeń?

Odrzucanie połączeń, zgodnie z nazwą, to funkcja interaktywnej odpowiedzi głosowej (IVR), która automatycznie przekierowuje połączenie z jednego punktu do drugiego, gdy dany punkt końcowy jest zajęty. Jest to jedna z wielu form przekierowania połączeń.

Usługi automatycznej sekretarki można dostosować i dostosować do wymagań Twojej firmy i potrzeb każdego klienta. Jeśli chodzi o usługi odbierania połączeń, za każdym razem, gdy odbierasz połączenie, zostanie ono przekierowane bezpośrednio do operatora, który następnie zapyta dzwoniącego/klienta o imię i nazwisko oraz charakter połączenia.

Po uzyskaniu informacji operator sprawdzi, czy klient ma wpis w swojej bazie danych. Jeśli zostanie znalezione dopasowanie, operator skieruje klienta do odpowiedniej strony. Jeśli nie zostanie znaleziony żaden rekord klienta, operator usunie wiadomość klienta, a następnie przekaże ją klientowi za pomocą wiadomości tekstowej lub e-maila.

Korzyści z usług automatycznej sekretarki

Oprócz oszczędności na wysokich kosztach obsługi klienta i poprawy obsługi klienta. Automatyczna sekretarka oferuje kilka korzyści, takich jak

Profesjonalne obrazowanie

W zależności od potrzeb Twojej firmy możesz dostosować automatyczną sekretarkę, aby zapewnić szybką odpowiedź i poprawić profesjonalny wizerunek firmy.

Usługa odpowiadania na miarę

Automatyczna sekretarka może być używana do różnych celów, takich jak otrzymywanie płatności, planowanie spotkań, rejestrowanie próśb/skarg klientów, obsługa zapytań i nie tylko.

Oszczędności na kosztach operacyjnych

Automatyczna sekretarka działa jak cyfrowa recepcjonistka, która zbiera w Twoim imieniu wszystkie informacje o kliencie, eliminując potrzebę pośrednika lub agenta i ostatecznie zmniejszając koszty klienta.

Minimalna liczba nieodebranych połączeń

Nie każde połączenie wymaga obecności agenta. Automatyczna sekretarka może pomóc, ustalając priorytety ważnych połączeń i oszczędzając czas.

Oczekiwania dotyczące czasu oczekiwania/zarządzanie kolejkami

Klienci oczekujący w kolejce muszą wiedzieć, jak długo będą czekać, zanim ich prośba zostanie rozpatrzona. Automatyczna sekretarka może zapewnić oczekiwany czas oczekiwania w celu lepszego zarządzania kolejką.

Prostota i precyzja

Automatyczna sekretarka może łączyć klientów bezpośrednio z odpowiednim agentem lub działem, zadając im kilka prostych pytań.

Wiele opcji routingu

Wiele nowoczesnych automatycznych sekretarek ma wiele opcji tras, które skracają czas oczekiwania klientów. Pozwala to klientom ominąć kolejkę i porozmawiać bezpośrednio z wyznaczonym agentem, aby rozwiązać ich problemy.

Całodobowa obsługa klienta

Automatyczna sekretarka pozwala Twojej firmie być dostępną 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zapewniając klientom dostęp do obsługi klienta we wszystkich strefach czasowych.

Dodano możliwość sprzedaży

Automatyczne sekretarki są korzystne zarówno dla właścicieli małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw w celu poprawy i zwiększenia sprzedaży. Można tworzyć spersonalizowane wiadomości zwrotne, aby dostarczać klientom najnowsze oferty i aktualizacje produktów za każdym razem, gdy dzwonią.

Różne sektory korzystające z usług automatycznych sekretarek

Jak wspomnieliśmy wcześniej w artykule, nie ma znaczenia, czy jesteś właścicielem małej firmy, czy dużego przedsiębiorstwa, posiadanie automatycznej sekretarki pomoże Twojej firmie rozwijać się i rozwijać.

Firmy każdej rangi i wielkości mogą skorzystać z zalet automatycznej sekretarki, aby zaoszczędzić czas i obniżyć koszty operatora. Ponadto usługi te są idealne dla firm, które działają 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, mają ograniczone zasoby i/lub mają klientów międzynarodowych.

Ponadto usługi automatycznej sekretarki są w dużej mierze zależne od rodzaju usług oferowanych przez firmy. W oparciu o świadczone usługi, poniżej przedstawiono miejsca, w których można znaleźć najczęściej używane usługi automatycznej sekretarki.

MSME : średnie, małe i mikro przedsiębiorstwa (MSME) to jedne z najlepszych firm, które preferują usługi automatycznej sekretarki. Chociaż liczba połączeń telefonicznych może być mniejsza, nadal mogą oni czerpać korzyści z usługi sekretarki

Usługi HVAC : Usługi HVAC, takie jak hydraulicy, często odbierają telefony poza standardowymi godzinami pracy. Tutaj przydatna może być aktywna usługa. Automatyczna sekretarka może usuwać zapytania i istotne wiadomości.

Rozwijająca się/przechodząca transformacja firmy: firmy, które są na skraju transformacji lub aktualizacji, zwykle korzystają z usług sekretarki, które są elastyczne i mogą dostosować się do ich rosnących potrzeb biznesowych

Nieruchomość: Nieruchomości na ogół dzieje się poza pracą iw terenie. W tej chwili specjaliści od nieruchomości potrzebują kogoś w biurze do obsługi połączeń i zapytań klientów. Tutaj przydaje się dostosowana automatyczna sekretarka

Gabinety medyczne i dentystyczne: Dzięki surowym przepisom HIPAA dostawcy usług medycznych i dentystycznych muszą ściśle przestrzegać podczas zbierania informacji o klientach przez telefon. Tutaj możesz dostosować automatyczną sekretarkę zgodnie z przepisami HIPAA, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji o kliencie

Firmy ubezpieczeniowe: pracownicy ubezpieczeniowi, podobnie jak ludzie z branży nieruchomości, mają tendencję do pracy w dziwnych godzinach, aby lepiej dopasować się do harmonogramów swoich klientów. Dlatego w takich scenariuszach równie ważne są nawet telefony poza godzinami pracy. Skonfigurowanie usługi automatycznego odbierania połączeń pomoże w obsłudze tych połączeń i zapewni potencjalnym klientom potrzebne informacje.

Uzdrowiska i salony: W przeciwieństwie do starych dobrych czasów, współczesne spa i salony wymagają wcześniejszego umówienia się na wizytę. Skonfigurowanie automatycznej sekretarki i dostosowanie jej do własnych potrzeb ułatwi klientom umówienie się na spotkanie.

Krótko mówiąc, posiadanie automatycznej sekretarki to świetna opcja dla firm z wieloma obszarami operacyjnymi. Dlatego jeśli Twoja firma działa w różnych obszarach, posiadanie usługi sekretarki jest niezwykle pomocne w rozwoju Twojej firmy.

Wniosek

Usługi automatycznej sekretarki mogą stanowić uzupełnienie tradycyjnych agentów w call center i pomóc w rozwoju Twojej firmy na wiele sposobów. Dzięki automatycznej sekretarce masz cyfrową recepcjonistkę dostępną 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby obsłużyć wszystkie zapytania klientów. To sprawiło, że dla firm jeszcze ważniejsze jest posiadanie automatycznej sekretarki, aby mieć pewność, że nie przegapią żadnych ważnych połączeń, nawet jeśli nie są fizycznie obecni, aby odebrać telefon. Dzięki automatycznej sekretarce firmy mogą zapewnić, że wszystkie połączenia będą odbierane szybko i skutecznie, niezależnie od pory dnia i lokalizacji dzwoniącego.

Dysponując automatyczną sekretarką, możesz poprawić obsługę klienta, zwiększyć produktywność i usprawnić komunikację biznesową. Może również pomóc zaoszczędzić na kosztach operacyjnych, czasie i zasobach personelu oraz zapewnić profesjonalną obecność cyfrową 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Często zadawane pytania

Co to jest dialer IVR?

IVR Dialer to automatyczny dialer, który wybiera numery z danej bazy danych i odtwarza komunikaty IVR (Interactive Voice Response) po podłączeniu.

Co to jest automatyczna sekretarka?

Zautomatyzowany system zgłoszeniowy umożliwia Twojemu centrum obsługi odbieranie połączeń telefonicznych bez agenta obsługi klienta na linii. Zamiast odbierania połączeń przez zespół, automatyczna sekretarka korzysta z samoobsługi i zaawansowanej automatycznej sztucznej inteligencji.

Jaka jest funkcja automatycznej sekretarki głosowej?

Interaktywna odpowiedź głosowa to zautomatyzowany system telefoniczny, który łączy nagrane wcześniej wiadomości lub technologię zamiany tekstu na mowę z dwutonowym interfejsem wieloczęstotliwościowym (DTMF), aby zaangażować dzwoniących, umożliwiając im dostarczanie i dostęp do informacji bez pośrednika na żywo.