4 rodzaje polis płatnego czasu wolnego: jak wybrać właściwą

Chociaż wymagania prawne różnią się w zależności od lokalizacji, jeśli chodzi o oferowanie pracownikom płatnego czasu wolnego (PTO), utrzymanie polityki czasu wolnego jest absolutnie konieczne dla firm, które chcą przyciągnąć i zatrzymać największe talenty.

Jednak zważywszy, że wielu dzisiejszych pracodawców oferuje nieograniczoną liczbę PTO jako główny trend w miejscu pracy z oszałamiającą gamą niezwykłych dodatków, określenie, która polityka jest właściwa dla Twojej organizacji, może być trudne.

Które zasady dotyczące czasu wolnego są najbardziej atrakcyjne dla kandydatów, których chcesz zatrudnić? Jak zapewnić pracownikom czas potrzebny na naładowanie baterii, jednocześnie dbając o zaspokojenie potrzeb biznesowych?

Rodzaje polis PTO

Niezależnie od tego, czy jesteś start-upem technologicznym, firmą zajmującą się handlem detalicznym, czy organizacją non-profit, oto, co powinieneś wiedzieć o wyborze odpowiedniej polityki płatnego urlopu dla swojej firmy. Najpierw przyjrzyjmy się, jakie są Twoje wybory, jeśli chodzi o firmowe pakiety czasu wolnego, które można zorganizować i administrować za pomocą oprogramowania do zarządzania świadczeniami.

Zanim wybierzesz polisę odpowiednią dla swojej firmy, ważne jest, aby przyjrzeć się dostępnym opcjom.

1. Tradycyjne zasady dotyczące czasu wolnego

Tradycyjne zasady dotyczące czasu wolnego dają pracownikom przydzielony zestaw płatnego czasu wolnego dla określonych kategorii, takich jak urlop, dni chorobowe i dni osobiste.

Przydziały te mogą być oferowane jako dni lub godziny wolne w ramach każdej kategorii i mogą być uzupełniane w każdym roku kalendarzowym lub w rocznicę pracy pracownika. Wielu pracodawców stopniowo wydłuża czas wolny dla pracowników, którzy pozostają w firmie przez dłuższy czas.

2. Banki WOM

Podobnie jak w przypadku tradycyjnych zasad dotyczących czasu wolnego, banki POT oferują pracownikom przydzielony zestaw płatnego czasu wolnego na rok. Jednak tego typu zasady grupują dni wolne w jeden „bank”, w którym pracownicy mogą wziąć wolne w dowolnym celu, bez podziału na dni chorobowe, urlopowe lub osobiste.

Ta opcja jest dobrym wyborem dla organizacji, które chcą zmniejszyć obciążenie administracyjne związane ze śledzeniem PTO, jednocześnie oferując pracownikom określoną liczbę dni wolnych.

3. Nieograniczony WOM

Rosnącym trendem wśród pracodawców jest nieograniczony WOM. Pozwala pracownikom poświęcić czas, ponieważ potrzebują czasu bez określonej liczby przydzielonych dni.

Niezależnie od tego, czy wybierają się na ferie wiosenne, czy też potrzebują dnia wolnego na konferencje rodziców z nauczycielami, ta opcja zapewnia pracownikom elastyczność pozwalającą im oderwać się od biura przy minimalnym obciążeniu administracyjnym.

Często firmy, które przyjęły tę politykę, nie wymagają od pracowników śledzenia ani zgłaszania dni wolnych do działu HR lub innego kierownictwa, a zatwierdzanie czasu wolnego zależy od uznania kierownika każdego pracownika.

Tendencja ta jest szczególnie popularna w firmach technologicznych i start-upach, które nie mają infrastruktury HR ani przepustowości do zarządzania śledzoną i naliczaną polityką czasu wolnego.

Firmy, które nie oferują swoim pracownikom nieograniczonego płatnego czasu wolnego, mogą dołączyć plan darowizn PTO jako „dodatek”. Czasami nazywany programem dzielenia się urlopami, ten rodzaj planu pozwala pracownikom wspierać swoich współpracowników i członków zespołu, przekazując urlop innym osobom w przypadku choroby, konieczności wzięcia dłuższego urlopu w celu opieki nad członkiem rodziny lub bliską chorobą, lub zostały dotknięte klęską żywiołową.

Ponieważ wielu pracowników nie wykorzystuje całego przysługującego im czasu wolnego, polityka darowizn PTO pozwala im dobrze wykorzystać każdą z niewykorzystanych godzin lub dni, zamiast marnować je.

Plusy i minusy darowizn PTO

Plusy:

• Zwiększa morale i koleżeństwo pracowników
• Wymaga od pracowników dokładnego określenia, ile czasu wolnego będą potrzebować

Cons:

• Wymaga kompleksowych wytycznych od zespołu HR dotyczących tego, kto może przekazać darowiznę, ile dni można przekazać, kto może wnioskować o dni wolne od tego banku i jak rozliczać różnice w wynagrodzeniach
• Pracownicy mogą uważać, że jest to rozwiązanie „doraźne”, zamiast po prostu oferować więcej lub nieograniczony płatny czas wolny

Jak wybrać odpowiednią politykę urlopową dla swojej firmy

Wybór odpowiedniej polityki PTO dla Twojej organizacji zaczyna się od zadania sobie ważnych pytań dotyczących potrzeb biznesowych i pracowników. Poniżej znajdują się najważniejsze pytania, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze polityki płatnego urlopu dla Twojej organizacji.

Gdzie znajduje się Twoja firma?

Wiele miast i niektórych stanów utrzymuje własne przepisy dotyczące płatnego urlopu – zwłaszcza jeśli chodzi o czas choroby. Jest to ważne przy rozważaniu rodzaju polityki dotyczącej czasu wolnego w odniesieniu do miejsca, w którym znajduje się Twoja siła robocza.

Czy masz pracowników w miastach, które wymagają określonej liczby płatnych dni chorobowych? Czy masz globalną siłę roboczą i musisz rozważyć różne zasady WOM w różnych lokalizacjach? Zawsze zapoznaj się z przepisami stanowymi i lokalnymi przed podjęciem decyzji o płatnym urlopie.

Jaki rodzaj działalności prowadzisz?

Wybrana polityka PTO może się znacznie różnić w zależności od rodzaju posiadanej firmy. Jeśli chodzi o planowanie siły roboczej, zastanów się, która polityka PTO najlepiej odpowiada Twoim potrzebom biznesowym.

Na przykład, jeśli jesteś firmą budowlaną lub restauracją zatrudniającą pracowników na godziny, prawdopodobnie nie możesz zaoferować płatnego urlopu, który nie jest śledzony ani naliczany. Jeśli jednak jesteś startupem technologicznym, nieograniczone PTO jest znacznie bardziej możliwe ze względu na wspólny charakter pracy, a także możliwość pracy zdalnej.

Czy powinieneś oferować różne zasady dotyczące czasu wolnego dla różnych ról?

W zależności od typów pracowników w Twojej organizacji możesz oferować różne zasady płatnego czasu wolnego dla różnych działów lub ról.

Na przykład firmy detaliczne mogą zdecydować się na oferowanie różnych planów PTO dla pracowników korporacyjnych i kierowników sklepów. Możesz również rozważyć zaoferowanie więcej czasu pracownikom z dłuższym stażem. Bardziej hojna polityka PTO dla długoterminowych członków zespołu może być przekonującą zachętą do zwiększenia retencji.

Najlepsze praktyki przy wyborze polityki czasu wolnego

Bez względu na to, jaką politykę płatnego urlopu wybierzesz dla swojej organizacji, oto kilka wskazówek, jak zmaksymalizować jej skuteczność.

Określ oczekiwania dotyczące śledzenia i raportowania

Ważne jest, aby ustalić granice tego, w jaki sposób pracownicy żądają czasu wolnego i śledzą go.

Stwórz formalne wytyczne, które obejmują pytania takie jak:

• Z ilu dni/tygodni pracownicy muszą powiadomić swoich kierowników, zanim wezmą wolne?
• Czy istnieje maksymalna liczba dni wolnych, które pracownicy mogą wziąć jednorazowo?
• Kto musi zatwierdzać wnioski o urlop? Menedżerowie? HR?
• Czy pracownicy mogą spieniężyć swoje dni PTO na koniec roku lub kiedy odchodzą z firmy?
• Czy niewykorzystane dni PTO przechodzą na następny rok?

Zapewnij pracownikom narzędzia, których potrzebują, aby odnieść sukces

Czy będziesz wymagać od pracowników zgłaszania czasu wolnego za pomocą centralnej bazy danych lub oprogramowania śledzącego WOM? Jeśli tak, upewnij się, że pracownicy wiedzą, jak uzyskać dostęp do oprogramowania i jak z niego korzystać oraz jak współpracować ze swoim przełożonym lub zespołem HR, jeśli muszą ubiegać się o zgodę na urlop.

Ustanowić łańcuch dowodzenia

Kiedy pracownicy biorą wolne, może to stanowić szczególnie duże obciążenie dla zespołów jednoosobowych, które nie mają nikogo, kto mógłby ich zastąpić.

Upewnij się, że te zespoły czują się upoważnione do proszenia o czas poza biurem, ustalając priorytetową listę zadań, które nadal muszą zostać wykonane, nawet podczas PTO. Następnie zdecyduj, kto jest odpowiedzialny za wykonywanie tych zadań, gdy każdy członek zespołu jest poza biurem.

Ustaw święta firmowe

Podczas gdy płatne dni wolne są na ogół w gestii pracownika, większość pracodawców ma ustaloną listę świąt firmowych, w których biuro będzie zamknięte.

Jeśli Twoja firma znajduje się w Stanach Zjednoczonych, rozważ przyjęcie kalendarza świąt federalnych dla własnej organizacji i uzupełnij listę standardowych płatnych urlopów SHRM. Jeśli zatrudniasz globalną siłę roboczą, zastanów się, jakie inne harmonogramy urlopów możesz rozważyć w oparciu o lokalną kulturę.

Zastanów się, jak poradzisz sobie z FMLA

Decydując o polityce dotyczącej płatnego czasu wolnego, należy wziąć pod uwagę sposób, w jaki firma będzie traktować czas wolny, który podlega ustawie o urlopach rodzinnych i lekarskich .

Chociaż ten federalnie upoważniony urlop jest bezpłatny, prawo zezwala pracownikowi na wybranie go lub pracodawcy na wymaganie od pracownika wykorzystania naliczonego płatnego urlopu, zwolnienia chorobowego lub rodzinnego przez część lub całość okresu urlopu FMLA.

Niektóre firmy opracowują płatną politykę FMLA, a niektóre zdecydowały się na rozbicie różnych rodzajów urlopów w ramach tej polityki – takich jak plany urlopów macierzyńskich lub rodzicielskich. Niezależnie od tego, co ma sens dla Twojej firmy, pamiętaj o uwzględnieniu czasu FMLA w projekcie polisy dotyczącej płatnego czasu wolnego.

Udokumentuj swoją politykę płatnego urlopu

Upewnij się, że wszyscy znają i rozumieją zasady płatnego urlopu obowiązujące w Twojej organizacji — od kierownictwa, przez pracowników, po potencjalnych nowych pracowników.

Zareklamuj swój pakiet PTO w ramach świadczeń pracowniczych na firmowej stronie kariery i dołącz szczegółowe wytyczne do swojego podręcznika pracowniczego. Sprawienie, by zasady PTO były zrozumiałe i dostępne, pomoże Twojemu zespołowi uniknąć zamieszania i zgłaszania błędów w dłuższej perspektywie.

Czas się zrelaksować!

Bez względu na to, jaką politykę płatnego czasu wolnego wybierzesz dla swojej firmy, ważne jest, aby wziąć pod uwagę potrzeby biznesowe, wziąć pod uwagę dobre samopoczucie pracowników i zastanowić się, w jaki sposób plan WOM pasuje do pozostałej oferty świadczeń pracowniczych.

Podczas gdy zastanawiasz się nad odpowiednią ofertą PTO dla swoich pracowników, przejrzyj najlepiej oceniane oprogramowanie do ewidencjonowania czasu pracy, aby kontrolować czas wolny pracowników.

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany w 2019 roku. Treść została zaktualizowana o nowe informacje.