10 rodzajów wykresów i diagramów dla lepszego zarządzania projektami

Uwaga do artykułu: ten artykuł „10 rodzajów wykresów i diagramów dla lepszego zarządzania projektami” został opublikowany po raz pierwszy 1 grudnia 2018 r. Ostatnią aktualizację tego artykułu o nowe informacje przeprowadzono 7 lutego 2023 r.

Menedżerowie projektów to kluczowi gracze w każdej organizacji. Nawet drobne nieporozumienia lub brak koordynacji mogą mieć katastrofalne skutki dla powodzenia projektów. Co zaskakujące, wiele firm ma trudności z utrzymaniem bezproblemowego działania swoich projektów. To sprawia, że ​​zarządzanie projektami jest nieocenionym zestawem umiejętności, z którego mogą skorzystać wszystkie organizacje!

Zarządzanie projektami nie jest łatwym zadaniem. Żonglowanie mnóstwem zasobów, terminów, kamieni milowych i punktów budżetowych przy jednoczesnej ocenie potencjalnego ryzyka wymaga intensywnego skupienia i niezachwianej dbałości o szczegóły. Te cechy, które nawet najbardziej odnoszącym sukcesy organizacjom mogą być trudne do utrzymania przez długi czas! W przypadku zespołów zarządzających projektami, którym zależy na pomyślnej realizacji projektów, opłaca się zachować czujność podczas zarządzania wszystkimi powiązanymi czynnikami.

Skuteczne zarządzanie projektami wymaga przemyślanego podejścia i wykorzystania sprawdzonych narzędzi. Wiele wyzwań związanych z planowaniem fazy początkowej można złagodzić, będąc dobrze zorientowanym w korzystaniu z odpowiednich wykresów, wykresów i diagramów, które przedstawiają, w jaki sposób każdy komponent przepływa razem, tworząc zorganizowany system. Podjęcie tych kroków w kierunku inteligentniejszej pracy pomoże zapewnić płynny postęp w całym przedsięwzięciu!

Oto 10 rodzajów wykresów i diagramów dla lepszego zarządzania projektami.

Polecane dla Ciebie: Jak przeprowadzić analizę SWOT dla swojej małej firmy?

1. Analiza SWOT

Źródło obrazu: commons.wikimedia.org.

Analiza SWOT jest niezbędnym narzędziem. Zapewnia interesariuszom cenny wgląd w mocne i słabe strony projektu, a także potencjalne szanse lub zagrożenia. Daje kompleksowy przegląd zadań do wykonania. Umożliwia to kierownikom projektów efektywne planowanie zasobów w celu spełnienia wymagań. Dzięki skutecznemu czterotorowemu podejściu – mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia – SWOT może być używany jako najsilniejszy sprzymierzeniec w przygotowaniach do sukcesu!

Dzięki mocy analizy SWOT menedżerowie projektów mogą wznieść swoją grę na wyższy poziom. Mogą odkrywać, co robią konkurenci, i dostosowywać strategie w celu uzyskania lepszych wyników. Jest to łatwy sposób na wyprzedzenie w ogólnym zarządzaniu, jak również w pojedynczych zadaniach. Dzięki temu zespoły mogą pracować mądrzej i osiągać niesamowite wyniki!

2. Wykres Gantta

Źródło obrazu: commons.wikimedia.org.

Wykresy Gantta są nieocenionym narzędziem do zarządzania projektami. W przejrzysty sposób ilustrują poszczególne zadania i etapy danego projektu. Dzięki temu interesariusze mogą szybko uzyskać wgląd w złożone projekty. Wyświetlając zależności zadań w tych ramach czasowych, wykresy Gantta wyposażają również menedżerów w dokładne oszacowania, ile czasu może zająć każde działanie przed zakończeniem, co ułatwia pomyślne wykonanie.

W przypadku złożonych projektów z wieloma zadaniami i procesami zarządzania wykresy Gantta mogą pomóc kierownikom projektów pozostać na właściwej drodze. Wykresy te są skutecznym sposobem monitorowania wyników, poprawy komunikacji między zespołami, dokładnego określania terminów i maksymalizacji wydajności w celu osiągnięcia pomyślnego wyniku. Aby uzyskać jaśniejszy pomysł, możesz sprawdzić niektóre szablony wykresów Gantta tutaj.

3. Wykres Perta

Źródło obrazu: commons.wikimedia.org.

Opracowane w latach pięćdziesiątych XX wieku przez Marynarkę Wojenną Stanów Zjednoczonych wykresy PERT (tj. Technika Przeglądu Oceny Programu) stanowią pomocne narzędzie do oceny realizacji projektów. Wdrożenie tej techniki pozwala na rozbicie poszczególnych modułów na unikalne zadania. Pomaga to określić niezbędne kroki w kierunku lepszego zrozumienia postępów danego zadania – umożliwiając zespołom skuteczniejsze osiąganie celów!

Wykresy PERT zapewniają kierownikom projektów potężne narzędzie pomagające zmaksymalizować wydajność. Diagramy te, jasno określając zakres zadań, umożliwiają użytkownikom skuteczne zarządzanie złożonymi działaniami i określanie, ile czasu powinno zająć każde zadanie, przy jednoczesnym rozróżnieniu elementów krytycznych i niekrytycznych. Dodatkowo PERT usprawnia procesy, podkreślając równoległe czynności i szybko określając minimalny wymagany czas ich realizacji. To czyni go nieocenionym atutem dla organizacji na całym świecie.

4. Wykres Pareto

Źródło obrazu: commons.wikimedia.org.

Podejmując decyzje, kierownicy projektów często polegają na prostych wykresach, aby szybko i dokładnie zrozumieć dane. Chociaż w wielu przypadkach jest to skuteczne, czasami dostarczone informacje mogą nie być wystarczające do pomyślnego podjęcia decyzji. Wprowadź wykresy Pareto – potężne narzędzie, które może pomóc profesjonalistom biznesowym uzyskać dostęp do wszystkich informacji potrzebnych do trudnych wyborów!

Wykresy Pareto są nieocenionym narzędziem do zarządzania projektami, łącząc wykresy słupkowe i liniowe, aby zapewnić kluczowy wgląd w postęp analizy Six Sigma. Dzięki kompleksowej reprezentacji wizualnej umożliwia efektywną komunikację między różnymi zespołami zaangażowanymi w określone przedsięwzięcie – dostarczając im dokładnych informacji, dzięki którym mogą podejmować świadome decyzje.

Może ci się spodobać: Oprogramowanie do zarządzania zespołem firmy Monday.com — przegląd funkcji.

5. Wykres przyczynowo-skutkowy

Źródło obrazu: commons.wikimedia.org.

Wykres przyczynowo-skutkowy lub często nazywany Diagramem Fishbone zapewnia użyteczny sposób identyfikacji możliwych przyczyn problemu. Rozbija każdą potencjalną przyczynę na poszczególne kategorie, aby szybko i łatwo wskazać podstawowe problemy w środowisku projektowym.

Zidentyfikowanie pierwotnej przyczyny problemu może być trudne, zwłaszcza podczas zbierania pomysłów z zespołem. Na szczęście istnieje prosty sposób na wizualizację i organizację wszystkich sesji burzy mózgów – diagramy przyczynowo-skutkowe! To narzędzie oferuje wgląd w problemy, dzięki czemu mogą szybko pojawić się skuteczne rozwiązania bez marnowania czasu i wysiłku.

6. Karta kontrolna

Źródło obrazu: commons.wikimedia.org.

Jako potężne narzędzie kontroli jakości, wykresy kontrolne (często nazywane wykresami zachowań procesów) zapewniają kierownikom projektów nieoceniony wgląd w zmiany w danym procesie. Dzięki dokładnej analizie tego wykresu w czasie, potencjalne problemy mogą zostać zidentyfikowane i szybko skorygowane w celu uzyskania maksymalnej wydajności. Dzięki temu możliwe jest proaktywne utrzymywanie procesów na optymalnym poziomie. Dzięki temu firmy na całym świecie pozostają na dobrej drodze do pomyślnych wyników!

Wykres kontrolny to przydatne narzędzie do monitorowania sukcesu projektu poprzez pomiar zarówno wskaźnika wykonania harmonogramu (SPI), jak i wskaźnika wydajności kosztów (CPI). Dzięki tej wizualizacji można z łatwością dokładnie określić stabilność procesu. Więcej informacji na temat tworzenia karty kontrolnej można znaleźć tutaj.

7. Diagram macierzowy

Źródło obrazu: commons.wikimedia.org.

Diagramy macierzowe są nieocenionym narzędziem do utrzymania wysokich standardów zarządzania jakością. Przedstawiając relacje między różnymi grupami danych w siatce, diagramy te zapewniają wizualną przejrzystość złożonych procesów i zadań. Od prostych przepływów pracy do skomplikowanych relacji wiele-do-wielu, diagramy macierzowe umożliwiają organizacjom lepsze zrozumienie ich wewnętrznego działania. To czyni je niezbędnymi w arsenale każdej organizacji przeciwko niespełniającym norm wydajnościom.

Diagramy macierzowe to skuteczne narzędzia ułatwiające porównywanie nawet czterech zestawów informacji. To porównanie może służyć do podejmowania decyzji, zapewniając ustrukturyzowane podejście, które pomaga wizualizować relacje między grupami danych i ich wpływ na dowolne zadanie. Istnieją różne rodzaje diagramów macierzowych, w tym macierze prawdopodobieństwa, mapy kontekstu i analizy wpływu. Wszystkie mają pomóc w głębszym zrozumieniu trendów.

8. Schemat blokowy

Źródło obrazu: es.m.wikipedia.org.

Menedżerowie projektów starają się znaleźć praktyczne sposoby optymalizacji wydajności projektu, a schematy blokowe są w tym zakresie doskonałym narzędziem. Zapewniają wnikliwą wizualną reprezentację celów, działań i wyników związanych z konkretnym projektem – pozwalając na lepsze zarządzanie procesami i ogólną wydajność!

Schematy blokowe stanowią wizualną pomoc w promowaniu niezbędnej komunikacji w zarządzaniu projektami. Wykorzystując innowacyjny projekt, schematy blokowe wykorzystują grafikę w kształcie strzałek do oznaczania kierunku sekwencji i pomagają profesjonalistom skuteczniej planować nadchodzące wydarzenia lub zadania.

Schematy blokowe to świetny sposób na zorganizowanie się i maksymalne wykorzystanie czasu. Wykorzystując je w połączeniu z wykresami Gantta, skomplikowane projekty mogą być skuteczniej zarządzane poprzez tworzenie jasnych planów i delegowanie zadań zgodnie z ich wymaganiami dotyczącymi harmonogramu. Możesz sprawdzić, jak stworzyć podstawowy schemat blokowy tutaj.

9. Praca – struktura podziału

Źródło obrazu: www.flickr.com.

Każdy udany projekt opiera się na możliwości rozbicia złożonych zadań na prostsze, łatwiejsze w zarządzaniu komponenty. Struktura podziału pracy (WBS) pomaga zespołom to osiągnąć, zapewniając jasne ramy dla zrozumienia i realizacji ich projektów. Dzieląc duże cele na podzadania, WBS zapewnia przejrzystość w przedstawianiu skomplikowanych szczegółów potrzebnych do ukończenia każdego przedsięwzięcia. To zawsze daje ci tę kluczową przewagę!

WBS to wysoce skuteczne narzędzie do zarządzania projektami, zapewniające zorganizowaną hierarchię zadań w celu optymalizacji wykorzystania zasobów i maksymalizacji produktywności. Nakreślając zakres pracy i dzieląc go na możliwe do zarządzania części, WBS zapewnia strukturę do tworzenia powiązanych ram czasowych i zależności krytycznych dla pomyślnego zakończenia.

10. Harmonogram osi czasu

Źródło obrazu: en.wikipedia.org.

Usprawnij współpracę nad projektem dzięki wykresowi harmonogramu osi czasu! To intuicyjne narzędzie wyświetla złożone informacje w uporządkowanym i łatwym do zrozumienia formacie wizualnym, umożliwiając zespołom bycie na bieżąco ze statusem ich projektów. Jakieś zmiany? Żaden problem — po prostu zaktualizuj diagram, aby śledzić rezultaty w czasie rzeczywistym i natychmiastowy wgląd w zmiany osi czasu.

Tworzenie wykresu harmonogramu osi czasu jest istotną częścią każdego projektu. Dzięki temu menedżerowie mogą wyznaczać terminy, zachowując porządek i synchronizację zadań. Dzięki temu szczegółowemu narzędziu łatwo jest zdefiniować projekty w toku lub w przyszłości. To doskonały sposób na bezzwłoczne określenie oczekiwań! Możesz sprawdzić przykład szablonu osi czasu wydarzenia, aby uzyskać jaśniejszy pomysł.

Może Cię również zainteresować: Przegląd aplikacji EMERGE — jedno z najlepszych programów do zarządzania zapasami dla hurtowników.

Ostatnie słowa

Menedżerowie projektów polegają na różnych wizualnych reprezentacjach danych, aby skutecznie kierować projektami na każdym etapie. Te wykresy i diagramy występują w dwóch głównych odmianach; te, które odwzorowują procesy, oraz takie, które dostarczają szczegółów na temat poszczególnych zadań. Dzięki wizualnemu przedstawianiu informacji wykresy zarządzania projektami upraszczają złożone zestawy danych, dzięki czemu zespoły mogą je łatwiej szybko zrozumieć — zapewniając wgląd potrzebny do osiągnięcia sukcesu!

Kierownicy projektów mogą korzystać z tych wykresów, aby uzyskać zwięzły obraz swojego projektu i wcześnie zidentyfikować problemy. Pomaga im to ustalać osiągalne terminy, utrzymywać wymagany standard jakości i ostatecznie realizować udane projekty z maksymalną wydajnością.

Sukces zarządzania projektami zależy od właściwego planowania. Bez tego nawet małe projekty mogą szybko stać się niemożliwe do zarządzania, co prowadzi do kosztownych strat czasu i zasobów. Aby zmniejszyć ryzyko i zachować porządek przez cały czas trwania projektu, inteligentni menedżerowie używają wykresów i diagramów jako pomocy wizualnych, ustalając realistyczne cele i kamienie milowe do śledzenia postępów. Podejmując te kroki zapobiegawcze z wyprzedzeniem, podczas wykonywania zadania pojawi się mniej niespodzianek!