10 najważniejszych wskazówek, jak poprawić jakość danych Salesforce
Opublikowany: 2021-08-18Postępy w technologii komunikacyjnej zmieniły sposób interakcji firm i klientów. Według badań przeprowadzonych przez Teradata ponad 50 procent organizacji korzysta obecnie z siedmiu lub więcej kanałów, aby dotrzeć do swoich klientów. Im więcej kanałów używają Twoi klienci do interakcji z Tobą i im więcej kanałów wykorzystuje Twoja firma do zbierania od nich informacji, tym bardziej narażasz się na duplikaty i inne błędy danych wchodzące do Twojej bazy danych zarządzania relacjami z klientami (CRM). Na szczęście postęp w rozwiązaniach dotyczących integralności danych umożliwia zapobieganie tym błędom. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak w kilku krokach poprawić jakość danych Salesforce.
Branie odpowiedzialności za jakość danych
Chociaż każdy musi zrobić swoją część, aby zapewnić jakość danych CRM, często obowiązkiem administratora Salesforce jest łączenie odpowiednich narzędzi jakości danych z odpowiednim planem działania w celu ich wdrożenia.
Zasadniczo obejmuje to opracowywanie i egzekwowanie standardów jakości, szkolenie użytkowników w zakresie pracy z CRM, konsekwentne monitorowanie i czyszczenie danych w celu zachowania ich integralności oraz utrzymywanie otwartych linii komunikacyjnych. Skorzystaj z poniższych 10 wskazówek, które pomogą Ci stworzyć prosty, skuteczny plan działania.
10 najlepszych porad ekspertów, jak poprawić jakość danych Salesforce
- Monitor
Każdy, kto utrzymuje nawet niewielką bazę danych, zgodzi się, że jakość danych spada bardzo szybko i wykładniczo. Podczas aktualizacji istniejących rekordów użytkownicy czasami zastępują prawidłowe informacje błędnymi danymi lub po prostu przypadkowo zmieniają/usuwają informacje. Nowe rekordy, czy to wprowadzane ręcznie, czy importowane, niezmiennie zawierają pewną liczbę problematycznych pól, pomimo najlepszych działań zapobiegawczych administratora. Stale monitoruj bazę danych, aby zidentyfikować i poprawić błędne dane. - Ujednolicić
Każdy administrator danych powinien opracować standard jakości, który definiuje „złe” dane w swojej bazie danych, a także „dobre” dane. Standard to tak naprawdę zbiór reguł lub testów, które po zastosowaniu w bazie danych identyfikują złe dane, aw niektórych przypadkach automatycznie je naprawiają. Ale standardy zapobiegają również wprowadzaniu niewłaściwych danych, takich jak preferencje dotyczące skrótów i zasady formatowania nazw, adresów, stanów, kodów pocztowych itp. Po ustaleniu początkowego zestawu standardów należy stale dążyć do ulepszania i aktualizowania tych standardów, aby jakość pozostaje na wysokim poziomie bez względu na to, jak szybko rozwija się baza danych lub zmienia się biznes. - Deduplikuj
Zduplikowane rekordy — duplikaty — powodują zamieszanie, marnują czas i utrudniają użytkownikom uzyskanie pełnego obrazu relacji z klientem. Użyj narzędzia do zapobiegania duplikatom, aby regularnie wyszukiwać duplikaty w bazie danych i tworzyć scenariusze, które określają, co automatycznie zrobić z tymi duplikatami, takie jak łączenie ich, usuwanie lub wysyłanie alertów. - Oczyścić
Po zdefiniowaniu standardu jakości dla Twojej bazy danych, zidentyfikuj i zaimplementuj sprawdzone narzędzia do czyszczenia danych, które pomogą Ci go osiągnąć. Skorzystaj z rozwiązań innych firm, aby przeszukać bazę danych pod kątem rekordów, które nie są zgodne ze standardami jakości i je naprawić. Aby stale utrzymywać wysoki poziom jakości danych, automatyczne wyszukiwania i scalania należy przeprowadzać zgodnie z ustalonym harmonogramem — na przykład codziennie lub co tydzień, w zależności od szybkości zmian danych w organizacji. - Uprawomocnić
Nawet gdyby użytkownicy mogli wprowadzać lub importować w 100% czyste dane, nie zmieniłoby to faktu, że świat jest dynamicznym miejscem. Firmy się rozwijają, ludzie zmieniają pracę, firmy przenoszą się lub łączą. Dane kontaktowe, które były ważne zaledwie trzy miesiące temu, mogą teraz być nieaktualne. Wdrażaj procesy, które pomagają zapewnić terminowość danych, porównuj je z wiarygodnymi źródłami zewnętrznymi, gdy tylko jest to możliwe, i korzystaj z rozwiązania do weryfikacji poczty e-mail, aby upewnić się, że adresy e-mail są prawidłowe. - V erify
Po wykonaniu wyżej wymienionych zadań naprawczych należy sprawdzić, czy rekordy zostały odpowiednio zaktualizowane, a baza danych rzeczywiście spełnia wymagany standard jakości. Gdy to zostanie zakończone, pracownicy w całej organizacji mogą podejmować świadome decyzje, wiedząc, że można ufać danym, których używają do ich podejmowania. - Kształcić
Wykorzystaj każdą okazję, aby edukować użytkowników i menedżerów o znaczeniu jakości danych, broniąc przyczynę integralności danych dla organizacji, a także dla poszczególnych pracowników, którzy polegają na tych danych. - Egzekwować
Egzekwowanie tworzonych standardów , zapewnienie odpowiedniego szkolenia użytkownikom oraz ograniczanie dostępu do danych w razie potrzeby ma kluczowe znaczenie. Projektuj schematy z myślą o jakości danych. Oni powinni:- Zdefiniuj wymagane pola.
- Używaj automatycznie wypełnianych wartości domyślnych, gdy tylko jest to możliwe.
- Utwórz zależności pól i reguły przepływu pracy (np. jeśli istnieją A i B, to C musi istnieć).
- Kontroluj tworzenie obiektów: którzy użytkownicy mogą tworzyć Konta, Kontakty, Potencjalni klienci itp.?
- Zaimplementuj reguły walidacji, aby upewnić się, że dane są wprowadzane poprawnie.
- Nałożyć ograniczenia na dane Web-to-Lead.
- Porozumieć się
Jako administrator Salesforce jesteś ogólnie odpowiedzialny za odpowiadanie na pytania i powiadamianie użytkowników o zmianach w interfejsie użytkownika CRM (np. o dodaniu nowych pól lub całych ekranów), zmianach w konwencjach nazewnictwa, aktualizacjach zasad i standardów oraz wszelkich innych powiązanych do doświadczenia użytkownika. Stwarzanie wspierającej atmosfery, w której użytkownicy mogą swobodnie zadawać pytania, omawiać problemy i sugerować ulepszenia, będzie promować przyjęcie i przestrzeganie wytycznych przez użytkowników.
- Uzyskaj pomocną dłoń
Aby osiągnąć i utrzymać niezmiennie wysoki poziom jakości danych CRM, pamiętaj, że musisz wyjść poza standardowy zestaw narzędzi i wdrożyć zaawansowane aplikacje innych firm z funkcjami, które są tak skuteczne, że stają się Twoim najlepszym przyjacielem. Nawet postępując zgodnie z naszymi pierwszymi dziewięcioma poradami ekspertów, możesz zrobić tylko tyle, aby poprawić jakość danych bez pomocy specjalistycznego oprogramowania.
Sprostanie wyzwaniu poprawy jakości danych Salesforce
Wykorzystując moc Validity Connect, bogatego w funkcje pakietu rozwiązań do integralności danych, który obejmuje DemandTools, PeopleImport, DupeBlocker i BriteVerify, możesz stale uzyskiwać i utrzymywać wysokiej jakości dane Salesforce, którym każdy w Twojej organizacji może ufać.
