8 najważniejszych rzeczy do rozważenia przed zatrudnieniem usług zarządzania zdarzeniami i produkcji AV

W procesie zarządzania wydarzeniami ogromne znaczenie ma zatrudnienie odpowiedniego dostawcy usług zarządzania wydarzeniami, aby wydarzenie zakończyło się sukcesem. Twoja potencjalna firma zajmująca się zarządzaniem wydarzeniami i produkcją produkcyjną powinna być w stanie wykonywać wszystkie funkcje w najlepszy możliwy sposób.

Przy wyborze odpowiedniej firmy należy wziąć pod uwagę wiele czynników. W tym poście omawiamy główne elementy w tym zakresie, abyś mógł mieć najlepsze doświadczenie w zarządzaniu wydarzeniami.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy zatrudnianiu usług zarządzania wydarzeniami i produkcji AV

Jeśli posiadasz wszystkie umiejętności i sprzęt w swojej firmie, samodzielne zarządzanie wydarzeniami będzie kluczowe. Ale faktem jest, że większość firm woli zlecać swoje wydarzenia, aby uzyskać najlepsze wyniki. Jeśli jesteś jednym z nich, oto 8 podstawowych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy zatrudnianiu firmy zarządzającej wydarzeniami.

1. Koszt struktury

Zrozumienie, ile zapłacisz i co otrzymasz w zamian, jest podstawą każdego procesu decyzyjnego. W związku z tym należy zapytać potencjalnego dostawcę usług związanych z produkcją i zarządzaniem zdarzeniami o ich strukturę kosztów.

Ludzie używają setek sztuczek, aby ukryć inflację w swoich cenach, więc zadawanie właściwych pytań może pomóc. Czy pobierają opłaty godzinowe, czy na zasadzie „koszt plus”? A jeśli będą pobierać opłaty godzinowe, jak będzie działać ich opłata za zarządzanie?

Ponadto musisz porównać ceny różnych dostawców usług, aby podejmować świadome decyzje i uzyskać usługi przyjazne dla budżetu.

2. Narzędzia i sprzęt

W procesie zatrudniania firmy zajmującej się zarządzaniem wydarzeniami i produkcją audiowizualną ważne jest, aby wiedzieć o produktach. W związku z tym możesz poprosić potencjalnych usługodawców o zapewnienie renderowania, modeli 3D oznakowania i scenografii, układów, rysunków CAD itp. w trakcie całego procesu.

To pytania, które trzeba zadać przed podpisaniem umowy. Dostępność takich narzędzi i pomocy wizualnych może pomóc każdemu zaangażowanemu podmiotowi, w tym planistom, decydentom i kadrze kierowniczej.

Innym aspektem jest posiadanie wymaganych narzędzi i sprzętu. Zaobserwowano, że większość firm zajmujących się zarządzaniem produktami i wydarzeniami wynajmuje sprzęt od stron trzecich. Taka praktyka może zwiększyć koszty zarządzania wydarzeniami.

Dlatego upewnij się, że dostawca usług, z którym zawierasz umowę, powinien posiadać wszystkie wymagane narzędzia do zarządzania produkcją i zdarzeniami.

3. Doświadczenie załogi

Aby wydarzenie zakończyło się sukcesem, nie można ignorować roli doświadczenia załogi. Jeśli Twój wynajęty usługodawca ma niedoświadczonych członków w swoim zespole zarządzającym wydarzeniami, Twoje wydarzenie może napotkać problemy. Muszą rozumieć, co muszą zrobić w określonej sytuacji.

Firmy zajmujące się produkcją i zarządzaniem wydarzeniami często zatrudniają pracowników w niepełnym wymiarze godzin do obsługi różnych wydarzeń. Robią to, aby zaoszczędzić na kosztach transportu i zaangażować miejscową ludność. Dokładniej, gdy wydarzenia są poza stacją. Z tym aspektem może nie być problemów, jeśli organizujesz wydarzenie losowe, które nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Jeśli jednak Twoje wydarzenie tak się stanie, zatrudnij usługodawcę z doświadczoną załogą.

4. Awaryjny przebieg akcji

Tragedie mogą się zdarzyć w każdej chwili, a ich wydarzenia również mogą mieć wpływ. Kryzys może przybrać formę klęsk żywiołowych, takich jak trzęsienia ziemi i pożary lub stan aktów terroru. Planując wydarzenie, musi być plan radzenia sobie z takimi nieuniknionymi okolicznościami.

W związku z tym należy zapytać potencjalnego dostawcę usług o protokoły, które będą egzekwowane w takich okolicznościach.

5. Tryb próby

Dla prawidłowego wykonania w czasie imprezy niezbędne jest przećwiczenie wszystkich czynności i sprawdzenie, czy cały sprzęt działa prawidłowo. To zawsze pomaga uniknąć niespodzianek w ostatniej chwili.

Według ekspertów od zarządzania wydarzeniami, próby pozwalają upewnić się, że cały sprzęt działa poprawnie, wszystkie prezentacje są odpowiednio sformatowane, a impreza będzie przebiegać sprawnie. Dlatego musisz zapytać w tym zakresie swoich potencjalnych usługodawców.

6. Jeszcze wypróbować pomysły

Nie wiesz jeszcze o zarządzaniu nadchodzącym wydarzeniem Twojej firmy? Możesz zapytać potencjalnych usługodawców o pomysły, których jeszcze nie wypróbowali.

Pomoże Ci to uzyskać wiele innowacyjnych planów wydarzeń. Poinformuje Cię również o poziomie kreatywności poszczególnych usługodawców. Ponadto otwiera nowe kanały kreatywności i sprawia, że ​​doświadczenie twórców, planistów i uczestników jest zabawne pod każdym względem.

7. Czas konfiguracji

Planiści muszą wiedzieć, ile czasu zajmie przygotowanie miejsca. Ważne jest również uwzględnienie czasu instalacji, ponieważ musisz zatrzymać odpowiednią przestrzeń przez tak długi czas. Może się jednak różnić w zależności od rozmiaru, złożoności i zakresu wydarzenia.

Często widziano, że planiści tracą czas i ścigają się, aby dotrzymać terminu, co zwiększa koszty i może prowadzić do ćwiczeń przeciwpożarowych w ostatniej chwili.

Zatrudnij więc firmę, która potrafi dokładnie przewidzieć czas instalacji, dbając jednocześnie o podstawowe potrzeby ludzi.

8. Reputacja na rynku

Ogromne znaczenie ma wiarygodność i reputacja na rynku. Chociaż sprawdzenie wiarygodności usługodawców nie jest trudne, wielu usługodawców próbuje sfałszować swoje historie sukcesu, aby przyciągnąć klientów.

Musisz być świadomy tego aspektu i zawsze szukać platform do zbierania opinii, na których firmy nie mogą fałszować recenzji na swoją korzyść. Ponadto możesz sprawdzić ich konta w mediach społecznościowych i uzyskać informacje zwrotne od innych użytkowników, aby dowiedzieć się, co inni myślą o tym konkretnym dostawcy usług.

Aby sprawdzić ich wiarygodność i reputację na rynku, możesz poprosić ich o udostępnienie kontaktów swoim byłym klientom, abyś mógł dowiedzieć się o ich wiarygodności i uzyskać informacje zwrotne dotyczące ich usług.

Wniosek

Kluczem do sukcesu każdego wydarzenia jest zespół zarządzający wydarzeniami. Im wydajniejszy i lepiej wyposażony zespół zarządzający wydarzeniami i produkcją AV, który zatrudnisz, Twoje wydarzenie będzie bardziej udane.

Biorąc pod uwagę czynniki wymienione wcześniej przed zatrudnieniem takiej firmy, z pewnością skorzystasz na tym, że Twoje wydarzenia będą niezapomniane i opłacalne.