Spotkania biznesowe 101 – 7 wskazówek, jak poprowadzić skuteczne spotkanie

Mimo że spotkania są częścią naszych codziennych interakcji, nigdy nie wiemy, czym mogą być, superproduktywnym spotkaniem lub po prostu kolejnym spotkaniem, które jest bezużyteczne i marnuje nasz czas. Spotkania mogą zapewnić Ci dużo pracy lub zakończyć wiele spotkań i twierdzić, że nic nie zrobiłeś! W końcu nie możesz powiedzieć, że nigdy nie brałeś udziału w złym spotkaniu. Może byłeś tylko w jednym lub pamiętasz, kiedy spotkanie, w którym uczestniczyłeś, nie szło dobrze lub zaczynało się dobrze i kończyło się źle. Czy ludzie na spotkaniu spóźnili się? A może nie zwracali uwagi? Jest wiele pytań, na które należy odpowiedzieć, ale w tym artykule omówimy dalej, jak uniknąć tych drobnych błędów i przeprowadzić efektywne spotkanie, wykonując następujące kroki.

7 wskazówek, jak poprowadzić skuteczne spotkanie

Potrzebujesz spotkania?

Jeśli Twój zespół lub inni członkowie firmy są zniechęceni do udziału w spotkaniach, prawdopodobnie uważają, że spotkania nie są konieczne. Kiedy tak się dzieje, nie tylko marnujesz czas ludzi, ale także swój własny. Kiedy jednak wiesz, że musisz umówić się na spotkanie? Po pierwsze, czy usiadłeś, aby pomyśleć o tym, jak wygląda sytuacja w Twojej firmie? Jeśli nie, zaplanuj trochę czasu na samodzielne myślenie – tylko dla siebie. Nawet jeśli musisz zaplanować spotkanie, nadal będziesz mógł to zrobić później.

Nie musisz dużo myśleć, aby wiedzieć, gdzie jest Twoja firma. Zamiast tego możesz po prostu spróbować usiąść na co najmniej 10 minut i pomyśleć, czy poradzisz sobie ze wszystkim sam, czy nie. Następnie, jeśli potrzebujesz ingerencji z zewnątrz ze strony osób biorących udział w spotkaniu, wyślij wiadomość e-mail i zaplanuj spotkanie zaraz po. W końcu dzięki możliwościom spotkań online nie musisz planować spotkań twarzą w twarz; mogą być online.

Zaplanuj i zorganizuj swoje efektywne spotkanie

Wszystkie spotkania muszą być w jakiś sposób ustrukturyzowane, więc upewnij się, że publikujesz swoje cele i program, nawet jeśli zawiera kilka wypunktowań. Wybierz odpowiednią dla siebie ramę czasową i upewnij się, że jest to odpowiedni czas dla uczestników. Pamiętaj też, że chcesz uniknąć długich spotkań. Trudniej wpasowują się w harmonogramy ludzi i mogą zająć dużo czasu.

Przede wszystkim nie ma idealnego czasu na to, jak długo powinno trwać spotkanie, ponieważ możesz nigdy nie wiedzieć, jak napięty jest czyjś grafik, a czas trwania będzie zależał od ogólnego celu spotkania biznesowego. Jednak według statystyk, generalną zasadą spotkań powinno być to, że nie powinny trwać dłużej niż 60 minut i powinny trwać od 15 do 30 minut.

Alternatywnie, możesz szczegółowo omówić z uczestnikami, jak wyglądają harmonogramy. Jeśli masz mało czasu, spróbuj zorganizować krótsze spotkanie, a jeśli są bardziej wolne, zorganizuj dłuższe spotkania, do godziny.

Co więcej, gdy zauważysz, że masz krótsze spotkania, możesz zacząć rozdawać wizytówki każdemu, kto się spieszy. Umożliwiają to usługi drukowania wizytówek, dzięki czemu wszyscy są zaangażowani w wszelkie pytania, które mogą mieć po spotkaniu, zwłaszcza gdy się spieszą.

Ustaw program

Zdziwiłbyś się, ile spotkań faktycznie zaczyna się bez celu, i to jest moment, w którym uczestnicy będą zniechęceni do przyłączenia się. Program spotkania można podsumować na tablicy lub nawet ulotce, a następnie omówić na tablicy. Jednak przed rozpoczęciem spotkania każdy powinien wiedzieć, dlaczego jest tam, gdzie jest i jaki jest cel całego spotkania.

Agenda poprowadzi rozmowę i zapewni, że spotkanie nie zniknie z tematu. Tak więc, jeśli masz ustalony program przed rozpoczęciem spotkania, wszyscy od początku będą wiedzieć, co się wydarzy. Większość profesjonalistów biznesowych nie lubi uczestniczyć w spotkaniach, jeśli nie mają ustalonego planu. W rzeczywistości, zgodnie z badaniem, większość biznesmenów zgadza się, że jeśli nie ma agendy, spotkanie może szybko stać się chaotyczne. W końcu nikt nie chce iść na spotkanie, żeby omówić to, co robili wczoraj!

Zdecyduj, jak często powinieneś organizować skuteczne spotkanie

Spotkanie ma dwa ważne powody: albo po to, by nabrać rozpędu, albo zmienić sposób funkcjonowania firmy. Zmieniając kurs, rozumiemy przez zachęcanie do sesji planowania, negocjacji, wszelkich spotkań awaryjnych i nie tylko. Aby utrzymać rozmach, musisz także odbywać regularne spotkania, ale jak często musisz to robić? Zbyt częste spotkania nie są mądrym pomysłem i mogą być po prostu stratą czasu. Z drugiej strony, nie spotykanie się w wystarczającej ilości nie jest dobrym pomysłem, a ocena i doskonalenie są traktowane jako refleksja.

Ogólnie rzecz biorąc, nie ma powodu, aby spotykać się codziennie, ale organizowanie spotkania raz lub dwa razy w tygodniu jest idealnym wyborem. Na przykład, według Marka Zuckenberga, cotygodniowe spotkania są kluczowe dla utrzymania wysokiego poziomu wydajności w Twojej firmie. Ponadto najlepiej jest spotykać się codziennie, gdy pojawiają się nowi pracownicy, dopóki nie poznają własnej trasy. Ponadto, jeśli czujesz się zdezorientowany, możesz zadać następujące pytania, aby lepiej ocenić, ile spotkań musisz odbyć:

• Czy spotkanie jest pilne? Rób to codziennie.
• Czy spotkanie jest ważne, ale nie pilne? Spotykaj się regularnie, ale nie codziennie.
• Czy spotkanie jest pilne, ale nie aż tak ważne? Zorganizuj jednorazowe spotkanie.
• Twoje spotkanie nie jest ważne lub pilne? W ogóle nie miej spotkania; po prostu wyślij e-mail.

Wybierz mądrze, kim są Twoi odbiorcy

To doskonały pomysł na dzielenie się informacjami w całym zespole i pełne zaangażowanie wszystkich. Mimo to należy również wziąć pod uwagę wpływ spotkania na poziom produktywności i budżet. Załóżmy jednak, że chcesz zmniejszyć frekwencję na spotkaniach. W takim przypadku możesz rozważyć użycie narzędzia do zarządzania projektami opartego na współpracy, które pozwala całemu zespołowi zobaczyć, jak jego własne zadania wpływają na postęp projektu. Pomoże Ci to zaoszczędzić czas, ponieważ nie musisz aktualizować pracowników na temat ich postępów. Na przykład niektóre narzędzia do wspólnego zarządzania projektami, których możesz użyć, to:

• Trello
• Menadżer projektu
• Jira
• Wrike
• Monday.com i nie tylko

Bądź punktualny z czasem

Jak wspomnieliśmy wcześniej, każdy uczestnik spotkania może nie mieć zbyt wiele czasu. Dlatego musisz być bardzo punktualny, jeśli chodzi o czas. Na przykład, jeśli spotkanie rozpoczyna się o godzinie 10:00, nie przesuwaj go ani minuty później, ani nawet nie kończ po ustawionej godzinie zakończenia. Czas to pieniądz, a każdy, kto czeka, aby zgadnąć, kiedy spotkanie się rozpocznie, jest dużym zmartwieniem i marnowaniem zasobów. W końcu, jeśli ktoś chce być na czas, to zrobi.

Profesjonaliści na całym świecie szanują czas ponad wszystko. Na przykład, jeśli usiądziesz, aby porozmawiać z Billem Gatesem, da ci on tylko pięć minut, a jeśli musisz przedłużyć ten czas, ustawi kolejny minutnik na pięć minut. Ludzie odnoszący największe sukcesy na świecie są punktualni w zarządzaniu czasem, zwłaszcza na spotkaniach.

Co więcej, czas zakończenia jest tak samo ważny jak czas rozpoczęcia. Jeśli masz zwyczaj kończyć później niż czas zakończenia, większość ludzi będzie wiedziała, że ​​nie jesteś punktualny i nie traktujesz swoich spotkań poważnie. Krótko mówiąc, nie jesteś tu po to, by marnować czyjeś czas, w tym swój własny.

Nie zapomnij mieć dobrego nastawienia

Nikt nie chce uczestniczyć w spotkaniu, które ma złą kulturę organizacyjną, a to obejmuje złe nastawienie i wiele więcej. Oto, co możesz zrobić, aby wykazać się dobrym zachowaniem podczas spotkania:

• Bądź punktualny (na czas)
• Zwracanie bacznej uwagi na to, co inni mają do powiedzenia
• Słuchasz tyle, ile mówisz
• Bycie pozytywnym i energicznym
• Brać odpowiedzialność
• Szanowanie obecności innych
• Nie obwinianie innych za nic

Wykonując poniższe czynności, utrzymujesz pozytywne środowisko na spotkaniu i unikasz wszelkich konfliktów z innymi uczestnikami spotkania. W końcu każdy chce przebywać w towarzystwie pozytywnej i energicznej osoby.

Efektywne spotkanie – podsumowanie

Cóż, to wszystko na temat siedmiu wskazówek dotyczących prowadzenia skutecznego spotkania. Mamy nadzieję, że dobrze rozumiesz, co możesz zrobić, aby organizować lepsze spotkania w swojej firmie. Wiele osób będzie uczęszczać na spotkania i nawet nie wie, dlaczego na nie uczęszcza. Jest to zdecydowanie coś, czego nie chcesz, ponieważ ważne jest, aby spotkanie było zidentyfikowanie problemów organizacji i promowanie poprawy po zakończeniu spotkania. Spotkania są ważne, a jeśli znajdziesz odpowiednią równowagę podczas ich organizacji, wszyscy, łącznie z Tobą, chętnie w nich wezmą udział.