Wskazówki, jak włączyć gromadzenie wiedzy do codziennych przepływów pracy

W tym tygodniu na szczycie B2B firmy Forrester w Austin (moje pierwsze osobiste wydarzenie od lat), Jackie Palmer, wiceprezes ds. marketingu produktów w Demandbase, i ja rozmawialiśmy o niedogodnościach związanych z naszą obecną kulturą pracy i środowiskiem. Powiedziała mi, że dzień wcześniej słyszała wiadomość od jednego z moich kolegów, ale ponieważ była poza domem, jedząc kolację i napoje, odłożyła wiadomość, aby móc wrócić do niej później.

Zgodziliśmy się co do tych punktów: dzięki Bogu za drzemkę i jaka to ulga, że ​​możemy teraz zaplanować wysyłanie wiadomości (e-maile, wiadomości Slack DM, SMS-y itp.) w późniejszym czasie. Oba te przełomowe rozwiązania technologiczne pozwalają nam załatwić sprawy, kiedy pozwala na to czas, pozwalając zapracowanym profesjonalistom na szybkie kilka minut pracy tu i tam (na przykład podczas obiadu) bez całkowitego ugrzęźnięcia, gdy zadanie okaże się niewykonalne. mniej wielkości kęsa, niż początkowo się spodziewaliśmy.

Sprawdziłeś e-mail, ale nie masz czasu ani zasobów, aby natychmiast odpowiedzieć? Umieść go z powrotem w kolejce lub zaplanuj, aby pojawił się ponownie, gdy prawdopodobnie będziesz mieć wszystko, czego potrzebujesz. Masz pomysł, którym chcesz się podzielić z kolegą? Zapisz wiadomość, ale zaplanuj, aby dotarła do ich skrzynki odbiorczej, gdy na pewno będą skoncentrowani na pracy.

W zeszłym tygodniu opracowałem ramy zarządzania wiedzą osobistą i udostępniłem niektóre aplikacje z mojego zestawu narzędzi. Tym razem podzielę się kilkoma technikami przechwytywania wiedzy, które wykorzystują technologię, aby zapewnić, że odpowiednia informacja znajduje się we właściwym miejscu we właściwym czasie. (Uderza mnie, że jest to ten sam język, którego używamy, gdy rozmawiamy o pozyskiwaniu klientów i potencjalnych klientów do zaangażowania się w nasze treści).

Czy przeniosłeś się z domowych aplikacji do rozwiązań komercyjnych (lub odwrotnie)? Powiadom nas!

Weź udział w ankiecie dotyczącej wymiany MarTech 2022 już dziś!

Główną ideą wszystkich tych przepływów pracy jest to, że dla każdego rodzaju gromadzonych informacji — danych kontaktowych danej osoby, zadania do wykonania, wnikliwego artykułu, który chcesz znaleźć później itp. — masz jeden punkt końcowy z wieloma wejścia. Tak więc, bez względu na kontekst (wyciśnięcie czeku z telefonem komórkowym, pełna praca przy biurku, wielozadaniowość na wirtualnym spotkaniu itp.), masz łatwy sposób na dostarczenie tych informacji we właściwe miejsce, aby mogły wynurzyć się we właściwym czasie.

Wszechobecna forma

Jestem wielkim fanem formularzy do zbierania informacji, ponieważ dają tak wiele możliwości po drugiej stronie. Możesz pokroić i pokroić dane lub po prostu potraktować je jak dowolny tekst.

Rozszerzenie przeglądarki Zapier + ??

Zapier oferuje rozszerzenie do przeglądarki Chrome, które pozwala skonfigurować formularz, który będzie wyświetlany jako pasek boczny po prawej stronie obok tego, co robisz. Świetnym zastosowaniem jest to, gdy potrzebuję dodać nowe kontakty do mojej bazy danych lub gdy zbieram informacje o dostawcach, gdy szukam naszych raportów MarTech Intelligence Reports (MIR). Czasami taka informacja pojawi się, gdy ktoś przedstawi mnie komuś innemu przez e-mail. Innym razem zaczynam ten proces od wyszukiwania online na stronie internetowej.

W każdym razie, aby upewnić się, że informacje trafią we właściwe miejsce, klikam rozszerzenie Zapier dla Chrome, które daje mi pasek boczny, na którym mogę pobrać informacje z mojego głównego ekranu bez opuszczania tego kontekstu. W tej chwili chcę, aby informacje kontaktowe były przechowywane i dostępne z wielu różnych miejsc, więc używam zapora do wysyłania tego rodzaju informacji do Kontaktów Google, ClickUp, Airtable i (ponieważ testuję to teraz ) Ludowy. Wprowadzam go raz, klikam przycisk wysyłania i voila — koniec z duplikowaniem wprowadzania danych lub wycinaniem i wklejaniem. Nie jest idealny , ale bardzo pomaga.

Bo nus: Oto link do mojego zapora Zapier, który to robi, który możesz dostosować do własnej aplikacji

JotForm

Prosimy dostawców z kategorii, które obejmujemy w naszych raportach MarTech Intelligence, o wypełnienie formularzy, które wypytują ich o ich firmy i ich ofertę produktową w badanym przez nas sektorze technologicznym. Dzięki temu zadajemy te same pytania każdemu dostawcy, a w przypadku niektórych rodzajów pytań możemy zamienić odpowiedzi bezpośrednio na wykresy lub wykresy. W ostatniej części kwestionariusza pytamy o ich opinie na temat trendów kierujących kategorią jako całością. Te jakościowe informacje są dla mnie bardzo cenną informacją, więc używam Zapier, aby zapewnić, że ich odpowiedzi trafią do Mem, gdzie mogę je ujawnić podczas tworzenia konspektu i pisania.

Używam tych formularzy również wewnętrznie. Mają wiele możliwości, które czynią je potężniejszymi niż rozszerzenie przeglądarki Zapier, a jedną z najważniejszych jest możliwość korzystania z rozwijanych list, pól wyboru i przycisków radiowych. Tego typu dane wejściowe zapewniają, że otrzymujesz spójne, ustrukturyzowane dane, bez nieznośnych alternatyw lub błędów ortograficznych, literówek itp.

Dzięki tym spójnym danym znacznie łatwiej jest ciąć, kroić i analizować wynikowe dane bez robienia dużych porządków. Kiedy zbieram informacje o dostawcach w różnych kategoriach na wczesnych etapach badań MIR, korzystam z formularza, który wprowadza dane do Google Tables lub Airtable, gdzie mogę je później przeanalizować. Ustawię swój pulpit tak, aby po jednej stronie wyświetlacza znajdował się formularz, a po drugiej informacje przeznaczone do wprowadzenia. Ponieważ używam pól rozwijanych, takich jak „Kategoria oprogramowania”, w których mogę wybierać spośród różnych opcji, mogę później przyjrzeć się wszystkim firmom w tej kategorii obok siebie, chociaż podczas zbierania informacji mogę przeskakiwać z kategorii do kategorii.

Przekazywanie wiadomości e-mail lub BCCing

Jako marketer prawdopodobnie wykonujesz dużo pracy w e-mailach. Jednak interfejsy poczty e-mail — jakkolwiek dobrze zaprojektowane — nie są idealnym miejscem do ujawniania informacji, które udostępniasz i otrzymujesz pocztą elektroniczną. Tak więc, gdy zastanawiasz się, jakie elementy umieścić w swojej osobistej bazie wiedzy, upewnij się, że przekazywanie wiadomości e-mail jest obsługiwane jako sposób importowania informacji.

Za pomocą niektórych narzędzi, takich jak ClickUp, mogę UDW na określony adres e-mail, gdy wysyłam wiadomość związaną z konkretnym zadaniem, a ten e-mail (a także wiele odpowiedzi) zostanie umieszczony w polu „komentarze” zadania .

Nagrywanie + transkrypcja AI

To jest coś, czego używałem do wirtualnych spotkań (nie zapomnij uzyskać pozwolenia), webinariów lub wydarzeń, czatów na Twitterze, podcastów i tym podobnych. Po nagraniu mowy wrzuć ją do Otter lub Speak w celu automatycznej transkrypcji, a następnie zrzuć transkrypcję do nieustrukturyzowanego repozytorium (pamiętaj, aby zachować oryginalny dźwięk na wypadek, gdyby autotranskrypcja była mniej niż dokładna).

Przeczytaj to później

Używam Pinboard (ewolucja tego, co było pyszne) do przechwytywania dwóch rodzajów informacji: artykułów, które wyglądają obiecująco, ale obecnie nie mam czasu na ich przeczytanie, oraz artykułów, które przeczytałem, do których chcę się później odwołać — na przykład kiedy Składam coś, co piszę. Jeśli płacisz za konto „archiwum” (39 USD rocznie), Pinboard przechowuje lokalną kopię treści pod adresami URL dodanymi do zakładek. Później możesz znaleźć odpowiednie informacje za pomocą tagów lub wyszukiwania pełnotekstowego, nawet jeśli oryginalne źródło treści nie jest już online.

Wniosek

To tylko kilka ze sposobów, w jakie staram się, aby ważne informacje nie omijały mnie w ciągu dnia. Mam nadzieję, że podsuną Ci kilka pomysłów, które pomogą Ci usprawnić przepływ pracy. W nadchodzących tygodniach zajmę się organizowaniem i ujawnianiem tych informacji.