Praktyczne wskazówki usprawniające procesy biznesowe

Wiele czynników odgrywa rolę w budowaniu dobrze prosperującego biznesu, jednym z nich jest zarządzanie procesami biznesowymi. Proces biznesowy obejmuje kroki, które Twoja firma podejmuje, aby osiągnąć określone cele. Zarządzanie procesami biznesowymi oznacza ciągłe przeglądanie i ulepszanie każdej działalności Twojej firmy. W ten sposób zwiększasz ogólną wartość organizacyjną.

Rozwijając się, firmy stają się również bardziej złożone, angażując więcej osób w codzienne operacje i bardziej zróżnicowane oczekiwania klientów. W związku z tym kontrolowanie procesów może być trudne, ponieważ stają się one zmienne i złożone, zwiększając ryzyko dla firm.

Aby zbudować skalowalną firmę i iść naprzód, liderzy biznesowi muszą skutecznie usprawniać swoje procesy.

Dlaczego usprawnienie procesów biznesowych jest niezbędne dla rozwoju organizacji?

Firmy przechodzą ciągłą cyfrową zmianę w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym. Utrzymanie biznesu na właściwym torze jest trudne, a nieefektywne procesy mogą negatywnie wpłynąć na całą działalność biznesową. Wystarczy jeden nieefektywny proces, aby negatywnie wpłynąć na zasoby, zysk i jakość produktu.

Oto kilka korzyści z optymalizacji procesów biznesowych:

• Zapewniasz, że Twoja organizacja ma efektywny zespół i wymagane umiejętności, które pomogą Ci osiągnąć cele biznesowe;
• Ty i Twój zespół stajecie się bardziej produktywni;
• Otrzymujesz stałe podejście i wydajność dla swoich klientów;
• Twoja praca staje się przyjemniejsza;
• Skracasz czas pracy;
• Ograniczasz błędy.

Organizacje są często odporne na zmiany, co jest dość zrozumiałe, ponieważ wyjście ze strefy komfortu nie jest wygodne. Ale prawda jest taka, że ​​nie możesz oczekiwać sukcesu, jeśli nie wybierzesz dyskomfortu. Ustalenie dokładnych kroków w celu usprawnienia procesów biznesowych może okazać się trudne. Jak możesz być pewien, że robisz to dobrze? Na szczęście, zapisując się na program szkoleniowy, możesz rozwinąć umiejętności niezbędne do prowadzenia rozwoju procesu. Zdobywając certyfikat Green Belt, będziesz mógł realizować projekty usprawniające procesy w swojej firmie. Dowiesz się, jak usprawnić procesy biznesowe poprzez identyfikację, badanie i zmniejszanie problemów w procesach.

Praktyczne sposoby na usprawnienie procesów biznesowych

Mapuj istniejący proces

To oczywisty krok – przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w procesie, bardzo ważne jest, aby go zwizualizować. Mapy procesów mogą dać wizualną reprezentację przepływów pracy, a tym samym pozwalają lepiej je zrozumieć i zinterpretować, a następnie wprowadzić niezbędne ulepszenia.

Ten wizualny kąt procesów zapewnia szczegółową perspektywę elementów przepływu pracy procesu, takich jak odpowiedzialni pracownicy, zadania, systemy i narzędzia. W ten sposób łatwiej będzie Ci zidentyfikować problemy, które negatywnie wpływają na wyniki Twojej firmy.

Gdy już rozpoznasz, co jest nie tak, możesz podjąć działania w celu usprawnienia procesów.

Kilka narzędzi może pomóc w mapowaniu procesów, takich jak Lucidchart lub Microsoft Visio. Możesz też po prostu użyć papieru i długopisu – jeśli inwestycja w takie narzędzie nie wchodzi w rachubę.

Zacznij zadawać pytania dotyczące procesu

Ponieważ jesteś liderem biznesowym, prawdopodobnie masz jasny obraz tego, jak działają Twoje procesy. Jednak Twoi pracownicy mają największą wiedzę o Twoich procesach biznesowych. Dlatego kolejnym krokiem w doskonaleniu procesu jest zadawanie pytań pracownikom. Sprawdź, czy poprawnie znasz wszystkie szczegóły swojej mapy.

Perspektywa twojego pracownika na ten temat jest kluczowa, ponieważ pomaga ci nauczyć się rzeczy, których inaczej byś przegapił. Załóżmy, że chcesz usprawnić proces onboardingu klienta, skracając czas onboardingu. Ponieważ jesteś liderem, znasz etapy faktycznego procesu. Nie wiesz jednak, co prowadzi do opóźnień we wdrażaniu klientów. Gdy porozmawiasz z zespołem projektowym, rozwiążesz problem – Twój zespół sprzedaży nie używa poprawnie systemów do aktualizacji czasu projektu o nowych klientach.

Te szczegóły mogą wydawać się nieistotne, ale mają kluczowe znaczenie dla ulepszenia strategii procesu. A jedynym sposobem poznania tych szczegółów jest zadawanie pracownikom właściwych pytań. Należy skupić się na ustaleniu pożądanego rezultatu procesu, monotonnych aspektów, które można wyciąć oraz problemów, z jakimi spotykają się w codziennej pracy.

Zbadaj aktualny przebieg swojego procesu

Jest to prawdopodobnie najbardziej czasochłonny, ale niezbędny krok w ulepszaniu procesów biznesowych. Możesz użyć utworzonej mapy, aby ustalić luki i możliwości postępu w przepływie pracy, a następnie stworzyć plan bardziej efektywnego przeprojektowania rzeczywistego procesu.

Zadaj sobie pytanie, czy możesz obniżyć koszty, oszczędzając pieniądze, czas lub inne zasoby, i zastanów się, jakie zadania procesowe prowadzą do opóźnień w produkcji. Weź również pod uwagę zadania, które są powtarzalne i mogą być zautomatyzowane. To tylko kilka pytań, które możesz wykorzystać jako wskazówki do stworzenia skutecznej strategii procesu.

Przerób przepływ pracy procesu, aby wypełnić luki

Jeśli wykonasz wszystkie powyższe kroki, zdobędziesz wystarczającą ilość danych, aby rozpocząć tworzenie planu działania. Na podstawie informacji uzyskanych z analizy zapisz zmiany, które wypełnią luki w Twoim procesie i zwiększą wydajność operacji.

Współpracuj ze swoim zespołem procesowym, aby zidentyfikować najskuteczniejsze rozwiązania. Nie przeocz sugestii tylko dlatego, że wydaje się nieistotna – może mieć wpływ. Po utworzeniu listy wszystkich pomysłów i zmian, które możesz wdrożyć, zastanów się, w jaki sposób wpłyną one na wyniki procesu, a następnie ustal im priorytety zgodnie z wpływem na biznes.

Zautomatyzuj powtarzalne zadania procesowe

Redundancja zmniejsza produktywność – to tak, jak codzienne spożywanie tego samego posiłku. Brak kreatywności wpłynie negatywnie na Twoich pracowników. Informacje z analizy procesu można wykorzystać do oceny tych powtarzających się zadań procesowych i znalezienia sposobów ich automatyzacji.

Automatyzacja usprawnia przebieg procesów i przyspiesza procesy. Ponadto zwiększa produktywność pracowników, ponieważ mogą oni ukierunkować swoje wysiłki na robienie czegoś bardziej kreatywnego i wartościowego dla firmy.

Oceń efektywność zmian w przepływie pracy

Użyj kluczowych wskaźników wydajności, aby monitorować wydajność ulepszonych procesów. Jakie rezultaty przynoszą i jak są skuteczne? Czy operacje są wykonywane szybciej? Czy błędy się zmniejszyły? A co z pracownikami? Jak się poprawili? Czy są bardziej produktywni niż kiedyś?

Odpowiadając na te pytania, uzyskasz jasny obraz tego, jak Twoja strategia doskonalenia procesów wpływa na Twój biznes. W ten sposób będziesz wiedział, że wysiłek i czas zainwestowany w udoskonalenie procesów był tego wart.

Oczywiście doskonalenie procesów nie kończy się na tym i nadal trzeba szukać więcej możliwości dalszego ulepszania procesów. Jedynym sposobem, aby pozostać ponad konkurencją w ciągle zmieniającym się świecie, jest nieustanne ocenianie i ulepszanie swojej firmy.