Najważniejsze wskazówki dotyczące ochrony danych klientów

Niestety naruszenia danych dotyczące numerów kart kredytowych i innych informacji finansowych stały się zbyt typowe dla firm i klientów z różnych branż. Liczba naruszeń danych, które miały miejsce na całym świecie, dramatycznie wzrosła podczas pandemii, a dane klientów są teraz bardziej narażone niż kiedykolwiek. Naruszenia te mogą mieć konsekwencje dla organizacji każdej wielkości, w tym w branży fitness.

Informacje o kartach kredytowych klientów mogą być gromadzone na ogromną skalę lub na znacznie mniejszą skalę. Czasami może to być nawet stosunkowo niewielka pomyłka, która prowadzi do poważnego naruszenia bezpieczeństwa. Ponieważ tylko jedna osoba może zagrozić bezpieczeństwu firmy, siłownie muszą być przygotowane na ochronę swoich danych.

Głównym celem firmy fitness powinno być dbanie o swoich klientów i ich informacje. Inteligentne praktyki biznesowe i najnowocześniejsze środki bezpieczeństwa mogą pomóc chronić członków i firmę przed wszelkiego rodzaju oszustwami związanymi z kartami kredytowymi i kradzieżą danych. Mając to na uwadze, oto kilka najważniejszych wskazówek dotyczących cyberbezpieczeństwa.

Zawsze instaluj i aktualizuj odpowiednie oprogramowanie

Zainstaluj — i bądź na bieżąco — niezbędne oprogramowanie. Pierwszą linią obrony powinno być oprogramowanie antywirusowe, chroniące przed złośliwym oprogramowaniem i/lub oprogramowaniem szpiegującym. Należy jednak zadbać o to, aby była ona aktualna. Jednym z problemów wielu małych firm jest to, że inwestują one w oprogramowanie, którego albo nie potrzebują, albo nie chcą, albo którego nie rozumieją lub ostatecznie nie wykorzystują, i po prostu tam siedzi. Albo kupią produkt, ale nie zaktualizują go, co sprawi, że stanie się przestarzały. Ponieważ hakerzy zawsze zmieniają swoje strategie, masz największe szanse na pokonanie ich, jeśli często aktualizujesz. Jeśli masz wybór, zawsze wybieraj „aktualizuj automatycznie”, aby mieć pewność, że korzystasz z najbardziej aktualnego oprogramowania.

Jeśli nie chcesz zajmować się aktualizacjami w godzinach pracy (z oczywistych powodów możesz zazwyczaj ustawić automatyczne aktualizacje większości aplikacji o określonych godzinach, aby nie kolidowały z Twoim harmonogramem). Powinieneś również upewnić się, że wszelkie wtyczki, których używasz w swojej witrynie, są również regularnie aktualizowane. Cyberprzestępcy bardzo często atakują na przykład wtyczki WordPress.

Polecane dla Ciebie: Najlepsze praktyki dotyczące prywatności w Internecie: Jak chronić swoje dane cyfrowe?

Upewnij się, że Twoja sieć jest bezpieczna

Korzystaj z bezpiecznej sieci. Zainwestuj w bezpieczny, dedykowany serwer, który będzie używany wyłącznie przez Twoją firmę i jej pracowników. Chociaż udostępnianie serwera może być tańsze w perspektywie krótkoterminowej, korzystanie z bezpiecznej sieci znacznie zmniejsza ryzyko narażenia informacji klientów na atak. Nie można też przecenić znaczenia tworzenia kopii zapasowych danych. Unikniesz zniszczenia przez „ransomware”, rodzaj wirusa, który uniemożliwia dostęp do twoich danych – lub nawet grozi całkowitym usunięciem danych – chyba że zapłacisz okup.

Jeśli nie chcesz inwestować w serwer dedykowany, przynajmniej upewnij się, że korzystasz z sieci Wi-Fi, która jest chroniona hasłem i zaporą sieciową i dostępna tylko dla Ciebie i Twoich pracowników. Jeśli chcesz zapewnić swoim członkom i klientom dostęp do Internetu podczas pobytu na siłowni, możesz skonfigurować zupełnie inną sieć z innymi ograniczeniami dostępu i prywatności.

Szyfruj

Wszystko powinno być szyfrowane zawsze i wszędzie, gdzie to możliwe. Zainwestuj w najnowocześniejsze oprogramowanie szyfrujące, na jakie Cię stać, i dbaj o jego aktualność. Dobrym pomysłem jest również szyfrowanie wiadomości e-mail, jeśli wysyłasz lub otrzymujesz poufne informacje, a także wszelką komunikację online między Tobą a Twoimi klientami. Korzystanie z VPN to kolejny dobry sposób na dodanie poziomu szyfrowania do komunikacji.

Używaj silnych haseł

Twórz bezpieczne hasła. Zapomnij o czteroliterowych, łatwych do zapamiętania hasłach. Spraw, by były solidne i trwałe. Hasła powinny mieć co najmniej osiem znaków, a zaleca się, aby były dłuższe – 13 lub 15 znaków. Nie powinny to być pojedyncze słowa, ale raczej losowe, przy użyciu symboli, liczb i wielkich liter.

Jeśli naprawdę chcesz, aby Twoje hasła były jak najtrudniejsze do odgadnięcia i złamania, możesz skorzystać z bezpłatnych generatorów losowych haseł. Połącz to z menedżerem haseł, takim jak LastPass, i upewnij się, że wszyscy Twoi pracownicy są na tej samej stronie, a zrobiłeś wiele, aby wzmocnić dane swoje i swoich klientów.

Zniszcz dane, zanim się ich pozbędziesz

Przed wyrzuceniem zniszcz. Niektóre naruszenia bezpieczeństwa danych mają miejsce prosto z Twojego śmietnika. Recykling starych segregatorów i papieru to dobra ekologiczna praktyka, ale zawsze należy ciąć/niszczyć pliki, zanim się ich pozbędziesz. Jeśli zamierzasz ponownie użyć komputera, na którym wcześniej były przechowywane poufne informacje, użyj oprogramowania stworzonego specjalnie do tego celu, aby wyczyścić dysk.

Wycofując komputer z eksploatacji, należy ostrożnie wyjąć dysk twardy i zniszczyć go fizycznie. Jak zawsze, zanieś wycofaną z użytku elektronikę, a zwłaszcza komputery, do punktu recyklingu elektroniki, aby nie przyczyniać się do ogromnego problemu e-odpadów, przed którym stoi obecnie świat.

Może ci się spodobać: Ocena danych w badaniach: dokładność, precyzja i rodzaje błędów.

Przechowuj tylko te dane, których absolutnie potrzebujesz

Przechowuj tylko te informacje, których potrzebujesz. Sprawdź rodzaj przechowywanych danych i zdecyduj, czy rzeczywiście musisz je przechowywać. Chociaż imiona klientów są niezbędne, czy naprawdę potrzebujesz ich dat urodzenia? Rozważ usunięcie wszelkich materiałów, które nie są bezpośrednio związane z wymaganiami Twojej firmy. Powinieneś również ponownie rozważyć przechowywanie informacji o kartach kredytowych dla klientów. Większość firm naprawdę nie musi przechowywać danych kart kredytowych swoich klientów. W rzeczywistości prawdopodobnie nie powinieneś zapisywać informacji o karcie kredytowej.

Najbezpieczniejszym sposobem przechowywania informacji o kartach kredytowych jest przekazanie ich stronie trzeciej, która zajmuje się wyłącznie bezpieczeństwem danych kart. Te strony trzecie przechowują informacje o kartach kredytowych poza siedzibą firmy na bezpiecznych serwerach, całkowicie uwalniając firmy od kosztów przechowywania. Sprzedawcy nie muszą już martwić się o zabezpieczenie własnych sieci zgodnie z zewnętrznymi standardami, a ich odpowiedzialność jest znacznie ograniczona.

Zablokuj swoje twarde kopie

Kopie papierowe powinny być fizycznie zamknięte. Przechowuj dokumenty, dokumenty i zapisy bezpiecznie za zabezpieczonymi drzwiami. Dodanie kolejnych zabezpieczeń, takich jak klawiatura numeryczna czy nawet identyfikacja biometryczna, może znacznie poprawić bezpieczeństwo. Może to również pomóc zwiększyć zaufanie, gdy potencjalni inwestorzy odwiedzą Twoją firmę.

Możesz także rozważyć wykonanie cyfrowych wersji swoich kopii papierowych. Oznacza to skanowanie i przechowywanie dokumentów w chmurze, dzięki czemu możesz lepiej kontrolować dostęp i zarządzać wszystkim z centralnej lokalizacji.

„Możesz również rozważyć oprogramowanie zwiększające możliwości zarządzania i ochrony prywatności. Posiadanie kompleksowego programu do obsługi danych może znacznie ułatwić życie”. – w jednym z ostatnich wywiadów zasugerowała Mohsina M., właścicielka produktu Clubware.

Miej plan odzyskiwania po awarii

Stwórz strategię. Zarządzanie sytuacją kryzysową wymaga zrozumienia, co należy zrobić i kiedy to zrobić, niezależnie od rodzaju nieszczęścia. Z pewnością przyda Ci się pomoc specjalisty, aby zbadać uszkodzenia i dowiedzieć się, co i jak się stało. Od razu znajdź renomowaną firmę zajmującą się cyberbezpieczeństwem i zapytaj również o umowę serwisową. Często są w stanie uzupełnić Twoje obecne podejście do bezpieczeństwa i złagodzić konsekwencje aktywnego naruszenia bezpieczeństwa danych.

Dzisiejsi klienci oczekują jakości i niezawodności. W przypadku awarii systemu lub znacznego przestoju są bezlitośni. Klienci po prostu przeniosą się do konkurencyjnej siłowni, jeśli firma nie spełni ich oczekiwań. Prawdopodobnie narazisz się na szkodę swojej reputacji i dobrej woli, a być może napotkasz trudności w pozyskiwaniu przyszłych klientów, jeśli wystarczająca liczba osób wystawi Ci złe recenzje w miejscach takich jak Google i Yelp.

Planowanie odzyskiwania po awarii umożliwia organizacjom zachowanie wysokiego poziomu jakości usług w obliczu przeciwności losu. Odzyskanie starego klienta po katastrofie informatycznej może być praktycznie niemożliwe — straszna konsekwencja, o której wiele organizacji wie z pierwszej ręki. Zmniejszając ryzyko przestojów i utraty danych, Twoi klienci mogą mieć pewność, że otrzymają odpowiednią obsługę nawet w przypadku klęski żywiołowej.

Szkol swój personel

Personel powinien zostać przeszkolony w zakresie optymalnych praktyk. Pracownicy małych firm są często najsłabszym ogniwem między informacjami o klientach a naruszeniem bezpieczeństwa danych. Pracownicy powinni otrzymać podręcznik najlepszych praktyk, który określa, w jaki sposób mają zabezpieczać dane firmowe w każdym punkcie wejścia, w tym na komputerach i telefonach komórkowych na miejscu. Korzystanie z uwierzytelniania 2FA w przypadku wszelkiego dostępu poza witryną to kolejny dobry sposób na ograniczenie włamań i kradzieży danych.

Powinieneś także upewnić się, że właściwie edukowałeś personel siłowni na temat zagrożeń, jakie stwarzają takie rzeczy, jak phishing. Nie każdy przychodzi do pracy z takim samym poziomem zrozumienia i doświadczenia w zakresie cyberbezpieczeństwa; naprawdę nie trwa to długo, aby wyposażyć ludzi w wiedzę potencjalnie ratującą biznes. Istnieje wiele bezpłatnych zasobów online, które można wykorzystać do przygotowania własnych materiałów szkoleniowych z zakresu cyberbezpieczeństwa lub dostępnych pełnych kursów, które można łatwo przekazać swoim pracownikom.

Może Cię również zainteresować: Twoje hasło zostało ujawnione w wyniku naruszenia danych. Co zrobić teraz?

Wniosek

Naruszenie danych to koszmar dla organizacji i ich klientów. Nikt nie chce, aby jego dane zostały skradzione, a żadna firma nie chce ponosić za to odpowiedzialności. Chociaż nie wszystkim naruszeniom danych można zapobiec, właściciele siłowni mogą podjąć środki ostrożności w celu ochrony danych kart kredytowych swoich członków. Świadomość tego, w jaki sposób przestępcy uzyskują informacje i proaktywne ograniczanie dostępu do nich, może znacznie zmniejszyć ryzyko oszustw związanych z kartami kredytowymi i innych naruszeń danych, które mogą wystąpić w Twojej firmie i jej członkach.