6 wskazówek dla właścicieli firm, jak obsługiwać swoje projekty

„Własność” wiąże się z wysokim poziomem odpowiedzialności. Zarówno w sensie przypisywania sobie zasług za sukces, jak i odpowiadania za niepowodzenia. Istnieje również poczucie autorytetu w podejmowaniu ważnych decyzji.

Właściciel firmy wykorzystuje wyniki projektu. Odpowiadają również za koszty poniesione podczas wdrożenia. Projekty mogą również mieć wielu właścicieli. Oznacza to, że podzielą wydatki i będą reprezentowani w grupie sterującej.

Projekt może się dobrze układać bez pełnoetatowego udziału właściciela projektu. Jednak w przypadku ambitnych, złożonych i długotrwałych projektów Twój udział jest niezbędny. Musisz przejąć kontrolę nad swoją wizją i ogólnym kierunkiem projektu.

Zarządzanie projektem może być trudnym zadaniem. To dlatego, że prawdopodobnie pojawią się wyzwania i musisz być przygotowany na ich radzenie sobie. Jeśli na przykład nie posiadasz certyfikatów zarządzania projektami. Możesz również mieć certyfikaty, ale brakuje Ci doświadczenia świetnego właściciela lub kierownika projektu.

Pamiętaj, że nie ma doskonałych porad na każdą sytuację podczas obsługi projektów. Twoje rozwiązanie będzie zależeć od specyfiki Twojej sytuacji. Dlatego potrzebujesz przewodnika właściciela projektu, który pomoże Ci pomyślnie poradzić sobie z projektem.

Umożliwi Ci radzenie sobie z wyjątkowymi sytuacjami wynikającymi z charakteru projektu. A także kulturę Twojej organizacji. Zestaw zasad w przewodniku pokieruje Twoimi działaniami.

Jak obsługiwać projekty jako właściciel firmy

Prowadzenie projektów może być dość stresujące. Wynika to z wyzwań związanych z realizacją projektów w ustalonym terminie.

Projekty mogą się nie powieść bez planowania strategicznego i zarządzania. Może to spowodować, że porzucisz projekt, w który tak bardzo zainwestowałeś. Z tego powodu musisz podjąć środki ostrożności przed zainwestowaniem swoich zasobów. Poniższe wskazówki pomogą ci następnym razem lepiej radzić sobie z twoimi projektami.

1. Określ zakres i harmonogram projektu

To pierwszy krok na początkowych etapach projektu. Tutaj definiujesz, co chcesz osiągnąć. Wyznacz cele i zaznacz punkty nieobjęte zakresem. Wskazane jest spisanie wszystkiego, co jest ważne i może prowadzić do sukcesu. Pomyśl z szerokiej perspektywy, aby zwizualizować to, co będziesz wykonywać.

Opracowując zakres, zacznij od dużego i zawęź cel swojego projektu. Należy również pamiętać o zdefiniowaniu harmonogramu projektu. Ile czasu przeznaczysz na projekt i kiedy spodziewasz się, że zostanie ukończony? Są to pytania, na które należy odpowiedzieć na początkowym etapie.

Dlatego musisz oszacować czas dla każdego zadania w projekcie. Pamiętaj, że termin realizacji projektu jest stały i nie powinien się zmieniać. Na koniec przedstaw zakres projektu zainteresowanym stronom, aby uzyskać ich opinię.

2. Zapewnij potrzebne zasoby

Zapewnienie zasobów do realizacji projektu to zadanie właściciela projektu. Dlatego musisz sprawdzić, czy dostępne zasoby są wystarczające. Oceń inwestycje, maszyny, zasoby ludzkie i niezbędny sprzęt. Pomoże Ci to uświadomić sobie możliwe wąskie gardła we wdrożeniu.

Możesz zdać sobie sprawę, że członkowie zespołu potrzebują dodatkowych laptopów. Albo że interesariusze potrzebują dodatkowych godzin w sali konferencyjnej. Może się również zdarzyć, że członek zespołu ma problem ze zdrowiem. Musisz być dostępny, aby dostarczać rozsądne rozwiązania. Pamiętaj, że zarządzanie niedociągnięciami jest Twoim obowiązkiem.

Przykładem może być sytuacja, w której osoba pracująca nad większą częścią projektu ma nieoczekiwane powody do urlopu. Musisz mieć możliwość ich wymiany, zanim ich brak wpłynie na realizację projektu.

Upewnij się, że członkowie zespołu otrzymują to, czego potrzebują. Zapewni to postęp projektu bez zakłóceń.

3. Szkolenie nowych pracowników

Kiedy zatrudnisz nowych pracowników, nastąpi tymczasowy wzrost pracy. Nie będziesz w stanie od razu odciążyć zadań i ukończyć projektu na czas ani mieć wolnego czasu, o jakim marzyłeś.

Dzieje się tak, ponieważ nawet jeśli są wykwalifikowanymi ekspertami, nie od razu zaaklimatyzują się w Twojej firmie. To dlatego, że będą potrzebować czasu, aby poznać tajniki biznesu. Będą musieli zrozumieć Twoje oczekiwania wobec nich. Następnie będą musieli mentalnie ułożyć puzzle, aby dowiedzieć się, jak małe elementy składają się na twoje cele.

Więc nie oczekuj, że uderzą na ziemię pierwszego dnia. Jeśli Twoi pracownicy nie są doświadczeni, możesz zachęcić ich do poszerzenia swojej wiedzy. Możesz skorzystać ze szkolenia dotyczącego projektów firmy Microsoft dla początkujących, aby pomóc im w nauce obsługi projektów.

Szkolenie MS Project przeznaczone jest dla osób, które chcą zrozumieć pojęcie zarządzania projektami. Pomoże im samodzielnie organizować i tworzyć podstawowe raporty.

Szkolenia Microsoft Project pomogą im również nauczyć się planować i zarządzać projektami. Pod koniec szkolenia będą mieli całą podstawową wiedzę o tym, jak:

• Skonfiguruj pliki
• Śledź postęp
• Pracuj z widokami
• Przypisz zasoby
• Utwórz wykres Gantta

4. Śledź czas spędzony na zadaniach

Prowadzenie dokładnej ewidencji czasu spędzonego na zadaniach jest ważne, szczególnie jeśli jesteś freelancerem. Pomaga wiedzieć, które zadania trwają najdłużej. W ten sposób możesz znaleźć obszary do poprawy. Ma to również kluczowe znaczenie dla budżetowania, zwłaszcza jeśli płacisz za godzinę.

Czas śledzenia pomoże również w alokacji budżetu. Jak również określenie zakresu przyszłych projektów. Pamiętaj, że czas może łatwo uciec, gdy ludzie pracują. Z tego powodu dobrze będzie zaopatrzyć się w narzędzie do zarządzania projektami z możliwością włączania i wyłączania.

Może mieć również funkcję pokazującą godziny spędzone na pracy nad zadaniem. Będzie to bardzo pomocne przy zarządzaniu projektami.

5. Pobierz oprogramowanie księgowe

Śledzenie wydatków pomoże Ci zapanować nad przepływem gotówki. Pomaga również kategoryzować wydatki, dzięki czemu uzyskuje się jasny obraz tego, dokąd trafiają pieniądze.

Za pomocą oprogramowania można również przesyłać rachunki wydatków i rejestrować informacje ze zeskanowanych rachunków. Gwarantuje to, że nie przechowujesz papierowych paragonów, które można łatwo zgubić. Dobra aplikacja księgowa musi mieć moduł ewidencji czasu pracy.

Pomoże to w pobieraniu opłat od klientów w oparciu o czas spędzony nad projektem. Ewidencja czasu pracy pomaga w zarządzaniu projektem od czasu budżetowania. Pomaga również w fakturowaniu klientów.

Zapewni to, że nie zawyżysz ani nie zaniżysz kosztów klientów. Po zakończeniu projektu grafik umożliwia porównanie faktycznie przepracowanych godzin z pierwotnym budżetem. Pomoże to w dokładniejszym planowaniu następnym razem.

6. Popraw komunikację wewnętrzną

Pracując nad osiągnięciem wspólnego celu, Twój zespół potrzebuje środowiska do komunikacji. Ale umieszczenie ich w jednym pomieszczeniu nie będzie najlepszym sposobem na zrobienie tego. Odnosimy się do wzmocnienia komunikacji za pomocą oprogramowania online, takiego jak Slack.

Dzięki temu Twój zespół będzie komunikował się w czasie rzeczywistym bez względu na to, gdzie się znajduje. Pomoże to również zaoszczędzić czas i uniknąć marnowania czasu na spotkania ad hoc.

Ostateczne wynos

Projekty mają terminy. Niestety na etapie planowania i realizacji mogą pojawić się pewne wyzwania. Wyzwania te mogą opóźnić ukończenie projektu lub sprawić, że zrezygnujesz z projektu. Te sytuacje mogą nie znajdować się pod Twoją bezpośrednią kontrolą. Wierzymy jednak, że podane tutaj wskazówki, takie jak lepsza komunikacja, zarządzanie czasem i kilka innych, pomogą Ci lepiej zarządzać projektami następnym razem. Nawet jeśli nie jesteś bezpośrednio zaangażowany w projekt, jako właściciel, jeśli będziesz kontrolować te punkty, może to pomóc w sukcesie projektu i rozwoju firmy.