Wskazówki, jak zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi Internetu

Zgodność z przepisami online może wydawać się kosztowna, ale według Insights For Professionals pojedyncza niezgodność kosztuje firmy średnio 4 miliony dolarów. Wywiązywanie się z obowiązków compliance to jedno z najtrudniejszych zadań, przed którymi stoją współczesne przedsiębiorstwa, zwłaszcza te działające online. Jako właściciel firmy zajmującej się handlem elektronicznym musisz przestrzegać lokalnych i międzynarodowych zasad prowadzenia działalności online, odpowiednich dla Twojej branży. Ponadto musisz przestrzegać przepisów, takich jak prywatność danych konsumentów, dostępność stron internetowych i procesy transakcji elektronicznych.

Aby mieć pewność, że stoisz po właściwej stronie prawa, musisz opracować skuteczny plan zgodności i bezpieczeństwa. Pamiętaj, że przestrzeganie przepisów online jest kluczem do ochrony Twojej witryny e-commerce przed hakerami, procesami sądowymi, utratą zaufania klientów i szkodami finansowymi. Jeśli zakładasz sklep e-commerce lub chcesz rozszerzyć istniejący sklep, poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą Ci zapewnić zgodność z przepisami prawa online.

Bądź na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami

Przepisy prawne w Internecie ciągle się zmieniają, więc przestrzeganie przepisów nie jest czymś, co robisz raz. To ciągłe zadanie, które obejmuje monitorowanie zmieniających się zasad i przepisów dotyczących handlu elektronicznego oraz identyfikowanie obszarów, które mają wpływ na Twoją organizację. Ten proces obejmuje również dostosowywanie zasad, wdrażanie zmian zasad w Twojej firmie i śledzenie postępów. Mając to na uwadze, wyrób sobie nawyk badania zmian regulacyjnych, które dotyczą Twojej branży. A potem staraj się być na bieżąco z tymi przepisami. Zwykle, gdy jesteś gotowy na nadchodzące zmiany przepisów, nie będziesz się stresować, gdy zostaną narzucone nowe zasady online.

Polecane dla Ciebie: Najlepsze praktyki dotyczące prywatności w Internecie: Jak chronić swoje dane cyfrowe?

Przestrzegaj wymagań witryny

Niezależnie od tego, czy Twoja witryna ma na celu udostępnianie treści informacyjnych, czy sprzedaż towarów i usług, musisz podać szczegółowe informacje dotyczące marki lub osoby nią zarządzającej. Załóżmy na przykład, że prowadzisz sklep internetowy z butami. Przepisy dotyczące handlu elektronicznego wymagają podania nazwy firmy, danych kontaktowych, adresu fizycznego i informacji o produkcie. Ponadto musisz udostępniać informacje na temat zasad dostawy i anulowania, sposobu reklamowania swoich produktów i usług, tego, jak klienci zobowiązują się do zapłaty i jak zawierasz umowy.

Pamiętaj, że możesz zawrzeć wszystkie te informacje na stronach warunków. Niemniej jednak projekt, funkcjonalność i treść Twojej witryny muszą być zgodne z przepisami internetowymi. Możesz także chcieć uruchamiać pliki cookie, aby zbierać dane od odwiedzających witrynę, aby dowiedzieć się, w jaki sposób przeglądają. Niektóre pliki cookie umożliwiają dostęp do kont, linków do mediów społecznościowych, płatności i ukierunkowanego marketingu w oparciu o funkcjonalność witryny. Jednak zanim będzie można zbierać statystyki dotyczące użytkowników internetu, eksperci ds. zgodności zalecają napisanie polityki dotyczącej plików cookie. Informacja o plikach cookie powinna zawierać jasną definicję tego, czym są pliki cookie, jakie rodzaje plików cookie wykorzystujesz i jak ich używasz w swojej witrynie. Co najważniejsze, upewnij się, że użytkownicy Twojej witryny wyrażą zgodę, zanim będziesz mógł używać plików cookie do zbierania ich danych.

Mieć Politykę Prywatności

Prywatność danych stała się gorącym tematem w ostatnich latach wraz z wdrożeniem przepisów, takich jak RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) i CCPA (kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów). Chociaż te przepisy są wyjątkowe, mają jeden podstawowy wymóg: wszystkie strony internetowe gromadzące dane osobowe konsumentów powinny mieć politykę prywatności. Ale nawet jeśli nie gromadzisz danych, takich jak numery telefonów, adresy, nazwiska i adresy e-mail od odwiedzających witrynę, zdecydowanie zalecamy utworzenie polityki prywatności i umieszczenie linku do niej w stopce witryny.

Zasadniczo polityka prywatności zawiera jasne wyjaśnienie, w jaki sposób wykorzystujesz informacje o klientach. Jednak przepisy takie jak CCPA i RODO wymagają od właścicieli witryn nie tylko tworzenia polityki prywatności. Oczekują, że firmy internetowe będą dostarczać klientom kopie zebranych informacji. Powinieneś być również gotowy do usunięcia danych swoich klientów na żądanie. Warto zauważyć, że posiadanie polityki prywatności, oprócz tego, że jest istotną częścią regulacji e-commerce w różnych krajach, jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na zbudowanie zaufania klientów.

Nadaj priorytet ochronie danych konsumentów

Ochrona danych to kolejna ważna regulacja online, której nie chcesz przeoczyć. Jako właściciel firmy masz świadomość, że pojedyncze naruszenie ochrony danych może kosztować Twoją organizację dużo pieniędzy i zaszkodzić jej reputacji. Ponadto możesz spotkać się z wieloma procesami sądowymi złożonymi przez Twoich klientów. Dlatego podejmij odpowiednie środki w celu ochrony danych osobowych klienta, takich jak numery kart kredytowych, adresy fizyczne, dane kontaktowe, nazwiska i numery ubezpieczenia społecznego.

Nawet jeśli nie gromadzisz poufnych danych od konsumentów ani nie przetwarzasz płatności, warto wdrożyć skuteczne techniki ochrony danych, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji firmowych. Ten krok wiąże się z aktualizacją oprogramowania systemu i inwestycją w całodobowe usługi monitorowania Twojej witryny. Co równie ważne, szyfruj dane za pomocą certyfikatu SSL, aby zmniejszyć ryzyko uzyskania do nich dostępu przez cyberprzestępców. Zainwestuj również w bezpieczną platformę hostingową. Dzięki temu wiesz, gdzie są przechowywane Twoje dane, i tworzysz kopie zapasowe informacji gromadzonych i przechowywanych przez Twoją organizację.

Może Cię zainteresować: Zagrożenia dla prywatności, bezpieczeństwa i zdrowia w mediach społecznościowych oraz jak im zapobiegać.

Upewnij się, że Twoje warunki są przejrzyste

Chociaż strona z warunkami korzystania z usługi nie jest konieczna w niektórych krajach, dodanie jej do witryny to pewny sposób na przestrzeganie prawa. Jak sama nazwa wskazuje, strona z warunkami określa zasady Twojej witryny, od dostawy po zasady zwrotów. Idealnie byłoby, gdyby ta część Twojej witryny obejmowała podstawowe zagadnienia związane z Twoją firmą. Obejmuje odpowiedzialność, prawa i jurysdykcję firmy oraz kontrolę treści online.

Pamiętaj, że spisanie jasnych warunków może pomóc ograniczyć Twoją odpowiedzialność, gdy klienci złożą pozwy przeciwko Twojej firmie. W takich okolicznościach posiadanie warunków w witrynie daje również pełne prawo do posiadania treści opublikowanych w Internecie. Zazwyczaj zasady Twoich warunków będą zależeć od charakteru Twojej transakcji. Musi jednak zawierać wyłączenie odpowiedzialności ograniczające Twoją odpowiedzialność w przypadku błędu, informację o prawach autorskich, politykę zgody na pliki cookie, warunki cen i płatności oraz zasady anulowania zamówienia.

Chroń zawartość swojej witryny

Udostępnianie nowych i bogatych w informacje treści jest kluczem do skutecznego prowadzenia witryny internetowej. Publikowanie treści napisanych przez inne osoby może wydawać się idealnym sposobem na osiągnięcie tego celu, ale tak nie jest. Wykorzystywanie filmów, obrazów, tekstów lub plików dźwiękowych innych osób bez ich zgody może mieć poważne konsekwencje prawne. Aby uniknąć problemów z prawami autorskimi, upewnij się, że nie kopiujesz treści z innych witryn. Zamiast tego zatrudnij profesjonalnych twórców treści, aby napisali oryginalne treści lub przepisali istniejące treści, aby były autentyczne.

Jeśli musisz korzystać z filmów, tekstów lub obrazów, które już zostały opublikowane w Internecie, wyrób w sobie nawyk proszenia twórców o pozwolenie. Na przykład, jeśli chcesz użyć obrazów dostępnych online, upewnij się, że pobierasz licencjonowane bezpłatne obrazy z autentycznych stron internetowych, takich jak Shutterstock lub Getty Images. Możesz też kupić obrazy, aby uniknąć problemów prawnych, które mogą skutkować stratami finansowymi i złą reputacją. Podobnie musisz chronić swoje treści przed osobami, które mogą próbować skopiować je i opublikować na swojej stronie internetowej.

Aby Twoje treści były bezpieczne i zgodne z przepisami, należy odpowiednio zabezpieczyć swoją witrynę prawami autorskimi i dodać informację w stopce. Ta taktyka chroni Cię przed naruszeniem praw autorskich w sytuacji, gdy ktoś kopiuje i ponownie wykorzystuje Twoje obrazy, tekst lub filmy. Oprócz umieszczenia na swojej stronie oświadczenia o prawach autorskich, zarchiwizuj swoją witrynę za pomocą rozwiązań cyfrowych.

Według Davida Clee, dyrektora generalnego Mirror Web, „Archiwizacja Twojej zamkniętej lub publicznej witryny internetowej to doskonały sposób na wypełnienie obowiązków związanych z przepisami, przechowywaniem i zgodnością. Dzieje się tak, ponieważ cyfrowe rozwiązania do archiwizacji stron internetowych przechwytują, indeksują, przechowują i odtwarzają zawartość na łatwo dostępnej platformie SaaS. W ten sposób Twoja dokumentacja elektroniczna pozostaje zgodna z wymogami, poprawiając w ten sposób Twoje cyfrowe zachowanie i zapewniając, że zawsze jesteś gotowy do audytów w krótkim terminie”.

Może ci się również spodobać: Zgodność WooCommerce z PCI.

Nie zapomnij o zgodności płatności

Jeśli przetwarzasz płatności w swojej witrynie, musisz przestrzegać standardów PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standards). Większość firm wydających karty kredytowe nałożyła te przepisy, aby chronić konsumentów i właścicieli firm zaangażowanych w jakąkolwiek transakcję online. Standardy PCI obejmują POS i transakcje dokonywane online, zakupy kartą przez telefon i inne płatności bez użycia karty. Aby zapewnić zgodność ze standardami Payment Card Industry Standards (PCI), musisz zrobić coś więcej niż tylko stworzyć szyfrowane i bezpieczne transakcje. Twój obowiązek prawny polega na usunięciu historii płatności Twoich klientów udostępnionej telefonicznie i na papierze.

Warto zauważyć, że PCI DSS nie jest wymogiem prawnym. Ale ryzykujesz poważnymi konsekwencjami, jeśli nie zastosujesz się do jego protokołu. Załóżmy na przykład, że w Twojej organizacji doszło do naruszenia bezpieczeństwa danych. Dochodzenie wykazało, że nie postępujesz zgodnie ze standardami branży kart płatniczych. Będziesz podlegać roszczeniom ubezpieczeniowym, grzywnom i procesom sądowym. W rezultacie stracisz ogromną ilość pieniędzy, zaufanie konsumentów i wiarygodność biznesową.

Zgodność online może wydawać się kosztowna, ale nie można jej porównać do braku zgodności. Przestrzegając zasad i przepisów online, chronisz swoją osobistą lub firmową witrynę internetową przed cyberzagrożeniami. Zmniejszasz również ryzyko pozwu ze strony klientów, szkody dla finansów Twojej firmy i zniszczenia reputacji firmy. Mając to na uwadze, staraj się przestrzegać wszystkich przepisów dotyczących handlu elektronicznego nałożonych w Twoim regionie i na arenie międzynarodowej. Upewnij się, że Twoja witryna jest zgodna z bezpieczeństwem danych, standardami płatności i prywatnością danych konsumentów. Upewnij się również, że Twoje warunki są przejrzyste i mają politykę informowania o plikach cookie. Pomaga to odwiedzającym Twoją witrynę zrozumieć, jakie informacje od nich zbierasz i jak je wykorzystujesz.