Przydatność cyfrowej księgowości i konserwacji

Cyfrowa księgowość to proces, który firmy we Włoszech są w stanie wdrożyć od 2004 roku i bez cienia wątpliwości można powiedzieć, że po kilku latach przepisy stały się dojrzalsze i bardziej przejrzyste , ustanawiając procedurę cyfryzacji ksiąg rachunkowych w całym ich cyklu życia. Wybór cyfrowej księgowości daje znaczące korzyści w zakresie wydajności i cyfryzacji procesów : zobaczmy jak.

Obowiązujące przepisy odniesienia

Wartość fiskalna i cywilna dokumentu elektronicznego oraz jego cyfrowa konserwacja i przechowywanie została usankcjonowana i koordynowana przez podstawową normę , na którą składa się Kodeks Cywilny, Kodeks Administracji Cyfrowej (CAD – Dekret Legislacyjny z 7 marca 2005 r., n. 82 smi ) oraz Rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych „RODO”. Ponadto nie możemy zapominać o specjalnych i sektorowych przepisach referencyjnych dla dziedziny podatkowej, takich jak dekret ministerialny z dnia 17 czerwca 2014 r., który został doprecyzowany uchwałami i odpowiedziami Urzędu Skarbowego.

Istnieje również przepis techniczny, na który składają się techniczne zasady wdrażania CAD, tzw. AgID Guidelines , który reguluje tworzenie, zarządzanie i przechowywanie dokumentów elektronicznych i którego należy przestrzegać. Ponadto CAD stanowi, że obowiązki dotyczące przechowywania i wystawiania dokumentów przewidziane w obowiązujących przepisach należy rozumieć jako wypełniane do wszystkich celów prawnych za pomocą dokumentów elektronicznych, jeżeli związane z nimi procedury są zgodne z Wytycznymi.

Ale jakie są korzyści z cyfryzacji?

Wiele firm przyjęło już cyfrową księgowość i prowadzenie dokumentacji, ponieważ zapewniają one wiele korzyści, jak określono poniżej:

• redukcja kosztów i czasu potrzebnego na przetwarzanie papieru , od zużycia papieru i tonera do drukarek i kserokopiarek po zarządzanie archiwami papierowymi;
• usprawnienie i zoptymalizowanie procesów operacyjnych wraz z automatyzacją, uproszczeniem i redukcją typowych błędów ludzkich w zarządzaniu papierem oraz zmniejszeniem ryzyka utraty aktywów dokumentowych;
• autentyczność pochodzenia i integralność ksiąg rachunkowych , zapewniająca zachowanie pewności podatkowej i księgowej przez cały okres przechowywania;
• zoptymalizowana zdalna dostępność, wyszukiwanie, ekstrakcja i prezentacja dokumentów zarówno właściwym organom, jak i organom kontrolnym;
• zwiększone bezpieczeństwo, przejrzystość, niezawodność i współdzielony dostęp do ksiąg przez cały okres przechowywania;
• powiązanie elektronicznej pewności daty z księgami rachunkowymi poddawanymi procesowi utrwalania, z umieszczeniem znacznika czasu na indeksie pakietu archiwizacyjnego;
• przyjęcie przez firmę procesów opartych na zrównoważeniu środowiskowym poprzez digitalizację dokumentów;
• ewentualne delegowanie zadań Kierownika Konserwacji firmy oraz powierzenie czynności i procesu konserwacji wyspecjalizowanemu Usługodawcy Konserwatorskiemu.

Fazy ​​konserwacji i konserwacji, dwa różne momenty

Urząd Skarbowy, poprzez odpowiednią odpowiedź nr. 236 z dnia 9 kwietnia 2021 r. wydał ważne wyjaśnienie dotyczące prowadzenia i przechowywania ksiąg i ewidencji, stwierdzając, że zgodność z przepisami CAD jest obowiązkowa, a zatem również obowiązkowe jest zapewnienie zgodności z zachowaniem cyfrowym w ciągu trzech miesięcy od upływu terminu telematycznego złożenia rocznego zeznania podatkowego.

Wyjaśnienie Agencji było konieczne, aby wyjaśnić, że koncepcje i realizacja konserwacji i konserwacji pozostają odrębne, aczkolwiek umieszczone w ciągłości , również w świetle ostatnich zmian w art. 7 ust. 4 ćwierć dekretu z mocą ustawy nr. 357/1994 wprowadzony art. 12-lecia dekretu z mocą ustawy nr. 34/2019, który rozszerzył na wszystkie księgi i ewidencje księgowe ważność prowadzenia systemów elektronicznych lub mechanicznych bez obowiązku drukowania, co ma już zastosowanie do rejestrów VAT:

„[…] prowadzenie jakiegokolwiek rejestru księgowego z systemami elektronicznymi na dowolnym nośniku jest w każdym przypadku uważane za prawidłowe w przypadku braku transkrypcji na nośnikach papierowych zgodnie z warunkami prawa, jeżeli w momencie dostępu, kontroli lub audytu są one aktualizowane w ww. systemach teleinformatycznych i drukowane na wniosek organów postępowania iw ich obecności”.

Zmiany dotyczące prowadzenia dziennika, księgi inwentarzowej, zapisów pomocniczych, w których należy ewidencjonować składniki majątku i przychodu, zapisów pomocniczych magazynu oraz ewidencji aktywów podlegających amortyzacji nie zmieniły przepisów dotyczących ich przechowywania , ze szczególnym odniesienie do dokumentów informatycznych istotnych z punktu widzenia podatków, zgodnie z rozporządzeniem ministerialnym z dnia 17 czerwca 2021 r.

Wniosek Urzędu Skarbowego w swojej opinii

Agencja, w swojej opinii przedstawionej w odpowiedzi nr 236/2021, wyjaśnia, że ​​jeżeli księgi i rejestry są prowadzone w formie elektronicznej, dla celów ich prawidłowości:

1. nie muszą być drukowane przed upływem trzeciego miesiąca od upływu terminu złożenia odpowiedniego zeznania podatkowego, chyba że wyraźnie zażądają tego organy nadzorcze podczas wglądu, kontroli lub audytu;
2. we wskazanym terminie (trzeci miesiąc po terminie złożenia zeznania podatkowego) muszą być przechowywane w formie cyfrowej zgodnie z wyżej wymienionym dekretem ministerialnym z dnia 17 czerwca 2014 r. CAD zgodnie z dekretem ustawodawczym nr. 82/2005 i odpowiednich środków wykonawczych, w przypadku gdy podatnik chce je przechowywać w formie elektronicznej , lub muszą być zmaterializowane (wydrukowane na papierze), w przypadku gdy podatnik chce przyjąć tradycyjne przechowywanie papierowe.

Outsourcing procesu konserwacji

Powiedzieliśmy, że ustawodawstwo pozwala na zlecanie cyfrowych czynności księgowych certyfikowanemu i wyspecjalizowanemu dostawcy usług konserwatorskich, co gwarantuje bezpieczeństwo, niezawodność i jakość w wykonywaniu czynności konserwatorskich. Ponadto kierownik ds. konserwacji firmy będącej właścicielem może delegować całość lub część zadań konserwatorowi i jego kierownikowi w służbie konserwatorskiej, chociaż odpowiedzialność prawna spoczywa na właścicielu rekordów i jego kierowniku ds. konserwacji. Akt delegacji musi wskazywać odniesienia i wszystkie zadania wymagane przez Wytyczne AgID, które są delegowane na wybranego Konserwatora i jego kierownika Służby Konserwatorskiej, z wyjątkiem przygotowania i aktualizacji Instrukcji Konserwacji Właściciela, która pozostaje zadanie niedelegowalne.

Celem wyspecjalizowanej usługi konserwatorskiej jest zachowanie wymagań autentyczności , integralności , niezawodności i czytelności związanych z skomputeryzowanymi księgami od fazy konserwacji do fazy konserwacji, a także zapewnienie dostępu, możliwości odzyskania i ekspozycji dokumentów przez cały okres konserwacji.

Ale jak działa proces operacyjny cyfrowej księgowości i konserwacji?

Operacyjnie to proste: cyfrowa księgowość odbywa się w oprogramowaniu księgowym. Następnie następuje zautomatyzowany proces, który generuje pliki księgowe z oprogramowania księgowego firmy w odpowiednim formacie (np. PDF/A lub PDF) z podziałem na rok lub miesiąc, w zależności od wielkości i charakteru rodzaju księgi oraz generowanie pliku indeksu zawierającego kluczowe metadane. Następnie procedura przewiduje transfer telematyczny z systemów firmy do standardowej usługi konserwatorskiej świadczonej przez outsourcera. Przenoszenie lub deponowanie plików, które mają być zachowane, odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego okna dialogowego aplikacji bezpośrednio z łącznikiem łączącym system zarządzania księgowością z usługą konserwacji.

W celu zakończenia prowadzenia ewidencji elektronicznej, np. w dzienniku, zaleca się złożenie podpisu elektronicznego przez przedsiębiorcę lub jego pełnomocnika zgodnie z art. 2215-bis Kodeksu Cywilnego; ten podpis cyfrowy z automatyczną procedurą może być również złożony przez pełnomocnika przez systemy Konserwatora z certyfikatem podpisu cyfrowego przedstawiciela firmy, w sposób szybki i przejrzysty, przed przystąpieniem do operacyjnego procesu legalnej archiwizacji elektronicznej. W przypadku księgi inwentarzowej w/w podpis cyfrowy musi być złożony z mocą przedstawiciela ustawowego, zgodnie z przepisami art. 2217 Kodeksu Cywilnego.

Operacyjny proces konserwacji jest w całości zarządzany przez Konserwatora i przewiduje wygenerowanie wskaźnika konserwacji w terminie określonym prawem (w ciągu trzech miesięcy od terminu złożenia zeznania podatkowego) zgodnie ze standardem interoperacyjności UNI SInCRO 11386:2020, na opatrzony jest podpisem cyfrowym osoby odpowiedzialnej za Służbę Konserwacyjną oraz znacznikiem czasu (certyfikat danych).

Przez cały dziesięcioletni okres przechowywania (art. 2220 kc) zachowane dokumenty i indeks konserwatorski będą udostępniane do przeszukiwania i wglądu, także w celach wystawienniczych.

Jak zapłacić opłatę skarbową?

Przypominamy również, że dziennik i księga inwentarzowa podlegają opłacie skarbowej. Aby przyjąć właściwy tryb uiszczania opłaty skarbowej za prowadzenie dziennika i księgi inwentarzowej, należy rozróżnić, czy w/w księgi rachunkowe prowadzone są w systemach mechanicznych i wykonane na papierze dla celów konserwatorskich, czy też są prowadzone i zabezpieczane cyfrowo zgodnie z wytycznymi AgID. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych i przechowywania w formie elektronicznej na potrzeby rozliczenia podatku stosuje się przepisy art. 6 Rozporządzenia Ministerialnego z dnia 17 czerwca 2014 r. muszą być stosowane.

Należy uiścić opłatę skarbową w wysokości 16,00 EUR , wzrastającą do 32,00 EUR w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółek osobowych, spółdzielni, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, konsorcjów, organów i stowarzyszeń, za każde 2500 rejestracji lub ich części (jeśli rejestracja oznacza jednorazowego zdarzenia księgowego), w terminie 120 dni od zakończenia roku obrotowego i wyłącznie środkami telematycznymi, tj. za pomocą modelu płatności F24 z kodem podatkowym „ 2501 ” zwanego „Opłatą skarbową od ksiąg, rejestrów i innych istotnych dokumentów dla celów podatkowych – art. 6 rozporządzenia z dnia 17 czerwca 2014 r.”.

Rezolucja nr. 161/E z dnia 9 lipca 2007 r. wyjaśnił, że dla dziennika pojedyncze zdarzenie księgowe jest reprezentowane przez każdą transakcję gospodarczą, zarejestrowaną w podwójnym zapisie, niezależnie od liczby wierszy szczegółowych. Z drugiej strony, w przypadku księgi inwentarzowej , pojedyncze zdarzenie księgowe odnosi się do ewidencji, która odnosi się do każdego poszczególnego składnika aktywów, jak również do zarejestrowania noty wyjaśniającej.

Przepisy dotyczące właściwej ekspozycji

Odnośnie do wystawiania ewidencji i dokumentów istotnych dla celów podatkowych, ust. 2 art. 5 w/w dekretu ministerialnego stanowi, że w przypadku audytów, kontroli lub oględzin dokument elektroniczny musi być czytelny i na żądanie dostępny na papierze lub nośniku elektronicznym w siedzibie podatnika lub w miejscu prowadzenia ewidencji , jak deklaruje strona zgodnie z art. 35 ust. 2 lit. d) ustawy o VAT.

Paragraf 4.9 Wytycznych AGID w sprawie „sposobów ekspozycji” stanowi, że bez uszczerbku dla obowiązków eksponowania dokumentów przewidzianych w obowiązujących przepisach, system konserwacji umożliwia upoważnionym stronom bezpośredni dostęp, nawet zdalnie, do zachowanych obiektów cyfrowych poprzez produkcję opakowań dystrybucyjnych zgodnie z metodami opisanymi w instrukcji konserwacji.

Czy można odzyskać przeszłość?

Tak, można pobrać dane historyczne z poprzednich lat obrotowych . Przewidują to przepisy art. 4 Rozporządzenia Ministerialnego z dnia 17 czerwca 2014 r. Aby zdematerializować dokumenty historyczne, w większości przypadków można wygenerować komputerowe kopie oryginałów analogowych, po prostu wyodrębniając prawdziwe i dokładne kopie dokumentów księgowych w formacie PDF/A lub PDF z poprzednich okresów z oprogramowania księgowego, bez konieczności przechodzenia przez kosztowne i pracochłonne proces masowego skanowania.

Skanowania nie można uniknąć w przypadku, gdy na oryginalnym dokumencie papierowym znajdują się stemple lub pieczęcie, które wymagają od podatnika sporządzenia wiernej i wiernej kopii obrazu poprzez zeskanowanie. Zarówno w przypadku kopii komputerowych, jak i kopii obrazu, generowanie musi zostać zakończone poprzez umieszczenie podpisu cyfrowego na pojedynczym pliku kopii, co można również wykonać za pomocą masowego automatycznego procesu podpisu powierzonego Konserwatorowi. Jeśli chodzi o terminy odzyskania, wskazane jest przeprowadzenie go według okresów podatkowych, w sposób uporządkowany, aby ułatwić właściwe wyeksponowanie na żądanie władz; nie ma ustawowego terminu na dematerializację dokumentów historycznych, ale oryginalny dokument papierowy nie może zostać zniszczony , jeśli nie zakończono przechowywania zastępczego.

Wniosek

Podsumowując, procedura pełnej cyfryzacji w fazach prowadzenia ksiąg rachunkowych jest sprawdzonym procesem operacyjnym, który jest już dość rozpowszechniony we włoskich firmach i bardzo doceniany przez właściwe organy (administracje finansowe, organy sądowe, organy kontrolne itp.). .