Kompletny przewodnik po konfigurowaniu firmowego numeru telefonu

Używanie numeru telefonu do wykonywania lub odbierania połączeń biznesowych nie zawsze jest dobrym pomysłem. Jednym z wielu powodów jest to, że narażasz się na odbieranie telefonów biznesowych nawet we wczesnych godzinach porannych, co nie jest profesjonalne. Takie połączenia powinny być kierowane do linii biznesowej, chyba że jest to nagły wypadek.

Powiązany wpis: Wirtualny numer telefonu: 5 powodów, dla których przynoszą korzyści Twojej firmie

Posiadanie służbowego numeru telefonu pomaga potwierdzić profesjonalizm Twojej firmy. Pozwala wywrzeć pozytywne pierwsze wrażenie i zbudować zaufanie klientów do Twojej firmy. To powiedziawszy, jeśli nie masz oficjalnego służbowego numeru telefonu, najlepiej go założyć.

Ważne jest, aby wiedzieć, że firmy są różne i zaspokajają potrzeby różnych nisz. Dlatego podczas konfigurowania numeru telefonu służbowego wybór numeru, który spełnia wymagania Twojej organizacji, ma kluczowe znaczenie.

Aby Ci pomóc, w tym artykule znajdziesz przewodnik dotyczący konfigurowania firmowego numeru telefonu. Czytaj!

Dlaczego potrzebujesz firmowego numeru telefonu

Posiadanie służbowego numeru telefonu ma wiele zalet. Poza tym pomocne byłoby rozważenie posiadania służbowego numeru telefonu z wielu powodów. Obejmują one:

1. Lepsza obsługa klienta

Gdy masz firmowy numer telefonu, łatwiej jest stworzyć lepszą i bardziej spersonalizowaną obsługę dla swoich klientów. Jeśli masz firmowy numer telefonu z funkcją wirtualnej recepcjonistki, klientowi łatwiej jest znaleźć osobę, której szuka wskazówek, i zadać pytanie.

Co więcej, będziesz bardziej formalny i profesjonalny podczas odbierania połączeń i przedstawiania się, co różni się od rozmowy osobistej. Dlatego unikniesz mówienia „cześć” lub „cześć”, co może zniechęcić klienta lub klienta. Zamiast tego przedstawisz się swoim imieniem i zapytasz klienta, jak możesz mu pomóc. Może to pomóc w budowaniu lojalności klientów i reputacji marki.

Ponadto, aby zmaksymalizować poprawę zarządzania relacjami z klientami, możesz również rozważyć korzystanie z poczty głosowej bez dzwonka, takiej jak Drop Cowboy Ringless Voicemail, oprócz posiadania służbowego numeru telefonu. Pomoże Ci to zautomatyzować kampanie poczty głosowej i SMS-ów bez dzwonka. Daje to członkom Twojego zespołu więcej czasu na skupienie się na odbieraniu połączeń i zapytań klientów bezpośrednio dzwoniących i wysyłających Ci wiadomości.

2. Zaawansowane funkcje usprawniające zarządzanie połączeniami

Korzystanie z firmowych numerów telefonów zapewnia dostęp do funkcji, których nie można mieć w przypadku korzystania z linii osobistej. Na przykład przekazanie rozmowy osobistej innemu członkowi zespołu jest trudne, ale jest możliwe przy użyciu służbowego numeru telefonu.

Powodem, dla którego jest to łatwe przy użyciu numeru firmowego, jest to, że są one wyposażone w unikalne elementy zarządzania połączeniami, takie jak firmowe książki telefoniczne i numery wewnętrzne. Są one niezbędne do skutecznej obsługi wielu połączeń do lub od klientów, klientów i partnerów biznesowych.

Ponadto firmowe numery telefonów mają następujące cechy:

1. Identyfikacja dzwoniącego, aby wiedzieć, kto dzwoni i czy odebrać połączenie

2. Natychmiastowe powiadomienia w przypadku nieodebranego połączenia

3. Transkrypcja poczty głosowej umożliwia czytanie wiadomości poczty głosowej zamiast ich odsłuchiwania

Istotą posiadania wszystkich tych funkcji jest usprawnienie komunikacji w miejscu pracy i znajomość priorytetów rozmów telefonicznych.

Przeczytaj także: Wykorzystanie potencjału mieszkaniowych serwerów proxy dla Twoich potrzeb biznesowych

Rodzaje numerów telefonów

Istnieją różne rodzaje numerów telefonów, z których każdy ma unikalne cechy. Typ numeru telefonu, który wybierzesz dla swojej firmy, jest również kluczową kwestią. Oto podstawowe rodzaje numerów, których możesz używać w swojej firmie:

1. Lokalny numer telefonu

Ten typ numeru służy do ustalenia lokalnej obecności Twojej firmy. Idealnie byłoby, gdyby była powiązana lub powiązana z określonym obszarem lub lokalizacją, aby ułatwić zainteresowanym stronom nienależącym do Twojej organizacji ustalenie, gdzie znajduje się Twoja firma.

Nawet jeśli posiadanie numeru lokalnego określa Twoją lokalizację, możesz również uzyskać numery lokalne z innym kodem niż ten, w którym prowadzisz firmę. Zaletą tego jest to, że pomaga Ci uzyskać dominującą obecność w swoim stanie, kraju lub regionie.

2. Liczby próżności

Ten szyty na miarę lub spersonalizowany numer umożliwia dodanie odpowiednich fraz lub słów. Przykładem takiej liczby jest 2-700-TORBY. Istotą używania numeru próżności jest ułatwienie rozpoznawania nazwiska osobom, które nie znają Twojej firmy.

Ponadto taka liczba poprawia pamięć. Na przykład, jeśli klient chce coś zamówić, ale musi pamiętać, jak zapisał numer Twojej firmy, może wyszukać usługę, na przykład dostawę, a numer pojawi się na jego ekranie. Potem mogą do ciebie zadzwonić.

W idealnej sytuacji, jeśli ktoś zobaczy lub usłyszy numer identyfikacyjny Twojej firmy, nie będzie musiał kopać głębiej, aby znaleźć dokładnie to, co oferuje Twoja firma. Natychmiast poznają twoje usługi i zadzwonią do ciebie, jeśli będą ich potrzebować.

Jedną z głównych wad numeru próżności jest to, że wiele firm oferuje podobne usługi; w związku z tym większość numerów z wyrażeniami lub słowami identycznymi z produktem, który sprzedajesz, została zajęta. Dlatego musisz być kreatywny z wybraną frazą lub słowami, aby uzyskać odpowiedni numer próżności dla swojej firmy. Szanse na otrzymanie bezpłatnego numeru próżności są niewielkie. Tak więc, w zależności od warunków twojego dostawcy, musisz płacić standardową miesięczną kwotę.

3. Numer protokołu Voice over Internet Protocol (VoIP).

Numer telefonu VoIP możesz uzyskać, rejestrując się w biznesowej usłudze VoIP. Dzięki temu możesz wykonywać i odbierać połączenia przez Internet, o ile masz stabilną łączność. Spośród wszystkich numerów telefonów, które będziesz konfigurować, wydałeś najwięcej miesięcznie na dostęp do usług swojego operatora, jeśli wybierzesz numer telefonu VoIP.

Piękną rzeczą jest jednak to, że ma ulepszone funkcje dzięki najnowocześniejszej technologii; stąd jest bardziej skalowalny. Co więcej, nie poniesiesz żadnych kosztów przy podłączaniu numeru do swojej linii, ponieważ odbywa się to bezpośrednio przez Internet.

Przeczytaj także: 11 najlepszych praktyk efektywnego zarządzania przemysłem

4. Numery bezpłatne

Numery te są powszechnie znane z tego, że zaczynają się od prefiksu od 800 do 899. Numery te są unikalne w porównaniu z resztą, ponieważ można je wybrać za darmo. Nie są one związane z żadną miejscowością ani obszarem.

Twój dostawca usług telefonicznych może pomóc Ci skonfigurować bezpłatny numer po przystępnej cenie. Co więcej, stawka, którą pobierają, jest przystępna, około 10 USD, więc nie będziesz musiał płacić co miesiąc. Ponieważ nie są przywiązani do konkretnego obszaru lub miejscowości, każdy z Twojego kraju może bezproblemowo skontaktować się z Twoją firmą.

Jak skonfigurować swój firmowy numer telefonu

Rozwój i postęp technologiczny sprawiły, że założenie służbowego numeru telefonu stało się łatwiejsze. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, zapoznaj się z przewodnikiem dotyczącym konfigurowania firmowego numeru telefonu:

1. Wybierz aplikację firmowego numeru telefonu

Dzięki postępowi technologicznemu firmy korzystają obecnie z aplikacji do obsługi numerów telefonów biznesowych, aby skonfigurować swój numer telefonu służbowego. Aplikacja firmowego numeru telefonu to oprogramowanie, które umożliwia wybór preferowanego typu numeru biznesowego zgodnie z potrzebami biznesowymi. Dodatkowo pozwala to na korzystanie z jednego numeru na różnych urządzeniach, które mogą być współużytkowane przez Twoich pracowników, co pozwala odbierać i przekazywać połączenia, nagrywać wiadomości głosowe i nie tylko.

Wybierając dostawcę numeru telefonu do firmy, musisz upewnić się, że cieszy się on dobrą reputacją i jest znany ze świadczenia wysokiej jakości usług. Możesz sprawdzić różnych dostawców i porównać stawki. Możesz także przeczytać recenzje online na temat ich usług.

Po wybraniu dostawcy możesz pobrać aplikację na swój telefon lub komputer. Tutaj wybierzesz i skonfigurujesz swój firmowy numer telefonu. Tego również użyje Twój zespół do usprawnienia połączeń i procesów tekstowych.

2. Wybierz Numer telefonu

Po pobraniu aplikacji preferowanego dostawcy numerów możesz wybrać żądany numer telefonu. Wybierając numer, nie spiesz się.

Powodem jest to, że niektóre aplikacje dają możliwość wyboru między lokalnym, próżnym lub bezpłatnym. Jeśli chcesz zwiększyć świadomość marki, możesz skorzystać z opcji próżności, która promuje Twoje usługi.

Numer lokalny będzie idealny, jeśli chcesz mieć jak najwięcej klientów z Twojej miejscowości. To powiedziawszy, po pierwsze, musisz znać swoje cele i wybrać żądany typ liczby.

W zależności od dostawcy możesz płacić miesięczne opłaty za następujące usługi:

1. Poczta głosowa

2. Nielimitowane minuty rozmów

3. Nagrywanie rozmów

4. Niestandardowe pozdrowienia

5. Przekierowanie połączeń

6. Bezpłatny okres próbny

Konieczne jest wybranie dostawcy, którego usługi najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom, aby usprawnić działalność i zapewnić klientom najlepsze wrażenia.

3. Utwórz spersonalizowane powitanie

Po pobraniu aplikacji, wykonaniu wszystkich instrukcji rejestracji i wybraniu preferowanego numeru następnym krokiem jest utworzenie powitania. Gdy ustawisz niestandardowe powitanie, będzie ono pierwszą rzeczą, którą usłyszą Twoi klienci, gdy zadzwonią lub wybiorą numer Twojej firmy.

Przykładem domyślnego powitania, które można nagrać, jest: „Dziękujemy za skontaktowanie się z firmą ABC”. Aby uzyskać informacje, naciśnij 1.' Powitanie niekoniecznie musi wyglądać w ten sposób. Możesz dostosować go do swoich potrzeb biznesowych.

Jeśli nie chcesz się nagrywać, możesz skorzystać z oprogramowania, które może pomóc w profesjonalnej narracji powitania. Postaraj się, aby powitanie pasowało do Twojego stylu biznesowego, aby nie odbierać mu autentyczności i oryginalności.

Aby przesłać dźwięk, postępuj zgodnie z instrukcjami aplikacji i wybierz opcję, która najbardziej Ci odpowiada, na przykład nagrywanie przez telefon lub komputer. Spróbuj jak najlepiej upewnić się, że nagranie jest w formacie mp3, a następnie prześlij je. Dopóki głos w dźwięku jest atrakcyjny i przekazuje odpowiednią wiadomość, możesz użyć go jako niestandardowego powitania.

4. Nie zapomnij o rozszerzeniach

Większość firmowych aplikacji numerów telefonicznych ma możliwość korzystania z rozszerzeń. Ta funkcja umożliwia przekierowanie rozmówcy do osoby w odpowiednim dziale organizacyjnym. Na przykład Twoje rozszerzenia mogą zawierać: „Aby otworzyć nowe konto, naciśnij jeden; w przypadku zapytań dotyczących pożyczek naciśnij 2', a lista będzie kontynuowana.

Jeśli to Ty jesteś na linii, możesz przekierować połączenie do profesjonalisty zajmującego się reklamacjami klienta. Rozszerzenia są bardzo skuteczne, jeśli prowadzisz dużą firmę. Tak więc, jeśli masz powitanie dla klientów i rozszerzenia, pomoże ci to obsłużyć wielu klientów w ciągu jednego dnia, w porównaniu z tym, że dzwonią do jednej osoby.

Możesz założyć małą firmę; w związku z tym zajmujesz się większością spraw niezależnie. W takim przypadku nie potrzebujesz rozszerzeń ani niestandardowych powitań. Możesz bezpośrednio kontaktować się z klientami i odpowiadać na ich potrzeby.

5. Ustaw wiadomość poczty głosowej

Tak jak ustawiłeś powitanie, możesz ustawić domyślną wiadomość poczty głosowej na wypadek, gdyby dzwoniący dzwonił, a ty przegapiłeś jego połączenie. Przykładem jest: „Dziękujemy za skontaktowanie się z firmą ABC”. Dostaniesz telefon, gdy tylko pojawi się następny agent. Alternatywnie możesz również powiedzieć im, aby zostawili wiadomość.

Ponieważ to Twoja firma, to Ty decydujesz, jak będzie wyglądać domyślna wiadomość o nieobecności. Jedyne, co musisz zrobić, to upewnić się, że jest to zgodne z usługami biznesowymi. Ponadto pamiętaj, że w każdej chwili możesz zmienić wiadomość poczty głosowej i zmodyfikować ją na lepszą.

Przeczytaj także: Executive Search dla sprzedaży: wskazówki, jak znaleźć najlepszych kandydatów

6. Zadbaj o odpowiednią muzykę podczas oczekiwania

Czasami możesz odebrać połączenie podczas innej rozmowy; dlatego musisz zawiesić drugiego rozmówcę. W takim przypadku ważne jest, aby mieć kojącą muzykę podczas oczekiwania, która zmotywuje dzwoniącego do czekania.

Jeśli nie chcesz, aby była to dosłowna muzyka, możesz nagrać wideo wyjaśniające usługi Twojej firmy z relaksującym tłem instrumentalnym i użyć go jako muzyki podczas oczekiwania. Będzie to okazja do zareklamowania Twojej firmy.

7. Przetestuj nowy numer telefonu

Po wykonaniu powyższych kroków możesz wysyłać i odbierać połączenia. W związku z tym chcesz potwierdzić, czy poprawnie wykonałeś kroki, testując numer telefonu. Sprawdź, czy powitanie, numery wewnętrzne i wiadomości poczty głosowej są dobrze umieszczone.

Możesz to wszystko zrobić, używając swojego numeru, aby zadzwonić do firmy. Możesz zabrać ze sobą przyjaciela, aby ułatwić sobie życie. Będą bardzo pomocne w eksperymentowaniu z częścią muzyczną wstrzymania. Co więcej, przekażą ci informację zwrotną. Jeśli wskażą jakieś błędy, nie wahaj się ich poprawić.

Wniosek

Posiadanie służbowego numeru telefonu dla Twojej firmy jest niezbędne. Pomaga to usprawnić działania i zwiększa profesjonalizm. Ułatwia to również wysyłanie zapytań klientom, zapewniając im lepsze wrażenia. Dlatego jeśli nadal używasz numeru osobistego w swojej firmie, nadszedł czas, aby zaktualizować i skonfigurować numer telefonu służbowego.