Dowód tkwi w profilowaniu: dlaczego profilowanie danych jest niezbędne do utrzymania ich jakości

Dane to najcenniejszy zasób Twojej firmy. Może być używany do podejmowania decyzji wykonawczych, usprawniania kampanii marketingowych, zwiększania retencji klientów i opracowywania zwycięskich pomysłów, które zwiększają ogólny wzrost. Ale jeśli jakość twoich danych jest słaba, może to mieć odwrotny skutek.

Dobry plan jakości danych ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy — a najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest profilowanie danych. Przyjrzyjmy się, na czym polega profilowanie, dlaczego jest ważne i jak jest niezbędne do utrzymania jakości danych.

Co to jest profilowanie?

Profilowanie danych obejmuje sortowanie, badanie, analizowanie i podsumowywanie danych w celu uzyskania ogólnego przeglądu. Pomaga to zrozumieć aktualny stan danych i stanowi podstawę każdego solidnego planu jakości danych. W końcu nie możesz podjąć kroków w celu utrzymania lub poprawy jakości danych, jeśli nie wiesz, od czego zaczynasz!

Nie wszystkie profilowanie danych jest takie samo. Istnieją trzy rodzaje:

• Profilowanie struktury pomaga określić, czy Twoje dane są spójne i poprawnie sformatowane.
• Profilowanie relacji analizuje relacje między zestawami danych.
• Profilowanie treści określa, które dane nie są ustandaryzowane, aby pasowały do ​​istniejących danych i czy należy je naprawić.

Łącznie każdy rodzaj profilowania pomaga zrozumieć, w jaki sposób obecnie pracujesz z danymi. Następnie możesz wykorzystać te informacje do poprawy (i utrzymania) ogólnej jakości danych.

Profilowanie danych jest ważniejsze niż kiedykolwiek.

Profilowanie zawsze było ważne, ale jest szczególnie potrzebne w dzisiejszym klimacie. Oto kilka głównych powodów, dla których:

• MPP firmy Apple: Wprowadzenie ochrony prywatności poczty firmy Apple (MPP) we wrześniu 2021 r. pozostawiło marketerów zajmujących się e-mailami bez dostępu do danych śledzących w celu określenia ich strategii dotyczącej poczty e-mail. Ponieważ profilowanie danych priorytetowo traktuje dane przesłane przez klientów, które nie będą blokowane, może być używane jako bardzo potrzebne obejście dla marketerów e-mailowych, którzy mają nadzieję dowiedzieć się więcej o swoich docelowych odbiorcach.
• Więcej danych trafia do CRM niż kiedykolwiek wcześniej: każdego dnia tworzonych jest ponad 1,1 biliona megabajtów danych — a liczba ta będzie nadal rosła. Im więcej danych trafia do Twojego CRM, tym trudniej jest utrzymać ich jakość. Profilowanie może pomóc w zrozumieniu aktualnego stanu danych, wykryciu wszelkich problemów z jakością i wdrożeniu silnego planu jakości danych, zanim lawina danych zdąży zmiażdżyć Twój CRM.
• Wielka rezygnacja: Od początku pandemii COVID-19 pracownicy opuszczają pracę i przechodzą na nowe role w niespotykanym dotąd tempie. Według amerykańskiego Biura Statystyki Pracy, zdumiewające 4,4 miliona Amerykanów zrezygnowało z pracy tylko w lutym 2022 r. – a całkowita liczba wakatów osiągnęła rekordowe 11,3 miliona w ostatnim roboczym dniu lutego.

Gdy ludzie zmieniają role (lub całkowicie opuszczają siłę roboczą), ich dane zmieniają się wraz z nimi. Brak nadążania za zmianami może mieć negatywny wpływ na jakość danych. W niedawnym badaniu przeprowadzonym przez Validity 79 procent użytkowników CRM zgodziło się, że w wyniku pandemii nastąpił wzrost zaniku danych. Profilowanie może pomóc Ci określić, gdzie znajdują się Twoje problemy i dostosować sposób, w jaki zarządzasz swoimi danymi, aby nie pozostawać w tyle.

W jaki sposób profilowanie Twoich danych pomaga zachować ich jakość?

Teraz, gdy wiemy, czym jest profilowanie, przyjrzyjmy się, jak dokładnie pomaga utrzymać jakość danych.

Identyfikuje błędy

Od słabych kampanii marketingowych po niedokładne prognozy sprzedaży — dane niskiej jakości mogą powodować różnego rodzaju problemy w całej firmie. Profilowanie pomaga identyfikować błędy, które powodują spadek jakości danych, a Twoja firma cierpi, takie jak błędne informacje kontaktowe, brakujące wartości, duplikaty, wartości odstające i niepotrzebne wartości.

Dziewięćdziesiąt sześć procent użytkowników CRM zgadza się, że dokładne dane CRM poprawiają ich współczynniki konwersji. Korzystając z okazji, aby naprawić wszelkie błędy i zanotować, jak często je zauważałeś, będziesz w stanie poprawić jakość swoich danych, zapobiec popełnianiu tych samych błędów w przyszłości i zapewnić sukces swojej firmie.

Odkrywa niespójności

Gdy wiele działów wprowadza i aktualizuje dane w CRM, prawdopodobnie wystąpią niespójności. Na przykład Sales może użyć „x” do oznaczenia numeru wewnętrznego, a Finance może użyć „ext”. Choć może się to wydawać trywialne, nawet najmniejsze niespójności mogą narastać z czasem i niszczyć jakość — i wartość — danych.

Profilowanie zwraca uwagę na te niespójności i stanowi doskonałą okazję do stworzenia zasad standaryzacji. Standaryzacja pomaga zachować spójność formatów we wszystkich danych i systemach, poprawiając jakość danych i ułatwiając analizę.

Promuje umiejętność korzystania z danych

Jedną z największych korzyści profilowania jest zwiększona umiejętność korzystania z danych.

Ponieważ proces profilowania obejmuje poznanie struktury danych w Twoim CRM, co zawierają i jakie powiązania istnieją między zestawami danych, ukończenie tego procesu sprawi, że będziesz dobrze przygotowany do mówienia o tym, co oznaczają dane w Twoim CRM. Zyskasz również większą świadomość swojej odpowiedzialności za zbieranie, integrowanie, przygotowywanie i ochronę danych w Twoim CRM.

Im bardziej Ty i Twój zespół jesteście bardziej umiejętni w zakresie danych, tym mniej prawdopodobne jest, że popełnicie w przyszłości błędy, które mogą negatywnie wpłynąć na jakość danych.

Pomoc w doskonaleniu procesów

Profilowanie może pomóc rzucić światło na nieefektywność procesów, które mogą negatywnie wpływać na jakość danych.

Na przykład możesz odkryć, że istnieją pewne procesy, które wykonujesz ręcznie (np. deduplikacja rekordów), które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Decyzja o zautomatyzowaniu tych procesów może znacznie zmniejszyć liczbę błędów i przeoczeń oraz pomóc w poprawie ogólnej jakości danych.

Zapewnia zgodność danych z regułami biznesowymi

Reguły biznesowe określają relacje między obiektami, takimi jak nazwy klientów i odpowiadające im zamówienia, i są stosowane w narzędziach przepływu pracy, aby umożliwić automatyzację procesów. Innymi słowy, reguły biznesowe umożliwiają firmie automatyzację decyzji, które podejmuje w swojej codziennej działalności. Profilowanie pomaga zapewnić, że dane w Twoim CRM spełniają wszelkie aktualnie obowiązujące reguły biznesowe.

Profilowanie pomaga również zobaczyć, które punkty danych są używane podczas integracji systemów. Wiedza, które punkty danych obsługują integracje i umożliwiają pomyślne wykonywanie procesów, zarówno w obrębie CRM, jak i poza nim, jest pomocna w śledzeniu problemu w przypadku niepowodzenia procesu.

Nie czekaj, aby zacząć poprawiać jakość swoich danych.

Jakość Twoich danych może wpłynąć na Twój biznes lub go zepsuć. Aby przetrwać (i rozwijać się) w dzisiejszym nieprzewidywalnym klimacie, wdrożenie silnego planu jakości danych jest niezbędne — a to zaczyna się od profilowania danych.

Aby uzyskać lepszy wgląd w proces zarządzania danymi, od profilowania i standaryzacji po automatyzację i monitorowanie, pobierz już dziś e-book The Dirt on Data Quality.