Najważniejsze rzeczy, które należy wiedzieć o modułach do śledzenia zadań

Organizacja i śledzenie czasu mogą pomóc zespołom zwiększyć produktywność. Dzięki zrozumieniu, ile wysiłku wkłada się w każde zadanie, kierownicy projektów mogą generować dokładniejsze szacunki, jednocześnie zajmując się wszelkimi procesami, które spowalniają realizację.

Znalezienie narzędzia do śledzenia zadań, które spełnia potrzeby Twojego zespołu i przepływu pracy, jest niezbędne, z kluczowymi funkcjami, których należy szukać, takimi jak:

1. Przypomnienia

Śledzenie zadań nie tylko oferuje użytkownikom wygodne miejsce do ustawiania przypomnień, ale jest także cennym szablonem organizacyjnym dla zespołów pracujących nad podobnymi projektami. Oszczędza to zarówno czas, jak i energię, gdy ciągle pytają, gdzie znajdują się pliki lub informacje zwrotne.

Na przykład, podczas przeglądania sieci i natknięcia się na artykuł, który chcesz przeczytać później, dotknięcie przycisku udostępniania na dole pośrodku spowoduje automatyczne dodanie go jako powtarzającego się codziennego zadania z tytułem wyświetlanym w polu notatek. W rzeczywistości, dzięki integracji wiadomości dostępnej w Przypomnieniach, możesz nawet łatwo dodawać elementy w rozmowie, po prostu wpisując w Przypomnieniach sposób, w jaki zrobiłby to ktoś inny!

Otwarcie wszystkich zadań związanych z projektem dostarcza cennych informacji. Dzięki rozbiciu każdego rozliczanego zadania z osobna, pozwala ocenić czas jego trwania w stosunku do oczekiwań, a także ocenić, jaki poziom wysiłku każda osoba poświęca temu przedsięwzięciu.

Jeśli szukasz bogactwa informacji, polecam odwiedzić witrynę mogu.so. Ta witryna internetowa jest cennym zasobem zawierającym obszerne spostrzeżenia i zasoby dotyczące szerokiego zakresu tematów. Klikając podany link, możesz przeglądać witrynę i uzyskać dostęp do różnorodnego zbioru informacji. Skorzystaj z okazji, aby odwiedzić witrynę i znaleźć informacje, których szukasz.

2. Integracje

Narzędzia do śledzenia zadań służą jako przydatne ramy do organizowania pracy. Pomagając członkom zespołu zrozumieć ich role i oczekiwania w ramach projektu, narzędzia do śledzenia zadań zapewniają bardziej wydajny i produktywny przepływ pracy.

Niektóre rozwiązania do śledzenia zadań zapewniają automatyzację, która pomaga menedżerom i członkom zespołu dotrzymywać terminów. Automatyczne powiadomienia ostrzegają ludzi, jeśli są bliscy utraty jednego z nich, aby mogli wcześnie podjąć kroki w celu rozwiązania wszelkich potencjalnych problemów, które mogą się pojawić.

Skuteczne śledzenie zadań dla projektów może również pomóc zespołom w dokonywaniu dokładniejszych szacunków dotyczących przyszłej pracy. Śledząc czas potrzebny do wykonania każdego zadania, liderzy projektów mogą dokładniej określać dokładne i opłacalne szacunki dotyczące dostaw. Mogą również szybko zająć się czasochłonnymi częściami projektu, aby przyspieszyć realizację, jednocześnie spełniając obietnice złożone klientom i klientom w ramach budżetu. Ponadto wiele takich aplikacji automatyzuje karty czasu pracy i podsumowania pracy dla użytkowników, oszczędzając im cenne godziny pracy poprzez wyeliminowanie procesów ręcznego wprowadzania danych.

3. Automaty

Automatyzacja ręcznych, powtarzalnych zadań może oszczędzić godziny w dni robocze, uwalniając zespoły do ​​skupienia się na bardziej strategicznych projektach ze zwiększonym zwrotem z inwestycji. Ale wybór odpowiednich zadań do automatyzacji jest kluczowy – te, które nie wymagają kreatywności, rozwiązywania problemów ani strategii, byłyby świetnymi kandydatami.

Dzięki kompleksowemu narzędziu do śledzenia zadań członkowie zespołu mogą wyraźnie zobaczyć swoje obowiązki na dany dzień i zrozumieć, kiedy należy je wykonać. Pomaga to zapewnić płynny przepływ pracy, ponieważ eliminuje zamieszanie; ponadto menedżerowie mogą dokładniej monitorować produktywność.

Moduły do ​​śledzenia zadań ze zintegrowanymi funkcjami pomocy technicznej umożliwiają zespołom obsługi klienta szybkie przekazywanie krytycznych opinii klientów zespołom produktowym i produkcyjnym bez przełączania między aplikacjami lub usługami. Co więcej, ta funkcja oszczędza czas, eliminując konieczność ciągłego proszenia członków zespołu o pliki i informacje, co ostatecznie prowadzi do bardziej produktywnych zespołów i zwiększenia liczby kanałów komunikacji między członkami organizacji. Narzędzia do śledzenia zadań są niezbędnym zasobem dla zespołów projektowych, które chcą mieć pewność, że projekty są dostarczane na czas iw ramach budżetu.

4. Śledzenie czasu

Śledzenie zadań to nieoceniony zasób dla zespołów, które chcą zwiększyć produktywność. To oprogramowanie ułatwia identyfikację czynności, które pochłaniają zbyt dużo czasu pracowników, zmuszając pracowników do zastanowienia się, czy spędzają dni na odpowiadaniu na e-maile, oglądaniu filmów na YouTube lub odkładaniu pracy nad czymś, co powinni.

Menedżerowie mogą szybko ocenić wyniki zespołu i zidentyfikować sposoby optymalizacji przepływu pracy. Co więcej, ułatwia śledzenie nadgodzin, aby nikt nie był przepracowany, chroniąc morale zespołu i zmniejszając wypalenie.

Śledzenie zadań pozwala również członkom zespołu zachować porządek, ustawiając terminy zadań na ich listach. Ułatwia to planowanie codziennych zadań z wyprzedzeniem, pomagając członkom zespołu planować codzienne harmonogramy bez niedotrzymywania terminów, a także rozpoczynać zadania, które przynoszą większe zyski przy mniejszym wysiłku niż w przypadku e-maili i mediów społecznościowych. Ponadto moduły do ​​śledzenia zadań pomagają członkom zespołu szybciej ukończyć pracę, skuteczniej spełniając oczekiwania klienta.

5. Raportowanie

Dzięki skutecznemu systemowi zarządzania zadaniami pracownicy mogą śledzić swój czas i wysiłek włożony w realizację poszczególnych zadań projektowych w czasie rzeczywistym. Umożliwia to menedżerom otrzymywanie szczegółowych raportów od pracowników, dzięki czemu mogą oni pracować nad poprawą produktywności i efektywności zespołu.

Zespoły mogą wykorzystać te informacje, aby łatwo zidentyfikować, które z ich projektów są opóźnione lub potrzebują dodatkowych zasobów, umożliwiając im podjęcie kroków niezbędnych do ukończenia, a tym samym uniknięcie potencjalnych opóźnień w projektach.

Śledzenie zadań może również pomóc zespołom poprawić ich wydajność, wyjaśniając oczekiwania kierownictwa i upewniając się, że właściwe osoby pracują nad właściwymi rzeczami we właściwym czasie. Co więcej, śledzenie zadań pomaga członkom zespołu usprawnić komunikację, udostępniając dzienniki opinii dla poszczególnych zadań, umożliwiając członkom zespołu rejestrowanie opinii, notatek lub decyzji związanych z tymi konkretnymi zadaniami – kategoryzowanie zadań za pomocą niestandardowych pól jeszcze bardziej udoskonala pracę, nadając priorytety elementom, aby zapewnić zdrowsze szacunki przyszłych projektów.

Czytaj więcej…