Korzyści z wdrożenia systemu zarządzania umowami

W sercu każdej nowoczesnej organizacji leży potrzeba szybkiej transformacji i pozycjonowania firmy, aby przetrwać. Obejmuje zarządzanie wymaganiami biznesowymi w ramach regulowanych ram zapewniających ciągłość biznesową.

Każda firma, duża czy mała, zawiera umowy dotyczące swojej oferty biznesowej i wskaźników wydajności. Obejmuje formalne umowy, aby zapewnić, że umowy są wiążące dla obu stron i nie ma ryzyka naruszenia jakichkolwiek warunków. Nowoczesne firmy oparte na technologii chronią zatem swoje interesy biznesowe i wizerunek marki za pomocą formalnego systemu zarządzania umowami (CMS), który automatyzuje cały cykl życia umowy.

Potrzeba CMS w środowisku korporacyjnym

Każda umowa rozpoczyna się od nieformalnych lub ustnych negocjacji i przechodzi do ostatecznego podpisania przez upoważnionych sygnatariuszy i reprezentatywne firmy prawnicze. Proces prawny obejmuje również różne klauzule określające, w jaki sposób dostarczane są produkty końcowe lub usługi.

Ale czy ręczne procesy mogą zapewnić bezbłędną i terminową zgodność wiążącą dla wszystkich stron? Nie. Tradycyjne sposoby zarządzania umowami są obarczone ryzykiem błędnej interpretacji lub niewykonania warunków umowy, co może prowadzić do strat biznesowych lub unieważnienia niektórych warunków.

Jednak zautomatyzowane oprogramowanie do zarządzania umowami oparte na regułach jest wolne od błędów, z automatycznym wyzwalaniem warunków prawnych na podstawie dat, realizacji zadań i norm zgodności w całym systemie zarządzania cyklem życia umowy. W ten sposób system zarządzania umowami usprawnia cały cykl życia umowy dzięki zintegrowanemu oprogramowaniu, które obsługuje działania związane z umową.

10 kluczowych zalet zintegrowanego systemu zarządzania umowami

System zarządzania umowami digitalizuje, przechowuje i kategoryzuje wszystkie umowy w centralnym repozytorium, do którego dostęp mają interesariusze, tacy jak członkowie zespołu prawnego, zespoły ds. zgodności i kierownictwo. Poza tym eliminuje konieczność ręcznego składania umów i oszczędza czas. Wszelkie potencjalne uszkodzenia lub kradzieże krytycznych plików lub utrata z powodu zagubienia i problemów, takich jak pożar, to inne zalety systemu zarządzania umowami.

Oto niektóre z zalet korporacyjnego systemu zarządzania cyklem życia umów :

1. Kompleksowy system zarządzania cyklem życia kontraktu

Firmy mogą korzystać ze scentralizowanego repozytorium, które przechowuje i zarządza wszystkimi dokumentami prawnymi w jednym punkcie dostępu. Jeden punkt przechowywania dokumentów ułatwia przejrzystość i odpowiedzialność za lepszą kontrolę.

Scentralizowany system wyszukiwania pomaga szybciej i wydajniej lokalizować kontrakty w oparciu o predefiniowane metadane i wyszukiwanie tekstowe.

2. Scentralizowana klasyfikacja i ekstrakcja kontraktów

Scentralizowane repozytorium czerpie korzyści z wykorzystania systemu zarządzania umowami: ograniczanie ryzyka dzięki digitalizacji i ekstrakcji danych kontraktowych opartych na sztucznej inteligencji, jednolity mechanizm kategoryzowania dokumentów prawnych, definiowania i porównywania dokumentów w celu płynnego i opartego na współpracy arbitrażu, śledzone przepływy audytów i nie tylko.

Pojedynczy usprawniony system zarządzania umowami oferuje korzyści płynące z systemu zarządzania umowami, ostatecznie pomagając w szybszym i bezbłędnym zamykaniu transakcji.

Obecnie większość danych przedsiębiorstwa znajduje się w chmurze. System zarządzania umowami w chmurze jest częścią CMS, ułatwiającą pracę zespołową i podejmowanie decyzji biznesowych niezależnych od lokalizacji. Oparty na chmurze CMS jest kluczowym elementem globalnego ekosystemu biznesowego, w którym zawierane są transakcje i negocjowane kontrakty w różnych lokalizacjach.

3. Konfigurowalny przepływ pracy i szablony

Inne korzyści płynące z korzystania z systemu zarządzania umowami to wbudowane przepływy pracy w całym cyklu życia umowy w celu usprawnienia procesu tworzenia, zatwierdzania, wykonywania i rozwiązywania umów, zabezpieczając firmy przed oszustwami za pomocą zabezpieczeń na różne ewentualności.

Szablony oparte na różnych typach umów i datach zapewniają terminowe alerty i powiadomienia przed wygaśnięciem umowy. Sprawia, że ​​odnawianie i rolowanie rok do roku jest płynnym i zautomatyzowanym procesem, umożliwiającym firmom renegocjację lub anulowanie umowy i uniknięcie impasu w niekorzystnych warunkach.

4. Minimalizuje błędy i straty

System zarządzania umowami przynosi firmie korzyści poprzez optymalizację całego procesu prawnego. Sporządzanie dokumentów prawnych jest jednolite i stosunkowo wolne od błędów dzięki wbudowanej bibliotece klauzul z warunkami synchronizowanymi z szablonami umów w celu zatwierdzenia i elastyczności w zarządzaniu dokumentami.

5. Bezpieczeństwo przed cyberatakami i naruszeniami danych

Funkcje systemu zarządzania umowami są przechowywane na scentralizowanych i bezpiecznych serwerach, często zaszyfrowanych i wyposażonych w kontrolę dostępu. Tak więc nieupoważnione osoby nie mają dostępu do krytycznych dokumentów prawnych firmy. Scentralizowany system zarządzania umowami w przedsiębiorstwie obejmuje również kontrolę dostępu, która zapewnia przejrzystość w każdym punkcie prawnego cyklu życia.

6. Maksymalne bezpieczeństwo dokumentów prawnych

Kolejną zaletą systemu zarządzania umowami jest cyfryzacja i kompleksowa hiperautomatyzacja w całym cyklu życia umowy, ponieważ oznacza to, że wszystko ma cyfrową kopię zapasową. W ten sposób zapobiega się stratom, które mogą powstać w wyniku powodzi lub pożarów w przypadku umów fizycznych, a także w wyniku złośliwych działań, gdy pracownicy odchodzą. CMS-y chronią interesy biznesowe i prawdopodobieństwo dużych wypłat w obliczu masowych rezygnacji lub zwolnień.

7. Usprawnienie działowych procesów biznesowych

Systemy zarządzania umowami śledzą również dane dostawców, integrując się z innymi działami w celu uzyskania pełnej widoczności umów, umożliwiając w ten sposób zmiany umów podwykonawstwa, terminów, cen itp. CMS umożliwia automatyczną analizę wydajności w odniesieniu do warunków umownych w celu usprawnienia operacji i wyniki finansowe różnych działów w stosunku do wzorców umownych.

8. Identyfikacja i ograniczanie ryzyka finansowego i reputacyjnego

Zgodność regulacyjna z warunkami umowy wobec regulatora finansowego i prawnego regionu jest krytycznym wymogiem każdej firmy. System zarządzania umowami w przedsiębiorstwie rozwiązuje ten problem, opracowując odpowiedni plan ciągłości działania w ramach mechanizmu zgodności CMS, minimalizując w ten sposób wszelkie ryzyko finansowe i reputacyjne wynikające z niezgodności z ramami prawnymi.

9. Automatyczne generowanie raportów

System zarządzania umowami usprawnia cały proces prawny i umowny oraz pomaga generować szczegółowe i natychmiastowe raporty do monitorowania kluczowych wskaźników wydajności w porównaniu z raportami podsumowującymi umowy. Dlatego kluczową zaletą systemu zarządzania umowami jest inteligentne i zautomatyzowane raportowanie umożliwiające terminowe działania.

10. Bardziej wydajny CRM

Inteligentne rozwiązania do zarządzania umowami wykorzystują zarządzanie relacjami z klientami (CRM) do skoncentrowanego na kliencie i holistycznego podejścia do relacji z klientami. Umowy są wykorzystywane i egzekwowane bezproblemowo dzięki terminowym i automatycznym powiadomieniom w celu wydajnego CRM.

Jeśli chcesz, aby Twój dział prawny dostarczał wartości biznesowej, skontaktuj się z nami w Vuram, aby uzyskać najlepszy CMS typu plug-and-play na rynku! Nasz własny TrustHall wdraża usprawniony system automatyzacji wszystkich Twoich potrzeb prawnych.