5 narzędzi do zarządzania zadaniami, które kierują startupy w kierunku wysokiej produktywności

Prowadzenie i rozwijanie startupu w tych nieprzewidywalnych czasach wcale nie jest prostym zadaniem. Intensywna konkurencja, ograniczone zasoby i rosnąca presja, aby szybko zaangażować grupę docelową, to niektóre z typowych wyzwań, które trzeba pokonać, aby przetrwać i prosperować.

Jako kierownik projektu spoczywa na tobie obowiązek osiągania celów biznesowych poprzez efektywne wykorzystanie zasobów. Między innymi musisz upewnić się, że zadania są przydzielane właściwym osobom i że wykonują swoją pracę w ustalonych terminach, jednocześnie wydajnie współpracując.

Czy to zbyt wiele do zrobienia dla kierownika projektu? Cóż, idealna odpowiedź mogłaby brzmieć zarówno Tak, jak i Nie. Tak, jeśli skutecznie przydzielasz i monitorujesz zadania, aby kontrolować postępy w projekcie.

I NIE, jeśli członkowie Twojego zespołu są często pozostawiani bez kontroli i konsekwentnie nie wykonują zadań w ustalonych terminach, co dodatkowo opóźnia przesłanie projektu.

Trzymać się! Nie zawsze pracownicy są powodem spóźniania się na projekty. Niezorganizowany przepływ pracy, zamieszanie wokół ról zawodowych, niewłaściwa alokacja i żmudne zadania ręczne również przyczyniają się do hamowania rozwoju startupu.

Mówiąc wprost, startup nie może przetrwać i rozwijać się, jeśli źle zarządza zadaniami. Zagłębmy się w ten niezwykle ważny aspekt planowania i realizacji projektu.

Co to jest zarządzanie zadaniami?

W prostych słowach zarządzanie zadaniami można zdefiniować jako proces tworzenia, przydzielania i monitorowania zadań projektu od początku do końca. Zarządzanie zadaniami zaczyna się od pomysłu zadania, poprzez śledzenie, aż do wykonania.

Efektywne zarządzanie zadaniami nie tylko umożliwia kierownikom projektów łatwe nadzorowanie przydzielonych zadań, ale także ułatwia współpracę wewnątrz zespołu przy zadaniach grupowych. Zarządzanie zadaniami daje ludziom jasny obraz tego, kto nad czym ma pracować i kiedy praca ma zostać zakończona.

Wiadomo, że kierownicy projektów stosujący się do zarządzania zadaniami są bardziej wydajni w zarządzaniu różnymi zadaniami, aby posunąć projekt do przodu zgodnie z oczekiwaniami klientów.

Polecane dla Ciebie: narzędzia biznesowe, za które możesz przepłacić.

Dlaczego zarządzanie zadaniami jest tak ważne?

Nawet pozornie małe, zaniedbane zadanie może przekształcić się w gigantyczny problem i całkowicie wykoleić Twój projekt. Dobre zarządzanie zadaniami ma kluczowe znaczenie nie tylko dla pomyślnej realizacji projektów, ale także sprzyja owocnej współpracy zespołowej.

Przyjrzyjmy się, co dobre zarządzanie zadaniami wnosi do każdej organizacji.

1. Priorytetyzacja zadań

Często zdarza się, że cenny czas jest poświęcany na zadania o niskim priorytecie, co pozostawia niewystarczającą ilość czasu na zadania ważne. Zarządzanie zadaniami nadaje priorytet zadaniom, co gwarantuje, że najlepsze starania Twojego zespołu idą tam, gdzie ma to znaczenie.

2. Poprawiona komunikacja wewnątrz zespołu

Zarządzanie zadaniami poprawia komunikację między członkami projektu a członkami zespołu. Członkowie zespołu potwierdzają i raportują swoje zadania kierownikom projektów, a ci ostatni analizują swoją pracę i przekazują informację zwrotną.

3. Nieprzerwany przepływ projektu

Zarządzanie zadaniami daje pełną kontrolę nad zadaniami kierownikom projektów. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami zapewnia kierownikom projektów widok wszystkich zadań z lotu ptaka; w razie potrzeby mogą zmieniać zależności zadań i osoby przydzielone do zadań.

4. Wysoka wydajność

Wydajność ma duże znaczenie dla kierowników projektów i ich zespołów, niezależnie od ich wielkości. Zarządzanie zadaniami może znacznie poprawić produktywność i wydajność zespołu. Kiedy członkowie zespołu wiedzą, że postęp ich zadania jest monitorowany, presja ta zmusza ich do pełnego zaangażowania się w swoją pracę.

5. Poprawia więzi w zespole

Jedną z największych zalet korzystania z oprogramowania do zarządzania zadaniami jest poprawa współpracy między członkami zespołu w tym samym lub różnych działach. Ponieważ członkowie często wchodzą w interakcje, poznają się lepiej, co dodatkowo prowadzi do poprawy więzi w zespole.

6. Ułatwia alokację zasobów

Zarządzanie zadaniami pozwala na efektywne wykorzystanie najcenniejszych zasobów – czasu, pieniędzy i siły roboczej. Przydzielanie zadań właściwym osobom zapewnia terminową realizację prac dzięki efektywnemu wykorzystaniu zasobów, co prowadzi do oszczędności czasu i obniżenia kosztów projektu.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania zadaniami?

Czytaliśmy o tym, czym jest zarządzanie zadaniami i dlaczego jest ważne. Teraz nadszedł czas, aby zrozumieć, czym dokładnie jest oprogramowanie do zarządzania zadaniami.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami to wizualna platforma, z której kierownicy projektów mogą tworzyć zadania osobiste lub grupowe, przydzielać je i monitorować ich postęp. Możesz ustawić daty rozpoczęcia i zakończenia, oszacować czas, tworzyć powtarzające się zadania, śledzić zależności zadań itp. Z jednego miejsca i wprowadzać wszelkie zmiany w razie potrzeby.

Narzędzia te zmniejszają wysiłek ręczny i oszczędzają dużo czasu. Chodzi o to, że nie każde narzędzie zapewnia wszystkie te funkcje. Różne oprogramowanie do zarządzania zadaniami oferuje zróżnicowany zestaw funkcji i możesz nie potrzebować ich wszystkich.

Aby więc wybrać najlepsze narzędzia do zarządzania zadaniami, trzeba będzie najpierw przeanalizować wielkość zespołu i rodzaj projektu (zwinny, kaskadowy), a następnie wybrać rozwiązanie spełniające wymagania.

Może ci się spodobać: 8 inteligentnych narzędzi do rozwiązywania problemów związanych ze start-upem.

5 doskonałych narzędzi do zarządzania zadaniami dla startupów w 2022 roku

Jak wspomniano wcześniej, startupy muszą upewnić się, że jak najlepiej wykorzystują swoje ograniczone zasoby, zwłaszcza siłę roboczą. Korzystanie z dobrego narzędzia do zarządzania zadaniami gwarantuje, że właściwe osoby pracują nad właściwymi zadaniami.

Rzućmy okiem na pięć najlepszych dostępnych obecnie narzędzi do zarządzania zadaniami.

1. ProofHub

Potężny ProofHub to kompleksowe oprogramowanie do współpracy zespołowej i zarządzania projektami, które oferuje użytkownikom szereg zaawansowanych funkcji na wspólnej platformie. Oprogramowanie ma wbudowane oprogramowanie do zarządzania zadaniami, które ułatwia zespołom zarządzanie zadaniami oraz zwiększa wydajność, produktywność i odpowiedzialność za swoją pracę. Menedżerowie projektów mogą zarządzać wszystkimi zadaniami w jednym miejscu i łatwo poruszać się po listach zadań oraz filtrować dane, aby zorganizować pracę zgodnie z potrzebami. Ciesz się również większą kontrolą nad dostępem i bezpieczeństwem dzięki listom dostępnym tylko dla wyznaczonych osób. Możesz zezwolić tylko wybranym adresom IP na dostęp do swojego konta. Ponieważ każdy członek zespołu ma jasne zrozumienie przydziału zadań i szacunków czasu, prawdopodobnie stanie się bardziej skoncentrowany i odpowiedzialny w pracy.

Główne cechy obejmują:

• Tworzenie i przydzielanie zadań indywidualnych lub grupowych.
• Etykiety niestandardowe.
• Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia zadań.
• Ustaw szacunki czasu.
• Czas śledzenia.
• Twórz powtarzające się zadania.
• Dołącz i potwierdź pliki.
• Widok tabeli, widok listy i widok tablicy.

Cennik:

Plan Ultimate Control kosztuje 89 USD miesięcznie, rozliczany co roku.

2. Pytanie

Quire to zaawansowane, oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania zadaniami, które umożliwia zespołom łączenie się na wspólnej platformie do wspólnego planowania, organizacji i realizacji projektów. Skoncentrowany widok podlisty zapewnia, że ​​każdy członek zespołu ma kontrolę nad swoją pracą, a tablica Kanban umożliwia łatwą wizualizację zasobów zespołu w celu optymalizacji przejrzystości i wydajności. Każdy może mieć wgląd w postępy projektu, a elegancki interfejs pozwala na płynny przepływ pracy. Quire został zaprojektowany z myślą o małych zespołach, a pracownicy mogą lepiej skoncentrować się na zadaniach, określając, nad czym mają pracować.

Główne cechy obejmują:

• Dynamiczna oś czasu.
• Tablica Kanbana.
• Inteligentna lista podrzędna.
• Nieskończona lista zagnieżdżona.
• Intuicyjny interfejs.
• Platforma między urządzeniami.
• Szablony projektów.
• Integracje.

Cennik:

Dostępny jest bezpłatny plan. Abonament płatny zaczyna się od 8,95 USD/użytkownika/miesiąc.

3. Zaległości

Backlog to popularne narzędzie do zarządzania zadaniami i śledzenia błędów, z którego korzysta ponad 10 000 firm na całym świecie. Korzystając z Backlog, możesz łatwo zarządzać zadaniami i łatwo wykonywać zadania dzięki przydatnym funkcjom, takim jak wykresy Gantta, tablice Kanban i inne. Korzystaj z Backlogu, aby ustalać priorytety i zarządzać zadaniami w ramach projektów oraz śledzić ogólny postęp. Jasno komunikuj aktualizacje projektu, omawiaj plany i przesyłaj zlecenia pracy innym członkom zespołu. Bezpieczne udostępnianie plików w chmurze to kolejna korzystna funkcja, która dodatkowo poprawia koordynację zespołu i przejrzystość. Aplikacja Backlog umożliwia zarządzanie pracą nawet w podróży.

Główne cechy obejmują:

• Kontrola wersji.
• Wykresy gantta.
• wiki.
• Pola niestandardowe.
• Śledzenie błędów i problemów.
• Uprawnienia użytkownika.
• Bezpieczne udostępnianie plików.
• Współpraca między zespołami.
• Śledzenie błędów.

Cennik:

Dostępny jest bezpłatny plan. Plan płatny zaczyna się od 35 USD miesięcznie.

4. beSlick

beSlick to kolejny użyteczny system zarządzania zadaniami oparty na szablonach, który pomaga wyeliminować cały chaos i bałagan w procesach ręcznego rejestrowania i planowania zadań. Zaprojektowany dla zespołów małych i średnich firm, beSlick jest łatwy w użyciu, ale zaskakująco potężny w swojej funkcjonalności. Oznaczone jako jedyne narzędzie do zarządzania zadaniami z wbudowanym usprawnieniem procesów, zawiera jedno z najsilniejszych narzędzi do tworzenia przepływów pracy (szczególnie w tym przedziale cenowym). Raporty szablonów są całkiem dobre, dając jasny i szczegółowy widok postępów na jednym pulpicie nawigacyjnym.

Główne cechy obejmują:

• Scentralizowana biblioteka z uprawnieniami.
• Pojedynczy pulpit nawigacyjny do przeglądania wszystkich postępów zadań.
• Integruj i automatyzuj.
• Raportowanie i filtrowanie zadań.
• Analityka procesów i rejestracja ścieżki audytu.
• Gotowa biblioteka szablonów.
• Śledź i rozwiązuj problemy z procesami.
• Platforma między urządzeniami.

Cennik:

Abonament jednopłatny kosztuje 10 USD/użytkownika/miesiąc.

5. Praca zespołowa

Teamwork to potężne oprogramowanie do zarządzania projektami z wbudowanymi narzędziami do zarządzania zadaniami, za pomocą których kierownicy projektów mogą tworzyć bardzo szczegółowe i dostosowane zadania, aby umożliwić zespołom lepsze zrozumienie ich przepływu pracy. Oferuje zaawansowany zestaw funkcji, które umożliwiają planowanie obciążenia pracą, śledzenie postępów, raportowanie i optymalizację postępu zadań. Szablony zarządzania zadaniami pomagają zespołom wszystkich typów oszczędzać czas, ulepszać procesy i osiągać więcej. Funkcja planowania projektów Teamwork umożliwia kierownikom projektów definiowanie zadań projektowych, przydzielanie ich do ludzi i monitorowanie zadań. Narzędzie umożliwia również zarządzanie dokumentami, co ułatwia użytkownikom współpracę nad dokumentami w ramach zespołu za pośrednictwem portalu internetowego.

Główne cechy obejmują:

• Obciążenie pracą.
• Tablice Kanbana.
• Nieograniczona liczba użytkowników klienta.
• Śledzenie czasu.
• Wykres Gantta.
• Szablony list zadań.
• Notatniki.
• Pliki i wersjonowanie.
• Kamienie milowe i kalendarz.

Cennik:

Dostępny jest plan Free Forever. Abonament płatny zaczyna się od 10 USD/użytkownika/miesiąc, rozliczany co roku.

Może Ci się spodobać również: 5 najlepszych narzędzi do marketingu e-mailowego, które pomogą zmienić Twoją firmę (infografika).

Wniosek

Startupy nie mogą sobie pozwolić na postawienie niewłaściwej stopy z narzędziami do zarządzania zadaniami, zwłaszcza na wczesnych etapach. Ręczne planowanie i przydzielanie zadań może głęboko skrócić produktywny czas start-upu i istnieje duże prawdopodobieństwo, że członkowie Twojego zespołu popadną w samozadowolenie z powodu braku jasnego podziału obowiązków służbowych.

Wprowadź dobre narzędzie do zarządzania zadaniami, a kierownicy projektów zyskają niezawodnego i funkcjonalnego sojusznika do nawigacji zarówno w prostych, jak i złożonych procesach przydzielania zadań i monitorowania z jednego miejsca.

Wspomniane wyżej narzędzia do zarządzania zadaniami są jednymi z najlepszych w biznesie, oferując doskonałą równowagę między przystępnością cenową a funkcjonalnością, ponieważ Twój startup prawdopodobnie zarejestruje optymalne wykorzystanie najcenniejszego zasobu Twojej organizacji – zasobów ludzkich.

 Ten artykuł został napisany przez Nandini Sharma. Nandini jest zastępcą kierownika ds. marketingu w ProofHub. Nandini wnosi blisko dziesięcioletnie doświadczenie w tej dziedzinie iz powodzeniem zrealizowała szereg kampanii budowania marki i kampanii marketingowych w całej swojej karierze. Specjalista w dziedzinie marketingu, Nandini jest dobrze zorientowany w technicznym know-how i zawsze jest na bieżąco z najnowszymi trendami w cyfrowym świecie. Przekonasz się, że nieustannie wprowadza w życie strategie marketingowe z perfekcją. Przez lata triumfalnie stworzyła szeroką bazę odbiorców na wielu popularnych platformach internetowych. Kiedy nie jest zajęta zapisywaniem gotowych pomysłów marketingowych, można ją znaleźć, kierując swoją kreatywność na działania artystyczne i rzemieślnicze.