Strategiczne znaczenie archiwum cyfrowego w przedsiębiorstwie

Archiwum cyfrowe przedsiębiorstwa to przede wszystkim cyfrowa pamięć przedsiębiorstwa , która składa się głównie z dokumentów elektronicznych. W związku z tym ważne jest, aby organizacje w odpowiedni sposób zachowywały dokumenty w formie cyfrowej, aby z czasem zachować pamięć o swoich archiwach.

Nadszedł czas, aby kierownictwo uświadomiło sobie potrzebę rzeczywistego zbudowania kultury cyfrowej w swoich organizacjach, aby móc poznać archiwa i zarządzać nimi przez cały ich cykl życia.

Komputerowe archiwum dokumentów i danych firmy reprezentuje ekskluzywne i strategiczne bogactwo dla organizacji, a jego wartość nie ogranicza się do obiektów cyfrowych, które je tworzą (tj. dokumentów elektronicznych firmy), ale dotyczy procesów, relacji i modalności przystosowane do kształtowania, zarządzania i ochrony w czasie.

Ustawodawstwo we Włoszech naciska na właściwe tworzenie, zarządzanie i ochronę

Włoskie prawo zmusza firmy do przyjmowania i coraz częstszego korzystania z rozwiązań podpisu elektronicznego , systemów dokumentów z efektywnym zarządzaniem przepływem pracy i zgodnych z prawem możliwości przechowywania danych cyfrowych . Systemy te mogą być zarządzane wewnętrznie przez firmę lub wykorzystywane jako usługi chmurowe typu „oprogramowanie jako usługa” (SaaS) przez wyspecjalizowanych, certyfikowanych i wykwalifikowanych dostawców usług, takich jak Doxee.

Przepisy podstawowego źródła regulacyjnego we Włoszech dotyczące cyfryzacji, reprezentowanego przez Kodeks Administracji Cyfrowej (CAD), o którym mowa w dekrecie ustawodawczym nr. 82 z dnia 7 marca 2005 r. wraz z późniejszymi zmianami oraz związane z nimi Wytyczne AgID dotyczące dokumentów elektronicznych, podpisów elektronicznych i usług zaufania, reprodukcji i utrwalania dokumentów, komunikacji elektronicznej oraz tożsamości cyfrowych mają zastosowanie również do firm prywatnych .

CAD ustala, że ​​księgi, pisma i dokumenty, które muszą być przechowywane, mogą być tworzone i przechowywane na nośnikach IT zgodnie z postanowieniami niniejszego kodeksu i zgodnie z wytycznymi AgID.

Potwierdza to również art. 2215-bis Kodeksu Cywilnego , który potwierdza, że ​​księgi, rejestry i dokumenty, których prowadzenie jest obowiązkowe z mocy prawa lub przepisów lub których wymaga charakter lub wielkość prowadzonej działalności, mogą być tworzone i prowadzone przy użyciu komputera, stanowiąc podstawowe i oryginalne informacje , z których można wykonać, na różnego rodzaju nośnikach, reprodukcje i kopie do celów dozwolonych przez prawo.

Ponadto zgodnie z art. 43 ust. 3 CAD, dokumenty komputerowe, których zabezpieczenie jest przewidziane ustawą lub rozporządzeniem , muszą być przechowywane w postaci cyfrowej, z zachowaniem zasad technicznych ustalonych na podstawie art. 71 CAD, a więc zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych AgID dotyczących zarządzania tworzeniem i konserwacji, które weszły w życie 10 września 2020 r. i obowiązują od 1 stycznia 2022 r.

Obowiązki przechowywania i eksponowania dokumentów składających się na cyfrowe archiwa przedsiębiorstwa uważa się za spełnione do wszystkich celów prawnych za pomocą dokumentów komputerowych, jeżeli stosowane procedury są zgodne z Wytycznymi AGID, zgodnie z art. 20 ust. 5-bis i 43 ust. 1.

Wyzwaniem dla firm jest zagwarantowanie, że dokumenty komputerowe, które są obecnie produkowane lub otrzymywane, mogą być nadal odczytywane i wykorzystywane w odległej przyszłości, zapewniając ich wartość prawną i prawidłowe umieszczenie w archiwach firmowych.

Cel ten można osiągnąć jedynie poprzez zastosowanie systemów dokumentów i usług konserwacji, które gwarantują zgodność z zasadami technicznymi Wytycznych AgID oraz zapewniają wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa i poufności .

Ale czym jest archiwum cyfrowe?

Cyfrowe archiwum prywatnej organizacji, takiej jak firma, składa się z organicznego kompleksu i relacji dokumentów wytworzonych lub otrzymanych przez organizację w trakcie jej działalności.

Historyk Jacques Le Goff zdefiniował dokument jako „coś, co pozostaje ” , tj. jest produkowane właśnie po to, by zachować w czasie i udostępnić tym, którzy są zainteresowani poznaniem czynu lub faktu przedstawionego w dokumencie.

Gwarantowane przez nią wymogi integralności, niemodyfikowalności, autentyczności, czasowej kolokacji, dostępności i zachowania w czasie są głównymi celami, które firma musi wiedzieć, jak zaplanować , aby prawidłowo zarządzać swoimi archiwami komputerowymi.

Przewiduje to sam Kodeks Administracji Cyfrowej, który wskazuje w art. 44, ust . zgodnie z metodami wskazanymi w Wytycznych AgID.

Niezawodny w czasie system dokumentów wymaga od firmy zapewnienia:

• organizacja i kontrola odpowiedzialności za tworzenie, utrzymywanie i przechowywanie dokumentów firmowych;
• przyjęcie procedur i narzędzi , które identyfikują przechowywane dokumenty komputerowe w określony sposób w czasie i przestrzeni, zapewniając czytelność i łatwe wyszukiwanie dokumentów oraz informacji identyfikujących, w tym metadanych powiązanych z dokumentami;
• wybór i poleganie na dostawcach, którzy specjalizują się w zarządzaniu i utrwalaniu archiwów cyfrowych i gwarantują najwyższy poziom bezpieczeństwa, jakości i niezawodności .

Konserwacja oznacza zorganizowanie archiwum cyfrowego posiadającego wartość prawną , zarządzanego przez system informatyczny i wspartego modelem organizacyjnym, procedurami, rolami, zadaniami i czynnościami opisanymi w instrukcji konserwacji .

Cyfryzacja jest możliwa we wszystkich sektorach biznesu

Od pewnego czasu legislacja referencyjna dotycząca digitalizacji nie nakłada ograniczeń czasowych na prawidłową procedurę digitalizacji w różnych sektorach przedsiębiorstwa , umożliwiając tym samym zasilenie archiwów cyfrowych przedsiębiorstwa coraz większą ilością umieszczanych dokumentów i danych cyfrowych o charakterze transwersalnym. w magazynie. Poniżej kilka sektorów i praktyczne przykłady rodzajów dokumentów biznesowych:

• dokumenty mające znaczenie podatkowe: faktury i noty czynne i bierne, dokumenty przewozowe czynne i bierne, zlecenia NSO, księgi i rejestry księgowe , pisma pomocnicze, sprawozdania finansowe, deklaracje, zaświadczenia CU, F24, komunikaty podatkowe, księgi zakładowe, rachunki i rachunki wydatków, faktury opieczętowane za ulgi podatkowe itp.
• dokumentacja cywilnoprawna: formularze, wezwania do zapłaty, pisma, zaproszenia, komunikaty, przypomnienia, zlecenia zakupu, umowy, wyciągi bankowe, korespondencja, rachunki, wiadomości e-mail i PEC, dzienniki lub rejestry komputerowe, dokumentacja techniczna, certyfikaty zgodności, dokumentacja procesów jakościowych, zgody dotyczące prywatności, dokumentacja produkcyjna itp.
• dokumentacja pracownicza: listy płac (we Włoszech Libro Unico del Lavoro – LUL), umowy o pracę i zarządzanie stosunkiem pracy, listy cesji, korespondencja, deklaracje ZUS i podatkowe itp.
• dokumentacja bankowa: rachunki (dowody wpłaty i wypłaty), umowy, dokumenty gwarantowanych kredytów, dokumenty dotyczące obrotu i zarządzania inwestycjami, kasa fiskalna, zlecenia do komputera lokalnego, czeki zdematerializowane, odpowiednie dokumenty weryfikacyjne itp.
• dokumentacja ubezpieczeniowa: polisy ubezpieczeniowe i inne dokumenty potwierdzające, dokumenty ubezpieczenia na życie i inne szkody itp.
• dokumentacja celna: dokumentacja dotycząca importu, eksportu, tranzytu towarów, rachunki celne, e-DAS itp.
• dokumentacja kliniczna: raporty z analiz laboratoryjnych, raporty i obrazy z diagnostyki radiologicznej i medycyny nuklearnej, raporty ambulatoryjne, wypisy, elektroniczna dokumentacja medyczna, FSE, elektroniczne recepty, dokumentacja zdrowotna itp.
• dokumentacja z innych dziedzin.

Korzyści w całym cyklu życia archiwum IT

Zarządzanie archiwum cyfrowym oferuje naprawdę istotne korzyści w perspektywie średnioterminowej, jeśli opiera się na zasadach automatyzacji i uproszczenia obiegu dokumentów organizacji w całym cyklu ich życia, zgodnie ze ścieżką mającą na celu osiągnięcie poziomów większej wydajności , skuteczność, przejrzystość i zgodność.

W zakresie procesów cyfrowych możliwość optymalizacji etapów odbioru dokumentów, produkcji i podpisywania, udostępniania danych i dokumentów, archiwizacji, przechowywania i niszczenia dokumentów pod koniec ich cyklu życia wymaga znacznej optymalizacji w procesach relacji wewnętrznych i zewnętrznych firmy .

Posiadanie zintegrowanego podejścia do przyjęcia oprogramowania i usług, które komunikują się z systemem archiwizacji dokumentów i usługą konserwacji cyfrowej oraz nadają wartości wymienianym i przetwarzanym danym, pozwala firmie osiągnąć wiele korzyści: skrócić czas, a tym samym koszty operacyjne zarządzanie przepływami dokumentów tak, aby były prostsze; osiągnąć drastyczną redukcję błędów ludzkich; wyeliminować rozproszenie dokumentów; doskonalenie procesów zatwierdzania, monitorowania i kontroli ; zwiększenie bezpieczeństwa i przejrzystości; oraz wniesienie wkładu w model zrównoważenia środowiskowego .

Dlatego cyfryzacja różnych procesów biznesowych umożliwia wytwarzanie i/lub przechowywanie wielu różnych rodzajów dokumentów elektronicznych, które zasilają cyfrowe archiwum firmy .

Formaty i metadane dokumentów w archiwum cyfrowym

Dlatego też w celu zachowania pamięci cyfrowej firmy należy zwracać uwagę nie tylko na obiekty cyfrowe (np. dokumenty komputerowe), rozumiane jako ciągi bitów i ich wymagania prawne, ale także na odpowiednie formaty elektroniczne zgodne z Załącznik 2 Wytycznych AgID. Niezbędne jest również zagwarantowanie waloryzacji zbioru metadanych niezbędnych do indeksowania dokumentów, które mają być wzbogacone. Odbywa się to w celu podkreślenia cech dokumentów i ograniczeń archiwalnych reprezentowanych przez zestaw logicznych i formalnych relacji, jakie istnieją między dokumentami archiwum, co musi być zgodne z Załącznikiem 5 Wytycznych AgID.

Metadane to nic innego jak zbiór danych (informacji) powiązanych z obiektem cyfrowym , takim jak dokument komputerowy, w celu zidentyfikowania i opisania jego kontekstu, zawartości i struktury, a także umożliwienia zarządzania nim w czasie w systemie zachowywania.

W celu zachowania archiwalnych metadane pełnią różne funkcje. Obejmują one stałą identyfikację obiektów i ich relacji, przechowywanie technicznych i proceduralnych mechanizmów formowania, konserwacji i konserwacji, przywileje dostępu, logiki selekcji, opis kontekstu produkcji i późniejszej opieki i konserwacji. .

Dlatego dokumentacja, która ma być przechowywana, powinna być opisana pod kątem:

• charakter dokumentacji (np. typ, klasa);
• używany format;
• wykaz i opis metadanych;
• okres przechowywania;
• wszelkie informacje uznane za przydatne do zachowania.

W dobie społeczeństwa cyfrowego ilość dokumentów informatycznych przechowywanych przez włoskie firmy rośnie wykładniczo . Wymaga to najnowocześniejszego systemu zachowywania, który z czasem udostępnia zasoby informacyjne poprzez odpowiednie metadane , co oznacza również eliminację ryzyka napotkania krytycznych problemów w czasie odzyskiwania, dostępu i wyświetlania dokumentów , mimo że zostały zdematerializowane i zarchiwizowane cyfrowo.

Znaczenie polegania na certyfikowanym i kwalifikowanym dostawcy Agid

Zarządzanie przechowywaniem archiwów spółka może zlecić wyspecjalizowanym podmiotom, tzw.

W szczególności duże znaczenie mają stosowane zasady i procedury , profesjonalizm osób odpowiedzialnych oraz jakość , szczególnie pod względem wytrzymałości, bezpieczeństwa i niezawodności stosowanych technologii. Dlatego wybór powierzenia cyfrowego przechowywania archiwów firmy certyfikowanemu i wykwalifikowanemu dostawcy jest kluczowy .

Kwalifikowani AgID Konserwatorzy spełniają najwyższe wymagania jakościowe, bezpieczeństwa i organizacyjne , określone zgodnie z przepisami europejskimi w Wytycznych dotyczących tworzenia, zarządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych. Prywatne firmy nie są zobowiązane do outsourcingu do kwalifikowanych dostawców konserwacji , ale zdecydowanie zaleca się poleganie na dostawcach, którzy zostali zakwalifikowani przez Agencję ds. Cyfrowych Włoch, takich jak Doxee, w celu zmniejszenia odpowiedzialności za W tym zakresie Zarządzeniem Nr 455 z dnia 25 czerwca 2021 r. AgID wydała nowe rozporządzenie, które określa kryteria świadczenia usługi przechowywania dokumentów komputerowych, określając ogólne wymagania oraz jakość, bezpieczeństwo i wymagania organizacyjne dotyczące świadczenia usługi konserwatorskiej w określonych załącznikach, z utworzeniem specjalnego Rynku dla kwalifikowanych usług konserwatorskich.