Jak Twój startup może skorzystać z wirtualnego numeru telefonu?

Rozpoczęcie działalności jest kosztowne, zwłaszcza jeśli nie masz solidnego źródła kapitału. Poniesiony początkowy koszt jest poza skalą, a jeśli nie zostanie dobrze zaplanowany w budżecie, możesz stracić pieniądze, których nigdy nie zamierzałeś. Ryzykujesz wpadnięciem w długi.

Chcesz zaoszczędzić pieniądze i zmaksymalizować zyski? Używanie wirtualnego numeru telefonu do komunikacji biznesowej może być jednym ze sposobów, aby to zrobić. Czytaj dalej, aby lepiej zrozumieć systemy telefonii wirtualnej.

Co to jest wirtualny numer telefonu?

Wirtualny numer telefonu to numer telefonu, który nie jest powiązany ani powiązany z żadnym adresem, kartą SIM, urządzeniem ani telefonem. Ten numer korzysta z Internetu do wykonywania połączeń telefonicznych.

Aby to zilustrować, oto trzy różnice między liczbą wirtualną a liczbą fizyczną.

• W przeciwieństwie do numerów fizycznych, które do działania wymagają sprzętu telefonicznego, kart SIM i innych urządzeń, numery wirtualne nie wymagają specjalistycznego sprzętu.
• Numery fizyczne wymagają linii telefonicznych do działania. Bez tych linii te numery pozostają rozłączone.
• Numery fizyczne korzystające z telefonów stacjonarnych opierają się na sieciach telefonicznych wykonanych z drutu miedzianego. Z drugiej strony wirtualny numer telefonu może działać na dowolnym urządzeniu komunikacyjnym, od laptopów po telefony.

Polecane dla Ciebie: Wskazówki, jak rozwinąć swój mały biznes za granicą.

Jak działają wirtualne liczby?

Jak wspomniano wcześniej, wirtualne numery telefonów nie potrzebują do działania zwykłych kart SIM. Wszystko, czego potrzebują te numery, to bezpieczna łączność z Internetem. Działają poprzez przekazywanie połączeń do urządzenia podłączonego do Internetu.

Numery wirtualne, zwane także bezpośrednim wybieraniem wewnętrznym (DID) lub numerami dodatkowymi, korzystają z technologii Voice over Internet Protocol (VoIP). Ta technologia jest stosunkowo powszechna i być może korzystałeś z niej podczas wykonywania połączeń przez WhatsApp lub iMessage.

Wirtualne numery to najlepsza forma komunikacji dla start-upu. Są nie tylko ekonomiczne, ale mają również unikalne funkcje. Oto niektóre z tych funkcji.

Funkcje wirtualnych numerów telefonów, które są przydatne dla startupów

Wirtualne numery telefonów pomogą Ci skutecznie komunikować się z klientami. Te numery mogą obsługiwać wiele funkcji, które są niezbędne do usprawnienia komunikacji w Twojej firmie. Niektóre z tych funkcji obejmują:

Nagranie rozmowy

Możesz nagrywać dowolne rozmowy na swoim wirtualnym numerze firmowym. Piękno tego polega na tym, że możesz odtwarzać te nagrania w dowolnym momencie.

Dodatkowo w przypadku jakichkolwiek nieporozumień zawsze możesz odtworzyć te nagrania w celu wyjaśnienia. Przydają się również jako niezbity dowód, gdy sprawy psują się z klientami i ponosisz odpowiedzialność.

Wywołanie przesiewowe

Wirtualne numery telefonów obsługują również filtrowanie połączeń. Ta funkcja pozwala wiedzieć, kto dzwoni i automatycznie przekierować go przed odebraniem połączenia. Ta funkcja jest przydatna, zwłaszcza gdy oczekujesz ważnego połączenia.

Przekazywanie SMS-ów

W dzisiejszych czasach większość ludzi woli wysyłać wiadomości niż dzwonić. Dzięki tej funkcji przekazywania SMS-ów możesz wysyłać i odbierać wiadomości tekstowe bez ponoszenia dodatkowych opłat, ponieważ wszystko to odbywa się przez Internet.

Połączenia konferencyjne

Wirtualne numery telefonów mają funkcje konferencji telefonicznych, które umożliwią efektywne organizowanie spotkań. Będziesz mógł spotykać się ze swoimi klientami i dostawcami praktycznie bez dodatkowych kosztów. Numery te mają również interfejs użytkownika, który jest łatwy w użyciu. Nie musisz podróżować, aby spotkać się z klientami lub dostawcami; możesz mieć połączenie konferencyjne i spotkać się z nimi zdalnie.

Poczta głosowa

Ten system telefoniczny ma dość ekscytującą funkcję poczty głosowej. Twoje wiadomości głosowe są automatycznie wysyłane na Twoją skrzynkę odbiorczą, gdzie możesz je przeczytać. Oszczędza Ci to konieczności słuchania setek wiadomości głosowych. Dzięki tej funkcji możesz czytać opinie klientów i odpowiadać na nie w czasie rzeczywistym.

Jednoczesna obsługa połączeń

Klienci dzwoniący do Twojej firmy nie mają ochoty czekać w kolejce ani mieć do czynienia z sygnałami zajętości przez cały czas. Wirtualne systemy telefoniczne pomogą Ci usprawnić komunikację, ponieważ obsługują obsługę wielu połączeń. System ułatwia również zarządzanie dużą liczbą połączeń.

Bezpłatne, lokalne numery telefonów

Jedynymi opłatami, które ponosisz podczas korzystania z numerów wirtualnych, są opłaty internetowe. Jest to bardzo korzystne dla Twojej firmy, ponieważ pozwala zaoszczędzić pieniądze. Oprócz tego numery wirtualne są wystarczająco elastyczne, aby przełączać się z jednego urządzenia na drugie.

Ponadto większość dostawców usług oferuje tanie plany instalacji numerów wirtualnych. Aby uzyskać maksymalną wydajność, rozważ uzyskanie dedykowanego numeru telefonu służbowego. Wirtualny system telefoniczny obsługuje to również.

Może cię zainteresować: Oto dlaczego małe firmy są idealnymi celami dla hakerów!

Powody, dla których potrzebujesz wirtualnego numeru telefonu do swojego start-upu

Wirtualny numer telefonu to konieczność dla Twojej firmy. Oto kilka korzyści, które wskazują na wszystkie powody, dla których potrzebujesz tego systemu.

Poprawiona komunikacja z Twoimi klientami

Możesz odbierać połączenia w podróży, na tablecie, telefonie stacjonarnym lub urządzeniu mobilnym. Numery te są kompatybilne z prawie każdym urządzeniem komunikacyjnym, więc nie musisz męczyć się nieporęcznymi telefonami stacjonarnymi. Wirtualne numery zapewniają, że nigdy nie przegapisz połączenia od swojego klienta.

„Dzięki wirtualnemu numerowi telefonu będziesz zawsze dostępny dla swoich klientów i dostawców. Dzieje się tak dlatego, że w przeciwieństwie do tradycyjnych numerów numer wirtualny umożliwia przekierowywanie i odbieranie połączeń w dowolnym momencie iw dowolny sposób”. – o czym wspomina w jednym z ostatnich wywiadów Peter Antoniou, dyrektor zarządzający Edgility.

Ekonomiczny

Biznes to maksymalizacja zysków i minimalizacja wydatków. Wirtualny numer telefonu jest tani w użyciu, ponieważ jedynym kosztem, jaki ponosisz, jest koszt internetu. Dzięki temu systemowi możesz cieszyć się wieloma numerami w cenie tylko jednego połączenia. Możesz to zmaksymalizować, przydzielając inny numer każdemu działowi w Twojej firmie.

Ponadto, w porównaniu z połączeniami opartymi na operatorach, wirtualne systemy telefoniczne są tańsze i niezawodne. Nie musisz też płacić za drogi sprzęt, taki jak nowe telefony komórkowe dla swoich wirtualnych numerów. Numery te są kompatybilne z większością urządzeń komunikacyjnych i możesz nawet odbierać połączenia na swoim komputerze.

Zwiększona wydajność pracy

Płynna komunikacja między Tobą a Twoimi klientami poprawia produktywność. Dzięki wirtualnemu systemowi możesz łatwo śledzić swoją firmę z dowolnego miejsca. Oprócz dzwonienia do klientów możesz również wysyłać im promocyjne faksy i wiadomości głosowe. Może to zwiększyć bazę klientów, a co za tym idzie, poprawić sprzedaż.

Profesjonalizm

Wirtualny numer telefonu sprawia, że ​​Twoja firma wygląda na wiarygodną i profesjonalną. Dzięki tej sieci możesz stworzyć profesjonalną perspektywę dla swojej firmy. Ułatwia to również budowanie marek poprzez reklamę.

Klienci czują się komfortowo, posługując się numerem służbowym, a nie osobistym. Wirtualny numer telefonu zapewnia platformę do uzyskania linii biznesowej.

Brak umów

W przeciwieństwie do tradycyjnych numerów telefonicznych, nie potrzebujesz umowy, aby korzystać z usług numeru wirtualnego. To z kolei pozwala zaoszczędzić pieniądze. Wirtualne numery są spłacane jednorazowym planem płatności.

Backup danych

Każda rozmowa telefoniczna, wiadomość, faks i poczta głosowa, które wysyłasz lub odbierasz na numer wirtualny, jest tworzona w kopii zapasowej. Chroni to wszystkie Twoje dane, takie jak informacje o klientach, przed nieprzewidzianymi okolicznościami. Obecność centrum danych w tym systemie minimalizuje ryzyko utraty wszystkich danych w przypadku awarii technicznej.

Poprawiona satysfakcja dzwoniącego

Wirtualne systemy telefoniczne są zwykle dostarczane z wirtualnymi asystentami samochodowymi. Ci opiekunowie to zwykle boty, które można skonfigurować i zautomatyzować, aby odpowiadały na zapytania klientów. Dzięki temu są zaangażowani, gdy czekają na przejście do następnego dostępnego agenta. Ta funkcja daje pewność, że klient jest obsługiwany przez właściwą osobę.

Oddziel telefony służbowe od prywatnych

Większość startupów popełnia błąd polegający na używaniu telefonów osobistych do wykonywania połączeń biznesowych. Chociaż jest to powszechne wśród właścicieli małych firm, nie jest zalecane.

Wirtualny numer telefonu pomoże oddzielić biznes od życia osobistego. To powiedziawszy, nawet jeśli zdecydujesz się używać tego samego numeru do wykonywania połączeń biznesowych, ten system ukryje Twoją tożsamość. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać godziny pracy, aby wirtualny numer telefonu przyjmował lub odrzucał połączenia.

Radzenie sobie z oszustwami związanymi z telefonami wirtualnymi

Korzystanie z wirtualnego numeru telefonu ma wiele zalet. Mimo to jesteś narażony na oszustwa i oszustwa związane z telefonem wirtualnym. W dzisiejszych czasach Internet jest dostępny dla wszystkich, co doprowadziło do wzrostu liczby oszustw internetowych. Małe firmy i start-upy są głównymi celami oszustw, ponieważ są postrzegane jako zielone i niedoświadczone w obsłudze transakcji online.

Istnieje kilka sposobów ochrony firmy przed wadami. Oto kilka przykładów:

• Okresowo aktualizuj wirtualne systemy telefoniczne. Zaktualizowana wersja jest trudniejsza do włamania.
• Unikaj korzystania z publicznego Wi-Fi. Jeśli musisz go użyć, rozważ zakup VPN.
• Zainstaluj najnowsze oprogramowanie antywirusowe, które pomoże Ci wykrywać wirusy i chronić je przed nimi
• Zawsze skanuj wiadomości e-mail i faksy w poszukiwaniu wirusów przed ich otwarciem.
• Używaj silnych haseł, aby uzyskać dostęp do swoich wirtualnych systemów telefonicznych. Ponadto często zmieniaj hasła.
• Przeskanuj cały sprzęt, taki jak zewnętrzne urządzenia pamięci masowej, mysz i dyski USB, w poszukiwaniu wirusów przed podłączeniem ich do urządzeń.

Może Cię również zainteresować: 5 wskazówek, jak udoskonalić strategię marketingową Twojej firmy.

Wniosek

Internet uczynił ze świata globalną wioskę. Aby Twoja firma rozwinęła się ze start-upu w megakorporację, musisz skutecznie komunikować się ze swoimi klientami, interesariuszami i dostawcami. Możesz to zrobić tylko wtedy, gdy masz oprogramowanie, które sprosta zadaniu, takie jak wirtualny system telefoniczny.