Niezbędne etapy zarządzania umowami, które należy znać

Firmy, duże i małe, nie mogą działać bez umów. Umowy zgadzają się ze stronami, które są prawnie wykonalne, tworząc, definiując i regulując wzajemne prawa i obowiązki między nimi.

Kontrakty były stosowane na długo przed uprzemysłowieniem i powstaniem gospodarki kapitalistycznej. W epokach królów i ich imperiów umowy decydowały o warunkach umowy, a strony były zobowiązane do przestrzegania tych warunków.

W miarę upływu dziesięcioleci i niemożliwych do pokonania zmian na świecie, podstawy kontraktów pozostały takie same. Zarządzanie kontraktami to proces zarządzania kontraktami. Obejmuje zarządzanie umowami, od ich źródła, aż po ich wykonanie przez wybraną stronę i ewentualne rozwiązanie umowy.

Ponieważ same umowy mają wiele aspektów, zarządzanie umowami wprowadziło różne poziomy/etapy, aby reprezentować każdy aspekt umowy. Istotnym elementem zarządzania kontraktami jest analiza wyników w celu maksymalizacji wyników operacyjnych i finansowych, a także identyfikowanie i ograniczanie ryzyka finansowego i reputacyjnego ponoszonego z powodu nieprzestrzegania warunków umowy.

Podstawy zarządzania umowami

Aby zarządzać pracą i osobami zaangażowanymi w kontrakt, zespół musi jasno zrozumieć pracę, zasoby i czas niezbędny do wykonania pracy. Jasne zrozumienie wszystkich tych aspektów jest podstawą zarządzania kontraktami.

Korzyści z zarządzania umowami

• Jakość pracy jest zachowana: Cały proces zarządzania kontraktem ma na celu zachowanie jakości wykonywanej pracy. Gwarantuje, że praca jest wykonywana wydajnie w odpowiednim czasie, a zasoby są wykorzystywane w sposób najbardziej oszczędny. Gwarantuje, że firma uzyskuje najlepszy stosunek jakości do ceny z każdego zawartego kontraktu. Odbywa się to poprzez identyfikację i ograniczanie ryzyka finansowego i reputacyjnego.
• Lepsza kontrola projektu: Zarządzanie projektem jest niezbędne do zarządzania pracą na etapie inicjacji. Zapewnia prawidłowe rozpoczęcie pracy.
• Zwiększone przychody: Wyższe przychody są generowane, gdy wdrażane jest zarządzanie umowami. Dzieje się to na dwa sposoby. Po pierwsze, firma może pozostać konkurencyjna na rynku i zdobywać więcej kontraktów. Po drugie, praca, którą wykonuje firma, jest wyższej jakości. Daje wyniki wyższej jakości, a firma może pobierać premię.

Zarządzanie umowami vs. Administracja kontraktu

Zakres zarządzania kontraktami obejmuje cały cykl życia, począwszy od jego powstania, aż do jego zakończenia. Jednak Administracja Kontraktami włącza procesy, które wchodzą w skład kontraktów między obiema stronami. Cykl administrowania umową kończy się z chwilą uzgodnienia i podpisania umowy. Jednocześnie zarządzanie umową rozpoczyna się po podpisaniu i kończy wraz z rozwiązaniem umowy.

Administratorzy kontraktu są odpowiedzialni za upewnienie się, że obie strony są zadowolone z umowy, którą wspólnie stworzyli. Z drugiej strony Kierownicy Kontraktu dbają o to, aby wszystkie strony umowy przestrzegały wszystkich warunków.

Etapy zarządzania kontraktami

Jak wspomniano wcześniej, zarządzanie kontraktami to znacznie więcej niż tylko podpisywanie umów. Obejmuje szereg działań, które kierują i rozwijają procesy obsługi każdego węzła w umowie. Jest to możliwe dzięki temu, że w umowie wszystko jest jasne i dokładne.

Etap tworzenia

Wiemy, że planowanie odgrywa kluczową rolę w powodzeniu każdej strategii. Dobry menedżer zawsze planuje swój projekt. Etap tworzenia zarządzania kontraktem obejmuje budowanie elastycznej mapy drogowej, aby uwzględnić kilka nieprzewidzianych okoliczności.

Etap tworzenia jest pierwszym etapem długiej i szczegółowej drogi zarządzania kontraktami. Na tym etapie oceniasz potrzeby i zasoby firmy. Obejmuje burzę mózgów kluczowych elementów strategii kontraktowej. Dzięki temu wszystkie kolejne kroki są bezbłędne i bezbłędne oraz są gotowe do improwizacji w razie potrzeby. Cechy, o które należy zadbać na etapie planowania to:

• Rodzaje kontraktów do zarządzania
• Standardy stosowane w umowach
• Odpowiedzialność za każdy etap
• Wymagania dotyczące optymalnego wykonywania pracy
• Problemy/Wąskie gardła na każdym kroku i kolejne rozwiązania
• Wymagane zasoby do realizacji strategii kontraktowej

Etap tworzenia stanowi podstawę dla kolejnych etapów/poziomów do naśladowania.

Etap współpracy

Etap współpracy następuje po Kreacji, dzięki której powstała podstawa zarządzania kontraktami. Pomaga przede wszystkim we wdrażaniu ustalonego fundamentu dla nowych i świeżych kontraktów. Obejmuje to również opracowywanie nowych typowych umów na codzienne i codzienne sytuacje. Znaczącym wyzwaniem, przed jakim stają menedżerowie kontraktów na tym etapie, jest stworzenie równania, które zapewnia to, co jest wymagane, jednocześnie zmniejszając ryzyko.

Scena staje się najłatwiejsza w codziennych sytuacjach. Wszyscy menedżerowie muszą znaleźć odpowiedni rodzaj umowy i wprowadzić odpowiednie informacje, nie wprowadzając jednocześnie żadnych lub drobnych zmian w dokumencie umowy. Jednak zadanie staje się trudne, gdy dyskutowane są bardziej złożone sytuacje, w którym to przypadku nowy zapis jest przygotowywany od zera, uzyskując zgodność, standardy i prawa. Podpis elektroniczny następuje po państwie poprzedzającym kontakt w celu sfinalizowania umowy.

Etap podpisywania

Etap podpisywania to kolejny najważniejszy krok w zarządzaniu umowami. To tutaj próbujesz zrealizować strategie, które zaplanowałeś na poprzednim etapie. Jest to również etap, na którym wdrażasz oprogramowanie do zarządzania umowami, aby pomóc w realizacji zadań związanych z umowami. Oprogramowanie znane jest również z migracji kontraktów ze scentralizowanym repozytorium.

Oprogramowanie do zarządzania umowami to cyfrowe narzędzie, które umożliwia użytkownikom śledzenie i zarządzanie umowami na różnych etapach ich cyklu życia. To oprogramowanie umożliwia również firmom odnawianie powiadomień, zarządzanie zgodnością, przechwytywanie podpisów cyfrowych i zarządzanie szablonami umów.

Kolejną istotną cechą etapu wdrożenia jest onboarding. Dba się o to, aby każda ze stron kontraktu zrozumiała wizję i cele kontraktu i kierownika kontraktu, a także była zaznajomiona z używanymi narzędziami.

Po zakończeniu Etapu Wdrożenia, po którym następuje e-podpis obu osób, następuje etap przekazania, w którym upewnia się, że umowa jest wolna od błędów i wad. Każda rola, odpowiedzialność, kamień milowy i cel są potwierdzane.

Etap śledzenia

To wtedy wszystkie cele opisane w twoich umowach ożywają. Jest to zatem również etap, na którym należy zwracać większą uwagę na wszystkie warunki określone w umowie i regularnie je monitorować, aby upewnić się, że wszystko dzieje się tak, jak powinno.

Rolą menedżerów na etapie kontraktu jest upewnienie się, że wszystko jest na dobrej drodze i zgodnie z warunkami umowy. Są odpowiedzialni za identyfikowanie problemów i wdrażanie systemów wczesnego ostrzegania.

Menedżerowie mogą czerpać inspirację z etapu planowania w tym przypadku. Można było wymyślić odpowiednio uporządkowaną listę wszystkich elementów umowy do zweryfikowania i sprawdzenia. Nie tylko nie pozwoli pozostawić żadnej części umowy bez sprawdzenia, ale będzie szybkim sposobem na znalezienie odchyleń pomiędzy uzgodnionymi elementami a wykonywaną pracą.

Etap odnowienia

Etap odnowienia zasadniczo nie jest etapem. Warto jednak zwrócić na to uwagę już po zakończeniu kontraktu. Jednak zasady Etapu Odnowy powinny być stosowane we wszystkich lokalizacjach.

Etap odnowienia w zarządzaniu umową to przede wszystkim sytuacja w cyklu życia Twojej umowy, w której to Ty decydujesz, czy chcesz wznowić umowę, czy ją wypowiedzieć. Ponieważ istnieją klauzule kar lub działań za zwłokę, w przypadku niezgodności z umową, ważniejsze staje się proaktywne rozważenie zakończenia umowy w innych decyzjach dotyczących umowy.

Odnowienie obejmuje ocenę wykonania umowy i kilka decyzji, które w razie potrzeby obejmują odnowienie i zmiany w umowie. Interesariusze powinni być świadomi dat zakończenia i przedłużenia oraz zapewnić obu stronom wystarczająco dużo czasu na zebranie informacji, zanim decyzje zostaną zablokowane w kolejnej umowie.

Etap pokontraktowy

Etap pokontraktowy to zawarcie umowy. Wynika to z rozwiązania umów. Na tym etapie sprzątanie dba o to, aby wszystko zostało wykonane poprawnie, wystawiając lub płacąc końcowe faktury oraz archiwizując umowy.

Co więcej, wielu kierowników kontraktów ma tendencję do przeprowadzania sekcji zwłok na swoich kontaktach, aby dowiedzieć się o wynos dla następnych kontraktów. Ta sekcja zwłok dostarcza cennych informacji i wniosków, które z pewnością poprawią wyniki przyszłych kontraktów.

Wniosek

Umowy są tak dobre, jak osoba nimi zarządzająca. Bez względu na to, jak dobre są warunki w umowach, żadna ze stron umowy nie zabierze do domu dobrego interesu, jeśli nie zostanie odpowiednio zaadresowany. Dlatego ważne jest, aby postępować zgodnie z wytycznymi w zdyscyplinowany sposób, aby jak najlepiej wykorzystać swoje kontrakty.

Możesz również sprawdzić, gdzie uzyskać szablony dokumentów prawnych dla swoich umów.