Jak pomyślnie skonfigurować zdalny zespół ds. marketingu treści?

Ten gościnny post został napisany przez Andre Oentoro z Breadnbeyond.

Teraz, gdy przypadki koronawirusa wciąż rosną na całym świecie, coraz więcej firm wprowadziło obowiązkową pracę zdalną.

Ta sytuacja może pozostawić Cię w stanie zawieszenia na sekundę i zaczynasz się zastanawiać: „ Jak zespół marketingowy może skonfigurować wysokowydajne zdalne środowisko? “

Dla Ciebie praca w domu oznacza również, że:

• Ty i Twój zespół nie możecie spotkać się osobiście i przedyskutować harmonogramu i zadań przed tą samą tablicą
• nie będziesz mógł zebrać się przy stole w sali konferencyjnej, aby przeprowadzić burzę mózgów
• kiedy uderzają pisarskie frustracje blokowe, nie można traktować siebie razem z przerwą na kawę

Jednak jeszcze przed wybuchem pandemii praca zdalna była od dawna modnym hasłem. Jednak bez względu na to, jak próbujesz się zrelaksować, nieoczekiwane przejście na masową telepracę wydaje się ogromnym przedsięwzięciem – zwłaszcza jeśli Ty i Twój zespół zawsze byliście pracownikami biurowymi.

Mając to na uwadze, oto krótki przewodnik, jak wyposażyć swój zespół marketingowy i zapewnić płynne działanie strategii content marketingowej w tej „nowej normalności”.

1. Zrozumienie przeszkód

W biurze wszelkie dziury w procesie przepływu pracy zostaną natychmiast ujawnione, ponieważ wszyscy znajdują się w tym samym pomieszczeniu. Teraz historia jest zupełnie inna.

Oto niektóre z największych wyzwań, które ostatnio zbadały Remote Tools, abyś mógł zakasać rękawy:

Twój zespół marketingowy może mieć niektóre z tych typowych zdalnych wyzwań. Przy tak niezwykłej rutynie potrzeba czasu, aby się do niej przyzwyczaić. Teraz zajmiemy się dokładniej trzema najważniejszymi wyzwaniami, z jakimi Ty i Twój zespół możecie się zmierzyć w drodze.

Utrzymywanie wszystkich na tej samej stronie

Największym wyzwaniem, które wystarczy, aby Cię niepokoić, jest prawdopodobnie znalezienie najlepszego sposobu współpracy i upewnienie się, że zawsze jesteś na tej samej stronie na każdym kroku ze zdalnej lokalizacji.

Kiedy jesteś w biurze, możesz spontanicznie komunikować się z członkami zespołu, gdy znajdziesz jakieś niejasne zadania w projekcie. W ten sposób łatwo jest upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu są na stronie.

Kiedy wszystko pracujesz zdalnie, wymaga to większych inwestycji w komunikację zespołową, aby upewnić się, że projekty zespołu przechodzą przez zorganizowaną sekwencję planowania i realizacji.

Pokonywanie rozproszeń i samotności

Jednym z istotnych wyzwań, jeśli chodzi o pracę zdalną, jest próba zrównoważenia wymagań życia zawodowego i domowego. Dla niektórych ludzi staje się niesamowicie rozmyty.

Jest zbyt wiele rozrywek, które mogą sabotować twoją kreatywność i produktywność. W rezultacie nie możesz osiągnąć tyle, ile potrzebujesz.

Oto kilka typowych rozrywek, z którymi możesz się spotkać w domu:

• obowiązki domowe
• dzieci lub członkowie rodziny
• natychmiastowy dostęp do treści za pośrednictwem różnych serwisów streamingowych
• Media społecznościowe
• powiadomienia z telefonu komórkowego
• …

Poza rozproszeniem, w pokoju zawsze jest słoń – samotność.

Bez osobistych wskazówek towarzyskich w domu łatwo jest czuć się samotnym. I bez względu na to, jak chcesz temu zaprzeczyć, samotność jest największym zmaganiem, z jakim musi zmierzyć się większość pracowników (27%) podczas pracy zdalnej.

Zarządzanie współpracą zespołową

Biura to świetne miejsce do budowania kultury firmy, która łączy każdego pracownika w silne zespoły.

Zwłaszcza w przypadku marketingu treści, który wymaga zorganizowanego, dobrze zaplanowanego przepływu pracy, aby utrzymać koncentrację zespołu, aby wysiłki związane z treścią były na torze. Ponieważ członkowie zespołu są rozproszeni w różnych miejscach, wielu łatwo się zgubić lub ukryć za linią telefoniczną.

W takim przypadku twórcza współpraca przy tworzeniu świetnych treści może ucierpieć, jeśli zespół nie będzie mógł dzielić tej samej przestrzeni.

2. Łączenie zespołu

Zebranie zespołu marketingowego i zaangażowanie go podczas spotkań osobistych jest trudne. A co dopiero w sytuacji pracy zdalnej.

Na szczęście, nawet bez przygotowania, jest wiele rzeczy, które można zrobić, aby praca zdalna odniosła sukces. Oto lista przydatnych wskazówek, które pomogą Ci skonfigurować płynne przejście.

Plan. Plan. Plan.

Planowanie ma kluczowe znaczenie dla udanej pracy zespołowej i przejrzystej komunikacji. Zanim Twój zespół zacznie pracować zdalnie, spróbuj wykonać następujące czynności:

• Zrób kilka notatek na temat zmiany wzorców pracy i tego, jak Twój zespół sobie z tym poradzi.
• Pomóż swojemu zespołowi ustalić, co powinien zrobić, i ustalić realistyczne oczekiwania dotyczące polityki pracy zdalnej.
• Stwórz solidną strategię, która określi, które projekty są kluczowe , w tym te, które można, a których nie można wykonać w domu.
• Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do technologii , której potrzebują do wykonywania swojej pracy.

Wyznacz jasne granice

Każda drużyna ma ranne ptaszki i nocne marki, więc ich godziny pracy są bardziej rozbieżne. W takich przypadkach ważne jest, aby nakładać się na siebie w ustalonych godzinach pracy, kiedy wszyscy członkowie zespołu są dostępni.

Po prostu zapytaj swój zespół o preferowany czas spotkań lub kiedy mogą aktywnie odpowiadać w czasie rzeczywistym na niektóre dyskusje. W ten sposób mogą czuć się zrozumiani i docenieni.

W końcu ustalenie jasnych granic ma pomóc Tobie i Twojemu zespołowi zachować czujność i radość podczas pracy w domu.

Nie zapomnij o swoim kalendarzu treści

Kalendarz zawartości pomaga utrzymać koncentrację i organizację zespołu. Ułatwia to Twojemu zespołowi zapewnienie, że wszystkie kampanie content marketingowe (w tym plan marketingu wideo, działania SEO itp.) mają te same cele.

Oto przykład kalendarza treści z Point Visible :

Podczas pracy zdalnej, wraz z narzędziem do zarządzania projektami, kalendarz treści jest czymś, co utrzymuje Twój zespół na bieżąco i zapewnia regularny przepływ treści.

Obejmij codzienną odprawę

Upewnij się, że Ty i Twój zespół piszecie codzienne lub cotygodniowe aktualizacje na temat wykonanej pracy i jej wkładu w cały projekt.

Ułatwia zespołowi synchronizację i skupienie się na tym, co ważne, w oparciu o kalendarz. W ten sposób możesz asynchronicznie udostępniać postępy reszcie organizacji.

Alternatywnie, jeśli Twój zespół korzysta z narzędzia do zarządzania projektami, możesz śledzić pracę wykonaną za pomocą zadań „do zrobienia” i torów pracy w toku. Aby jednak to zadziałało, ważniejsze niż kiedykolwiek jest prawidłowe oznaczanie rzeczy po zakończeniu i odpowiednie aktualizowanie dokumentacji .

3. Łatwe narzędzia techniczne

Twój zespół będzie potrzebował wielu narzędzi, aby utrzymać porządek. Pomoże im to kontynuować realizację projektów bez zbędnych opóźnień.

Jednak dzięki zaawansowanej technologii i internetowi Ty i Twój zespół możecie pozostać w kontakcie, bez względu na odległość i kwarantannę.

Oto niektóre niezbędne narzędzia do pracy w domu, których Twój zespół potrzebuje, aby zachować taką samą produktywność, jak w biurze:

Oprogramowanie do spotkań w chmurze

Jeśli Twój zespół nie jest przyzwyczajony do widywania się na czacie w czasie rzeczywistym, świetnym pierwszym krokiem dla niego będzie wirtualne spotkanie lub rozmowa, dzięki której poczują się, jakby byli w tym samym pokoju.

Możesz prowadzić wirtualną konferencję lub do niej dołączyć, korzystając z oprogramowania do spotkań w chmurze, takiego jak Zoom lub Google Hangouts.

Tego typu oprogramowanie pomoże Tobie i Twojemu zespołowi marketingowemu rozwiązać problem komunikacyjny. Oto podstawowe funkcje, które większość oprogramowania do obsługi spotkań w chmurze powinna zawierać:

• wideorozmowy indywidualne i grupowe, podczas których uczestnicy widzą się nawzajem za pomocą kamer internetowych
• udostępnianie ekranu z komputerów stacjonarnych lub urządzeń mobilnych
• udostępnianie tablicy w czasie rzeczywistym w celu współpracy
• czat w czasie rzeczywistym z funkcją udostępniania plików

Dzięki tym wszystkim funkcjom oprogramowanie do spotkań w chmurze ułatwia zdalnemu zespołowi utrzymywanie kontaktu między ludźmi, co może przyspieszyć podejmowanie decyzji i usprawnić współpracę.

Narzędzia do zarządzania projektami

Marketing treści polega na śledzeniu projektów, terminów i treści. A kiedy wszyscy członkowie zespołu pracują obecnie w domu, potrzebujesz najwyższej klasy platformy, aby utrzymać regularny przepływ pracy. Właściwie potrzebujesz narzędzia do zarządzania projektami, nawet gdy pracujesz w biurze!

Jako platformy oparte na chmurze, wykorzystanie narzędzi do zarządzania projektami (takich jak Asana, Trello i wiele innych narzędzi) jako platformy do pracy zdalnej ułatwia zespołowi ds. marketingu treści:

• zaplanować i zaplanować pracę
• przydzielaj zadania określonym członkom zespołu, którzy otrzymują natychmiastowe powiadomienia
• dołączaj pliki do określonych zadań
• mieć jasny przegląd swojego dziennego i tygodniowego obciążenia pracą
• śledzić czas, jaki spędzają na konkretnych zadaniach, zwłaszcza tych, które są rozliczane w oparciu o pracę godzinową
• sekcja komentarzy, której można użyć do dyskusji na temat konkretnego zadania

Patrząc na te funkcje, staje się jasne, że narzędzia do zarządzania projektami zapewniają Twojemu zespołowi tak łatwy i bezpośredni sposób na kontrolowanie projektów content marketingowych, niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy na kanapie w salonie.

Narzędzia komunikacyjne

Kluczem do pracy w domu jest jasna komunikacja z zespołem, ponieważ nie będziecie mogli rozmawiać ze sobą twarzą w twarz.

Chociaż narzędzia takie jak Skype mogą działać, tak naprawdę nie są najlepiej przystosowane do tej roli, przynajmniej nie dla zespołów zajmujących się marketingiem treści. Będą potrzebować narzędzi takich jak Slack, które pozwolą ci:

• podziel rozmowę na kanały, aby nie prowadzić rozmów na temat 5 różnych projektów na tym samym czacie
• dawać dostęp do określonych kanałów tylko określonym członkom zespołu (lub klientom/freelancerom)
• z łatwością korzystaj z narzędzia na dowolnym urządzeniu mobilnym
• zintegruj swoje narzędzie komunikacyjne z innymi używanymi narzędziami, aby uzyskać dodatkowy sposób śledzenia powiadomień i postępów prac
• dostęp do zapisanej historii rozmów za pomocą prostego wyszukiwania

Dedykowane narzędzia do komunikacji zapewniają Twojemu zespołowi content marketingowemu centrum, w którym może szybko wymieniać notatki i inne ważne informacje w wydajny i skategoryzowany sposób, który nie powoduje niepotrzebnego bałaganu.

Nie zaszkodzi też to, że nowoczesne narzędzia do komunikacji umożliwiają korzystanie z emotikonów i gifów, co może być świetnym sposobem na obniżenie stresu i wprowadzenie odrobiny zabawy w często nieaktualną rutynę pracy zdalnej.

Magazyn w chmurze

Jednym z największych wyzwań pracy zdalnej jest brak dostępu do wewnętrznych serwerów firmy. Tutaj przyda się pamięć masowa w chmurze, taka jak Dysk Google lub Dropbox.

Oto niektóre z korzyści, jakie możesz osiągnąć, wykorzystując pamięć masową w chmurze dla swojego zdalnego zespołu:

• Twojemu zespołowi znacznie łatwiej jest zarządzać plikami, udostępniać dane i ulepszać pracę zdalną w celu uzyskania najlepszych wyników.

• Przenosząc wszystkie swoje pliki do chmury, możesz sprawić, że wszystkie dane będą stabilne, zabezpieczone i łatwo dostępne dla wszystkich członków zespołu.
  
• Narzędzia te umożliwiają również zespołowi współpracę w czasie rzeczywistym bez kłopotów z ponownym pobieraniem i przesyłaniem.

Ostatnie dania na wynos – wszystkie drogi prowadzą do Rzymu

Czy ci się to podoba, czy nie, praca w domu stała się koniecznością podczas wybuchu pandemii. A jako marketingowiec związany z biurem praca zdalna wydaje się być zupełnie nowym światem.

Twój zespół ds. content marketingu musi włożyć dodatkowy wysiłek, aby dostosować się do nowego środowiska pracy i zapewnić płynne działanie wszystkich projektów contentowych, pomimo wielu kilometrów dzielących Ciebie od zespołu.

Nawet jeśli nie jesteś do końca dobrze przygotowany na tego rodzaju sytuacje, nadal istnieje kilka podstawowych rzeczy, które Twój zespół może zaplanować, aby zminimalizować przeszkody związane z pracą z domu po raz pierwszy. Dobrą wiadomością jest to, że powinieneś już korzystać z większości narzędzi i praktyk opisanych w tym artykule, co oznacza, że ​​zabranie pracy do domu nie powinno być takie trudne.

Praca zdalna nie jest tak onieśmielająca, gdy przyzwyczaisz się do nowej rutyny. Możesz nawet stać się bardziej produktywny, gdy nie będziesz musiał spędzać godzin na dojazdach lub uczestniczyć w niezliczonych osobistych spotkaniach.

André Oentoro

Andre Oentoro jest założycielem Breadnbeyond, wielokrotnie nagradzanej firmy zajmującej się tworzeniem filmów animowanych. Pomaga firmom zwiększyć współczynniki konwersji, zamknąć większą sprzedaż i uzyskać dodatni zwrot z inwestycji dzięki filmom instruktażowym (w tej kolejności).