Migracja danych Salesforce bez bólu głowy w 3 krokach

Pamiętasz, jak ostatnio spędziłeś godziny pracując nad długim, pięknie sformatowanym dokumentem tylko po to, by otworzyć go w innym programie i wyglądał na totalny bałagan?

Teraz wyobraź sobie ten horror, ale zamiast dokumentu tekstowego lub zestawu slajdów, to wszystkie najważniejsze dane Twojej firmy, które po prostu zrobiły się „puf” (przerażenie!).

Oczywiście jest to dokładne przeciwieństwo ideału, ale jeśli podejmiesz próbę migracji danych w Salesforce bez planowania, uzbrojony w niewłaściwe narzędzia lub w inny sposób nieprzygotowany, narażasz się na porażkę.

Co to jest migracja danych Salesforce (i dlaczego jej potrzebujesz)?

Migracja danych Salesforce to proces wyodrębniania danych z jednego systemu źródłowego i ładowania ich do docelowego środowiska Salesforce przy jednoczesnym zachowaniu jego integralności, struktury i relacji.

Twoja organizacja może rozważać migrację danych, jeśli:

• Uaktualniasz swoje starsze systemy lub platformę CRM do Salesforce
• Konsolidujesz wiele baz danych lub systemów
• Chcesz wyczyścić, zarchiwizować lub w inny sposób poprawić jakość swoich danych

Jak więc wygląda proces migracji danych w Salesforce?

Krok pierwszy: Planuj z wyprzedzeniem

Jak możesz sobie wyobrazić, projekty migracji danych wymagają starannego planowania, koordynacji i wiedzy specjalistycznej, aby zapewnić pomyślne przeniesienie danych do Salesforce przy minimalnym zakłóceniu operacji biznesowych.

Poniżej opisujemy, w jaki sposób możesz przygotować swoją organizację na powodzenie podczas uruchamiania migracji.

Jasno określ cele, zakres i interesariuszy

W przypadku projektu tej wielkości powinieneś być w stanie jasno sformułować cele i zadania swojemu zespołowi (zespołom). Zacznij od zidentyfikowania wszystkich właścicieli danych, administratorów i innych interesariuszy oraz współpracy z nimi w celu ustalenia jasnych ról i obowiązków. Stamtąd określ, jaki jest zakres projektu: jakie dane zostaną zmigrowane? Jakie systemy źródłowe są zaangażowane? Jakie jest docelowe środowisko Salesforce? Ustal harmonogram i upewnij się, że przydzielono wszystkie niezbędne zasoby.

Wyczyść dane źródłowe

Przejrzyj dane źródłowe, aby zapewnić ich jakość i dokładność. Może to obejmować czynności związane z czyszczeniem danych, takie jak deduplikacja, standaryzacja formatów, sprawdzanie integralności danych oraz usuwanie wszelkich innych niespójności lub błędów. Czyste i dobrze przygotowane dane znacznie usprawnią proces, oszczędzając czas (i bóle głowy!) na dłuższą metę.

Pobierz mapowanie

Pomyśl o tym kroku jako o „Zmierz dwa razy; Etap „Wytnij raz”. Analizuj struktury danych, pola i relacje w systemie źródłowym i mapuj je na odpowiadające im pola w Salesforce. Zdefiniuj, które reguły i logika transformacji są wymagane do konwersji danych źródłowych w celu dopasowania ich do modelu danych Salesforce. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wszelkie zależności danych lub złożone relacje, które muszą zostać zachowane podczas migracji.

Zidentyfikuj wymagania dotyczące integracji

Zidentyfikuj wszelkie integracje lub zależności danych między Salesforce a innymi systemami w organizacji. Jak migracja danych wpłynie na te integracje? Zaplanuj z wyprzedzeniem wszelkie niezbędne aktualizacje lub rekonfiguracje, aby zapewnić spójność i bezproblemowy przepływ danych po migracji.

Zbuduj strategię walidacji

Opracuj plan jednorazowej weryfikacji dokładności i kompletności migrowanych danych. Wygląda to na zdefiniowanie scenariuszy testowych, przykładowych kontroli i określenie, w jaki sposób zweryfikujesz zmigrowane dane względem danych źródłowych.

Ustanowienie zarządzania danymi

Zarządzanie danymi obejmuje procesy, zasady, role i obowiązki związane z zapewnieniem jakości, integralności, bezpieczeństwa i zgodności danych w Twojej organizacji. Zapewnia, że ​​w trakcie i po zakończeniu procesu migracji stosowane są odpowiednie środki i zezwolenia. Współpracuj z administratorami, aby wdrożyć szyfrowanie danych, kontrolę dostępu i inne protokoły bezpieczeństwa w celu ochrony prywatności danych.

Miej plan awaryjny

Przewiduj potencjalne zagrożenia i wyzwania, które mogą pojawić się podczas procesu migracji. Utwórz plan awaryjny, który określa alternatywne podejścia, strategie łagodzenia skutków i opcje awaryjne, aby rozwiązać wszelkie problemy lub niepowodzenia napotkane podczas migracji. Posiadanie dobrze zdefiniowanego planu awaryjnego pomaga zminimalizować przestoje i zapewnia ciągłość biznesową.

Daj powiadomienie w całej firmie

W tym miejscu informujesz wszystkie inne osoby w organizacji o nadchodzącej migracji danych oraz przekazujesz ogólny plan, harmonogram i wszelkie potencjalne skutki dla codziennych operacji.

Mówiąc prościej, dokładne planowanie, zaangażowanie interesariuszy oraz dbałość o jakość i bezpieczeństwo danych to czynniki decydujące o płynnym przejściu do nowego środowiska Salesforce.

Krok drugi: Przeprowadź migrację danych

Teraz, gdy wszystko jest gotowe i wszyscy są na tej samej stronie, nadszedł czas na migrację!

Proces zazwyczaj obejmuje następujące kroki:

1. Ekstrakcja danych: Zbierz wszystkie migrujące dane z systemu źródłowego lub bazy danych.Wyodrębnione dane mogą obejmować rekordy klientów, potencjalnych klientów, klientów, kontakty, możliwości, niestandardowe obiekty i powiązane metadane.

2. Transformacja danych: dane źródłowe często muszą zostać zmienione, aby pasowały do ​​docelowego modelu danych Salesforce i były zgodne ze standardami jakości danych.Jak wspomniano powyżej, może to obejmować czyszczenie danych, standaryzację, deduplikację, formatowanie i mapowanie. Transformacje danych zapewniają spójność, dokładność i kompatybilność migrowanych danych z nowym środowiskiem, dzięki czemu zarządzanie danymi Salesforce jest dziecinnie proste.

3. Ładowanie danych: po przekształceniu Twoje dane są gotowe do załadowania i zmapowania do odpowiednich pól w Salesforce.W tym celu możesz użyć narzędzi do importowania danych Salesforce, takich jak Kreator importu danych Salesforce, moduł ładujący dane lub narzędzia integracyjne innych firm. Oczywiście polecamy moduł Import narzędzia Validity DemandTools.

4. Walidacja i testowanie danych: Po załadowaniu danych dokładna walidacja i testowanie są niezbędne do zapewnienia integralności danych i sprawdzenia, czy migracja zakończyła się pomyślnie.Obejmuje to porównywanie migrowanych danych z danymi źródłowymi, przeprowadzanie próbnych kontroli i inne testy.

Porada profesjonalisty – stwórz strategię testową obejmującą różne przypadki użycia i scenariusze, aby zapewnić wysoki poziom jakości i integralności danych.

Krok trzeci: opieka pomigracyjna

Po zakończeniu migracji i zweryfikowaniu danych mogą być konieczne dodatkowe działania pomigracyjne, a mianowicie:

1. Konfiguracja systemu: Oznacza to konfigurację ustawień bezpieczeństwa, przywrócenie integracji z innymi systemami oraz aktualizację przepływów pracy i reguł automatyzacji.

2. Zarządzanie danymi: musisz również zapewnić szkolenie dotyczące wszelkich zmian lub nowych funkcji, które zostaną wprowadzone, zachęcać użytkowników do zaangażowania i być przygotowanym na wszelkie wątpliwości lub pytania, jakie mogą mieć.

3. Bezpieczeństwo i zgodność: ochrona poufnych danych przed migracją Salesforce, w jej trakcie i po niej jest niezbędna, aby mieć pewność, że dane są przesyłane bezpiecznie oraz że obowiązują odpowiednie uprawnienia i kontrole.Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wymagania dotyczące zgodności, takie jak przepisy dotyczące przechowywania danych, oraz upewnić się, że po migracji przestrzegasz odpowiednich przepisów prawnych i przepisów branżowych.

Uporządkuj dane CRM

Migracja Salesforce pozwala organizacjom zachować integralność danych, usprawnić procesy, poprawić jakość danych i zapewnić płynne przejście do Salesforce lub nowego środowiska Salesforce. Planowanie ma jednak kluczowe znaczenie podczas przeprowadzania migracji danych, jeśli chcesz zminimalizować zakłócenia i zapewnić wszystkim pomyślny wynik.

Jeśli zostanie wykonany nieprawidłowo, taki proces może być trudny, czasochłonny i kosztowny.

Aby uzyskać porady ekspertów dotyczące migracji rosnących wolumenów danych i zapobiegania problemom z jakością danych, które negatywnie wpływają na wyniki finansowe, zapoznaj się z naszym przewodnikiem „Najważniejsze wskazówki, jak przeprowadzić migrację danych Salesforce”.