Programy ładujące dane Salesforce: czym są i jak wybrać najlepsze narzędzie

Jeśli czytałeś już bloga Validity, wiesz, że obszernie omawialiśmy, jak zarządzać danymi Salesforce , aby móc w pełni wykorzystać potencjał informacji o klientach i podejmować bardziej strategiczne decyzje biznesowe.

Tym razem porozmawiamy o tym, jak zarządzać tymi danymi. Mówiąc dokładniej, omówimy znaczenie prawidłowego importowania danych z różnych źródeł do Salesforce, jakie narzędzia są dostępne i jak wybrać odpowiednie dla Twojej firmy.

Co to jest ładowanie danych?

Ładowanie danych odnosi się do procesu importowania, aktualizowania lub usuwania danych w systemie CRM (zarządzania relacjami z klientami) w uporządkowany i kontrolowany sposób. Polega na przeniesieniu danych z różnych źródeł, takich jak arkusze kalkulacyjne, bazy danych czy aplikacje zewnętrzne, do Salesforce.

Metoda ta pozwala efektywnie zarządzać dużymi wolumenami danych bez konieczności ręcznego ich wprowadzania, zmniejszając ryzyko błędów i oszczędzając cenny czas.

Dlaczego ładowanie danych ma znaczenie

Jeśli będziesz pilnie pracować nad utrzymaniem systemu CRM swojej organizacji, może się okazać, że zarządzanie danymi i ich aktualizacja mogą być trudnym zadaniem. Ładowanie danych pomaga usprawnić ten proces w następujący sposób:

• Zwiększona dokładność–– Ładowanie danych minimalizuje ręczne wprowadzanie danych, zmniejszając ryzyko błędów i niedokładności.
• Większa wydajność–– Ładowanie danych przyspiesza aktualizację lub dodawanie dużych zestawów danych, oszczędzając czas i wysiłek.
• Jakość i spójność–– Ładowanie danych wymusza spójność i utrzymuje większą szybkość danych dzięki przestrzeganiu wcześniej zdefiniowanych reguł i walidacji.
• Uproszczona migracja danych–– Ładowanie danych upraszcza proces migracji polegający na przejściu ze starego CRM lub łączeniu baz danych.

Wskazówka dla profesjonalistów:posiadanie odpowiedniegomodelu danych Salesforcema kluczowe znaczenie, jeśli chcesz, aby dane były czyste, dokładne i przydatne.Postępuj zgodnie z zalecanymi najlepszymi praktykami projektowania modelu danych w Salesforce, aby w pełni wykorzystać posiadane informacje.Oznacza to jasną i spójną nomenklaturę, tworzenie niestandardowych obiektów lub pól tylko wtedy, gdy jest to konieczne, ustawianie odpowiednich uprawnień użytkownika i unikanie znaków specjalnych w nazwach pól lub obiektów (żeby wymienić tylko kilka).

10 ważnych funkcji, których należy szukać w module ładującym dane

Wybierając narzędzie do ładowania danych dla CRM, administratorzy Salesforce powinni wziąć pod uwagę kilka podstawowych cech i funkcjonalności, aby mieć pewność, że narzędzie spełni ich specyficzne potrzeby i wymagania. Poniżej znajduje się kilka kluczowych funkcji, na które należy zwrócić uwagę:

1. Zgodność z Twoim CRM

Upewnij się, że narzędzie do ładowania danych jest kompatybilne i bezproblemowo integruje się z Twoją platformą CRM (np. Salesforce).

2. Łatwość obsługi

Narzędzie powinno mieć intuicyjny interfejs użytkownika, który umożliwi użytkownikom nietechnicznym i administratorom CRM łatwą nawigację bez konieczności przeprowadzania rozległego szkolenia.

3. Masowa obsługa danych

Zdolność do efektywnego przetwarzania dużych ilości danych ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego biznesu.

Dobry moduł ładujący dane powinien obsługiwać masowe operacje na danych, aby przyspieszyć ładowanie danych. Na przykład Salesforce Data Pipelines może czyścić, przekształcać i wzbogacać duże ilości danych na dużą skalę bez konieczności korzystania z narzędzi innych firm lub przenoszenia danych poza zaufane środowisko Salesforce.

4. Obsługa błędów i raportowanie

Poszukaj narzędzi oferujących szczegółowe dzienniki błędów i raporty. Pomaga to szybko zidentyfikować i rozwiązać wszelkie problemy, które mogą pojawić się podczas ładowania danych.

Powinni także być w stanie przekazać opinię na temat problemów z jakością danych i umożliwić ich poprawienie przed załadowaniem. Na przykład funkcja Zmień przechwytywanie danych w Salesforce publikuje zmiany w rekordach Salesforce, w tym utworzenie nowego rekordu, aktualizacje istniejącego rekordu, usunięcie rekordu, a nawet przywrócenie rekordu.

5. Automatyzacja i harmonogramowanie

Funkcje automatyzacji umożliwiają planowanie zadań ładowania danych w określonych godzinach lub odstępach czasu. Pomaga to w powtarzalnych aktualizacjach danych, takich jak codzienne lub cotygodniowe importy.

6. Bezpieczeństwo i szyfrowanie danych

Bezpieczeństwo danych jest najważniejsze. Upewnij się, że wybrane narzędzie jest zgodne ze standardami bezpieczeństwa i zapewnia opcje szyfrowania danych w celu ochrony poufnych informacji podczas przesyłania.

Dodatkowo moduł ładowania danych z wbudowanymi funkcjami tworzenia kopii zapasowych i przywracania zapewnia dodatkową warstwę ochrony danych, umożliwiając odzyskiwanie danych po przypadkowej utracie lub uszkodzeniu.

7. Skalowalność

Upewnij się, że moduł ładujący dane można skalować, aby sprostać rosnącym potrzebom Twojej organizacji w zakresie danych. Powinien być w stanie obsłużyć zwiększone ilości danych bez znaczącego spadku wydajności.

8. Wsparcie i dokumentacja

Weź pod uwagę dostępność obsługi klienta, dokumentacji użytkownika i zasobów online. Reagujący zespół wsparcia może być nieoceniony w obliczu wyzwań.

9. Koszt i licencjonowanie

Oceń strukturę cenową i opcje licencjonowania. Upewnij się, że narzędzie jest zgodne z Twoim budżetem i nie ma ukrytych kosztów.

10. Informacje zwrotne od społeczności i użytkowników

Poszukaj recenzji i opinii użytkowników w internetowych społecznościach i forach CRM. Informacje od innych administratorów CRM, którzy korzystali z tego narzędzia, mogą dostarczyć cennych informacji na temat jego wydajności i niezawodności.

Przeprowadzając dokładne badania, możesz wybrać narzędzie do ładowania danych, które najlepiej odpowiada potrzebom i celom Twojej organizacji w zakresie zarządzania danymi.

Wskazówka dla profesjonalistów: przetestowanie narzędzia w środowisku piaskownicy przed pełnym wdrożeniem może pomóc upewnić się, że spełnia ono oczekiwania i działa bezproblemowo w ekosystemie CRM.

4 programy ładujące dane Salesforce do rozważenia

Na szczęście dostępnych jest kilka narzędzi do ładowania danych, ale na razie skupimy się na tych, które są własnością Salesforce lub są z nią kompatybilne, a mianowicie:

Moduł ładowania danych Salesforce

Salesforce Data Loader jest popularnym wyborem ze względu na wbudowaną przeglądarkę CSV i łatwy w obsłudze interfejs. To narzędzie:

• Ułatwia wstawianie, aktualizowanie, usuwanie i eksportowanie rekordów Salesforce;
• Obsługuje do pięciu milionów rekordów;
• Posiada możliwości mapowania pól metodą „przeciągnij i upuść” oraz;
• Można go używać do przetwarzania danych zarówno w Salesforce, jak i Database.com.

Kreator importu danych Salesforce

Kreator importu danych jest łatwo dostępny jako narzędzie wbudowane w Salesforce i dlatego nie wymaga dodatkowej konfiguracji.

To narzędzie:

• Ułatwia importowanie danych dla wielu standardowych obiektów Salesforce, w tym kont, kontaktów, potencjalnych klientów, rozwiązań, członków kampanii i kont osobistych;
• Oferuje inne cenne funkcje, takie jak deduplikacja, przypisywanie kontaktów do kampanii i wyzwalanie automatyzacji podczas importu.
• To powiedziawszy, jest zwykle używany do zarządzania początkowymi danymi osobowymi, ponieważ jest ograniczony tylko do trzech funkcji (przesyłanie, przesyłanie i aktualizacja) bez opcji eksportowania lub usuwania rekordów.

Narzędzia popytu

Validity DemandTools przyjmuje bardziej całościowe podejście, dzięki czemu firmy mogą zarządzać wszystkimi aspektami swoich danych w ułamku czasu (i przy okazji poprawiać swoje operacje związane z przychodami). To narzędzie oferuje:

• Powtarzające się, zautomatyzowane procedury kontroli jakości danych, dzięki którym administratorzy mogą dostarczać standardowe dane gotowe do raportowania;
• Zbiorcza weryfikacja wiadomości e-mail na żądanie, dzięki czemu generowane są tylko prawidłowe dane z najbardziej niezawodnego kanału komunikacji w zakresie sprzedaży, marketingu i obsługi;
• Zapobieganie duplikacjom w czasie rzeczywistym, aby zapobiec zakłócaniu procesu sprzedaży wielokrotnym zapytaniom tego samego klienta lub potencjalnego klienta;
• Zarządzanie danymi na żądanie, dzięki czemu administratorzy mogą natychmiast rozwiązywać nowe problemy z jakością danych, zanim wpłyną one na inne zespoły korzystające z danych CRM.

Nie chcę być stronniczy, ale niedawny klient powiedział nam, że „ DemandTools jest jak Data Loader na sterydach ”!

Zwiększ produktywność danych, korzystając z odpowiednich narzędzi

Jeśli chodzi o zarządzanie danymi, wybór odpowiedniego narzędzia do ładowania danych ma kluczowe znaczenie dla sukcesu. Wybierając narzędzie odpowiadające ich potrzebom w zakresie zarządzania danymi, administratorzy CRM mogą usprawnić operacje na danych, poprawić jakość danych i uczynić swój system CRM nieocenionym zasobem dla swojej organizacji.

Dzięki odpowiedniemu narzędziu do ładowania danych w swoim zestawie narzędzi są dobrze wyposażeni do optymalizacji korzystania z CRM i uwolnienia pełnego potencjału danych swoich klientów.

To powiedziawszy, nieefektywne zarządzanie danymi CRM może stać się kosztowne. Aby dowiedzieć się, jak odpowiednia technologia pomogła kancelarii prawnej Freshfields Bruckhaus Deringer LLP w ukończeniu wieloletniej transformacji CRM i obniżeniu kosztów zarządzania danymi, przeczytaj to studium przypadku.