Co to jest analiza przyczyn źródłowych? Szablon, korzyści i metody

„Przejdźmy do źródła problemu”.

To najlepsze podejście do poszukiwania kompleksowych rozwiązań biznesowych. Dotarcie do sedna każdego problemu jest kluczowe, nawet jeśli na początku nie możesz wskazać palcem, co jest nie tak.

Firmy często korzystają z oprogramowania do analizy dzienników, które zawiera szczegółowe zapisy informacji, aby identyfikować i analizować różne okoliczności występujące w miejscu pracy. Jeśli jednak czujesz się zagubiony, wypróbuj szablon analizy pierwotnej przyczyny, który pomoże Ci zrozumieć sytuację i opracować możliwe rozwiązania skomplikowanych problemów.

Niektóre metodologie RCA są ukierunkowane i specyficzne, a inne metodologie RCA koncentrują się na strategiach ogólnych.

Ludzie często używają RCA, aby dowiedzieć się więcej o tym, dlaczego system działa inaczej lub przewyższa podobne metody. Jednak przez większość czasu uwaga skupia się na konkretnych kwestiach, zwłaszcza gdy dotyczą one systemów krytycznych. RCA ocenia wszystkie elementy składowe i znacząco łączy zdarzenia, aby rozwiązać problemy i zapobiec ich ponownemu pojawieniu się. Można dowiedzieć się, jak, kiedy i dlaczego wystąpił problem, koncentrując się na głównej przyczynie, a nie na jej powierzchniowych wskaźnikach.

Dlaczego analiza przyczyny źródłowej jest ważna?

RCA jest niezwykle istotne, ponieważ identyfikuje podstawowe wady w procesie rozwoju produktu, umożliwiając zespołom podjęcie odpowiednich działań naprawczych w celu zapobieżenia problemom w przyszłości. W rezultacie gotowy produkt ma mniej wad i wymaga mniej przeróbek.

Na przykład dodanie większej liczby członków zespołu to natychmiastowe rozwiązanie, jeśli Twoja firma potrzebuje lepszego wskaźnika retencji. Ale korzystając z RCA, możesz odkryć, dlaczego członkowie zespołu odchodzą z Twojej organizacji, i zastosować te informacje, aby poprawić retencję pracowników. Niskie wskaźniki retencji mogą mieć jedną z następujących przyczyn.

• Brak możliwości rozwoju zawodowego
• Słabe korzyści dla członków zespołu
• Wynagrodzenie poniżej stawki rynkowej
• Niskie morale

Firma może wykorzystać badania, aby zidentyfikować jedną lub więcej przyczyn źródłowych po rozważeniu możliwych przyczyn. Nie możesz znaleźć trwałego rozwiązania, dopóki nie poznasz podstawowych problemów. Szablon RCA wykorzystuje systematyczne podejście do rozwiązywania problemów, zamiast zakładać bandaż i modlić się o najlepsze.

Cele analizy przyczyn źródłowych

Podstawowym celem analizy przyczyn źródłowych jest rozpoznanie podstawowych problemów w celu ich wyeliminowania. Profesjonaliści mogą wykorzystać spostrzeżenia uzyskane dzięki temu podejściu, aby uspokoić pracowników i klientów o niezawodności i wiarygodności firmy.

Podstawowe zasady RCA

Jeśli chcesz skorzystać z tej metody, należy wziąć pod uwagę podstawowe zasady RCA.

• Podstawowym celem RCA jest zidentyfikowanie pierwotnej przyczyny problemu, tak aby można było podjąć działania naprawcze w celu wyeliminowania każdej podstawowej przyczyny, a nie tylko zajęcie się objawami defektów systemu. Ten etap dochodzenia jest znaczący i wymaga określonych procesów, aby zagwarantować sukces. Dlatego RCA należy przeprowadzić z pełną uwagą i zgodnie z przepisami.
• Wady nie manifestują się z eteru. Dla każdego problemu istnieje co najmniej jedna główna przyczyna. Trzeba przyznać, że zlokalizowanie go może być trudne, ale musisz podjąć wysiłek, chyba że chcesz ciągle „naprawiać” te same problemy
• Pełna analiza wymaga rozbicia serii zdarzeń, aby lepiej zrozumieć związek między elementami, które przyczyniły się do powstania problemu. Oznacza to, że powinieneś mniej martwić się o to, kto spowodował błąd, a skupić się przede wszystkim na tym, dlaczego wystąpiła usterka.

Dlatego objawy są krytyczne : prowadzą cię do tego, co jest nie tak, ale koncentrowanie się wyłącznie na problemach powierzchniowych jest niewłaściwe. Zamiast tego szukaj praktycznych rozwiązań źródła problemu.

Jak przeprowadzić analizę przyczyny źródłowej

Różnorodne techniki określają źródła korzeni w RCA. Poniżej przedstawiono kilka kroków, które można wykonać, aby zidentyfikować problemy w ramach procesu RCA.

1. Zdefiniowanie problemu

Aby rozpocząć analizę pierwotnej przyczyny, należy najpierw scharakteryzować problem w czasie rzeczywistym. Jeśli masz kilka problemów do rozwiązania, zacznij od jednego i wykonaj wiele RCA, aby znaleźć odpowiedzi. Skoncentrowanie się na jednym problemie naraz daje większą szansę na szybkie określenie i rozwiązanie pierwotnej przyczyny problemu.

Zidentyfikowanie problemu wymaga również upewnienia się, że wszyscy są na tej samej stronie.

2. Zbieranie danych

Zbieranie danych jest niezbędne do zilustrowania problemu. Możesz skorzystać z zasobów badawczych firmy, aby lepiej zrozumieć oznaki i symptomy problemu. Na tym etapie należy zapytać o następujące kwestie:

• Jak długo występuje problem?
• Kto jest z tego powodu dotknięty?
• Jakie są natychmiastowe i długoterminowe skutki tego problemu?
• Jakie są główne objawy i oznaki tego problemu?
• Jakie są niezbite dowody sugerujące, że istnieje problem?

Możesz wymyślić wiarygodne przyczyny problemu po lepszym zrozumieniu, w jaki sposób wpływa on na Twoją firmę i sieć.

3. Identyfikacja możliwych przyczyn źródłowych

Najważniejszym krokiem w metodzie analizy przyczyn źródłowych jest identyfikacja potencjalnych przyczyn źródłowych i sporządzenie szablonu analizy przyczyn źródłowych. Szablony RCA pomagają w lepszej wizualizacji danych i lepszym zrozumieniu problemu. Rozwiązanie i plan działania ostatecznie wyłonią się z przyczyn, które zidentyfikujesz na tym etapie. Popularne szablony analizy przyczyn źródłowych do rozwiązywania przeszkód obejmują wykresy Pareto, prostą analizę przyczyn źródłowych, diagramy przyczynowo-skutkowe, technikę 5 dlaczego i mapowanie przyczyn.

4. Określ pierwotną przyczynę

Będziesz musiał przeanalizować jak najwięcej prawdopodobnych przyczyn źródłowych, aby znaleźć przyczynę swoich problemów. Jeśli zbadałeś wszystkie możliwości, rozważ następujące kwestie:

• Czy istnieją jakieś podobieństwa między głównymi przyczynami, które zidentyfikowałem?
• Czy jest jakiś powód, aby wykluczyć te potencjalne przyczyny fundamentalne?
• Która podstawowa przyczyna wydaje się być najbardziej problematyczna?

W celu uzyskania skutecznych rozwiązań można zastosować kilka metod analizy przyczyn źródłowych. Wśród tych strategii są:

• Analiza przyczyn i skutków awarii (FMEA): FMEA to narzędzie, które bada potencjalne znalezione przyczyny źródłowe i eliminuje te, które z największym prawdopodobieństwem doprowadzą do późniejszej awarii.
• Analiza wpływu: Analiza wpływu ocenia pozytywne i negatywne konsekwencje każdej potencjalnej odkrytej przyczyny źródłowej. Stworzenie hipotetycznej listy za i przeciw dla każdego powodu sprawi, że poczujesz się pewniej w dopracowaniu swojej decyzji.
• Analiza zmian: ten typ analizy uwzględnia zmiany w bezpośrednim otoczeniu incydentu w czasie, które mogły bezpośrednio przyczynić się do powstania problemu.

Aby dotrzeć do pierwotnej przyczyny trendu, analitycy często wykorzystują alternatywne procesy, takie jak odkrywanie danych i eksploracja danych, w celu utworzenia raportu z analizy przyczyny źródłowej.

Profesjonaliści, którzy chcą skoncentrować się na analizie przyczyn źródłowych i stale poprawiać niezawodność, powinni mieć możliwość wyboru najlepszego podejścia do danej sytuacji. Usprawnienie planu działania za pomocą jednego szablonu analizy pierwotnej przyczyny jest idealne, ale często w celu rozwiązania problemu potrzeba wielu strategii w szablonie raportu.

5. Wdrażanie rozwiązań

Po poznaniu podstawowych problemów, które odkryłeś, nadszedł czas, aby znaleźć odpowiedzi i podjąć działania. Twoje rozwiązania powinny być ukierunkowane na rzeczywistą przyczynę, ale w konsekwencji będą działać wstecz w łańcuchu i naprawią pierwotny problem.

Kiedy będziesz gotowy do rozpoczęcia opracowywania strategii wdrażania, upewnij się, że została ona usprawniona i udostępniona w narzędziu, do którego mają dostęp wszyscy interesariusze. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia zespołowi łatwą interakcję i organizowanie dostaw zgodnie z potrzebami.

Typy szablonów analizy głównej przyczyny

Szablon analizy głównej przyczyny upraszcza analizę głównej przyczyny, umożliwiając przeglądanie problemu i jego przyczyn w formie graficznej. RCA można wykonać różnymi metodami, z których każda jest odpowiednia dla różnych sytuacji. Poniżej omówiono najczęstsze szablony analizy przyczyn źródłowych.

Prosta analiza przyczyn źródłowych

Proste szablony RCA analizują problemy, które nie wymagają dogłębnej analizy. Możesz go użyć do krótkiego opisu problemu lub problemu, listy prawdopodobnych przyczyn, potencjalnych rozwiązań i wniosku, czy te rozwiązania były skuteczne.

Schemat przyczynowo-skutkowy

Ten schemat blokowy rozdziela problem na objawy, potencjalne przyczyny i naturalne przyczyny, aby znaleźć logiczne rozwiązanie. Diagramy przyczynowo-skutkowe są często rysowane za pomocą ustrukturyzowanego diagramu typu rybia ość lub drzewa. Diagram ości ryby przedstawia problem lub skutek na głowie lub pysku ryby, podczas gdy schemat drzewa rozgałęzia listę głównych przyczyn.

Metoda 5 dlaczego

Metoda 5 dlaczego może zidentyfikować podstawowe przyczyny problemów. Zapytaj „dlaczego”, zamiast akceptować sprawę za dobrą monetę, dopóki nie rozpoznasz procedury lub systemu, który nie działa tak, jak powinien. Możesz odkryć ukryte poziomy problemów, nie zadowalając się tymi początkowymi rozwiązaniami.

Szablon analizy głównej przyczyny 5 Whys zazwyczaj zawiera pytania lub podpowiedzi, które pomogą Ci odkryć podstawowe przyczyny sytuacji. Prosty szablon analizy głównej przyczyny Five Whys może wyglądać tak:

1. Jaki jest problem?
2. Dlaczego wystąpił problem?
3. Dlaczego doszło do zdarzenia, o którym mowa w pytaniu 2?
4. Dlaczego doszło do zdarzenia, o którym mowa w pytaniu 3?
5. Dlaczego doszło do zdarzenia, o którym mowa w pytaniu 4?

Ponieważ podejście jest iteracyjne, możesz prześledzić problem aż do jego podstawowej przyczyny i opracować skuteczne sposoby jego rozwiązania, odpowiadając na te pytania. Możesz dodać pytania lub dostosować szablon do konkretnych problemów i wymagań.

Sześć sigma DMAIC

Six Sigma DMAIC to sposób na zminimalizowanie błędów i usprawnienie procesów biznesowych. Ma swoją metodę badania i badania podstawowych przyczyn. Skrót „DMAIC” nawiązuje do faz tej procedury:

Zdefiniuj i zmierz: czego oczekiwano, a co zamiast tego poszło nie tak? Co się wydarzyło, kiedy i gdzie to się stało? Jakie znaczenie ma ta sytuacja i kogo to dotyczy?

Analiza: bada powiązania przyczynowo-skutkowe między składnikami przyczyniającymi się do problemu. Co spowodowało taką sytuację i co należy zrobić, aby się nie powtórzyła?

Wdrażanie i kontrola: jakie są realne rozwiązania problemu oraz jakie są przyczyny i zalety ich wprowadzenia? W jaki sposób można monitorować i regulować rozwiązania, aby problem się nie powtórzył?

Ten szablon analizy głównej przyczyny przeprowadzi Cię przez każdy z poprzednich procesów i umożliwia dodanie informacji dotyczących planu działania, rozwiązania i zespołu dochodzeniowego głównej przyczyny. Ponadto ten szablon głównej przyczyny zawiera diagramy, których można użyć do zobrazowania, w jaki sposób różne składowe komponenty (na przykład ludzie, procesy i sprzęt) łączą się ze sobą iz samym problemem.

Mapowanie przyczyn

Szablon mapowania przyczyn łączy prosty szablon analizy głównej przyczyny, szablon Six Sigma DMAIC oraz szablon analizy głównej przyczyny 5 Whys. Zawiera dokładne podsumowanie problemu, harmonogram, analizę pytania „dlaczego”, ilustracje wyjaśniające proces, sekcje dotyczące sugerowania i oceny alternatywnych rozwiązań oraz sekcję dotyczącą opracowywania planu działania.

Pobierz bezpłatny szablon mapowania głównej przyczyny ze Smartsheet.

Korzyści z analizy przyczyn źródłowych

RCA pomaga rozwiązać uporczywe problemy projektowe i znaczące wąskie gardła w operacjach korporacyjnych. Niektóre z jego korzystnych skutków biznesowych omówiono poniżej.

• Obniża koszty: jeśli problem zostanie wykryty na późniejszym etapie procesu rozwoju, jego naprawa jest droższa, a jeśli jest włączony do gotowego produktu, kupujący mogą go kupić tylko raz, co kosztuje firmę pieniądze.
• Identyfikuje niepowodzenia: wskazuje, że zespoły, które uważają, że mają odpowiednie metody rozwoju i zapewniania jakości, ale wciąż znajdują powtarzające się problemy, odnoszą największe korzyści z RCA. Ewidentnie widać, że coś jest zepsute, ale pytania co, dlaczego i gdzie pozostają bez odpowiedzi. RCA może odkryć rzeczywistą przyczynę problemu, a nie tylko pozorną przyczynę.
• Zwiększa bezpieczeństwo i niezawodność: ponieważ analiza przyczyn źródłowych pomaga w przyszłej redukcji defektów, może przynieść korzyści przede wszystkim firmom w sektorach o surowych normach jakości, w których niezawodność i bezpieczeństwo produktu mają kluczowe znaczenie.
• Poprawia przepływ pracy i czas wprowadzenia na rynek: identyfikując źródło problemu i wykonując odpowiednie działania, produkt może zostać przetestowany szybciej i wprowadzony na rynek z mniejszą liczbą nieodkrytych wad.

Wyzwania związane z analizą przyczyn źródłowych

Poniżej omówiono niektóre wyzwania, które mogą napotkać podczas procesu RCA.

• Źle zdefiniowane problemy: gdy problem jest niewłaściwie lub niewłaściwie przedstawiony, poszczególni członkowie zespołu mogą mieć różne postrzeganie problemu lub zespół może pójść w zupełnie innym kierunku, aby naprawić coś, co nie jest problemem.
• Brakujące informacje: nieustanne obserwowanie każdej potencjalnej przyczyny problemu jest trudne. Często skutkuje to tendencyjną identyfikacją i niewystarczającą analizą.
• Infrastruktura efemeryczna: Nowoczesna infrastruktura ma minimalną żywotność. W rezultacie przeprowadzanie tradycyjnego badania przyczyn źródłowych na podstawie zapytań staje się coraz trudniejsze.

Narzędzia do analizy przyczyn źródłowych

Metody analizy przyczyn źródłowych łączą wnioskowanie ludzkie z narzędziami do gromadzenia danych i raportowania. Aby przeprowadzić proces RCA, zespoły IT często korzystają z platform, z których już korzystają, ponieważ często zawierają one dane, które mogą zapewnić głębszy wgląd w zdefiniowany problem. Narzędzia te mogą obejmować:

• Rozwiązania do zarządzania siecią pomagają im określić, kto korzysta z ich sieci, jak jest skonfigurowana i jak dobrze działa.
• Oprogramowanie do zarządzania dochodzeniami, aby zrozumieć zarządzanie sprawami, w tym wypadki w miejscu pracy, zgodność i zapobieganie oszustwom.
• Oprogramowanie do zarządzania aplikacjami do monitorowania i śledzenia wydajności określonych aplikacji, które pomaga identyfikować i rozwiązywać wszelkie problemy z wydajnością, które mogą się pojawić.
• Rozwiązania do zarządzania w chmurze zapewniają lokalny punkt dostępu lub bramę pamięci masowej do pobierania danych.

Wiele z tych rozwiązań ma narzędzia do analizy przyczyn źródłowych wbudowane bezpośrednio w ich platformy. Ponadto niektórzy dostawcy oferują narzędzia, które zbierają i korelują informacje z wielu platform, aby pomóc w rozwiązywaniu problemów lub awarii. Na przykład narzędzia do automatyzacji z funkcjami sztucznej inteligencji dla operacji IT (AIOps) mogą wyciągać wnioski z przeszłych zdarzeń i sugerować przyszłe działania naprawcze.

Podczas przeprowadzania RCA analitycy powinni stosować techniki i zasoby najbardziej odpowiednie do ich konkretnych okoliczności.

Zdusić to w zarodku

RCA można zastosować praktycznie w każdych okolicznościach. Wybór, jak daleko posunąć się w swoich badaniach, wymaga rozsądnego rozumowania i dobrej oceny sytuacji. Bardzo ważne jest również zaplanowanie z wyprzedzeniem, aby przewidzieć konsekwencje rozwiązania. Pomaga to zidentyfikować potencjalne problemy, zanim się pojawią.

RCA nie zapewnia natychmiastowych rozwiązań, ale dotarcie do pierwotnej przyczyny problemu na stałe zdusi go w zarodku.

Jeśli metody RCA wzbudziły Twoje zainteresowanie, dowiedz się, jak przeprowadzić analizę statystyczną w celu podejmowania decyzji naukowych!