Ocena ryzyka podczas integracji systemów biznesowych w handlu detalicznym

Gdy jesteś gotowy na integrację systemów biznesowych handlu detalicznego, takich jak eCommerce, oprogramowanie finansowe i tradycyjne, musisz podjąć kilka decyzji. Musisz zdecydować, które systemy zintegrować, jak je połączyć i z kim będziesz pracować, aby tak się stało. A kiedy podejmujesz się takiego projektu, najlepiej zatrzymać się i pomyśleć o krótkoterminowych i długoterminowych zagrożeniach, które możesz napotkać podczas całego procesu.

Pozostawanie o kilka kroków do przodu to jedyny sposób na uniknięcie zamknięcia się w sytuacji, której można uniknąć, ale godne pożałowania, takiej jak długie, kosztowne lub źle zarządzane projekty. Pod koniec tego dnia chcesz odejść z rozwiązaniem, które działa, a nie wyrzutami sumienia kupującego.

Cofając się o krok od projektu integracyjnego, istnieją dwa kluczowe obszary do zaplanowania. Obejmują one krótkoterminowe zagrożenia związane z uruchomieniem i uruchomieniem integracji systemu biznesowego handlu detalicznego oraz równie ważne długoterminowe zagrożenia, które dotyczą późniejszego prawidłowego utrzymywania i wspierania tych połączeń.

Projekt integracyjny to coś więcej niż tylko wstępne uruchomienie, a następnie proces, który działa w tle Twojej firmy. Chcesz mieć pewność, że Twoja integracja będzie ewoluować w miarę, jak Twoja firma przyjmuje nowe wolumeny zamówień, kanały sprzedaży lub możliwości omnichannel. Brak przepływu zapasów, zamówień lub innych danych między systemami z jakiegokolwiek powodu może spowodować poważny ból głowy dla Ciebie i Twoich klientów.

Aby uprościć proces planowania, poniżej przygotowaliśmy wykres oceny ryzyka. Ta tabela ma na celu pomóc Ci mierzyć dwa razy i ciąć raz. Możesz użyć tego wykresu podczas porównywania systemów i usług do zarządzania integracjami.

Jak ocenić ryzyko podczas projektu integracji handlu detalicznego?

Na początek przyjrzyjmy się typowym problemom, które mogą wystąpić od momentu rozpoczęcia planowania projektu integracji handlu detalicznego do momentu jego uruchomienia.

Krótkoterminowe ryzyka projektu integracyjnego

Ustalanie zakresu projektu

Łącząc dwa systemy oprogramowania w celu zautomatyzowania przepływów danych między nimi, ważne jest, aby zrozumieć, jakie pola danych muszą być połączone i do jakich procesów biznesowych należy się dostosować. Nieuchronnie wpłynie to na Twój zakres lub zestawienie pracy, identyfikując nie tylko pola, które muszą zostać zmapowane, ale także sposoby, w jakie dane muszą zostać przetłumaczone lub zmienione po drodze, aby zostały zaakceptowane przez system końcowy.

Brak odpowiedniego określania zakresu z góry prowadzi do zmian zakresu w dalszej części projektu, co może powodować opóźnienia czasowe i wzrost kosztów. W niektórych przypadkach możesz nie mieć dokumentacji dotyczącej dostosowań i dodatków wdrożonych do oprogramowania, z którym próbujesz się połączyć. Możesz też nie mieć dostępu do programistów, specjalistów IT i innych osób zaangażowanych we wdrażanie i personalizację oprogramowania. Bez tych zasobów dalsze zmiany są bardziej prawdopodobne, ponieważ trudno jest zaplanować to, czego nie wiesz.

Kluczowe wnioski: Ważne jest, aby wszyscy interesariusze byli zaangażowani w tworzenie swojego zakresu, aby w połowie projektu nie dowiedzieć się, że dział taki jak finanse ma wymagania, o których nie byłeś świadomy.

Dostęp do Twojego systemu

Aby połączyć systemy, musisz mieć możliwość pobierania danych do i/lub z tych systemów. Niezależnie od tego, czy chodzi o omijanie zapór sieciowych, czy po prostu generowanie właściwych loginów do lokalizacji API lub FTP, musisz mieć możliwość uzyskania tego, czego potrzebujesz, kiedy tego potrzebujesz. Ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy niezbędni dostawcy, tacy jak firma hostingowa lub sprzedawcy z wartością dodaną (VAR), którzy kontrolują dostęp do oprogramowania, są przygotowani do udziału w przyznawaniu dostępu do użytku przez partnera integracyjnego.

Jeśli Twój partner integracyjny nie ma dostępu, którego potrzebuje, może to opóźnić Twój projekt lub uniemożliwić integrację Twoich systemów zgodnie z pierwotnym planem.

Kluczowe wnioski: Przygotuj się na zrozumienie i udostępnianie dostępu do systemów, z którymi musisz się połączyć na początku projektu.

Twoja praca

Tworząc witrynę internetową, musisz wyrazić opinię na temat projektów i innych elementów, a także może być konieczne dostarczenie treści, na przykład strony „O nas”. Jeśli partner wykonuje dla Ciebie integrację, najprawdopodobniej będzie potrzebował od Ciebie informacji, jak chcesz zrealizować zamówienia, aby wygenerować zakres prac. Mogą również poprosić Cię o podpisanie się na pracę w różnych częściach projektu i podjęcie innych niezbędnych kroków w celu ukończenia projektu.

Kluczowy wniosek: oczekuj, że przekażesz swojemu partnerowi informacje zwrotne podczas całego projektu integracji. Opóźnienia po Twojej stronie najprawdopodobniej wpłyną na daty rozpoczęcia Twojego projektu.

Wymagania sprzętowe i programowe

Aby połączyć się z innym oprogramowaniem, Twój system oprogramowania musi mieć metodę połączenia. W niektórych przypadkach może być konieczne opłacenie modułu lub praw dostępu, aby móc uzyskać dostęp do interfejsu API, importować i eksportować pliki proste lub w inny sposób pobierać dane do i z oprogramowania. W innych przypadkach może być konieczne uaktualnienie licencji SaaS lub hostingu, aby uwzględnić dodatkowe obciążenie, którego może wymagać połączenie danych.

Kluczowy wniosek: należy pamiętać, że integracja systemów może wymagać więcej zasobów niż obecnie. Powinieneś być w stanie współpracować ze swoim partnerem, aby zrozumieć i zaplanować te potrzeby, ponieważ mogą one wpłynąć na harmonogram i ogólne koszty.

Teraz wszystko dobrze i dobrze… Jeśli budujesz na solidnej podstawie.

Wybór podejścia integracyjnego: ryzyko długoterminowe

Oto 10 najważniejszych rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze podejścia integracyjnego do łączenia systemów, o którym być może jeszcze nie pomyślałeś:

1. Bezpieczeństwo: Czy naprawdę chcesz ryzykować naruszenie danych klientów i innych wrażliwych danych? Wiemy, że nie, dlatego ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób Twoje rozwiązanie integracyjne jest testowane pod kątem luk w zabezpieczeniach hakerów. Czy będą audyty bezpieczeństwa? Testy penetracyjne? Czy warstwy hostingu i oprogramowania będą aktualizowane, aby odpierać nowe i ewoluujące zagrożenia?
2. Konserwacja: po aktualizacji punktów końcowych oprogramowania, kto upewnia się, że platforma integracyjna jest zgodna z tymi zmianami? Bez planu konserwacji Twoje rozwiązanie integracyjne może przestać działać, powodując ból i frustrację dla Ciebie i Twoich klientów.
3. Wsparcie i dokumentacja: Jeśli masz problem z automatyzacją danych, np. w przypadku niepowodzenia zamówienia, do kogo się zwrócisz? Skąd będziesz wiedzieć, czy jest to problem z interfejsem API, problem z zaporą ogniową, złe dane, które pracownik lub dostawca przypadkowo wstawił do jednego z systemów oprogramowania, lub inny problem? Jeśli polegasz na „facecie”, który może być na wakacjach, związany lub w inny sposób niedostępny, a nie masz odpowiedniej dokumentacji, możesz znaleźć się w strumieniu bez wiosła.
4. Podejście integracyjne: Czy integracja jest niestandardowym połączeniem, które bezpośrednio łączy ze sobą dwa systemy? A może Twoje rozwiązanie zawiera „centrum”, które znajduje się między systemami końcowymi, które zarządza i wykonuje integrację danych? Sposób powiązania systemów wpływa na łatwość dodania dodatkowego oprogramowania lub uaktualnienia jednego z obecnych systemów końcowych. W zależności od podejścia integracyjnego, każdy z tych scenariuszy może oznaczać powrót do deski kreślarskiej i rozpoczęcie nowego projektu od nowa. Wyrastanie z Twojej integracji z pewnością może być kosztowne.
5. Wdrożenie: W zależności od rozwiązania, może być konieczne zdanie się na partnera, aby połączyć systemy lub może to być bardziej majsterkowanie za pomocą narzędzi typu „wskaż i kliknij”. Jeśli to drugie, czy masz zasoby wewnętrzne, aby przeprowadzić konfigurację? Te różnice wpłyną również na koszty. Jeśli Twój partner jest zobowiązany do skonfigurowania integracji, spodziewaj się, że poniosą jednorazowe koszty wdrożenia.
6. Hosting: kto obsługuje Twoje rozwiązanie integracyjne? Czy jest skalowalny do obsługi zwiększonych ilości danych? Czy ciągłość działania zależy od konkretnego centrum danych lub dostawcy chmury? Czy istnieje umowa SLA, która uchroni Cię przed przestojami? Jeśli Twój dostawca usług integracyjnych ulegnie awarii, to Twoi klienci cierpią z powodu utraconych zamówień, opóźnień w realizacji zamówień i nie tylko.
7. Kopie zapasowe: co się stanie, jeśli wystąpi problem polegający na tym, że dane przestają płynąć lub zostają uszkodzone w jednym z punktów końcowych? Jak wyzdrowiejesz? Chociaż wszyscy mamy nadzieję, że takie rzeczy nigdy się nie wydarzą, najlepiej jest zaplanować takie ewentualności, na wszelki wypadek.
8. Skalowalność: Jaki jest punkt krytyczny dla Twojego systemu końcowego? Ile produktów i zamówień może jednocześnie przesłać? Nie ma nic gorszego niż wspaniały dzień sprzedaży, a potem stwierdzenie, że zamówienia utknęły w transmisji danych, a nie zostały kompletowane, pakowane i wysyłane.
9. Grupowanie: W idealnym świecie wszystkie dane przechodzą przez interfejs API czasu rzeczywistego (jak oprogramowanie komunikuje się z innym oprogramowaniem). Nawet jeśli jeden z twoich systemów nie ma interfejsu API, dane powinny płynąć do systemu, który ma. Dzięki grupowaniu opóźniasz transmisję danych. Może to prowadzić do problemów, takich jak nieaktualne zapasy, zamówienia nie są przenoszone do oprogramowania, z którego zamierzasz je realizować tak szybko, jak powinny, i tak dalej. Interfejsy API mają również tę zaletę, że używają kodu do przesyłania każdej części danych i uzyskiwania odpowiedzi od oprogramowania otrzymującego. Co prowadzi nas do:
10. Obsługa błędów i wyjątków : Czy twój system wie, co zrobić, jeśli zamówienie # już istnieje w systemie, do którego próbuje wstawić zamówienie? Co się stanie, jeśli otrzyma kod błędu 4xx lub 5xx? Jeśli twój system nie ma wystarczającej obsługi, trasowania i rejestrowania, może się okazać, że twoja łódź ma dziury i będziesz wylewać wodę.

Użyj tego wykresu, aby ocenić różne rozwiązania i partnerów. Możesz łatwo porównać opcje, tworząc kolumny dla każdego rozwiązania, które chcesz porównać.

Dowiedz się więcej o tym, jak platforma integracji oprogramowania pośredniczącego nChannel może połączyć Twoje systemy handlu elektronicznego z systemami EPP, POS i 3PL.