Rozwiązania techniczne dla lepszego środowiska pracy zdalnej

Wygląda na to, że praca zdalna zostanie na zawsze. Firmy ze wszystkich branż mają co do tego mieszane uczucia, niektóre wolą jak najszybszy powrót do życia biurowego sprzed pandemii, podczas gdy inne są bardziej otwarte na stałą pracę zdalną.

Pracownicy są zazwyczaj interesariuszami najbardziej chętnymi do kontynuowania pracy zdalnej, dzięki dużej swobodzie i elastyczności, jaką oferuje. Praca zdalna nie jest jednak pozbawiona wad, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, a posiadanie ujednoliconej platformy komunikacyjnej może być dobrym rozwiązaniem. Mając to na uwadze, poniżej przedstawiamy niektóre z ważnych rozwiązań technicznych zapewniających lepsze wrażenia z pracy zdalnej.

Wideokonferencje

Spotkania wideo są ważniejsze niż kiedykolwiek, aby utrzymać interakcję i współpracę między ludźmi, podczas gdy miliony ludzi pracują z domu. Wygląda na to, że wideokonferencje zostaną na zawsze, a większość liderów biznesu oczekuje umożliwienia pracownikom pracy zdalnej nawet po opanowaniu pandemii. Wiedza o tym, jak skutecznie korzystać z oprogramowania do wideokonferencji, może pomóc Ci w pełni wykorzystać spotkania wideo, a także sprawić, że Twoi pracownicy będą szczęśliwsi i bardziej produktywni.

Ludzie są bardziej skłonni do interakcji podczas korzystania z wideokonferencji niż zwykłego głosu. To oprogramowanie może służyć do szybkiego planowania spotkań, szkolenia nowych pracowników lub przeprowadzania ocen wydajności. Możliwość zobaczenia twarzy innych osób sprzyja komunikacji i zbliża zespoły, a także poprawia współpracę i podnosi morale.

Polecane dla Ciebie: Jak kryzys sanitarny związany z COVID-19 zmienił zdalny dostęp (po omówieniu studium przypadku)?

Systemy pokojowe

Firmy używają systemów pokojowych, aby dodać wideokonferencje do miejsca spotkań. Pracownicy używają oprogramowania do wideokonferencji do komunikacji wideo jeden na jednego, ale systemy pokojowe wyposażają obszar spotkań w technologię, która pozwala wszystkim w pokoju dołączyć bez konieczności przynoszenia własnego urządzenia.

Oprogramowanie do wideokonferencji często zawiera systemy pokojowe jako produkt dodatkowy lub towarzyszący. Jednak niektórzy dostawcy nie rozróżniają swoich systemów wideokonferencyjnych i pokojowych, przedstawiając je jako jeden pakiet. Niektórzy dostawcy będą oferować własny, zastrzeżony sprzęt, który można wykorzystać w połączeniu z istniejącym sprzętem firmy, aby uruchomić firmę.

Telefon w chmurze

Dla nowoczesnych firm najbardziej krytycznym czynnikiem jest ciągłość działania firmy, a klienci nie będą mogli skontaktować się z Twoją firmą, jeśli Twoje systemy lokalne nie będą działać. Pierwszą reakcją w takich scenariuszach jest zwykle poszukiwanie specjalisty IT, który może pomóc w rozwiązaniu problemu. Jednak w tym czasie nadal będziesz tracić okazje biznesowe. Klienci będą zirytowani w wyniku przestoju, co może oznaczać utratę biznesu.

Jeśli masz system telefoniczny oparty na chmurze, będzie on nadal działał, dopóki nie uzyskasz dostępu do Internetu. Jeśli połączenie internetowe jest niedostępne, możesz skorzystać z poczty głosowej i skorzystać z nagrywania rozmów, aby zapewnić łączność i ciągłość. Dodatkowo możesz także skorzystać z automatycznego asystenta oprogramowania.

Oprogramowanie do nagradzania i uznawania

Menedżerowie mogą łatwo rozpoznać swoich bezpośrednich podwładnych dzięki oprogramowaniu do rozpoznawania pracowników. Powszechnie wiadomo, że pracownicy, którzy nie otrzymują na czas uznania, mają obniżoną motywację i motywację do osiągania wysokich wyników. W przypadku braku rozwiązania technicznego pracownicy są zwykle proszeni o czekanie na swoje półroczne i roczne oceny wydajności, aby uzyskać jakąkolwiek informację zwrotną lub uznanie. Rezultatem takich opóźnionych wysiłków związanych z uznaniem jest zwykle to, że uznanie, pochwała i informacja zwrotna mają mniejszy wpływ i znaczenie.

Dlatego tak ważne jest terminowe uznanie, a oprogramowanie to umożliwia. Menedżerowie nie muszą już czekać ani siedzieć przed komputerami, aby wyrazić uznanie dla swojego personelu. Mogą to robić z dowolnego miejsca na świecie iw locie.

Rekrutacja

Coraz wyraźniej widać, że technologia rekrutacyjna jest bezsprzecznie niezbędna do umożliwienia pracy zdalnej. Jeśli chodzi o rekrutację, posiadanie odpowiedniej technologii ma kluczowe znaczenie dla znalezienia odpowiednich osób na stanowiska, na które rekrutujesz.

Korzystanie z cyfrowego procesu rekrutacji daje firmom przewagę w pozyskiwaniu talentów, ponieważ wykorzystuje sztuczną inteligencję i algorytmy, które można zaprogramować tak, aby nie tylko rzucały najszerszą sieć, ale także podejmowały najbardziej świadome decyzje dotyczące krótkiej listy, jeśli chodzi o wybór wykwalifikowanych kandydatów. Kiedy wszyscy pracują i ubiegają się o pracę z domu, zwłaszcza na międzynarodowym rynku pracy, potrzebujesz narzędzi do pozyskiwania talentów, aby usprawnić procesy zatrudniania.

Może ci się spodobać: 5 interesujących sposobów na zwiększenie sprzedaży zdalnej.

Mobilne Nauczanie

Chociaż posiadanie w pełni funkcjonalnego LMS jest niezbędne do zapewnienia odpowiednich i kompleksowych szkoleń dla personelu, połączenie go z mobilną aplikacją do nauki umożliwia pracownikom dostęp do szkoleń z dowolnego miejsca. Niezależnie od tego, czy Twoi ludzie pracują przy biurku, czy też są w ciągłym ruchu, wszyscy są bez wątpienia przyklejeni i przywiązani do swoich telefonów komórkowych.

Dlaczego nie skorzystać z tego i nie zapewnić im szkolenia na urządzeniu, na którym spędzają już tyle czasu? Pracownicy nie muszą już przebywać przy terminalu stacjonarnym, aby otrzymać wysokiej jakości szkolenie, które wyposaża ich w umiejętności i informacje, których potrzebują.

Śledzenie czasu

Koncentracja to jedna z wielu pułapek pracy zdalnej. Poranne dojazdy do pracy pozwalają pracownikowi biurowemu przełączyć się w tryb pracy, aby przed przybyciem do pracy był gotowy do zabrania się do pracy i wejścia w stan flow.

Praca zdalna oznacza zarówno psychiczne, jak i fizyczne zmiany w tej rutynie. Kiedy dojazdy obejmują chodzenie z sypialni do miejsca pracy, a zwłaszcza jeśli miejsce to obejmuje telewizory, łóżko i potencjalnie członków rodziny, ta zmiana może być trudna. Oprogramowanie do zarządzania czasem pomaga, informując ludzi o tym, że pracują w czasie firmowym.

Możesz zapewnić pracownikom odpowiedzialność i produktywność za pomocą prostej aplikacji do monitorowania czasu. Proszenie ludzi o śledzenie własnego czasu może być bałaganem i pozwala uniknąć kluczowej odpowiedzialności wymaganej dla dobrych relacji roboczych między pracownikiem a pracodawcą.

VPN

Ponieważ coraz więcej pracowników pracuje poza biurem, bezpieczeństwo cybernetyczne staje się coraz większym problemem, zwłaszcza jeśli użytkownicy łączą się za pośrednictwem sieci publicznych lub osobistych. Próby phishingu, rozproszona odmowa usługi (DDoS), ataki na konta pulpitu zdalnego i exploity Bluekeep należą do najczęstszych zagrożeń dla pracowników zdalnych. Niestety, wielu pracowników albo nie jest wystarczająco wykształconych w zakresie cyberbezpieczeństwa, aby zauważyć, albo nie zdaje sobie sprawy z tych form ataków, przez co są szczególnie narażeni i podatni na naruszenia.

Pracownicy mogą być tak samo szkodliwi dla bezpieczeństwa danych firmy jak hakerzy i cyberprzestępcy, więc ochrona ich urządzeń podczas pracy z domu nie podlega negocjacjom. Sieci VPN umożliwiają pracownikom bezpieczny zdalny dostęp do wewnętrznej sieci i danych organizacji. Narzędzie tworzy bezpieczny tunel między urządzeniem użytkownika a danymi firmowymi, szyfrując wszystko, co jest przesyłane między dwoma punktami końcowymi.

Antywirus

Chociaż Twoje fizyczne biuro może mieć możliwości cyberbezpieczeństwa do obsługi wszystkich stacji roboczych, nie masz takiej samej kontroli nad komputerami domowymi. W przypadku zdalnego komputera program Windows Defender, który jest standardowo dostarczany z systemem Windows 10, jest więcej niż odpowiednim rozwiązaniem antywirusowym.

Każdy pracownik zdalny korzystający z komputera Macintosh powinien również korzystać z oprogramowania zabezpieczającego punkty końcowe.

Ustal zasady wymagające od wszystkich pracowników domowych korzystania z produktu antywirusowego na wszystkich komputerach, które łączą się z zasobami firmy, i zastanów się, czy nie będziesz potrzebować systemu monitorowania opartego na chmurze, aby śledzić swoje stacje robocze. Sprawdź narzędzia konsoli pomocy technicznej, z których obecnie korzystasz, a także wszelkie licencje, których możesz potrzebować, aby uzyskać dostęp do maszyn, które nie znajdują się pod Twoją bezpośrednią kontrolą i nadzorem. Możesz skonfigurować rozwiązania zdalne, aby umożliwić zespołowi wsparcia IT zdalny dostęp do komputerów domowych pracowników w celu pomocy w konfiguracji zdalnego dostępu.

Oprogramowanie do śledzenia wydatków

Rozwiązanie do zarządzania wydatkami online umożliwia pracownikom dostęp do swoich rachunków wydatków z dowolnego miejsca. Pracownicy zdalni mogą zgłaszać wydatki z domu lub w podróży, które zespół księgowy lub kadrowo-płacowy natychmiast oceni i zatwierdzi, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco i na tej samej stronie bez konieczności wchodzenia do biura.

Czas potrzebny na zatwierdzenie i zwrot wydatków skraca się o połowę, gdy korzystasz ze zintegrowanego rozwiązania do zarządzania wydatkami. Alternatywą jest, aby pracownicy finansowi pracowali zdalnie, otrzymując dużą liczbę wirtualnych paragonów, których autoryzacja wymaga czasu. Każdy paragon musi zostać zweryfikowany pod kątem zasad firmy, zanim będzie można go wypłacić, co opóźnia płatność pracownika.

Może Cię również zainteresować: Wskazówki dotyczące samorozwoju jako zdalny programista w COVID-19.

Wniosek

Praca zdalna pod wieloma względami zaskoczyła gospodarkę i siłę roboczą, wprowadzając nowe metody robienia rzeczy z dnia na dzień, które, delikatnie mówiąc, zaburzyły ustalony porządek. Nasze życie zawodowe od tak dawna jest kształtowane przez biuro i przebywanie blisko siebie, że praca zdalna wciąż, nawet po prawie dwóch latach, jest obca wielu osobom i firmom.

Eksplozja technologii umożliwiających pracę zdalną była srebrną podszewką tego wszystkiego. Istnieją obecnie rozwiązania techniczne i programowe dla praktycznie każdego problemu i wyzwania związanego z pracą zdalną.

Od technologii, która ułatwia wirtualną współpracę, po technologię, która ułatwia znajdowanie i wdrażanie pracowników w środowisku pracy zdalnej — istnieją sposoby na obejście wielu pułapek związanych z pracą zdalną. Pamiętaj o powyższych przykładach i upewnij się, że Twoja firma wykorzystuje wszystko, co istnieje, aby praca zdalna była bardziej produktywna i przyjemna dla wszystkich zaangażowanych osób.