Pytania, które należy zadać przed rozpoczęciem automatyzacji przepływu pracy

W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie, w którym firmy są wypełnione pracownikami, którzy mają do odegrania coraz większą liczbę ról, może być trudno nadążyć bez jakiejś formy automatyzacji. W wielu przypadkach pierwszym krokiem jest automatyzacja przepływu pracy.

Istnieje od dziesięcioleci, ale wraz z postępem technologicznym i coraz większą liczbą osób korzystających z komputerów i smartfonów pojawiają się nowe sposoby codziennego korzystania z tej technologii.

Chociaż znalezienie dobrze działającego oprogramowania lub zakup maszyny dla Twojej fabryki może wydawać się prostym sposobem na zautomatyzowanie niektórych rutynowych zadań na pierwszy rzut oka, musisz przeprowadzić trochę więcej badań, zanim przejdziesz do czegoś zbyt skomplikowanego, jeśli chcesz to zrobić od początku.

W jaki sposób automatyzacja przepływu pracy jest wykorzystywana w miejscu pracy

Organizacje i firmy mogą korzystać z automatyzacji przepływu pracy w celu poprawy procesów i wydajności pracowników.

Na przykład firma zatrudniająca setki lub tysiące pracowników mogłaby zautomatyzować swój proces płacowy za pomocą oprogramowania, które pobierałoby bezpośrednie dane z oprogramowania księgowego organizacji i dystrybuowało czeki pracowników bez przetwarzania przez ludzi.

Ta automatyzacja pomaga zapewnić dokładność w miejscu pracy, jednocześnie redukując błędy w ręcznych obliczeniach.

Innym przykładem jest sytuacja, w której dział marketingu wysyła comiesięczne biuletyny, ale ma wiele różnych kontaktów w różnych działach, które powinny je otrzymywać w zależności od stanowiska/obowiązków. Mogą wykorzystać automatyzację przepływu pracy do tworzenia niestandardowych szablonów wiadomości e-mail dla określonych kontaktów w firmie dla każdego biuletynu.

Oprogramowanie do obsługi przepływu pracy byłoby wówczas w stanie wykorzystać zautomatyzowany proces. Każdy szablon jest dostosowywany za pomocą niezbędnych informacji kontaktowych i wysyła spersonalizowane wiadomości e-mail zgodnie z ustawieniami Twojej organizacji.

Ta automatyzacja pomaga poprawić wydajność poprzez skrócenie czasu poświęcanego na ręczne wysyłanie zindywidualizowanych wiadomości e-mail i ograniczenie błędów pracowników do minimum, ponieważ zoptymalizowane szablony wiadomości e-mail są personalizowane dokładnie tak, jak powinny być przed wysłaniem.

Czy Twoja organizacja potrzebuje automatyzacji przepływu pracy?

Jeśli chcesz usprawnić procesy biznesowe lub zautomatyzować zadania w pracy, istnieje wiele miejsc, w których automatyzacja przepływu pracy może pomóc usprawnić wydajność. Oceń, czy automatyzacja przepływu pracy może przynieść korzyści Twojej organizacji lub miejscu pracy, zadając sobie kilka z poniższych pytań:

• Czy pracownicy spędzają zbyt dużo czasu na manualnych, powtarzalnych zadaniach?
• Czy Twoja organizacja ma proces, który można usprawnić dzięki automatyzacji?
• Czy są zadania, które należy wykonać z dużą dokładnością?
• Czy wdrożenie automatyzacji przepływu pracy pozwoli zaoszczędzić czas lub pieniądze Twojej firmie?

Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na którekolwiek z powyższych pytań, Twoja organizacja może skorzystać na automatyzacji przepływu pracy. Porozmawiaj ze swoim zespołem i kierownictwem o ulepszonych procesach i zacznij badać różne rodzaje dostępnego oprogramowania, aby pomóc w rozpoczęciu pracy.

Dlaczego używana jest automatyzacja przepływu pracy?

W biznesie czas to pieniądz. Automatyzacja zadań może pomóc zaoszczędzić czas i pieniądze na kilka sposobów:

1. Oszczędności kosztów

Automatyzacja przepływu pracy może pomóc zredukować lub wyeliminować potrzebę interwencji człowieka w określonych zadaniach, prowadząc do znacznych oszczędności kosztów.

Na przykład, jeśli masz proces, który wymaga od kogoś ręcznego wprowadzenia danych do systemu, możesz zautomatyzować ten proces za pomocą oprogramowania. To nie tylko przyspieszy proces, ale także wyeliminuje możliwość błędu ludzkiego.

2. Widoczność

Dzięki automatyzacji przepływu pracy menedżerowie i przełożeni mogą mieć wgląd w czasie rzeczywistym w stan wszystkich zadań i projektów w firmie. Pomaga im to podejmować lepsze decyzje dotyczące tego, na czym skoncentrować swój czas, i zapewnia terminowe wykonanie zadań.

3. Ulepszenia komunikacji

Automatyzacja przepływu pracy może pomóc usprawnić komunikację na kilka sposobów, od wysyłania przypomnień lub powiadomień do pracowników po udostępnianie ważnych informacji za pomocą szablonów.

Im lepiej pracownicy rozumieją proces przepływu pracy dla każdego przydzielonego im zadania, tym lepiej mogą ustalać priorytety i wykonywać swoją pracę. Z kolei uzyskasz lepsze wyniki ze swojego systemu przepływu pracy.

4. Lepsza obsługa klienta

Kiedy codziennie pojawia się duży napływ wniosków o pracę, może być trudno jednej osobie lub działowi poradzić sobie ze wszystkim samodzielnie.

Jednak dzięki automatyzacji przepływu pracy możesz przypisywać projekty i zadania na podstawie indywidualnych zestawów umiejętności i wiedzy pracowników, ułatwiając im wykonywanie określonych zadań, które otrzymali.

5. Zwiększone zaangażowanie klientów

Możesz proaktywnie docierać do klientów i angażować ich w swoją firmę, wdrażając automatyzację przepływu pracy. Przykładami są automatyczne wiadomości e-mail z pytaniem, czy przesyłka dotarła, lub przypomnienie, że wkrótce należy dokonać pierwszej płatności za nową usługę subskrypcji.

Pomaga to zwiększyć zaangażowanie poprzez budowanie spersonalizowanego połączenia między klientami a pracownikami w Twojej organizacji.

6. Likwidacja zwolnień

Kolejną zaletą automatyzacji przepływu pracy jest pozbycie się nadmiarowości w bieżącym procesie, co zabiera czas na inne, bardziej istotne zadania i prowadzi do błędów oraz niezadowolenia klientów. Automatyzując je, możesz usunąć nadmiarowość bez wpływu na produkt końcowy.

7. Ogólne ulepszenie produktu

Kiedy masz dobrze naoliwioną maszynę, to nie tylko poszczególne zadania czy procesy przebiegają sprawniej – korzysta na tym cała firma. W ten sam sposób skuteczny system automatyzacji przepływu pracy może poprawić ogólny produkt.

Dzieje się tak, ponieważ pracownicy mogą lepiej skoncentrować się na swoich konkretnych zadaniach i zestawach wiedzy, co prowadzi do wyższej jakości produktu lub usługi.

8. Łatwiejsze śledzenie przepływu pracy

Wreszcie, dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy, znacznie łatwiej jest śledzić postęp każdego zadania i projektu od początku do końca. Pomaga to upewnić się, że wszystko idzie tak, jak powinno, i pozwala na lepsze podejmowanie decyzji i lepszą komunikację po drodze.

Czy są jakieś różnice między automatyzacją przepływu pracy w małych i średnich firmach a automatyzacją przepływu pracy dla przedsiębiorstw?

Chociaż automatyzacja przepływu pracy może być stosowana zarówno w małych firmach, jak i przedsiębiorstwach, istnieją pewne zasadnicze różnice między tymi dwoma typami firm, które należy znać przed przejściem do projektu automatyzacji:

Pracownicy SMB nie są tak przeszkoleni

Mniejsze firmy mają zwykle mniej procesów i systemów przepływu pracy niż większe przedsiębiorstwa, więc automatyzacja określonych zadań w mniejszej firmie może zająć więcej czasu i wysiłku.

Jest to szczególnie ważne, jeśli Twoi pracownicy nie są tak dobrze przeszkoleni lub nie rozumieją, dlaczego jest to konieczne – nie zdadzą sobie sprawy, ile czasu oszczędzają, wdrażając taki system.

Większe firmy potrzebują mniej szkoleń

Jeśli masz pracowników zaznajomionych z systemami przepływu pracy, powinieneś zauważyć, że przeszkolenie ich w zakresie korzystania z systemu zautomatyzowanego wymaga bardzo niewielkiego wysiłku. Mogą pomóc w jego wdrożeniu lub zasugerować sposoby na lepsze działanie lub modyfikację.

Oznacza to również, że jeśli Twoja firma jest wystarczająco duża, istnieje duża szansa, że ​​zobaczysz zwrot z inwestycji w ciągu pierwszego miesiąca korzystania z automatyzacji przepływu pracy.

Czy są jakieś statystyki dotyczące automatyzacji przepływu pracy, o których powinienem wiedzieć?

Automatyzacja przepływów pracy może być niezwykle skutecznym sposobem na poprawę produktywności i wydajności. Jednak ważne jest, aby zapoznać się ze statystykami dotyczącymi zautomatyzowanych przepływów pracy przed podjęciem decyzji o zautomatyzowaniu swojego.

Według badań firmy, które automatyzują co najmniej jeden proces, odnotowują wzrost wydajności o 54%. Ponadto zautomatyzowane przepływy pracy mogą również pomóc zredukować błędy o około 88%. Mając na uwadze tego rodzaju statystyki, łatwo zrozumieć, dlaczego automatyzacja przepływów pracy może być tak korzystnym krokiem.

Jak szybko zautomatyzować przepływ pracy?

Jeśli chcesz szybko zautomatyzować przepływ pracy, możesz wykonać kilka kroków.

• Po pierwsze, upewnij się, że masz jasny obraz pożądanego wyniku procesu automatyzacji.
• Gdy masz już na uwadze cel, spróbuj znaleźć istniejące rozwiązanie lub narzędzie, które pomoże Ci go osiągnąć.
• Jeśli istniejące rozwiązanie nie istnieje, rozważ samodzielne zbudowanie go przy użyciu narzędzi automatyzacji i języków programowania.

Wykonując te kroki, możesz usprawnić proces automatyzacji i błyskawicznie uruchomić swoje przepływy pracy.

Wniosek

Automatyzacja przepływu pracy może być korzystnym narzędziem dla każdej firmy, która chce poprawić swoją wydajność organizacyjną i zwiększyć produkcję. Dopóki wiesz, jakie kroki podjąć podczas wdrażania tego typu systemu, niezależnie od tego, czy Twoja organizacja jest mała, czy duża, na pewno zauważysz pozytywną zmianę w produktywności i wydajności.