14 umiejętności zarządzania projektami, aby odnieść sukces jako kierownik projektu

Czy zamierasz, gdy ktoś pyta o twoje mocne strony i umiejętności?

Może być trudno mówić o sobie, sprzedawać to, w czym jesteś dobry, i mieć nadzieję, że kupi to osoba decyzyjna. Czy w ogóle możemy wiedzieć, w czym jesteśmy najlepsi? A może udzielamy odpowiedzi odzwierciedlającej to, w czym chcielibyśmy być najlepsi?

Właśnie dlatego studiujemy języki miłości i testy z Enneagramu: mamy obsesję na punkcie lepszego poznania siebie.

Zarządzanie projektami to rola, która wymaga niezwykle samoświadomej osobowości. Aby poradzić sobie z komunikacją z interesariuszami oraz utrzymać zasoby biznesowe i cele na właściwym torze, ważna jest znajomość swoich mocnych stron i umiejętność ich wykorzystania podczas pracy z innymi.

Wszystkie firmy używają jakiejś formy narzędzia do zarządzania projektami, aby pomóc w poprawie wydajności organizacyjnej. Nowoczesne firmy inwestują w wydajne oprogramowanie do zarządzania projektami, aby monitorować postępy i produktywność. Rozwiązania te są również skuteczne w generowaniu cennych ścieżek krytycznych, gdy projekt doświadcza nieoczekiwanych zmian.

Menedżerowie projektów wymagają zestawu umiejętności, który obejmuje zarówno umiejętności twarde, jak i miękkie. Umiejętności techniczne, takie jak określanie zakresu projektu, umiejętności miękkie, takie jak komunikacja, oraz umiejętność adaptacji są niezbędne do budowania doświadczenia na tym stanowisku.

Jak w przypadku każdej ścieżki kariery, menedżerowie projektów posiadający kluczowe umiejętności i kompetencje przywódcze oraz wiedzę biznesową mogą łatwo znaleźć dobrą okazję.

14 podstawowych umiejętności zarządzania projektami

Menedżerowie projektów nigdy nie pracują w silosach i kierują się współpracą międzyfunkcyjną oraz lepszą widocznością zadań i przepływów pracy w całej firmie.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma korzysta z tradycyjnych metodologii zarządzania cyklem życia projektu, czy z zaawansowanych rozwiązań do zarządzania projektami, umiejętności wymagane od kierownika projektu pozostają nieco podobne. Jeśli chcesz wejść do branży zarządzania projektami, oto kilka ważnych cech zawodowych i osobistych, które należy rozwinąć, aby odnieść sukces.

Organizacja

Czy możesz sobie wyobrazić roztrzepaną osobę próbującą koordynować każdy aspekt projektu na poziomie korporacyjnym? Nie ma nic złego w durniach – ja też należę do tego klubu. Ale osoba powinna mieć doskonałe umiejętności organizacyjne, aby właściwie zarządzać projektem.

Menedżerowie projektów wymagają umiejętności organizacyjnych, aby ich zespół i jego zadania działały płynnie. Zorganizowana osoba odpowiada na e-maile na czas, dotrzymuje terminów i ma listy kontrolne na wszystko. Są biegli w metodologiach wyznaczania celów i są odpowiedzialni za zapewnienie realizacji kamieni milowych projektu w wyznaczonych terminach.

Zarządzanie delegowaniem i zadaniami

Kolejnym aspektem zarządzania projektami jest wiedza, kto jest w czym najlepszy. W przypadku projektu szkolnego może to oznaczać pytanie, kto jest najlepszy w liczbach, a kto mógłby wymyślić kreatywny tytuł projektu.

W świecie zawodowym oznacza to znajomość swoich pracowników i umiejętność czytania ludzi. Wiele projektów kończy się niepowodzeniem, ponieważ powierzono je niewłaściwej osobie lub grupie, po prostu dlatego, że wielu liderów uważa, że ​​zespoły powinny z radością przyjmować powierzone im zadania.

Chociaż może to dla nich działać, często zawodzi. Pracownicy utknęli, wykonując prace, których nie chcą, czując, że ich talenty są marnowane. Z tego powodu szukaj lub staraj się być kierownikiem projektu, który odpowiednio deleguje aspekty projektu według osobowości lub talentu.

Wybór właściwej strategii

Dobry kierownik projektu wie, jak wybrać najlepszą strategię dla swojej firmy, projektu i wszystkich zaangażowanych osób.

Zadaj następujące pytania przed zaplanowaniem i wdrożeniem strategii i planu zarządzania projektami w całej firmie:

• W czym dany zespół jest dobry?
• Do czego byliby zdolni z odpowiednim przewodnictwem i przywództwem?
• Jakie są ich największe problemy i blokady, które utrudniają ukończenie projektu?

Metodologie zarządzania projektami nie powinny same w sobie stanowić wyzwania. Na przykład projektant marki może uznać pracę z wykresami Gantta za trudny i może potrzebować bardziej intuicyjnego medium do skutecznej pracy, takiego jak łatwe do opanowania platformy do zarządzania projektami.

Komunikacja

Komunikacja to problem w wielu firmach. Nie mówimy, co mamy na myśli i boimy się nadepnąć na palce. Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, nie ma czasu na takie obawy.

Menedżerowie projektów noszą wiele kapeluszy, z których jednym jest główny komunikator. Komunikują się z każdym kierownikiem zaangażowanym w projekt, w tym z każdym pracownikiem, osobami znajdującymi się na wyższych stanowiskach w firmie i wszystkimi osobami spoza organizacji (np. komunikacja z klientem), które mogą współpracować z Twoją firmą w realizacji tego projektu.

Z tego powodu kierownicy projektów muszą być doskonałymi komunikatorami. Ta praca nie jest dla osoby, której skrzynka pocztowa ugrzęzła całymi dniami lub rozmawia w kółko, szukając, co mają na myśli. Powinni szybko reagować i umieć zwięźle określić punkt, który próbują przekazać.

Jeśli coś się zmieniło, pracownik spóźnił się z terminem lub projekty nie są zgodne z zatwierdzonymi wersjami roboczymi, kierownik projektu musi być w stanie profesjonalnie zakomunikować sytuację innym pracownikom lub kierownictwu.

Przywództwo

Jako kierownik projektu wiele osób będzie szukać u ciebie odpowiedzi, wskazówek lub rozwiązań. Kierownicy projektów powinni wykazywać się między innymi silnymi cechami przywódczymi.

Rozumiem przez to, że twoim przełożonym powinien być ktoś, kto może łatwo przyciągnąć uwagę. Inni powinni dobrze je szanować w Twojej firmie oraz przez zewnętrznych interesariuszy i uczestników. Kierownicy projektów zachowują pewien poziom władzy nad swoimi współpracownikami.

Niektórzy pracownicy są naturalnymi liderami. Inni mają potencjał do przywództwa po pewnym coachingu. Jeśli masz w swoim zespole doskonałego, zorganizowanego komunikatora, ale wątpisz w jego zdolności przywódcze, rozważ zatrudnienie go jako kierownika projektu ze świadomością, że będziesz musiał przeprowadzić go przez wiele etapów.

Negocjacja

Chociaż nigdy nie jest to nadzieja, projekty mogą czasami być trudne. Być może cena, którą podałeś, nie jest zgodna z fakturą końcową. Być może zespół grafików nie przesyła Ci obrazów w ustalonym czasie.

Niezależnie od problemu, kierownicy projektów muszą być w stanie wynegocjować rozwiązanie. Ta cecha sąsiaduje z umiejętnościami przywódczymi i komunikacyjnymi. Chociaż nie są one identyczne, często widzisz wszystkie te cechy u tej samej osoby.

Poniższe pytania są pomocnym przewodnikiem do identyfikacji umiejętności negocjacyjnych u pracownika:

• Jak wcześniej reagowali w czasach kryzysu?
• Czy kiedykolwiek groziło im, że nie postawią na swoim, tylko po to, by znaleźć satysfakcjonujący kompromis dla obu stron?

Negocjacje są wyzwaniem i niewiele osób chce to robić. Może to przypominać kłótnię z innymi profesjonalistami – ale świetny kierownik projektu wie, jak znaleźć złoty środek między różnymi stronami, a nawet między zespołami pracującymi dla tej samej firmy.

Przewidywanie i zarządzanie ryzykiem

Analiza ryzyka i zarządzanie ryzykiem polega na prognozowaniu wszelkich ryzyk finansowych, które mogą wystąpić, zanim staną się rzeczywistością. Oprócz prognozowania tych problemów, zarządzanie ryzykiem obejmuje opracowywanie potencjalnych rozwiązań, które pomogą uniknąć lub zminimalizować ich skutki.

Strategie zarządzania ryzykiem to świetny sposób, aby upewnić się, że możesz odzyskać siły po rzeczach, które jeszcze się nie wydarzyły. Prognozując kłopoty i przygotowując firmę na wszystko, możesz rozwiązywać problemy, zanim się pojawią.

Zarządzanie ryzykiem nie musi koniecznie ograniczać się do kłopotów finansowych. Zwłaszcza jako kierownik projektu, sukces Twojego zespołu w dużej mierze zależy od jego zdolności do dotrzymywania terminów.

Jedną ze strategii zarządzania ryzykiem może być przedstawianie każdego terminu o tydzień wcześniej niż jest to konieczne, zapewniając, że zespół ciężko pracuje, aby go dotrzymać, ale dopuszczając pewne sytuacje awaryjne.

Rozważ konkretne typy problemów, które mogą pojawić się w twoim projekcie. Nie ma dwóch identycznych projektów, podobnie jak specyficzne dla projektu strategie zarządzania ryzykiem.

Planowanie

Planowanie jest ważnym aspektem zarządzania projektami, ponieważ inni ludzie polegają na tobie, jeśli chodzi o dotrzymanie terminów. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli Twój zespół jest zakontraktowany na projekty. Kierownik projektu ds. jakości zapewni, że wszyscy klienci wykonają wysokiej jakości pracę na czas.

Wpływ właściwego planowania wykracza poza delegowanie i zarządzanie zadaniami. Planowanie obejmuje planowanie płatności i rozliczeń, planowanie terminów, planowanie zmian i inne.

Dobrzy kierownicy projektów mogą żonglować wieloma kalendarzami za pomocą taktyk, takich jak kodowanie kolorami i etykiety ustalające priorytety.

Zarządzanie kosztami

Przekroczenie budżetu zespołu może nie tylko zniweczyć bieżący projekt, ale także wpłynąć na zespół i firmę na pozostałą część roku podatkowego. Dlatego zarządzanie kosztami i śledzenie kosztów to podstawowa umiejętność zarządzania projektami.

Mówiąc najprościej, zarządzanie kosztami odnosi się do planowania i monitorowania kosztów biznesowych. Menedżerowie projektów często korzystają z oprogramowania do zarządzania kosztami projektu, aby mieć pewność, że zespół nie przekroczy kosztów, jednocześnie dostarczając produkt lub usługę wysokiej jakości.

Niektóre koszty, które należy wziąć pod uwagę w trakcie projektu, to dostawy, zasoby ludzkie – takie jak wykonawcy lub freelancerzy, sprzęt lub przestrzeń oraz wszelkie płatności, które mogą być konieczne, jeśli praca będzie wymagać więcej pracy niż pierwotnie przewidywano.

Krytyczne myślenie

Jeśli musiałeś przystępować do standaryzowanych testów w szkole podstawowej, pamiętasz, jak kładziono nacisk na krytyczne myślenie. Oznaczało to, że możesz dojść do najlepszego wniosku na podstawie posiadanych informacji. Jako kierownik projektu ta umiejętność przydaje się i jest niezbędna.

Menedżerowie projektów podejmują codzienne decyzje, od budżetowania projektu i zaangażowania interesariuszy po dostosowanie celów i optymalizację przepływu pracy. Dlatego bardzo ważne jest (gra słów nie jest zamierzona), aby PJM był dobrym decydentem. Chcesz kogoś, kto rozważy wszystkie opcje i może wybrać najlepszą w dziewięciu przypadkach na dziesięć.

Innym kluczowym elementem zrozumienia zarządzania projektami jest wiedza, które projekty zakończą się sukcesem i osiągną maksymalny wpływ na biznes. Wiedza o tym, jak przeprowadzić studia wykonalności, może dostarczyć kierownikom projektów odpowiednich informacji do realizacji projektu.

Zorientowany na ludzi

Ta umiejętność jest dość niedoceniana i często pomijana w świecie biznesu. Jednak kierownicy projektów muszą być również dobrymi menedżerami ludzi . To oczywiste, jeśli się nad tym zastanowić.

Menedżerowie projektów mają do czynienia z ludźmi na co dzień. Są punktem kontaktowym dla całego zespołu i osób zaangażowanych w ten projekt. Stanowią również punkt kontaktowy dla uczestników zewnętrznych.

W przypadku jakichkolwiek sprzeczek, dylematów lub konfliktów kierownik projektu jest pośrednikiem między różnymi stronami. Ponieważ są odpowiedzialni za zapewnienie, że ludzie pozostają na właściwej drodze do osiągnięcia celów i ukończenia kamieni milowych projektu, bardzo ważne jest, aby kierownik projektu był sympatyczny i był graczem zespołowym.

Rozwiązywanie problemów

Ta umiejętność odnosi się do krytycznego myślenia, które dotyczy indywidualnych zdolności podejmowania decyzji. Jednak ta konkretna umiejętność odnosi się do reakcji menedżera podczas konfliktu.

Gdy duże grupy współpracują ze sobą, istnieje możliwość sprzeczki lub katastrofy w postaci naruszenia umowy lub przekroczenia budżetu. Kierownicy projektów muszą umieć poruszać się po skomplikowanych zagadnieniach i czuć się komfortowo w trudnych warunkach pracy.

Kierownicy projektów odnoszący sukcesy odnoszą sukcesy w opracowywaniu złożonych systemów, takich jak metodologie zarządzania projektami w łańcuchu krytycznym.

Coaching

W przeciwieństwie do przywództwa, coaching zajmuje się tym, w jaki sposób menedżer wchodzi w interakcje ze swoim zespołem i uczy go. Coaching jest formą pomagania ludziom w podejmowaniu najlepszych decyzji poprzez dostarczanie im narzędzi do ich osiągnięcia.

Dobry kierownik projektu może podnieść swój zespół, kwestionując jego umiejętności krytycznego myślenia, zapewniając przestrzeń do burzy mózgów i współpracy oraz tworząc dział zorientowany na cel.

Punktualność

Wszyscy siedzieliśmy w chaotycznej sali konferencyjnej i żałowaliśmy, że nie mamy młotka, który dodałby nam siły, krzycząc: „Zamów! Porządek w sądzie!” Kierownicy projektów wiedzą, jak zapanować nad pokojem bez tytułu honorowego sędziego.

Potrafią skutecznie planować spotkania, optymalnie wykorzystywać czas swojego zespołu i utrzymywać uwagę. Są również wykwalifikowani w dbaniu o to, by spotkanie przebiegało zgodnie z zadaniem i odpowiadaniu na niezbędne pytania.

Omówiliśmy już wyjątkowe możliwości planowania — wchodzą one w grę podczas omawiania zarządzania spotkaniami. Zatrudniając lub wybierając kierownika projektu, zrozum jego doświadczenie w zarządzaniu spotkaniami i wpływaniu na nie.

Zatrudnienie kierownika projektu

Prawda jest taka, że ​​żadna osoba ani projekt nigdy nie będzie doskonały.

Szukając kierownika projektu, wypisz powyższe cechy – które są dla Ciebie najważniejsze i najbardziej wartościowe? Wymień niektóre z wyżej wymienionych umiejętności i rozważ te, które musisz mieć.

Jeśli kandydat ma dodatki, to świetnie! Poszukiwanie kogoś, kto ucieleśnia wszystkich, może ograniczyć Twoje wybory i wydłużyć proces rekrutacji. Wybierając tych, bez których wiesz, że nie możesz się obejść, możesz szybko zebrać przyzwoitą grupę kandydatów do rozmów kwalifikacyjnych i potencjalnego zatrudnienia.

Kandydaci wewnętrzni

Jeśli chcesz wybrać kierownika projektu spośród swojego zespołu, prawdopodobnie masz już dobre pojęcie o mocnych i słabych stronach swoich pracowników.

Na przykład możesz wiedzieć, że Janet często spóźnia się z terminami, ale wykonuje niezwykle szczegółową pracę. A może Eleonora jest zorganizowana, ale często nie bierze pod uwagę potencjalnych sytuacji kryzysowych.

Jeśli Twój zespół utrudniał wybór kierownika projektu, to dobry problem. Zastanów się nad spotkaniem z różnymi pracownikami w różnych momentach, przedyskutowaniem, czy byliby zainteresowani szansą i zapytaniem, czy byliby gotowi rzucić sobie wyzwanie w pewnych obszarach, aby nadążyć za rolą.

Kandydaci zewnętrzni

Jeśli chcesz zatrudnić kierownika projektu z puli zewnętrznych kandydatów, masz nieco inne wyzwanie. Najlepiej byłoby dowiedzieć się, czy posiadają te cechy w krótkim czasie, jaki trzeba poznać podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Dobrym sposobem na osiągnięcie tego jest poproszenie kandydatów o przybycie przygotowanych z wizualnymi przykładami lub certyfikatami, które otrzymali. W ten sam sposób kandydat na sprzedawcę podałby swoje dane kwartalne i poprosił kandydata na kierownika projektu o dostarczenie kilku próbek ukończonych projektów. Zapewnia to ustne wyjaśnienie projektu i pozwala zobaczyć wpływ, jaki wywarli w przeszłości.

Utoruj drogę do planowania projektów

Zarządzanie projektami jest integralną funkcją biznesową poprzez zarządzanie kilkoma współzależnościami, zarządzanie i alokację zasobów organizacyjnych oraz umożliwianie zespołom bezproblemowego osiągania celów biznesowych.

Zatrudniając kierownika projektu, skup się na umiejętnościach, które wnosi do stołu, ponieważ są to cechy definiujące zespół, który może przejść od niezdecydowania do niezniszczalności.

Zarządzanie projektami jest wielofunkcyjne w swojej roli i procesach. Dowiedz się więcej o zarządzaniu integracją projektów i o tym, jak pomaga ono różnym działom osiągnąć te same cele.

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany w 2018 roku. Został zaktualizowany o nowe informacje.