Zaopatrzenie a zakupy: Jakie są różnice i podobieństwa?

Zaopatrzenie to cały proces nabywania towarów i usług od dostawcy dla Twojej firmy poprzez zakup bezpośredni, licytację przetargową lub licytację konkurencyjną. Polega na identyfikacji, skompletowaniu, wyborze dostawców, podpisaniu umowy, otrzymaniu towaru i dokonaniu płatności. Proces ten pomaga zaspokoić potrzeby firmy i nawiązać nową relację z dostawcą.

Etapy zamówienia mogą się różnić w zależności od branży i wielkości, ale zazwyczaj obejmują:

1. Identyfikacja wymagań wewnętrznych

Przede wszystkim powinieneś określić swoje potrzeby biznesowe. Jakie produkty i usługi są potrzebne do działania Twojej firmy?

Następnie możesz tworzyć określone zapotrzebowania na zakup, aby sprostać potrzebom. Postępowanie zgodnie z wymaganiami poprowadzi Cię do odpowiednich zasobów i nawiąże kontakt z odpowiednimi dostawcami.

2. Badanie rynku i wybór dostawców

Następnie zidentyfikuj potencjalnych dostawców i zapisz ich do dalszej oceny. Możesz wysłać im zapytanie ofertowe (RFQ) i porównać ich propozycje. Niektóre kryteria obejmują cenę i jakość produktu, reputację dostawcy, metody dostawy, obsługę posprzedażną, ryzyko itp.

Wybranym dostawcą będzie ten, który zaoferuje produkty o najwyższej jakości w najbardziej konkurencyjnych cenach wraz z korzystną lokalizacją i opcją dostawy.

3. Negocjowanie umowy i tworzenie zamówienia zakupu (PO)

Po wybraniu dostawcy przejdźmy do kolejnego kroku: negocjacji. Niektóre krytyczne kwestie podczas negocjacji obejmują cenę, jakość, zakres prac, warunki itp. Skuteczna umowa zapewnia, że ​​każda ze stron rozumie swoje zobowiązania, jednocześnie tworząc maksymalną wartość dla obu stron.

Po podpisaniu umowy możesz utworzyć zamówienie zakupu (PO), które określa zakup, takie jak ilość, cena, warunki płatności, lokalizacja i czas dostawy. Zastanów się nad ogólnym zamówieniem zakupu, jeśli dostawcy w pełni spełniają Twoje wymagania i chcesz mieć z nimi długoterminową relację.

4. Odbiór dostawy i inicjowanie płatności

Gdy dostawca otrzyma zamówienie, wystawi ci fakturę. Zgodnie z warunkami płatności umowy, dokonasz płatności przed lub po dostawie zamówienia.

Po otrzymaniu zamówienia sprawdź jakość przedmiotu, aby zagwarantować zgodność dostawcy. Jeśli znajdziesz wadliwy przedmiot lub jakikolwiek inny problem, zgłoś go i postępuj zgodnie z umową lub zamówieniem zakupu, aby znaleźć rozwiązanie. Aby to zrobić, upewnij się, że Twoja umowa lub zamówienie są wystarczająco mocne i zawierają szczegółowe warunki dotyczące takich okoliczności.

5. Oceń wydajność dostawcy i nawiąż relację z dostawcą

Jeśli jesteś zadowolony z wyników dostawców, możesz nawiązać z nimi długoterminową relację. Ponadto przeprowadzaj coroczną ocenę, aby zdecydować, czy kontynuować z nimi współpracę.

Dlatego, aby odpowiedzieć na pytanie „co oznacza zakup?”, to pełny proces pozyskiwania towaru i budowania relacji z dostawcami. Proces nie ma końca, ponieważ należy go nadal oceniać i ulepszać.

Zakupy to podzbiór funkcji zaopatrzenia. Wiąże się to z czynnościami zamawiania, ekspedycji, odbierania i dokonywania płatności w celu nabycia towarów i usług na potrzeby działalności firmy. Zakupy stawiają na pierwszym miejscu wydajność transakcji, z 5 właściwą dyscypliną: właściwa ilość, właściwa jakość, właściwe miejsce, właściwy czas i właściwa cena. Dlatego zespół zakupów ściśle postępuje zgodnie z tymi krokami, aby upewnić się, że dostarczony towar spełnia wszystkie wymagania:

1. Złożenie zamówienia

Zakup rozpoczyna się od złożenia zamówienia. Jak wspomniano powyżej, zamówienie zakupu powinno zawierać krytyczne informacje, takie jak warunki płatności, ilość, kiedy i gdzie dostarczyć towary.

Jedną ze wskazówek dla lepszego zarządzania PO jest inwestowanie w niezawodne zamówienie zakupu PWA Magento. Centralizuje wszystkie dane, pomagając w ten sposób podejmować lepsze decyzje zakupowe, zapobiegając nadmiernemu lub zaniżonemu zakupowi.

2. Śledzenie zamówienia

Następnie ściśle monitoruj stan dostawy ze swoimi dostawcami. Możesz poprosić ich o regularne aktualizowanie harmonogramu dostaw, aby zapewnić terminowość zamówienia.

3. Odbieranie i kontrola przedmiotów

Po otrzymaniu zamówienia przeprowadź kontrolę audytową, aby upewnić się, że jakość jest zgodna z warunkami umowy.

4. Dokonywanie płatności

Na koniec dokonaj płatności dla swojego dostawcy zgodnie z warunkami płatności w PO. Zamówienia zakupu i faktury muszą być starannie przygotowane, aby stworzyć zobowiązania prawne dla obu stron.

Teraz, gdy wiesz, co to jest zaopatrzenie, a co jest zakupem, przyjrzyjmy się głównym różnicom między nimi.

Powyższa tabela podsumowuje główną różnicę między zaopatrzeniem a zakupem. Przejdźmy do dalszych szczegółów.

Strategiczne a taktyczne

Po zapoznaniu się ze znaczeniem zakupów i zakupów można zauważyć, że zakupy to znacznie szersze pojęcie na poziomie strategicznym dla firmy, podczas gdy zakupy mają charakter taktyczny.

Zakupy dotyczą transakcyjnego aspektu kupowania produktów i usług, takiego jak uzyskanie odpowiedniej ilości produktów we właściwym czasie i miejscu.

Z drugiej strony zakupy to pełny proces rozpoczynający się w momencie pojawienia się potrzeby biznesowej. Koncentruje się na aspektach strategicznych, takich jak pozyskiwanie dostawców, maksymalizacja wartości kontraktu i utrzymywanie relacji z dostawcami po zakończeniu zamówienia. W związku z tym zakupy to bardziej złożony proces, który ma kluczowe znaczenie dla strategii biznesowej.

Podejście proaktywne a reaktywne

Kolejną różnicą między zamówieniami a zakupami jest ich podejście. Zaopatrzenie ma podejście proaktywne, w którym zespół zakupowy jest odpowiedzialny za identyfikację potrzeb wewnętrznych i pozyskiwanie odpowiednich towarów lub usług w celu spełnienia wymagań.

Natomiast zakupy mają podejście reaktywne. Po określeniu potrzeb przez zaopatrzenie, zakupy mają na celu najefektywniejszy zakup przedmiotów pod względem jakości, kosztów i szybkości.

Cele długoterminowe a cele krótkoterminowe

Zakupy mają cele długoterminowe, w tym nawiązywanie relacji z dostawcami, zwiększanie przewagi konkurencyjnej i dostosowanie do strategii firmy. Dotyczy to również znajdowania najlepszych dostawców, negocjowania warunków umów i łagodzenia ryzyka w łańcuchu dostaw. W związku z tym zamówienie priorytetowo traktuje tworzenie wartości kontraktu i całkowity koszt posiadania, a nie cenę produktu.

Zakup natomiast ma na celu zapewnienie, że wszystkie produkty zostaną dostarczone we właściwej jakości i ilości zgodnej z umową. Dlatego jest to natychmiastowy proces, w którym zwraca się większą uwagę na koszt przedmiotu.

Koncentracja na relacjach i transakcjach

Jednym z głównych celów zakupów jest nawiązanie i wzmocnienie relacji win-win z dostawcami.

Nawet po zrealizowaniu zamówienia, zaopatrzenie nadal trwa. Powinieneś regularnie oceniać wydajność dostawcy i decydować o odnowieniu lub rozwiązaniu umowy. Jednocześnie kontynuuj pozyskiwanie większej liczby potencjalnych dostawców, co może prowadzić do dobrych partnerstw. Pomaga również ograniczyć ryzyko polegania na kilku dostawcach.

W przeciwieństwie do tego zespół zakupowy zwykle współpracuje z istniejącą bazą dostawców. Dlatego większość wysiłku poświęcają na dokonywanie efektywnych transakcji, a ich zadania kończą się wraz z zakończeniem PO.

Chociaż wiele osób często myli się z definicjami zakupów i zaopatrzenia, te dwa terminy mają wiele różnic w ich metodach i procedurach. Łączy je jednak jedna rzecz: są to kluczowe procesy służące zaspokojeniu potrzeb Twojej firmy.

Łączenie i ulepszanie obu procesów pomoże Ci lepiej kontrolować wydatki, zapobiegać nieprzewidzianym komplikacjom i zbliżyć się do sukcesu biznesowego.