16 pomysłów na oszczędzanie zakupów: Jak obniżyć koszty zakupów w 2022 r.

Poproś o zniżkę dla dostawcy, aby zaoszczędzić na kosztach zakupu

Poszukiwanie rabatów u dostawców to jeden z najlepszych sposobów na obniżenie kosztów zaopatrzenia. Możesz rozpocząć negocjacje ze swoimi dostawcami i poprosić ich o rabaty w zamian za wcześniejszą płatność lub zwiększoną ilość zamówienia. Niewielki procent rabatu może prowadzić do dużych oszczędności netto, zwłaszcza jeśli dostawca regularnie dostarcza Twoje materiały bezpośrednie w dużych ilościach.

Budowanie bliskiej, długoterminowej relacji z dostawcami daje również większą siłę przetargową, aby osiągnąć udane negocjacje. Jeśli masz kompetentnego długoterminowego dostawcę, stworzenie z nim zbiorczego zamówienia jest dobrym rozwiązaniem wśród strategii redukcji kosztów dostawców. Ten rodzaj umowy pozwala na częste uzyskiwanie towarów lub usług od dostawcy po ustalonej cenie przez określony czas.

2. Przejrzyj umowy, aby uniknąć wycieku wydatków

Przejrzyj umowę, aby uniknąć wycieku wydatków na zamówienia

Wyciek wydatków może mieć miejsce poza warunkami umowy. Należy monitorować wszystkie zakupy, aby upewnić się, że są zgodne z warunkami umowy, w tym warunkami płatności. Zakupy niezgodne z wymaganiami mogą spowodować wyciek wydatków; dlatego powinieneś szybko zidentyfikować i znaleźć środki zaradcze, aby zapobiec im w przyszłości.

Jeśli przeciek pozostanie niezauważony, będzie się powtarzał i stopniowo generował duże koszty. Pamiętaj, aby zapoznać się z warunkami umowy i nadzorować swoje działania zakupowe, aby uniknąć utraty pieniędzy w wyniku wycieku.

Skonsoliduj wydatki na kilku wybranych dostawców

W przypadku dużych firm o znacznych potrzebach związanych z zaopatrzeniem, konsolidacja wydatków na kilku dostawców może przynieść więcej korzyści niż rozłożenie zakupów na wielu dostawców. Pozyskiwanie większej liczby produktów od tego samego dostawcy umożliwia ekonomię skali: im więcej wydajesz u jednego dostawcy, tym większe szanse na wynegocjowanie rabatu.

Powinieneś jednak mieć na swojej liście kilku alternatywnych dostawców, na wypadek gdyby główny dostawca napotkał problemy i nie mógł dostarczyć towarów lub usług na czas. Omówimy to później w nadchodzącej wskazówce.

Przed zakupem przejrzyj potrzeby zakupowe

Zanim zdecydujesz się na zakup czegokolwiek, oceń, co znajduje się w Twoim magazynie. Jeśli są niewykorzystane produkty, zastanów się, jak sobie z nimi poradzić. Nadmiar zapasów to „martwe pieniądze”, które kosztują zasoby do przechowywania i są zagrożone uszkodzeniem lub przestarzałością.

Upewnij się, że kupujesz tylko to, czego potrzebujesz, zarówno w przypadku materiałów bezpośrednich, jak i pośrednich . Jest to pomocne w zmniejszeniu nadmiernych kosztów zapasów i kosztów przechowywania. Dlatego następnym razem, zanim złożysz nowe zamówienie, sprawdź stany magazynowe i spróbuj wykorzystać to, co już masz.

Zapobiegaj wydatkom indywidualnym, aby obniżyć koszty zakupów

Wydatki Maverick są tworzone poza polityką zamówień, albo przez osoby nieuprawnione, albo przez niepreferowanych dostawców. Jest to niewydajne źródło zaopatrzenia, z którym należy się uporać. Minimalizowanie indywidualnych wydatków jest jednym z najlepszych pomysłów na oszczędzanie zamówień, które należy wziąć pod uwagę.

Aby to zrobić, musisz mieć silną politykę zakupową i upewnić się, że wszyscy jej przestrzegają. Zwróć uwagę na przypisanie, kto jest upoważniony do dokonywania zakupów, upewniając się, że dział zakupów zna swoją pracę i odpowiedzialność w procesie zakupowym.

Oceń cykl życia produktu

Oszczędność kosztów nie powinna oznaczać utraty jakości, należy wziąć pod uwagę również trwałość i żywotność. Jeśli produkt jest nieco droższy, ale może zaoszczędzić wiele wysiłku związanego z naprawą lub wymianą, możesz zaoszczędzić pieniądze.

Z drugiej strony możesz nie potrzebować produktów najlepszej jakości, jeśli planujesz ich używać tylko tymczasowo. Niektóre produkty średniego poziomu mogą lepiej zrównoważyć koszty i jakość, w zależności od celu ich użycia.

Regularnie sprawdzaj swoich dostawców

Miej plan regularnej oceny dostawców, na przykład roczna lub półroczna ocena. Sprawdź ich wydajność, czy dostarczają produkty o zadowalającej jakości i zgodnie z harmonogramem po konkurencyjnych kosztach. Dodaj nowych dostawców lub usuń dostawców, którzy nie spełniają Twoich oczekiwań, stopniowo będziesz mieć listę najlepszych dostawców, którzy spełniają Twoje wymagania i optymalizują wydatki.

Zapewnij sprzedawcom portale samoobsługowe

Utwórz portal dla dostawców, aby zarządzać własnymi kontami, przeglądać transakcje i komunikować się z Twoją firmą. Oszczędza czas i pieniądze na niepotrzebną komunikację w obie strony, zapewniając jednocześnie, że dostawy spełniają wymagania. Jest to świetna metoda dla dużych korporacji na obniżenie kosztów zarządzania dostawcami, zwłaszcza gdy mają długą listę dostawców.

Wykorzystaj kluczowe wskaźniki wydajności zaopatrzenia, aby szukać możliwości redukcji kosztów

Aby dostrzec możliwości ulepszeń w zaopatrzeniu, musisz ustawić jasne wskaźniki KPI zaopatrzenia i ściśle je monitorować. Dane śledzenia umożliwią lepsze zrozumienie wydajności zamówień.

Istnieją różne kluczowe wskaźniki wydajności, które mogą dostarczyć cennych informacji, takich jak śledzenie liczby zakupów awaryjnych lub zwrotu z inwestycji w działania związane z zaopatrzeniem.

Ustalenie wskaźników KPI i ustanowienie procesu monitorowania postępów ma kluczowe znaczenie dla oceny ogólnej wydajności działu i pokazania wyróżnionych aspektów, które wymagają poprawy. Prawidłowo wdrożona metoda znacznie przyczyni się do oszczędności kosztów.

Ustal przejrzystą politykę zamówień

Ustalenie jasnych parametrów dotyczących zakupów i polityki zakupów ma kluczowe znaczenie dla obniżenia kosztów zakupów. Kompleksowe ramy zapewnią każdemu łatwy dostęp i możliwość śledzenia. W ten sposób możesz wyeliminować niepotrzebne zakupy, jednocześnie ciesząc się płynniejszym procesem łańcucha dostaw.

Ponadto należy ocenić swoje praktyki zakupowe, aby sprawdzić, czy są one zgodne z budżetem i strategią biznesową. Na przykład, dokonaj corocznego przeglądu swojego procesu i zobacz, czy powinieneś zmienić lub ulepszyć jakiekolwiek aspekty.

Przejrzyj swoje strategie wymiany

Sposób, w jaki planujesz wymienić przedmioty, może wpłynąć na wynik finansowy. Rutynowa wymiana nie dotyczy wszystkich komponentów. Na przykład kluczowe części maszyny należy regularnie wymieniać, aby zapewnić prawidłowe działanie maszyny, podczas gdy materiały eksploatacyjne można wymieniać w razie potrzeby.

Ponadto pamiętaj o uwzględnieniu kosztów i czasu oczekiwania na wymianę. Nie chcesz zakłócać łańcucha dostaw tylko po to, aby czekać na drobną wymianę.

Popraw zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem związanym z zakupami pomaga zmniejszyć lub uniknąć ryzyka dla Twojej firmy. Posiadanie pełnego planu przewidywania i radzenia sobie z ryzykiem lepiej przygotuje Cię do radzenia sobie z nieoczekiwanymi zdarzeniami i uniknie nieplanowanych kosztów.

Jednym z najczęstszych zagrożeń dla organizacji jest zależność od dostawcy. Jeśli zdarzy się siła wyższa, która sprawi, że dostawca nie będzie w stanie dostarczyć towarów na czas, powinieneś mieć pod ręką kilku alternatywnych dostawców. Dlatego upewnij się, że nie polegasz zbytnio na dużym dostawcy. Ponadto zwracaj uwagę na warunki umowy i ściśle kontaktuj się z dostawcami, aby zapobiec problemom logistycznym.

Zbieraj i centralizuj dane

Zbieranie dokładnych danych to pierwszy krok do zrozumienia wyników firmy. Następnie połączenie wszystkich danych z zespołów zaopatrzenia, zapasów i sprzedaży daje pełny obraz krytycznych wskaźników, takich jak wskaźnik rotacji zapasów, koszt utrzymania zapasów, czas realizacji itp.

Scentralizowana baza danych może dać ci wgląd w to, które artykuły powinieneś kupować mniej więcej z jaką częstotliwością, czy sprzedaż i zapasy się spotykają i czy powinieneś zmienić dostawcę. Zapewnia raportowanie w czasie rzeczywistym i pomaga znaleźć techniki redukcji kosztów w zaopatrzeniu.

Zautomatyzuj proces zakupowy

Przetwarzanie ręczne może spowolnić proces i drastycznie zwiększyć koszty. Automatyzacja powtarzalnych zadań może obniżyć koszty pracy i uwolnić Twój zespół od skupienia się na ważniejszych zadaniach. Poza tym możesz uniknąć błędów ludzkich przy wprowadzaniu danych i ręcznym przetwarzaniu faktur, eliminując w ten sposób kosztowne błędy. Chociaż na początku musisz zainwestować w system automatyzacji, opłaci się to na dłuższą metę i znacznie oszczędzi czas i koszty związane z ręcznymi zadaniami.

Zintegruj systemy zamówień

Automatyzacja części systemu zaopatrzenia nie jest optymalna, dopóki nie będziesz w stanie zintegrować wszystkich tych systemów, w tym systemu inwentaryzacji, systemu księgowego i systemu zakupów. Połączone systemy tworzą pełny proces działający płynnie od początku do końca. Pomaga nie tylko obniżyć koszty pracy, ale także pomaga uniknąć błędów. W ten sposób cały łańcuch dostaw jest kompletny i umożliwia łatwe zarządzanie wszystkimi działaniami biznesowymi.

Przeszkol swoich pracowników w zakresie pomysłów na oszczędzanie zakupów

Oszczędności w zakupach to nie tylko zaopatrzenie, to kwestia organizacji. Edukuj swoich pracowników w zakresie najlepszych pomysłów na oszczędzanie zamówień, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Obejmuje wysiłek zespołowy w celu zmniejszenia wydatków, od zrównoważonych praktyk zakupowych po operacje biznesowe. Twój zespół powinien przyjąć nastawienie oszczędności kosztów zakupu i postępować zgodnie z najlepszymi praktykami w celu optymalizacji kosztów.

Zmniejsz koszty zakupów dla firm Magento

Jeśli masz firmę działającą wokół Magento, Magestore ma kompletne rozwiązanie do redukcji kosztów zakupów: PWA Magento Purchase Order. Platforma pomaga kontrolować wszystkie etapy zamówień i usprawnić zarządzanie zamówieniami zakupu, aby uniknąć nadwyżek i niedokupów, zautomatyzować proces i skutecznie nadzorować wydajność dostawców.
Dzięki naszemu zamówieniu PWA możesz scentralizować wszystkie dane i bezproblemowo uzyskać wgląd w systemy w czasie rzeczywistym, synchronizując dane od dostawców, produktów, zapasów i kanałów sprzedaży w celu analizy. Poznasz przepływy swoich zapasów i kiedy uzupełnić zapasy, a także możliwości zwiększenia zysku, jednocześnie monitorując i budując długoterminowe relacje z dostawcami.
Ponadto nasze oprogramowanie uwalnia Cię od zadań ręcznych i zapewnia lepszy wgląd w to, jak lepiej kupować i sprzedawać. Możesz teraz szybko przygotowywać zamówienia zakupu i śledzić ich realizację w celu dostarczenia produktu. Uproszczenie procesu zakupowego przynosi całemu zespołowi wiele korzyści i pomaga zaoszczędzić niepotrzebne wydatki, zapewniając przy tym właściwe produkty we właściwym czasie i we właściwych kosztach.
Skontaktuj się z Magestore, aby uzyskać bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak możemy pomóc Ci ulepszyć Twoje zakupy.

1. Jakie koszty można uznać za koszty zakupu?

Koszty zakupu odnoszą się do wydatków związanych z zakupami towarów i usług w łańcuchu dostaw firmy, kosztami zarządzania personelem zakupowym oraz kosztami inwestycji i utrzymania oprogramowania zakupowego.

2. Jakie są 6 rodzajów oszczędności kosztów?

Istnieje 6 rodzajów oszczędności kosztów, które można zastosować w procesie zaopatrzenia, w tym oszczędności historyczne, oszczędności budżetowe, oszczędności techniczne, oszczędności RFB, oszczędności indeksów i oszczędności współczynników.

3. Czy zamówienia i zakupy to to samo?

Mogą wydawać się podobne, ale w rzeczywistości mają różne cele. Zakupy mają na celu optymalizację kosztów zamówienia, podczas gdy zakupy mają na celu maksymalizację tworzenia wartości i całkowitego kosztu posiadania, w tym ograniczanie ryzyka, oszczędności kosztów, relacje z dostawcami, zgodność z umową itp.