12 najlepszych praktyk zakupowych w 2022 r.

Opracuj ramy zamówień

Przede wszystkim potrzebujesz solidnych ram zarządzania zakupami, zanim zajmiesz się konkretnymi problemami w swoim procesie. Wydajne ramy określą solidne wytyczne dla wszystkich Twoich procesów, w tym:

• Nadzór i zatwierdzanie zamówień zakupu,
• Zarządzanie sprzedawcami i dostawcami,
• Wykonanie rozgrywek trójstronnych za opłatą,
• Zapis całej dokumentacji,
• Pozyskiwanie nowych dostawców i pośredników zakupowych,
• Szkolenie pracowników z produktów.

Dobrze zdefiniowane procesy zapewnią efektywność operacyjną, pomagając Twojemu zespołowi w wykonywaniu zadań, które muszą wykonać lub ustaleniu priorytetów w danym momencie, aby zakończyć pracę, zapewniając w ten sposób terminowe dostawy w Twojej działalności biznesowej.

Aby opracować przejrzyste procesy zakupowe, musisz zidentyfikować każdy niezbędny krok zakupowy, przypisać konkretną osobę do każdego zadania i opisać działania dla zadania. Dzięki temu Twój zespół może pozostać na tym samym obrazie i znać swoje zadania, aby współpracować z innymi.

Zautomatyzuj procesy zakupowe

Cyfryzacja procesu zamówień jest nieunikniona, ponieważ technologia jest zintegrowana z każdym aspektem naszego świata. Pełna transformacja cyfrowa przeniesie Twoje procesy zakupowe na wyższy poziom i rozwiąże wiele wąskich gardeł w Twoim łańcuchu dostaw.

Oto najważniejsze zalety praktyk zakupowych w zakresie automatyzacji:

• Oszczędność czasu : Wszystkie godziny spędzone na ręcznym przetwarzaniu, takim jak wprowadzanie danych, monitorowanie faktur, aktualizacje rejestrów, zatwierdzanie i przekazywanie dokumentów, można przyspieszyć za pomocą oprogramowania. Automatyzacja może ograniczyć powtarzalne zadania operacyjne i uwolnić Twój zespół od skupienia się na strategicznych rolach.
• Redukcja błędów ludzkich : Automatyzacja pomaga również zminimalizować błędy popełniane ręcznie. Nie musisz się już martwić sprawdzaniem błędów w błędnie obliczonych wynikach lub błędnie wprowadzonych danych.
• Obniżenie kosztów przetwarzania : dzięki wsparciu technologii firmy mogą zmniejszyć nakład pracy przy powtarzalnej pracy, a tym samym obniżyć koszty po drodze. Opłacalność to jedna z największych zalet automatyzacji zakupów.

Dobre rozwiązanie w zakresie zamówień cyfrowych powinno być w stanie obsłużyć:

• Zarządzanie dostawcami: na pokładzie i łatwo śledź wydajność dostawców,
• Zatwierdzanie faktur: szybko przeglądaj i zatwierdzaj faktury metodą trójstronną,
• Żądania zakupu: szablony ułatwiające przechwytywanie, zatwierdzanie i monitorowanie żądań zakupu,
• Zamówienia zakupu (PO): wystawiaj zamówienia zakupu automatycznie na podstawie zatwierdzonych żądań zakupu,
• Analizy wydatków: generuj przydatne analizy i sugestie na podstawie danych dotyczących zamówień,
• Integracje: Połącz swoje oprogramowanie zakupowe z innymi systemami, takimi jak ERP i oprogramowanie finansowe.

Ćwicz przejrzystość zamówień

Przejrzystość w zamówieniach odnosi się do dostarczania wszystkim interesariuszom wewnętrznym niezbędnych informacji i dokumentacji, aby sprawnie realizować ich zadania i umożliwiać im podejmowanie lepszych decyzji. Dzięki wsparciu technologii możesz zbadać więcej scenariuszy i opracować ciągły, zwinny model planowania, który będzie przejrzysty dla Twoich zespołów.

Przejrzysty proces zakupowy oferuje wiele korzyści:

• Szybsze przetwarzanie : gdy wszyscy znają swoje zadania i standardy, których należy przestrzegać, cała operacja może przebiegać bezproblemowo z mniejszą liczbą wąskich gardeł.
• Ogranicz zmarnowany czas: Przejrzyste zaopatrzenie eliminuje męczący czas spędzany na mylących żądaniach i długich łańcuchach e-maili. Zamiast tego Twoi pracownicy dokładnie widzą, co muszą zrobić w określonym czasie.
• Odpowiedzialność : Przejrzystość dokumentacji jasno określa odpowiedzialność Ciebie i Twoich dostawców na każdym etapie podróży zakupowej.
• Odpowiedzialne praktyki pozyskiwania: Przejrzysty proces prowadzi Cię do pozyskiwania produktów i usług zgodnie ze społeczną odpowiedzialnością biznesu.

Optymalizuj zapasy dzięki podejściu opartemu na danych

Następną praktyką zakupową, której nie możesz przegapić, jest wykorzystanie danych w celu usprawnienia zarządzania zapasami.

Aby sprawdzić, czy Twoje zapasy są zoptymalizowane, spójrz na niektóre wskaźniki, takie jak koszt utrzymania zapasów i wskaźnik rotacji zapasów . Sprawdź, czy planowanie i prognozowanie zapasów jest dobre, aby skutecznie uzupełniać zapasy, czy sprzedaż i poziomy zapasów są zsynchronizowane oraz które pozycje najlepiej sprzedają się i wolno sprzedają, aby mieć odpowiednią strategię dla nich. Na przykład możesz kupić więcej zapasów swoich bestsellerów, aby zapewnić ich dostępność, gdy klienci tego potrzebują. W przeciwieństwie do tego, spróbuj sprzedać wolno sprzedające się produkty ze zniżką, aby uniknąć ich dezaktualizacji.

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania zapasami może pomóc w rozwiązaniu wszystkich powyższych pytań. W codziennej pracy można usprawnić śledzenie łańcucha dostaw, przepływ zapasów między magazynami i sklepami oraz spójne zmiany w sprzedaży i poziomach zapasów.

Na poziomie zaawansowanym, uwolnienie mocy sztucznej inteligencji i spostrzeżeń opartych na danych pomoże zoptymalizować koszty zapasów, określić czas realizacji i przewidzieć zapotrzebowanie na zapasy w przyszłości, zapobiegając w ten sposób sytuacjom przepełnienia lub niedoboru podaży.

Usprawnij zarządzanie umowami

Obecnie najczęstszym problemem w zarządzaniu umowami jest brak scentralizowanej platformy, na której pracownicy mogą wyszukiwać, uzyskiwać dostęp i pobierać umowy oraz inną dokumentację. Zdezorganizowany proces powoduje wiele problemów, takich jak niespójność umów, kłopotliwe przetwarzanie i problemy z ciągłością łańcucha dostaw.

Aby usprawnić proces zarządzania umowami, należy utworzyć scentralizowaną bazę danych w chmurze, która umożliwi pracownikom tworzenie, przechowywanie i utrzymywanie całej dokumentacji, od procesów operacyjnych po szablony umów. W ten sposób możesz zapewnić spójność i standardy w swoich umowach, zaoszczędzić czas związany z powtarzającymi się zadaniami oraz złagodzić błędy i ryzyko.

Wdrożenie automatyzacji zarządzania umowami powinno oferować:

• Centralne repozytorium: łatwo dostępna baza danych przechowująca wszystkie dokumenty,
• Konfigurowalny interfejs : Konfigurowalny interfejs dostosowany do wymagań Twojej firmy,
• Zautomatyzowane powiadomienia : wysyłaj automatyczne powiadomienia o kamieniach milowych kontraktu, odnowieniach i szansach renegocjacji,
• Monitorowanie wydajności dostawców : Śledź czas dostawy, jakość produktów, ceny i przestrzeganie warunków zakupu.

Angażuj się ze swoimi dostawcami

Budowanie trwałych relacji z dostawcami jest zawsze na szczycie listy najlepszych praktyk zakupowych. Jeśli dobrze zarządzasz, możesz mieć zaufanych dostawców, którzy dostarczają niezawodne, wysokiej jakości produkty i usługi na czas i po najlepszej cenie. Aby to zrobić, musisz śledzić i oceniać wydajność dostawców, aby znaleźć sposoby na stworzenie długoterminowej relacji, w której wszyscy wygrywają.

Dobrze zorganizowany proces zakupów i zaopatrzenia pomoże Ci zarządzać dostawcami i współpracować z nimi. Oto kilka wskazówek, jak zwiększyć zaangażowanie dostawców:

• Traktuj dostawców jak partnerów strategicznych i buduj zaufanie,
• Komunikuj swoje wymagania i ściśle współpracuj z dostawcami w kwestiach związanych z zamówieniami,
• Wcześnie ustal oczekiwania, abyś mógł utrzymać swoich dostawców na tym poziomie i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek dzięki odpowiednim negocjacjom w zakresie zamówień ,
• Płać dostawcom na czas: jeśli możesz zapłacić dostawcom na czas, Twoi dostawcy będą traktować Twoją firmę priorytetowo i otworzą więcej możliwości nawiązania długoterminowej współpracy,
• Monitoruj wydajność dostawców: oceń jakość dostarczanych towarów i usług, aby zapewnić najlepszą wartość swojej inwestycji.

Opracuj strategię wielu źródeł

Poleganie wyłącznie na jednym dostawcy w przypadku dowolnego elementu łańcucha dostaw jest ryzykowne, zwłaszcza w przypadku zamówień bezpośrednich . W przypadku opóźnienia w dostawie towarów lub rozpadu relacji ucierpi na tym Twoja działalność biznesowa i nie będziesz mógł wytwarzać produktów końcowych, dopóki nie zastąpisz ich innym dostawcą.

Dlatego powinieneś mieć kilku dostawców, aby stworzyć odporność w swoim systemie zaopatrzenia. Ponadto lepiej, jeśli możesz dywersyfikować dostawców z różnych regionów geograficznych. Ma to na celu zminimalizowanie ryzyka wystąpienia siły wyższej, takiej jak wojny, pandemie, zmiany w przepisach, które wpływają na wydajność dostawców i trudne warunki pogodowe. Dlatego zawsze możesz przełączać się między dostawcami, aby najlepiej odpowiadać Twojej wygodzie i uniknąć zakłóceń w łańcuchu dostaw. Jest to jedna z obowiązkowych najlepszych praktyk zakupowych dla każdej firmy.

Zintegruj procesy zakupowe

Całe ramy zamówień zawierają wiele podprocesów, które mogą być odmienne i tworzyć bariery. Nawet po zautomatyzowaniu niektórych aspektów nadal istnieją pewne luki, które wymagają ręcznych działań, takich jak wnioski budżetowe, kontrole jakości, autoryzacja wysyłki itp. Twój system jest zatem podzielony na różne przepływy pracy pełne wąskich gardeł, co może kosztować czas i pieniądze .

Dlatego ważne jest, aby zintegrować wszystkie procesy zaopatrzenia w celu stworzenia usprawnionego systemu, który może przyspieszyć czas przetwarzania i zmniejszyć wąskie gardła. Połączenie wszystkich przepływów pracy pomaga płynnie przenosić dane między systemami bez ręcznych kontroli i niekończących się arkuszy kalkulacyjnych. Integracja systemu ułatwia i przyspiesza przeprowadzanie kontroli jakości i weryfikacji w procesach zakupowych.

Buduj panele danych

Pulpity nawigacyjne danych to kolejna najlepsza praktyka w zakresie zaopatrzenia, która pomaga Twojemu zespołowi uzyskiwać dostęp do danych w czasie rzeczywistym w przystępnej formie. Usuwa zamieszanie i niepotrzebne pytania, gdy różne działy próbują razem łatać dane.

Przejrzysty pulpit nawigacyjny danych pomaga zwiększyć elastyczność, wyświetlając dokładne rzeczywiste koszty w stosunku do budżetu, mierząc wahania cen i oceniając wydajność dostawców.

Co więcej, kompletne i możliwe do zinterpretowania dane zapewniają również cenny wgląd w poprawę strategii i działań zakupowych. Dzięki podejściu opartemu na danych możesz zidentyfikować główne wąskie gardła powodujące problemy z zaopatrzeniem i znaleźć dla nich rozwiązanie.

Wyszkol swój zespół zakupowy

Właściwej strategii i narzędzi nie da się skutecznie wdrożyć bez kompetentnego zespołu. Powinieneś upewnić się, że Twoi pracownicy znają wszystkie procesy i potrafią realizować priorytety firmy, takie jak zarządzanie kosztami i ryzykiem. Ponadto dostarcz swojemu zespołowi materiały szkoleniowe dotyczące zaopatrzenia i informuj o wszelkich zmianach w procesach w miarę ich pojawiania się. Zasoby szkoleniowe powinny być scentralizowane, aby Twój zespół mógł je łatwo znaleźć.

Dobrze wyszkolony zespół jest w stanie skuteczniej realizować procesy. Potrafią szybko identyfikować i radzić sobie z przeszkodami, zanim staną się większymi problemami. Możesz także łatwiej zarządzać pracownikami, wiedząc, kto odpowiada za każdy krok.

Nie ignoruj ​​odpowiedzialności biznesu

Pamiętaj o wpływie ekonomicznym i środowiskowym swojego łańcucha dostaw na działania związane z zaopatrzeniem. Klienci są coraz bardziej świadomi społecznej odpowiedzialności biznesu i preferują firmy, które mają pozytywny wpływ na społeczeństwo lub środowisko. Jeśli nie spełnisz tych oczekiwań, możesz zaszkodzić swojej reputacji i stracić klientów na rzecz konkurencji.

Dlatego pamiętaj, aby prowadzić społecznie odpowiedzialne sourcing i oceniać, czy Twoi dostawcy przestrzegają Twoich standardów.

Kontroluj ryzyko zamówień

Zarządzanie ryzykiem zakupowym to ważny czynnik, którego firmy nie powinny przegapić. Powinieneś zidentyfikować zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne zagrożenia wpływające na Twój łańcuch dostaw. Na przykład niektóre poważne zagrożenia, z którymi możesz się spotkać, to niestabilność cen, zakłócenia łańcucha dostaw, oszustwa, nadmierne wydatki, słabe wyniki dostawców, niedokładne prognozy łańcucha dostaw itp.

Po zidentyfikowaniu ryzyk zakupowych można podjąć 4 rodzaje działań:

• Ignoruj ​​ryzyka, które nie są realnymi zagrożeniami,
• Zmniejszenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,
• Usuń prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka,
• Przygotuj rozwiązania do zarządzania potencjalnym ryzykiem.

Powyżej znajduje się 12 najlepszych praktyk dotyczących zakupów. Aby skutecznie je zastosować, rozważ zamówienie zakupu PWA Magento , aby usprawnić proces zakupów.

Dzięki Magento Purchase Order możesz kontrolować wszystkie aspekty swoich cykli zakupowych i oszczędzać czas i pieniądze, jednocześnie zwiększając sprzedaż. Możesz monitorować wszystkie dane dotyczące zakupów w jednym miejscu, synchronizując kanały sprzedaży i zapasów, a także bezproblemowo zarządzając wszystkimi danymi produktów i dostawców. Oprogramowanie pozwala również zminimalizować błędy ludzkie i uprościć przetwarzanie zamówienia zakupu, od tworzenia zamówienia, zatwierdzania, do odbierania produktów i śledzenia zwrotów produktów, jeśli to konieczne.

Ponadto podejście oprogramowania oparte na danych łagodzi problemy związane z brakiem zapasów, nadmiernym zakupem i niedokupowaniem. Teraz możesz zaplanować swój zakup na podstawie praktycznych spostrzeżeń i dostrzec możliwości u potencjalnych dostawców. Wypróbuj nasze zlecenie zakupu Magento i przekonaj się, jak przyspiesza ono Twój proces zakupowy na wyższy poziom.

Ustanowienie dobrze zdefiniowanych procesów i wzmocnienie działań zakupowych za pomocą technologii jest kluczem do optymalizacji działania i stworzenia usprawnionego i wydajnego systemu. Właściwie wdrażając te praktyki, możesz odblokować swój potencjał zakupowy i szybciej rozwijać swój biznes w tym cyfrowym świecie.

1. Jakie są 7 etapów zamówienia?

Proces zamówienia składa się z 7 etapów:

• Rozpoznanie potrzeb,
• Zapotrzebowanie na zakup,
• Przegląd zapotrzebowania,
• Proces pozyskiwania,
• Ocena i umowa,
• Zarządzanie zamówieniami,
• Zatwierdzenia faktur i spory,
• Ewidencjonowanie.

2. Jakie są cztery filary zamówień?

Istnieją 4 główne filary globalnych zakupów, o których należy pamiętać podczas opracowywania strategii zakupowej: ludzie, proces, technologia i łańcuch dostaw. Są to kluczowe czynniki globalnego podejścia do wykorzystania Twojej działalności.

3. Co zawiera umowa o zamówienie?

Umowa o udzielenie zamówienia zawiera warunki dotyczące zobowiązań każdej ze stron wraz z określonymi wymaganiami dotyczącymi produktu, cenami, formą płatności, warunkami dostawy i innymi warunkami prawnymi.