Wszystko, co musisz wiedzieć o dostawach częściowych

(Ten artykuł został ostatnio opublikowany 29 czerwca 2016 r. Został zaktualizowany pod kątem dokładności i kompletności).

Nie zawsze możesz wysłać całe zamówienie na raz. Możesz nawet chcieć wysłać przedmioty osobno, aby upewnić się, że dotrą na czas. Niektóre produkty mogą być wysyłane z usługi takiej jak Fulfillment by Amazon (FBA), podczas gdy inne są realizowane z własnego magazynu.

Realizacja pojedynczego zamówienia w wielu przesyłkach nazywana jest wysyłką częściową. Chociaż często jest to konieczne, monitorowanie zaplecza operacji jest trudne. Jak śledzić przesyłki częściowe w swoich systemach? Jak upewnić się, że zamówienia są oznaczane jako zrealizowane dopiero po zrealizowaniu wszystkich pozycji?

Przed wykonaniem częściowej wysyłki musisz wiedzieć, na czym polega proces, dlaczego ważne jest, aby wykonać go prawidłowo i jak najlepiej to zrobić.

Co to jest wysyłka częściowa?

Zacznijmy od podstaw. Przesyłka częściowa ma miejsce, gdy jedno zamówienie jest dostarczane w wielu przesyłkach. Dostawy częściowe są konieczne, gdy:

• Jeden lub drugi przedmiot w zamówieniu jest na zamówieniu oczekującym
• Towar w określonym magazynie jest opóźniony w dostawie
• Wysyłka przedmiotów z wielu magazynów w celu szybszej dostawy

Przykład częściowej wysyłki

Oto przykład częściowej wysyłki.

Wyobraź sobie, że jesteś producentem ołówków. Dostajesz zamówienie na 1000 żółtych ołówków #2. Ale kiedy idziesz do realizacji zamówienia, zdajesz sobie sprawę, że masz w magazynie tylko 600 żółtych ołówków #2. Jak radzisz sobie ze zleceniem, którego nie możesz całkowicie zrealizować?

Rozmawiałeś z klientem i zgadzasz się, że możesz dokonać częściowej wysyłki. Już teraz możesz wysłać 600, które masz pod ręką. Następnie, gdy odzyskasz 400 z powrotem w ekwipunku, możesz wysłać je w drugiej kolejności.

Dlaczego sprzedawcy potrzebują możliwości częściowej wysyłki

Możliwości wysyłek częściowych pomagają w tworzeniu lepszej obsługi klienta. W powyższym przykładzie sprzedawca straciłby całe zamówienie, gdyby nie mógł dokonać częściowych wysyłek. Odwróciliby klienta przy kasie, ponieważ nie mogli od razu zrealizować całego zamówienia. To strata biznesu i prawdopodobnie klient na całe życie.

Częściowa wysyłka może również zapewnić dotrzymanie terminów dostaw. W przypadku pojedynczego zamówienia może być konieczne wysłanie zapasów z wielu magazynów w zależności od dostępności i bliskości klienta. Nie chcesz czekać na odbiór każdego towaru z osobna w jednym magazynie przed wysłaniem całego zamówienia do klienta. Zamiast tego możesz wysyłać oddzielne paczki z każdego magazynu, które docierają w tym samym czasie na wyciągnięcie ręki klienta.

Wysyłanie przedmiotów osobno może również chronić Cię w przypadku nieprzewidzianego opóźnienia dostawy w jednym z magazynów. Nie chcesz, aby jeden przedmiot wstrzymał całe zamówienie. Twój klient będzie bardziej wyrozumiały, jeśli otrzyma większość swojego zamówienia, zamiast żadnego.

Niezależnie od przypadku, ważne jest, aby powiadomić klienta, że ​​zamówienia zawierające kilka pozycji mogą być wysyłane osobno. Zawsze powinieneś być przejrzysty i zarządzać ich oczekiwaniami. W powyższym przykładzie klient powinien mieć możliwość wyboru, czy nadal chce złożyć zamówienie.

Dlaczego przesyłki częściowe są trudne

Z perspektywy doświadczenia klienta częściowe wysyłki wydają się niezbędną częścią realizacji. Jednak niektórzy sprzedawcy mogą mieć problemy z prawidłowym zarządzaniem częściowymi wysyłkami na zapleczu. Nie zawsze jest proste, jak nimi zarządzać, gdy trzeba się zastanowić:

• Śledzenie statusu wysyłki poszczególnych pozycji w ramach jednego zamówienia
• Oznaczanie zamówienia jako kompletnego PO DOSTARCZENIU wszystkich pozycji
• Powiadamianie klientów, jakie poszczególne przedmioty zostały wysłane, podczas gdy inne są nadal przetwarzane
• Zrealizowanie otwartego zamówienia, gdy zapasy staną się dostępne, przed innymi przychodzącymi zamówieniami
• Wysyłanie faktur sprzedaży częściowej wysyłki

Aby właściwie zarządzać tymi procesami, potrzebujesz dogłębnego wglądu w procesy zapasów i realizacji, aby koordynować dane dotyczące zamówień i zapasów we wszystkich zaangażowanych systemach, które mogą obejmować platformę eCommerce, ERP i/lub system księgowy.

Ręczne nadzorowanie tego typu rozkazów jest bardzo pracochłonne. Łatwo popełnić błędy, takie jak przedwczesne oznaczanie zamówień jako ukończonych lub zapominanie o wysłaniu części zamówienia, która wciąż nie została zrealizowana. Zamiast zarządzać tym ręcznie, możesz skorzystać z technologii, która pomoże zautomatyzować proces.

Jak zautomatyzować przesyłki częściowe

W przypadku wysyłek częściowych potrzebujesz technologii, która w ramach jednego zamówienia może traktować poszczególne pozycje osobno. Często nazywa się to „podziałem” zamówienia. Pozwala podzielić zamówienie na wiele pozycji, dzięki czemu można tworzyć osobne etykiety i śledzić wysyłkę poszczególnych pozycji. Gwarantuje to również, że nie stracisz relacji nadrzędny-podrzędny poszczególnych elementów w jednym zamówieniu. Po zrealizowaniu wszystkich elementów zamówienia możesz oznaczyć zamówienie jako zrealizowane.

Mali sprzedawcy mogą używać oprogramowania wysyłkowego, takiego jak ShipStation, do prawidłowego rozlewania zamówień. Pozwala to na tworzenie oddzielnych przesyłek w ramach jednego zamówienia, przy czym każda przesyłka zawiera własne dane, tagi, notatki, powiadomienia i listy przewozowe. Sprzedawcy średniej wielkości lub przedsiębiorstw mogą również przelewać zamówienia w ramach systemu ERP, takiego jak NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage lub inne.

Wyzwanie polega na tym, że musisz udostępnić ten status zamówienia i informacje o wysyłce z oprogramowania wysyłkowego lub ERP na swojej platformie eCommerce. Po udostępnieniu aktualizacji statusu zamówienia każdego elementu zamówienia chcesz, aby Twoja platforma handlu elektronicznego odzwierciedlała te zmiany. Dzięki temu możesz dokładnie komunikować się z klientami podczas całego procesu realizacji. Daje również wewnętrznemu zespołowi wgląd w status zamówienia.

Aby zautomatyzować częściowe aktualizacje przesyłek między wieloma systemami, możesz użyć platformy integracyjnej, takiej jak nChannel, aby zautomatyzować przepływ danych o zamówieniach i inwentarzu. Integracja systemu umożliwia tworzenie przepływów pracy w celu aktualizacji stanów magazynowych, zatwierdzania, księgowania i śledzenia wysyłek częściowych oraz prawidłowego oznaczania zamówień jako ukończonych, gdy wszystkie pozycje zostały zrealizowane.

Co zrobic nastepnie

Dostawa częściowa to zaawansowany, ale niezbędny proces, który możesz wykorzystać do szybkiej i prawidłowej realizacji zamówień online. Aby dowiedzieć się, jak jeszcze możesz usprawnić procesy realizacji zamówień, zapoznaj się z tymi pomocnymi artykułami:

• Rozproszone zarządzanie zamówieniami jako przewaga konkurencyjna — zobacz, jakich praktyk i technologii potrzebują sprzedawcy, aby realizować zamówienia na towary w sposób, który spełnia dzisiejsze złożone wymagania biznesowe.
• Co to jest 3PL i dlaczego są ważne dla detalistów?
• Dlaczego Twoja strategia dostarczania e-commerce jest ważniejsza niż kiedykolwiek
• Czy zwroty zabijają rentowność Twojego sklepu internetowego?
• Drop Shipping 101: Przewodnik wprowadzający Drop Shipping
• Handel elektroniczny: jak wysyłać swoje produkty