Outsourcing funkcji HR: wszystko, co musisz wiedzieć

Opublikowany: 2020-05-09

W przeciwieństwie do kilku dekad temu, relacja pracownik-pracodawca przekształciła się w ulicę dwukierunkową. Tam, gdzie kiedyś wszystkie oczekiwania były wysuwane przez pracodawcę, czasy się zmieniły. Obecnie między dużymi i małymi firmami toczy się zaciekła rywalizacja o przyciągnięcie największych talentów; marki prześcigają się w przekraczaniu oczekiwań swoich pracowników.

Od szeregu korzyści po zapewnienie zrewolucjonizowanego środowiska pracy, marki szybko zdają sobie sprawę, jak ważne jest zadowolenie pracowników. W wyniku tej ewolucji rola zasobów ludzkich staje się coraz bardziej złożona, aw wielu przypadkach czasochłonna. Mimo to wiele dużych organizacji decyduje się na prowadzenie swoich funkcji HR wewnętrznie.

Jednak mniejsze firmy nie mają czasu ani pieniędzy na luksus zatrudniania zespołu ekspertów HR. W rezultacie wielu zwraca się do outsourcingu, aby pozostać konkurencyjnym. Nic dziwnego, że trend ten okazał się korzystny dla małych firm. Rozważ te statystyki:

Firmy, które współpracują z profesjonalną organizacją pracodawców, rozwijają się w tempie 7%-9% rocznie. Jednocześnie zmniejszają rotację pracowników o 12-14%.
Firmy, które korzystają z profesjonalnej organizacji pracodawców, osiągają zwrot z inwestycji na poziomie 27%. Opiera się to wyłącznie na oszczędnościach uzyskanych dzięki outsourcingowi.

Polecane dla Ciebie: 10 najpopularniejszych rozwiązań ERP (systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa).

Pokaż spis treści

Outsourcing funkcji HR:
- Plusy outsourcingu funkcji HR:
- Wady outsourcingu funkcji HR:
Najczęściej zlecane na zewnątrz funkcje HR:
Funkcje HR, które większość firm utrzymuje w firmie:
Dowiedz się, które funkcje HR są „krytyczne” dla Twojej organizacji:
- Opracuj listę funkcji HR, które chcesz zlecić na zewnątrz:
- Znajdź rozwiązania technologiczne:
- Zanurz się w poszukiwaniu partnerów outsourcingowych:
- Zbuduj zespół koordynatorów HR:
Wniosek

Outsourcing funkcji HR:

Podczas gdy oprogramowanie HR, takie jak CakeHR, zajmuje się wieloma czasochłonnymi funkcjami HR, takimi jak śledzenie czasu, planowanie zmian i frekwencja (między innymi), nadal istnieją obszary, które wymagają kontaktu z człowiekiem.

Outsourcing tych funkcji może wydawać się właściwym wyborem. Ale decyzje biznesowe rzadko są czarno-białe. PEO są świetne dla mniejszych firm. W miarę rozwoju Twojej firmy będziesz potrzebować kontroli nad niektórymi podstawowymi funkcjami HR, które mają bezpośredni wpływ na rozwój Twojej firmy.

Innymi słowy, tylko dlatego, że outsourcing HR zadziałał dla innych, nie ma gwarancji, że Twoja firma odniesie z tego same korzyści. Zanim zagłębisz się w poszukiwanie partnera outsourcingu HR, wymagaj należytej staranności.

Rozważ te zalety i wady outsourcingu HR:

Plusy outsourcingu funkcji HR:

Jak wspomniano wcześniej, outsourcing funkcji HR ma wiele zalet. Niektóre z nich to:

Efektywność kosztowa musi być jedną z najważniejszych zalet outsourcingu dowolnej funkcji przedsiębiorstwa. HR nie jest wyjątkiem. Brak konieczności zatrudniania (i zatrzymywania) wyspecjalizowanego zespołu ekspertów HR może przełożyć się na znaczne oszczędności, zwłaszcza w przypadku mniejszych firm.
Dostęp do wiedzy specjalistycznej , której organizacji może brakować w ramach swojego zespołu, to kolejna ważna zaleta outsourcingu HR. Od wiedzy prawnej po wydajne i dokładne przetwarzanie listy płac, outsourcing HR może zdjąć z Twoich rąk najbardziej żmudne i kluczowe zadania procesu HR.
Dostęp do najnowocześniejszych technologii HR to korzyść podobna do outsourcingu funkcji HR.
Lepsza alokacja zasobów wewnętrznych to kolejna warta odnotowania zaleta outsourcingu niektórych funkcji HR. W końcu nie chcesz, aby Twoje drogie i wysoko wykwalifikowane zasoby kadrowe pracowały nad przygotowaniem kursów szkoleniowych dotyczących molestowania seksualnego, podczas gdy istnieją korporacyjne firmy szkoleniowe, które mogą wykonać zadanie szybciej i niższym kosztem.
Outsourcing pozwala na skuteczniejsze rozwiązywanie konfliktów . Powodem jest to, że te konflikty w biurze są przekazywane zewnętrznej stronie trzeciej, która może rozwiązać konflikt bez jakichkolwiek uprzedzeń.

Chociaż te korzyści płynące z outsourcingu mają znaczną wagę, należy wziąć pod uwagę inne kwestie.

Wady outsourcingu funkcji HR:

Outsourcing funkcji związanych z życiem Twoich pracowników na zewnątrz z pewnością będzie miał pewne negatywne reperkusje. Najczęstsze z nich to:

Zakłócenie w kultywowaniu kultury korporacyjnej jest jedną z oczywistych wad outsourcingu funkcji HR. Firmy outsourcingowe zajmują się płacami, świadczeniami pracowniczymi, rozwiązywaniem konfliktów i procesami pozyskiwania talentów dla wielu firm. W większości przypadków mają one własne ustalone procedury wykonywania tych zadań. Ich sposób radzenia sobie z sytuacjami związanymi z tymi zadaniami może drastycznie różnić się od sposobu funkcjonowania Twojej organizacji.
Luki komunikacyjne są bardziej nieoczekiwaną zaletą outsourcingu funkcji HR. Większość firm oczekuje od swoich partnerów outsourcingowych szybkiej realizacji zadań i wyników. Jednak wielu zapomina o czasie wysłania wiadomości do swojego partnera outsourcingowego i czasie potrzebnym na uzyskanie odpowiedzi. Stwarza to najpilniejsze problemy w przypadku rozwiązywania konfliktów. Jeśli masz wewnętrzny dział HR, pracownik może po prostu podejść do niego, aby omówić problemy i popracować nad ich rozwiązaniem. Jednak w przypadku partnera outsourcingowego logiczne jest oczekiwanie pewnego opóźnienia. To opóźnienie może spowodować eskalację problemów.
Utrata kontroli to kolejna znana wada outsourcingu. Brak zaangażowania w decyzje i procesy może nie być problemem z odpowiednim partnerem. Ale powoduje to pewien dyskomfort u wielu właścicieli firm.
Zachowanie integralności danych staje się wyzwaniem również w przypadku outsourcingu HR. Chociaż większość umów outsourcingowych zawiera klauzulę poufności, istoty ludzkie są nieprzewidywalne, a udzielenie dostępu do chronionych danych pracownika może potencjalnie przynieść odwrotny skutek.

Znając te potencjalne pułapki outsourcingu funkcji HR, staje się jasne, że outsourcing całego działu HR nie jest dobrym pomysłem.

Najczęściej zlecane na zewnątrz funkcje HR:

Nawet jeśli zignorujesz te wady, o których właśnie mówiliśmy, outsourcing całego działu ma inne reperkusje. Na początek outsourcing działu będzie prawdopodobnie oznaczał konieczność zwolnienia wielu obecnych zasobów. Może to potencjalnie stworzyć negatywne środowisko w Twoim biurze, a pracownicy z różnych działów będą zastanawiać się, czy ich praca również jest zagrożona.

Mając to na uwadze, porozmawiajmy o najczęściej zlecanych na zewnątrz funkcjach HR:

Zatrudnianie masowe: Zatrudnianie odpowiednich talentów to żmudny proces składający się z kilku etapów. Robienie tego na większą skalę może okazać się jeszcze większym koszmarem administracyjnym i pozostawiać zasoby bez czasu na skupienie się na zadaniach strategicznych.
Przetwarzanie listy płac to kolejna funkcja HR, która jest bardzo często zlecana na zewnątrz, nawet wśród większych organizacji, które zatrudniają szereg zasobów HR. Powodem jest to, że lista płac jest zadaniem czasochłonnym, a jednocześnie błędy w przetwarzaniu listy płac mogą być potencjalnie bardzo kosztowne dla każdej firmy. Na szczęście, wraz z nadchodzącymi trendami w branży płac, oczekuje się, że takie problemy ostatecznie znikną.
Zarządzanie korzyściami to kolejne czasochłonne zadanie, które ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania wielu działów w organizacji.

Inne obszary HR, które są często zlecane na zewnątrz przy zatrudnianiu pracowników tymczasowych i sprawdzaniu przeszłości.

Może ci się spodobać: Technologia non-profit: potrzeba lepszych zasobów.

Funkcje HR, które większość firm utrzymuje w firmie:

Porozmawiajmy teraz o większości funkcji HR, które są zwykle utrzymywane w firmie:

Rozwój talentów jest zwykle wewnętrzną inicjatywą większości organizacji, niezależnie od ich wielkości. Powód tego jest dość prosty, właściciele firm inwestują w swoich pracowników i pomagają im rozwijać umiejętności, które są najbardziej istotne dla rozwoju ich organizacji. Chociaż większość tych umiejętności ma uniwersalne zastosowanie, są one rozwijane z myślą o interesach marki i procesach firmy. Dlatego, aby upewnić się, że tego rodzaju dostosowanie zostało osiągnięte, ważne jest, aby szkolenie prowadził ktoś, kto ma dogłębną wiedzę na temat celów i procesów organizacyjnych.
Strategia HR to kolejny aspekt działu HR, który jest w większości utrzymywany w firmie, a powód jest oczywisty. Długoterminowe i krótkoterminowe strategie HR muszą być całkowicie dostosowane do celów biznesowych, dlatego strategia HR może działać skutecznie tylko wtedy, gdy jest realizowana wewnętrznie.
Zarządzanie zmianą jest często częściowo zlecane na zewnątrz, ale ostateczna implementacja jest ograniczona do organizacji. Większość firm, które zlecają ten aspekt HR na zewnątrz, zatrudnia tylko konsultantów do opracowania strategii zarządzania zmianą. Ostateczna realizacja strategii wymaga jednak konsekwentnego współdziałania menedżerów HR oraz kierowników działów operacyjnych. Aby ułatwić płynną komunikację, zarządzanie zmianą odbywa się zwykle przy pomocy zasobów wewnętrznych.
Funkcje doradcze HR są również w większości utrzymywane w firmie, ze względu na potrzebę szybkiej i sprawnej komunikacji. Ponadto, aby skutecznie wykonywać obowiązki doradcze, zasób musi mieć dogłębne zrozumienie celów organizacji i tego, w jaki sposób system HR ułatwi osiągnięcie tych celów. Ten poziom zrozumienia jest rzadko spotykany u partnerów zewnętrznych.

Dowiedz się, które funkcje HR są „krytyczne” dla Twojej organizacji:

Teraz, gdy znamy zalety i wady outsourcingu funkcji HR oraz funkcje, które są najczęściej zlecane na zewnątrz, musiało stać się jasne, że funkcje HR, które są faktycznie zlecane na zewnątrz, różnią się w różnych organizacjach.

Mając to na uwadze, istnieje kilka typowych kroków, które organizacje muszą podjąć, aby zapewnić sprawne partnerstwo outsourcingowe, które przyniesie pozytywny zwrot z inwestycji.

Jak wspomniano wcześniej, różnią się one w zależności od organizacji. Musisz wziąć pod uwagę funkcje HR, które zajmują się wrażliwymi danymi Twoich pracowników, a także funkcje, które będą miały wpływ na codzienne operacje w Twoim miejscu pracy.

Pomyśl o krótkoterminowych i długoterminowych celach swojej firmy. Pomyśl, jak dział HR pomoże Ci osiągnąć te cele. W ten sposób dowiesz się, które funkcje musisz mieć pod bezpośrednią kontrolą, aby osiągać strategiczne wyniki.

Opracuj listę funkcji HR, które chcesz zlecić na zewnątrz:

Po prawidłowym wykonaniu poprzedniego kroku ten krok jest wykonywany prawie automatycznie. Wszystko, co musisz teraz zrobić, to wymienić ważne funkcje HR, które nie zostały wymienione w poprzednim kroku.

Nie wahaj się edytować poprzedniej listy podczas tworzenia listy „funkcje do outsourcingu”. Pamiętaj, że wiele firm zleca na zewnątrz krytyczne funkcje biznesowe, takie jak rekrutacja i zgodność z przepisami HR. Decyzja o outsourcingu nie zależy tylko od kwestii kosztów i kontroli. Weź pod uwagę wiedzę specjalistyczną, którą posiadasz w swoim zespole. Wszystko, z czym Twój zespół wewnętrzny nie może sobie poradzić, jest potencjalną pozycją na liście „funkcji do outsourcingu”.

Znajdź rozwiązania technologiczne:

Zanim zaczniesz badać partnerstwa outsourcingowe, zatrzymaj się i poszukaj rozwiązań technologicznych, które mogą rozwiązać przynajmniej część Twoich potrzeb outsourcingowych. Na przykład w przypadku mniejszych organizacji przetwarzanie listy płac można przeprowadzić wydajnie za pomocą oprogramowania.

Podobnie CakeHR oferuje takie funkcje, jak śledzenie czasu, zarządzanie frekwencją i planowanie zmian. Wszystkie te zadania są krytycznymi zadaniami HR, które wymagają znacznych nakładów czasu i zasobów.

Poza tym, że jest bardziej przyjazny dla kieszeni niż partner outsourcingowy, poleganie na technologii zmniejsza również margines błędu ludzkiego.

Zanurz się w poszukiwaniu partnerów outsourcingowych:

Rozwiązania technologiczne nie są w stanie zaspokoić wszystkich Twoich potrzeb związanych z outsourcingiem HR. W tym miejscu wkraczają partnerzy outsourcingu HR.

Każda organizacja ma własne rozumienie kryteriów zgodności dla partnerów outsourcingowych. Kryteria te mają kluczowe znaczenie w przypadku outsourcingu HR.

Powodem tego jest to, że nie zaleca się częstego przełączania między firmami zajmującymi się outsourcingiem HR. W rzeczywistości, szukając partnera outsourcingowego, Twoim celem powinno być znalezienie takiego, z którym możesz współpracować przez wiele lat.

Zrozum, że HR zajmuje się Twoimi pracownikami. Z czasem zapoznają się z przedstawicielami Twojego partnera outsourcingowego i oswoją się z nimi. Ten komfort jest kluczowy dla działu HR, aby sprawnie realizował swoje funkcje.

Innym powodem, dla którego warto znaleźć niezawodnego partnera outsourcingowego i pielęgnować z nim długoterminowe relacje, jest to, że pomoże mu to w lepszym zrozumieniu Twojej firmy i tego, jak oczekujesz, że funkcje HR ułatwią rozwój. Częsta zmiana dostawcy usług outsourcingowych opóźni jedynie wkład ze strony zespołu ekspertów HR, którego potrzebujesz, aby napędzać rozwój Twojej firmy.

Zbuduj zespół koordynatorów HR:

Outsourcing z pewnością zdejmie z twoich barków znaczny ciężar. Ale nadal istnieje potrzeba pewnego poziomu nadzoru. Potrzebujesz wewnętrznego zasobu, który może koordynować działania z dostawcą outsourcingu i upewnić się, że nie ma luk w komunikacji.

Jeśli zdecydowałeś się na outsourcing tylko niektórych funkcji, nadszedł czas, aby zdecydować, które zasoby Twojego obecnego zespołu HR będą odpowiedzialne za płynną i bezproblemową koordynację z partnerami outsourcingowymi.

Może Cię również zainteresować: Jak tworzenie treści w wirtualnej rzeczywistości wpłynie na rozwój firm w przyszłości?

Wniosek

Outsourcing nigdy nie jest łatwą decyzją dla żadnej firmy. Aby był opłacalny, wymaga należytego czasu i staranności. To powiedziawszy, w przypadku HR właściwa strategia outsourcingu może zmniejszyć obciążenie pracą, zapewniając jednocześnie dodatni zwrot z inwestycji. Może również przyspieszyć rozwój Twojej firmy.

 Ten artykuł został napisany przez Costa Lamprou. Costa jest szefem PPC w The Elearning Industry Network. Dzięki doświadczeniu we wszystkim, od rozwoju produktu i sprzedaży po szkolenia i PPC, Costa pomaga firmom e-learningowym osiągnąć pełny potencjał pozyskiwania leadów. Kiedy nie pomaga klientom odnieść sukcesu, Costa lubi poszerzać swoje horyzonty marketingowe za pomocą kursów e-learningowych.