Jak zorganizować podróż służbową dla zdalnego zespołu?

Nasz świat się zmienia, szczególnie dla firm z wielu branż i jest to zmiana, która zachodzi również globalnie. Dla niektórych jest to przejście na hybrydowe środowisko pracy lub na całkowicie zdalne środowisko pracy.

W ostatnich latach nastąpiła zmiana w pracy zdalnej, w której drobiazg zwany COVID-19 utrudniał pracę w zwykłych warunkach. Wiele firm przystosowało się do pracy zdalnej, od blokad po ograniczenia wynikające z dystansu społecznego.

Niektóre firmy kontynuują tę zdalną pracę i rozwijają się nowe firmy, które działają wyłącznie zdalnie. Chociaż może to mieć wiele zalet, istnieją pewne wyzwania lub wady pracy zdalnej.

Jak organizujesz podróż służbową ze swoim zdalnym zespołem? Logistyka transportu pracownika lub wielu pracowników do iz miejsca docelowego może wydawać się trudna. Na szczęście w dzisiejszych czasach dostępna jest wspaniała gama narzędzi i oprogramowania, które ułatwiają planowanie podróży służbowych niezależnie od sytuacji w pracy.

W tym przewodniku przyjrzymy się, jak skutecznie zorganizować podróż służbową dla swojego zdalnego zespołu w 2022 roku.

Jak podróże służbowe przynoszą korzyści zespołom w organizacji

Jako firma, Twoi pracownicy są najważniejszą jej częścią. Polegasz na nich, aby się pojawili, ciężko pracowali i zdobyli jak najwięcej sukcesu dla firmy. Oczywiste jest jednak, że niektóre firmy nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na tworzenie zdrowszego środowiska pracy dla swoich pracowników.

Czy wiesz, że ponad połowa wszystkich amerykańskich pracowników nie pracuje? Brak produktywności lub motywacji w miejscu pracy może być szkodliwy dla każdej firmy, a jeszcze gorzej, jeśli masz wielu pracowników, którzy wszyscy czują się tak samo. Podróże służbowe zapewniają jednak wiele korzyści zespołom niezależnie od miejsca pracy. Czytaj dalej, aby zobaczyć, jak podróże służbowe przynoszą korzyści zespołom w organizacji.

#1. Poprawia relacje z pracownikami

Ważne jest nawiązanie relacji z pracownikami, zwłaszcza gdy na co dzień spędzają z nimi dużo czasu. Niezależnie od tego, czy chodzi o telefony Zoom, e-mail, czy osobiście, każdy musi się dogadać.

Wyjazdy służbowe to świetny sposób na znalezienie punktu pośredniego dla tych, którzy być może nie mają zbyt wielu relacji zawodowych w biznesie. Może pomóc w znalezieniu wspólnych zainteresowań i budowaniu, że komunikacja może być pomocna, jeśli chodzi o ich efektywność w pracy.

#2. Samozrozumienie i rozwój

Wiele podróży służbowych, zwłaszcza tych, które wiążą się z działaniami integracyjnymi i networkingiem, może być świetnym sposobem na zrozumienie samego siebie i rozwój jednostki. Wszyscy pracownicy zasługują na możliwość rozwoju w swoich rolach, a jako pracownicy ważne jest, aby dać im takie możliwości.

Wyjazdy służbowe mogą zapewnić edukację, a także szansę na cieszenie się społeczną stroną pracy w firmie.

#3. Świetne dla dobrego samopoczucia psychicznego w miejscu pracy

Wyjazdy służbowe, bez względu na to, czy jest to dzień wyjazdowy zespołu, czy weekend, czy też poznajesz nowych klientów w innym kraju, to świetna wymówka, by cieszyć się czasem z dala od biurka. Jako pracownicy zdalni prawdopodobnie znajdują się w środowisku, w którym mieszają środowisko osobiste z środowiskiem pracy.

Odrobina wolnego czasu może być świetna dla ich dobrego samopoczucia psychicznego, dzięki czemu wrócili czują się mniej zestresowani i gotowi do podjęcia wszelkich przyszłych projektów.

#4. Tworzy motywację i wyraża uznanie

Jako firma, uznanie ciężkiej pracy pracowników ma kluczowe znaczenie. Pomaga im to być szczęśliwym w swojej pracy i wystarczająco usatysfakcjonowanym, aby nie mogli dostać się gdzie indziej. Dzięki regularnym podróżom służbowym inspiruje Twoich pracowników, pomagając przynosić nowe możliwości i doświadczenia, które oddają tym, którzy na co dzień wiele dają firmie.

Pięć przydatnych wskazówek dotyczących organizacji wyjazdu służbowego dla zdalnych zespołów

Jak skutecznie zorganizować wyjazd służbowy dla swojego zdalnego zespołu? Zebraliśmy pięć przydatnych wskazówek, które sprawią, że zorganizowanie wyjazdu służbowego będzie błahostką i czymś, co nie przyciągnie Twoich pracowników odpowiedzialnych za ich rezerwację, bezsennych nocy!

1. Skorzystaj z korporacyjnego biura podróży, aby udostępnić szczegóły podróży.

Rezerwacja wszelkiego rodzaju podróży służbowych może być wyzwaniem, dlatego korzystanie z firmowego biura podróży, które zajmie się tym wszystkim, wydaje się marzeniem? Problem z zespołami zdalnymi, a także tymi, które dzielą ten sam obszar roboczy, nie zawsze będą w tym samym miejscu w tym samym czasie, aby udostępniać szczegóły podróży.

Dzięki biuru podróży osoby podróżujące mogą regularnie być na bieżąco z organizacją podróży za pośrednictwem tej platformy. Obejmuje to nie tylko element rezerwacji, ale użytkownicy otrzymają wszystkie istotne informacje potrzebne do podróży, niezależnie od tego, czy lecą samolotem, pociągiem czy wynajmują samochód.

Ponieważ wiele firm outsourcinguje swoje operacje biznesowe, warto zrobić to samo dla swoich potrzeb związanych z podróżami. W rzeczywistości przed pandemią wielkość rynku globalnego outsourcingu osiągnęła aż 92,5 miliarda dolarów. Jest to bardzo potrzebna usługa, z której obecnie korzysta wiele firm i nadal będzie to robić.

2. Utwórz elastyczny plan podróży.

Dla Twojego zdalnego zespołu ważne jest, aby był świadomy planów, które zostały wprowadzone podczas podróży. Trasy podróży to klasyka zarówno dla biznesu, jak i dla przyjemności, więc upewnij się, że przygotujesz ją z wyprzedzeniem.

Będą pewne podróże służbowe, które być może nie pozwolą na wiele przestojów, jednak zawsze dobrze jest mieć trochę elastyczności w harmonogramie tam, gdzie to możliwe. Może to zatem stanowić rezerwę na wszystko, co nie do końca idzie zgodnie z planem i gdzie być może będziesz musiał wybrać inne podejście.

W Internecie dostępne są świetne szablony, które można pobierać i modyfikować według własnego uznania, a w razie potrzeby udostępniać je swojemu zespołowi zdalnemu.

3. Zbadaj i przekaż informacje o miejscu docelowym.

Każda podróż służbowa musi dostarczać podróżnym podstawowych informacji na temat celu podróży. Od spodziewanych warunków pogodowych po lokalną kulturę i wszystko, co warto wiedzieć, zwłaszcza jeśli wybierasz się do innego kraju.

Jeśli masz kogoś, kto jest odpowiedzialny za rezerwację tej podróży służbowej we własnym zakresie, sugerujemy, aby przygotował ściągawkę, z której każdy członek personelu może korzystać i do której może się odwoływać podczas podróży.

4. Organizuj zajęcia integracyjne lub wycieczki.

Podróże służbowe niekoniecznie muszą być wyłącznie służbowe i nie muszą być zabawne. Nawet te, które są przeznaczone stricte dla biznesu i niekoniecznie zorientowane na teambuilding mogą nadal mieć element przyjemności.

Mając to na uwadze, spróbuj zorganizować zajęcia integracyjne lub wycieczki, niezależnie od tego, czy będzie to wieczorna degustacja wina, czy też jednodniowa wycieczka do lokalnego popularnego miejsca dla turystów.

Te zajęcia pomogą rozbić podróż, aby uzyskać więcej równowagi, zwłaszcza gdy oczekujesz, że pracownicy będą z dala od swojego życia osobistego poza pracą przez wiele dni lub tygodni na raz.

5. Zaplanuj nieoczekiwane opóźnienia.

Prawie zawsze będą opóźnienia, jeśli chodzi o podróż. Pandemia z pewnością spowodowała chaos w planach podróży niektórych osób i nadal pozostaje problematyczna w niektórych częściach świata. Więc planuj z wyprzedzeniem, ale planuj też na nieoczekiwane. Łatwiej to powiedzieć niż zrobić, ale posiadanie planu tworzenia kopii zapasowych na wypadek, gdyby coś nie poszło tak, jak oczekiwałeś, może być lepsze niż brak innych planów.

W jaki sposób możesz zdalnie poprawić relacje z pracownikami?

Istnieje wiele sposobów na poprawę relacji z pracownikami, nawet jeśli pracujesz ze zdalnym zespołem. Oto kilka sugestii, dzięki którym komunikacja będzie żywa i sprawna przez cały czas.

• Mieć poranki przy kawie Zoom

Poranki z kawą Zoom mogą nadal być czymś, nawet jeśli były szczytowym punktem podczas pandemii.

Jeśli masz zdalny zespół, niezależnie od tego, czy robisz to codziennie, czy raz w tygodniu, poświęć 15-20 minut swojego ranka na zorganizowanie sesji Zoom, podczas której wszyscy napiją się kawy ( lub herbaty ). To nie musi być związane z biznesem, tylko okazja do relaksu i rozmowy!

• Zamelduj się podczas indywidualnych spotkań

Spotkania indywidualne to świetny sposób na regularne kontaktowanie się z pracownikami i upewnianie się, że dobrze sobie radzą w ramach swoich ról. Czasami pracownicy mogą zmagać się z obciążeniem pracą lub po prostu mają ciężki tydzień.

Dobrze jest przeprowadzać regularne kontrole, aby zapytać, jak sobie radzi pracownik i jak przełożony lub kierownik może pomóc we wszystkim, co stanie się problemem. W zamian uzyskasz większą satysfakcję z pracy, co ostatecznie pokaże Twojemu zespołowi, że zależy Ci również na ich osobistym samopoczuciu.

• Korzystaj z narzędzi do współpracy

Istnieje wiele narzędzi i oprogramowania online, z których możemy korzystać we współczesnym świecie. Korzystaj z narzędzi do współpracy, ponieważ są one dostępne z jakiegoś powodu. Korzystne jest posiadanie stałego połączenia, szczególnie jeśli chodzi o pracę zdalną. Niezależnie od tego, czy jest to Slack do natychmiastowej komunikacji z Zoomem w celu planowania spotkań.

Podróże służbowe są łatwe do zaplanowania dzięki odpowiednim narzędziom

Dla Twojego zdalnego zespołu planowanie podróży służbowej nie musi być trudne. W rzeczywistości może to być przyjemny proces, którego planowanie może sprawiać przyjemność, niezależnie od intensywności pracy. Upewnij się, że korzystasz z dostępnych narzędzi i zlecaj dodatkową pomoc, której możesz potrzebować, aby za każdym razem odbyć udane podróże służbowe.