Jak sprawdzanie online zmienia przebieg pracy twórczej

Można wiele zyskać, uzyskując szybsze opinie i zatwierdzanie treści.

Oto trzy korzyści, które sprawią, że piłka się toczy:

1. Masz więcej czasu na dopracowanie treści
2. Naprawdę możesz dotrzymać terminów
3. Możesz podjąć się dodatkowych projektów

Razem daje to wyższą jakość pracy i bardziej efektywne wykorzystanie czasu i pieniędzy. Wygrywaj, wygrywaj i wygrywaj!

Pytanie oczywiście brzmi: jak? A odpowiedzią jest sprawdzanie online.

Wcześniej sprawdzanie zazwyczaj obejmowało garstkę osób gromadzących się wokół wydruku lub monitora w celu przedyskutowania fragmentu treści. Różnica w stosunku do proofingu online polega na tym, że jak sama nazwa wskazuje, cały proces odbywa się online.

Przed pandemią: e-mail, linki transferowe i pokazy slajdów

W dziesięcioleciach poprzedzających pandemię większość zespołów stosowała jedną z następujących metod sprawdzania swoich treści online:

• E-mail: wysyłaj treści do interesariuszy i omawiaj poprawki w łańcuchach e-mail
• Linki do przesyłania: wyślij zainteresowanym stronom link do pobrania i przedyskutuj poprawki za pośrednictwem poczty e-mail lub czatu
• Pokazy slajdów: prezentuj zawartość w programie PowerPoint lub Prezentacjach i dyskutuj o opiniach podczas rozmowy lub w komentarzach

Po pandemii: oprogramowanie do sprawdzania online

Pandemia COVID-19 całkowicie zmieniła sposób, w jaki wspólnie pracujemy. Z badania przeprowadzonego przez firmę McKinsey & Company na temat przyszłości pracy wynika, że ​​obecnie 4-5 razy więcej pracy odbywa się zdalnie .

W miarę jak zespoły są coraz bardziej rozproszone, najbardziej produktywne agencje i zespoły marketingowe zwróciły się do oprogramowania sprawdzającego online do swoich kreatywnych recenzji. Zapewnia to scentralizowaną i przejrzystą przestrzeń do udostępniania plików, zbierania opinii oraz śledzenia wersji i zatwierdzeń.

W ten sam sposób, w jaki Slack przekształcił czat w miejscu pracy, a Zoom (nie mówiąc już o Loom) przekształcił spotkania, oprogramowanie sprawdzające online sprawiło, że przeglądanie treści stało się bardziej przejrzyste, szybsze i bardziej sprzyjające współpracy.

Ale zanim przejdziemy do szczegółów działania sprawdzania online, przyjrzyjmy się czterem pułapkom związanym z używaniem poczty e-mail do recenzji kreatywnych treści.

4 pułapki sprawdzania kreatywnych treści przez e-mail

Najbardziej niebezpiecznym zwrotem w języku angielskim jest: „Zawsze robiliśmy to w ten sposób” — powiedziała pionierka informatyki XX wieku, Grace Hopper. A według Forbesa to także najniebezpieczniejsze sformułowanie w biznesie .

Jeśli chodzi o pracę umysłową, e-mail jest głównym kanałem komunikacji od około trzech dekad.

• Chcesz zadać pytanie swojemu koledze z siódmego piętra? E-mail.
• Chcesz sprawdzić, czy ktoś ma ochotę na kilka drinków po pracy? E-mail.
• Chcesz uzyskać opinię na temat kilku filmów od kierownictwa wyższego szczebla? E-mail.

Ale zwłaszcza w przypadku recenzji treści sprawdzanie pracy przez e-mail zawsze było bałaganem. A teraz, gdy 2 na 3 marketerów i twórców kreatywnych ma hybrydową konfigurację pracy , problemy z tym procesem stają się coraz bardziej widoczne.

Można to podzielić na cztery kluczowe obszary.

1. Pliki i opinie są całkowicie odłączone

Jednym z największych problemów związanych z weryfikacją online przez e-mail jest to, że informacja zwrotna nie jest wyraźnie powiązana z plikiem, do którego się odnosi. A to, jak zaraz się przekonasz, jest przepisem na chaos.

Wiele linków do transferu, dziesiątki załączników, setki komentarzy — wszystko to rozproszone w niezliczonych łańcuchach e-maili. Twój zespół musi tracić czas na konsolidację wszystkiego w jednym miejscu, zanim będziesz mógł pomyśleć o rozpoczęciu pracy nad następną wersją.

Prawdopodobny wynik? Informacje zwrotne są błędnie interpretowane, a dodatkowe rundy przeglądu są potrzebne, aby uzyskać pracę na całej linii, wydłużając proces zatwierdzania o dni.

2. Przeglądanie zasobów kreacji przez e-mail jest męczące

Wyobraź sobie, że próbujesz przekazać opinię na temat dokumentu bez możliwości zaznaczenia części, którą chcesz zmienić. Musiałbyś uzasadnić swoje przemyślenia długimi opisami lub skopiować i wkleić fragmenty treści do wiadomości e-mail. Nie tylko zajęłoby to więcej czasu, ale także zwiększyłoby ryzyko błędnej interpretacji Twojej opinii.

Nieefektywne, prawda?

Jednak właśnie w ten sposób zespoły przekazują codziennie opinie na temat filmów, projektów i innych typów plików. Interesariusze marnują czas na zapisywanie kodów czasowych i robienie zrzutów ekranu, aby wyjaśnić, co one oznaczają. Twórcom treści pozostaje albo poskładanie wszystkiego w całość, albo zwołanie spotkania w celu uzyskania większej przejrzystości.

3. Pogoń za ludźmi w celu uzyskania opinii i aprobaty to praca na pełny etat

Mówiliśmy już o problemach, z jakimi borykają się interesariusze podczas przekazywania opinii przez e-mail. Więc to naturalne, że wielu z nich odkłada to tak długo, jak to możliwe.

Stwarza to problem dla kierowników projektów, menedżerów kont i marketerów. Po pierwsze, muszą uważnie obserwować, kto zatwierdził lub zażądał zmian (witaj arkusze kalkulacyjne). Następnie muszą wysyłać e-maile typu chaser, aby przypomnieć ludziom, że ich opinia jest należna.

I co się dzieje? Czas pracy twórczej zostaje ograniczony, jakość treści spada, a terminy nie są dotrzymywane.

4. Kontrola wersji znika z okna

Sprawdzanie wiadomości e-mail to katastrofa dla kontroli wersji.

Oto tylko kilka problemów, z którymi możesz się zmierzyć:

• Musisz wyrazić opinię na temat plików bez wcześniejszej opinii jako odniesienia
• Możesz przypadkowo przekazać opinię na temat starej wersji, jeśli przegapisz kilka e-maili
• Twoje treści (zwłaszcza dokumenty) mogą być edytowane i udostępniane jako nowe wersje

A jeśli działasz w branży regulowanej, takiej jak finanse, opieka zdrowotna lub prawo, istnieje ogromne ryzyko opublikowania niewłaściwej wersji, co wpędzi Twoją firmę w gorącą wodę.

Jak działa oprogramowanie do sprawdzania online i dlaczego jest lepsze dla nowoczesnych zespołów

Korekta online przywraca porządek w chaosie recenzji e-maili, centralizując cały proces recenzji.

Daje Ci natychmiastowy dostęp do wszystkiego, co dzieje się w Twoich projektach, wszystko w Twojej przeglądarce. Tak więc w kilka sekund możesz odpowiedzieć na pytania typu: „Jaka jest różnica między tą wersją a poprzednią?” lub „Nad którymi plikami mój zespół może dzisiaj pracować?”

Przyjrzyjmy się, jak działa sprawdzanie online w sześciu krokach.

1. Utwórz projekt

Pierwszym krokiem w procesie sprawdzania online jest utworzenie projektu. W rzeczywistości jest to przestrzeń w chmurze, do której możesz przesyłać pliki, a recenzent może dodawać komentarze – bezpośrednio w swojej przeglądarce.

Konfiguracja projektu zajmuje tylko minutę. Dzięki temu możesz mieć wgląd w każdy plik, wersję, komentarz i zatwierdzenie — wszystko w jednym miejscu.

2. Skonfiguruj przepływ pracy recenzji

Po utworzeniu projektu możesz skonfigurować przepływ pracy, aby mieć pewność, że każdy plik zostanie zatwierdzony przez odpowiednie osoby.

Twoje kroki przeglądu mogą wyglądać tak:

• Recenzja kreatywna: dyrektor kreatywny, dyrektor artystyczny, copywriter
• Przegląd zarządzania: kierownik konta, kierownik projektu, strateg
• Recenzja klienta: Brand manager, marketing manager, ekspert prawny

Takie podejście pomaga zapobiegać wysyłaniu pracy do ważnych interesariuszy, zanim będzie gotowa. Masz pełną kontrolę nad tym, kto co i kiedy widzi.

3. Prześlij pliki i ustaw terminy

Teraz najłatwiejsza część – udostępnianie plików.

Po prostu prześlij swoje pliki i wybierz grupy recenzentów, którym chcesz je udostępnić. Żadne pobieranie nie jest wymagane i nie ma ryzyka przekroczenia limitu czasu łącza transferu.

Następnie ustaw termin, aby recenzenci wiedzieli, kiedy ich opinie są potrzebne. A jeśli zapomną przekazać opinię w miarę zbliżania się terminu, najlepsze narzędzia sprawdzające online automatycznie wyślą im przypomnienie.

4. Zbieraj opinie i współpracuj

Udostępniłeś swoje pliki i napływają do Ciebie opinie. Teraz nadszedł czas, aby nawiązać kontakt z recenzentami, wymieniać się pomysłami w komentarzach i doprowadzić wszystkich do porozumienia przed opracowaniem następnej wersji.

Większość oprogramowania do sprawdzania online zawiera narzędzia, takie jak adnotacje i załączniki. Ułatwia to dokładne sprawdzenie, o których częściach Twoich treści mówią ludzie, dzięki czemu możesz śmiało pracować nad zadośćuczynieniem.

5. Uzyskaj zatwierdzenie na pierwszym etapie przeglądu

Po zaimplementowaniu opinii wszystkich w swoich treściach będziesz gotowy do udostępnienia nowej wersji na pierwszym etapie recenzji — na przykład ze swoim zespołem kreatywnym.

Jeśli masz szczęście, zatwierdzisz swoją drugą wersję. Jednak w zależności od złożoności treści może być potrzebna kolejna runda, aby przygotować ją do następnego etapu przeglądu.

6. Powtórz powyższe czynności dla pozostałych kroków przeglądu

Gdy tylko uzyskasz zatwierdzenie na pierwszym etapie recenzji, możesz udostępnić swoje treści następnej grupie interesariuszy.

Może to być Twój zespół ds. marketingu, eksperci ds. produktów lub dział ds. zgodności. A jeśli chcesz przyspieszyć działanie, możesz wykonać kilka etapów przeglądu równolegle, aby szybciej uzyskać ostateczną wersję.

11 funkcji oprogramowania sprawdzającego online, które rozwiązują problemy z recenzjami e-maili

Udostępnianie plików. Omawianie opinii. Śledzenie zatwierdzeń. Oto 11 najważniejszych funkcji oprogramowania do sprawdzania online:

1. Komentarze, adnotacje i załączniki

Jedną z największych zalet sprawdzania online jest doświadczenie użytkownika dla recenzentów.

Zamiast pisać długie opisy przez e-mail, możesz dodać opinię bezpośrednio nad swoimi plikami. Niezależnie od tego, czy przekazujesz opinię na temat filmu, dokumentu czy obrazu, możesz kliknąć dokładnie punkt, który chcesz zmienić lub o którym chcesz porozmawiać. Następnie możesz utworzyć komentarz w kontekście.

Oto zestawienie najpopularniejszych funkcji przesyłania opinii:

• Stuknij, aby dodać komentarze
• Twórz adnotacje za pomocą narzędzia Pióro, linii, ramek i strzałek
• Dodaj załączniki jako odniesienia lub w celu uzyskania dalszego kontekstu
• Odpowiedz, aby omówić komentarze w kontekście
• Używaj emotikonów, aby reagować na komentarze i oszczędzać czas
• @Wspomnij członków zespołu lub recenzentów

2. Zautomatyzowane kody czasowe dla plików wideo i audio

Wideo to jeden z najtrudniejszych formatów plików do przejrzenia przez e-mail. Pliki muszą zostać przesłane, aby przesłać linki, udostępnione i pobrane w określonym przedziale czasowym. Następnie recenzenci muszą wymienić kody czasowe, aby wyjaśnić, które części chcą zmienić.

Oprogramowanie do sprawdzania online radykalnie skraca czas recenzji wideo przy niewielkiej pomocy zautomatyzowanych kodów czasowych. Po prostu dotknij pliku wideo lub audio podczas odtwarzania, aby go wstrzymać i utworzyć znacznik. Następnie skup się na pisaniu komentarza bez konieczności wyjaśniania, o którą część treści Ci chodzi.

A ponieważ komentarze są powiązane z określonymi klatkami, redaktorzy mogą kliknąć dowolny komentarz, aby przejść do tej części pliku wideo lub audio. Oszczędza to cenny czas na zadośćuczynienie i pomaga szybciej dostarczać zawartość do mety.

3. Terminy płatności i automatyczne przypomnienia

Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w agencji reklamowej lub zespole marketingowym, istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że musiałeś ścigać kilka osób w celu uzyskania opinii i zatwierdzenia. Jest to nie tylko frustrujące, ale także ogromna strata czasu.

Sprawdzanie online rozwiązuje ten problem, umożliwiając ustawienie terminów dla każdego etapu procesu zatwierdzania. Następnie, w miarę zbliżania się terminu, recenzenci otrzymają przypomnienie o wyrażeniu opinii. A wszystko to, gdy jesteś zajęty skupianiem się na ważniejszych zadaniach.

Niektóre programy idą tutaj o krok dalej, umożliwiając automatyczne ustawianie terminów w oparciu o ustalone ramy czasowe (np. dwa dni). Jeśli więc ktoś rozpocznie przegląd dzisiaj, termin zostanie automatycznie ustawiony na pojutrze — minimalizując pracę ręczną, a jednocześnie określając jasne i spójne oczekiwania dla interesariuszy.

4. Wbudowana kontrola wersji z porównaniami side-by-side

Kontrola wersji jest istotną częścią każdego udanego procesu recenzowania. Oto jak weryfikacja online może pomóc Ci zarządzać wersjami jak profesjonalista:

• Dodaj nowe wersje do istniejących plików, aby zachować przejrzystą historię wersji
• W każdej chwili możesz wrócić do poprzednich wersji, w tym do wszystkich komentarzy
• Powiadom recenzentów lub członków zespołu, jeśli przeglądają starą wersję
• Porównaj wersje obok siebie, aby zobaczyć, co się zmieniło i zweryfikować nową wersję

Za pomocą niektórych narzędzi możesz nawet automatycznie porównać dwie wersje, aby wskazać, co się zmieniło. I to tylko kwestia czasu, zanim sztuczna inteligencja zacznie odgrywać większą rolę w przeglądach treści, pomagając ci pozostać przy marce lub poprawiać układy projektów.

5. Obsługa wszystkich najpopularniejszych typów plików

Niektóre narzędzia sprawdzające online, takie jak strony internetowe lub pliki projektowe, specjalizują się w określonych typach plików. Ale najcenniejsze narzędzia pozwalają połączyć wszystkie pliki pod jednym dachem.

Możesz udostępniać pliki w następujących formatach:

• Dokumenty: PDF, PDF/X, DOC, DOCX, XLSX, PPTX
• Wideo: MOV, MP4, 3GP, AAC, AVI, FLC, MPEG-2, WMV, MXF
• Obraz: JPG, PNG, TIF/TIFF, AI, PSD, SVG, GIF, EPS, WEBP, NEF, CR2, DNG, ARW, HEIC, TTF, PSB
• Dźwięk: MP3, AAC, WAV
• Strona internetowa na żywo: witryny HTTPS
• Treść HTML: HTML

Mając wszystkie te treści i opinie w jednym miejscu, możesz uniknąć konieczności przeskakiwania między różnymi narzędziami do zarządzania rundami recenzji. Co więcej, podobnie jak Twoi recenzenci, którzy mogą nie radzić sobie dobrze z innymi narzędziami.

6. Przejrzyj kroki i szablony

Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu należy przemyśleć proces przeglądu i różnych interesariuszy, których należy zaangażować w drodze do mety.

Jeśli pracujesz w agencji reklamowej, może to wyglądać mniej więcej tak:

• Kreatywna drużyna
• Zarządzanie kontem
• Klient

Lub, w przypadku zespołu marketingowego, może to wyglądać mniej więcej tak:

• Marka i marketing
• Produkt
• Zgodność

Dzięki oprogramowaniu do sprawdzania online możesz skonfigurować te kroki i zaprosić wszystkich recenzentów na początku projektu. Następnie za każdym razem, gdy udostępniasz plik, możesz mieć pewność, że zostanie on wyświetlony i zatwierdzony przez właściwe osoby we właściwym czasie.

A wisienka na wierzchu? Przepływy pracy możesz przekształcić w szablony do ponownego wykorzystania w wielu projektach. Idealny dla przedsiębiorstw, które muszą wdrożyć spójne przepływy pracy w całej firmie.

7. Szybkie wyszukiwanie w celu wyszukiwania plików, wersji i komentarzy

Piękno posiadania wszystkich recenzji treści w jednym miejscu polega na tym, że wszystko jest uporządkowane i łatwe do znalezienia.

Ale kiedy liczy się czas, możesz jeszcze szybciej znaleźć to, czego potrzebujesz, dzięki funkcji wyszukiwania lub szybkiego wyszukiwania w oprogramowaniu do sprawdzania online.

Dzięki temu możesz przeszukiwać całą platformę w poszukiwaniu określonego komentarza, pliku, wersji lub projektu. Następnie możesz szybko do niej przejść i zobaczyć dokładnie to, czego szukałeś – to ogromna oszczędność czasu w porównaniu do przeszukiwania skrzynki odbiorczej.

8. Wskaźniki stanu, aby zobaczyć, kto co zatwierdził na pierwszy rzut oka

Wyobraź sobie, że rozmawiasz ze swoim szefem o pracy, którą niedawno udostępniłeś klientowi. Gdyby zapytali, ilu recenzentów to zaakceptowało, ile czasu zajęłoby znalezienie wiarygodnej odpowiedzi?

Dzięki oprogramowaniu do sprawdzania online możesz odpowiedzieć na to pytanie w ciągu kilku sekund. Na pulpicie nawigacyjnym projektu możesz szybko zobaczyć stan recenzji każdego pliku i recenzenta.

Na przykład w niektórych programach można zobaczyć jeden z następujących wskaźników stanu dla każdego recenzenta:

• W recenzji (szary): recenzent musi jeszcze rzucić okiem na tę wersję
• Żądane zmiany (pomarańczowy): recenzent zażądał zmian w tej wersji
• Zatwierdzona (zielona): recenzent zatwierdził tę wersję

Daje to jasny obraz tego, nad którymi plikami można pracować, co pozwala efektywnie zarządzać zasobami. Oszczędza to również czas na bezsensownych spotkaniach statusowych, ponieważ wszyscy już wiedzą, na jakim etapie procesu się znajdujesz.

9. Raporty z przeglądu plików w celu audytu procesu zatwierdzania

Jeśli pracujesz w regulowanej branży, weryfikacja online może być bardzo pomocna, jeśli chodzi o śledzenie procesu zatwierdzania treści.

Dzięki raportom z recenzji możesz zapisać każdy komentarz i decyzję dotyczącą recenzji w każdej wersji pliku — w tym sygnatury czasowe.

Można to wyeksportować jako plik PDF i zapisać w systemie. Więc jeśli kiedykolwiek pojawi się skarga lub pozew, możesz dokładnie zobaczyć, gdzie coś poszło nie tak i kto był za to odpowiedzialny.

10. Integracje, aby być na bieżąco w swoich ulubionych aplikacjach

Najlepsze narzędzia sprawdzające online mogą łączyć się ze wszystkimi Twoimi ulubionymi aplikacjami. Zwykle działa to za pośrednictwem natywnych integracji lub zewnętrznych dostawców automatyzacji.

Oto kilka sposobów na wdrożenie integracji w przepływie pracy sprawdzania online:

• Wysyłaj swoim recenzentom przypomnienia o opiniach w Slack lub Microsoft Teams
• Ustawiaj zadania przeglądu w oprogramowaniu do zarządzania projektami, takim jak Asana i Monday
• Automatycznie twórz projekt po przesłaniu żądania marketingowego

11. Informacje, które pomogą Ci śledzić i optymalizować recenzje plików

Oprogramowanie do sprawdzania online zostało stworzone, aby zminimalizować czas przesyłania opinii i zmaksymalizować czas spędzony na produktywnych zadaniach o dużym wpływie.

Dzięki wbudowanym wglądom i analizom oprogramowanie sprawdzające online pokazuje, ile plików, wersji i komentarzy tworzy Twój zespół każdego miesiąca. I ujawnia trendy zmian tych rzeczy w czasie.

Pomaga to monitorować wydajność i znajdować sposoby na poprawę produktywności.

Rozdrobnione miejsca pracy wymagają innowacyjnych rozwiązań

E-mail nie został stworzony do sprawdzania treści. A ponieważ pandemia spowodowała, że ​​miejsca pracy stały się bardziej rozproszone i podzielone, zespoły zaczęły szukać narzędzi do rozwiązywania problemów sprawdzających.

Dzięki oprogramowaniu do sprawdzania online możesz udostępniać pliki, omawiać zmiany i uzyskiwać zatwierdzenie na jednej platformie. Przyspiesza udzielanie opinii recenzentom, a komentarze są jaśniejsze i dokładniejsze dla twórców treści. Automatyzując kluczowe etapy procesu recenzji, sprawdzanie online uwalnia zespoły, które mogą skupić się na wykonaniu jak najlepszej pracy.

Tworzenie wydajnych przepływów pracy projektowej to kolejny duży krok w sprawdzaniu online. Zobacz, w jaki sposób kreatywna współpraca wpływa na przebieg prac projektowych i sprawia, że ​​Twoje treści związane z marką są bardziej autentyczne.