Wszystkie organizacje non-profit potrzebują pieniędzy, aby działać. Bez ciężkiej pracy polegającej na określeniu przepływów pieniężnych i alokacji kapitału misje charytatywne są tylko pomysłami. Efektywny budżet może zapewnić sprawne działanie Twojej organizacji.
Jednym ze sposobów spojrzenia na to jest fakt, że budżet organizacji non-profit jest dokumentem planistycznym służącym do śledzenia wydatków i przychodów. Innymi słowy: określa, gdzie przeznaczysz swoje zasoby w oparciu o priorytety.
Ale nie wszystkie budżety organizacji non-profit są równe. Istnieją różne rodzaje budżetów przeznaczonych dla określonych celów, działów lub określonych okresów. Użyj tego jako przewodnika, aby zapewnić, że Twoje działania finansowe przyczynią się do stabilności finansowej Twojej organizacji i długoterminowego wpływu.
Jakie są korzyści z korzystania z budżetu organizacji non-profit?
Dokładny budżet jest częścią biznesplanu każdej organizacji non-profit. Kiedy poświęcasz czas na zorganizowanie jasnego i spójnego planu finansowego, który jest zgodny z twoimi terminowymi celami, są oczywiste korzyści. To tylko kilka najbardziej oczywistych powodów, dla których warto stworzyć budżet dla swojej organizacji non-profit.
- Osiągnij swoją misję: efektywny budżet organizacji non-profit pozwala skupić się na właściwych rzeczach. Im więcej zasobów poświęcisz na konkretny cel, tym większe prawdopodobieństwo, że go osiągniesz.
- Rozwijaj się bez nadmiernych wydatków: Budżet pozwala na zrównoważony rozwój bez ryzyka przekroczenia dochodów. Prowadzenie organizacji charytatywnej bez jasnego budżetu jest jak jazda nocą bez włączonych świateł — nie wiesz, dokąd jedziesz, co zwiększa ryzyko nagłego wypadku.
- Komunikuj się lepiej: dobry budżet poprawia przejrzystość wewnątrz organizacji non-profit, ułatwiając zdrowe rozmowy na temat finansów Twojej grupy. Planowanie budżetu pomaga w dostosowaniu personelu i zapewnia, że członkowie zarządu organizacji non-profit wiedzą, co się dzieje.
- Uszczęśliwiaj darczyńców: Potencjalny darczyńca nie chce dawać marnotrawnej organizacji. Chcą mieć pewność, że mądrze wydajesz swoje fundusze i że ich wkład ma wpływ. Mówiąc prościej, posiadanie jasnego planu finansowego buduje zaufanie wśród darczyńców.
Pamiętaj o tych korzyściach podczas tworzenia kolejnego budżetu. Mogą to być również pomocne przypomnienia dla Twojego zespołu, jeśli potrzebuje on motywacji do udziału w procesie planowania budżetu. Im większe poparcie uzyskasz od swojego zespołu, tym lepiej potoczy się proces.
Przejrzysty proces budżetowania pomaga również ulepszyć inne obszary Twojej organizacji, w tym system księgowy organizacji non-profit i zarządzanie audytami organizacji non-profit.
4 rodzaje budżetów dla organizacji non-profit
Wszystkie budżety obracają się wokół pieniędzy, ale różne budżety służą różnym celom. Oto cztery najpopularniejsze typy budżetów stosowane przez organizacje non-profit.
- Budżet operacyjny: jest to jeden z najpopularniejszych typów budżetów organizacji non-profit, który wyświetla przewidywane roczne przychody i wydatki operacyjne. Najprawdopodobniej zaczniesz od proponowanego budżetu, a następnie będziesz śledzić rzeczywiste wydatki w ciągu roku podatkowego.
- Budżet kapitałowy: Ten budżet składa się z liczb finansowych bezpośrednio związanych z projektami długoterminowymi, takimi jak kampania budowlana.
- Budżet programu lub projektu: Ten raport zawiera przegląd przychodów i wydatków dla określonego projektu. Możesz także tworzyć budżety programów dla poszczególnych działów, takich jak zbieranie funduszy lub marketing.
- Projekcja przepływów pieniężnych: ten budżet zawiera prognozy, które odpowiadają na pytanie, ile pieniędzy masz w banku w danym momencie. Organizacje często opierają się na tych prognozach, aby przewidzieć przypływ i odpływ pieniędzy.
Niezależnie od tego, czy wybierzesz jeden z tych budżetów, czy użyjesz ich kombinacji, pierwszym krokiem jest zrozumienie, w jaki sposób każdy z nich jest wyjątkowy.
Podejścia do budżetowania: 3 rodzaje do rozważenia
Oprócz różnych rodzajów budżetów istnieją również podstawowe podejścia do budżetowania strategicznego. Oto filozofie stojące za tym, jak organizacja postrzega pieniądze. Możesz zastosować każdy do różnych rodzajów budżetów.
- Budżet zerowy: To podejście polega na rozpoczęciu od zera na początku roku podatkowego w celu określenia priorytetów i sposobu wydawania pieniędzy w oparciu o te cele.
- Budżet oparty na dochodach: to podejście pozwala przewidzieć dochody, a następnie z powrotem na wydatki, na które możesz sobie pozwolić z tej kwoty. Łatwiej jest, gdy masz jasne wyobrażenie o nadchodzących przychodach.
- Budżet przyrostowy: to podejście polega na budowaniu budżetu przy użyciu procentowego wzrostu lub spadku w oparciu o budżet z poprzedniego roku. Opiera się na tym, co już wiesz, że działa, a jego zbudowanie zajmuje znacznie mniej czasu niż budowanie od zera.
Nie ma „właściwego” podejścia do budżetowania organizacji — musisz znaleźć takie, które najlepiej Ci odpowiada. Najważniejsze jest, aby zachować spójność po wybraniu jednego. W przeciwnym razie dokładne porównanie budżetów między okresami nie będzie możliwe.
Funkcje budżetowe dla organizacji non-profit: poszukaj tych 5 rzeczy
Przyjrzeliśmy się kilku budżetom organizacyjnym, z których każdy zawierał różnice i różne elementy. Mimo to wiele z nich miało kilka podobnych cech. Oto kilka z najczęstszych terminów, które pojawiają się w budżetach.
- Przychody: To są pieniądze wpływające do Twojej organizacji. W przypadku większości organizacji non-profit te źródła przychodów odnoszą się do zbierania funduszy z darowizn, sponsorów i dotacji dla organizacji non-profit. Może to również oznaczać składki członkowskie i sprzedaż biletów na imprezy zbierania funduszy.
- Wydatki: Odnosi się to do rzeczy, na które wydałeś pieniądze, czyli szerokiego zakresu kosztów bezpośrednich, które najczęściej obejmują wynagrodzenia pracowników, podróże, marketing organizacji non-profit, wydatki na programy, przestrzeń biurową i materiały eksploatacyjne oraz rozwój zawodowy.
- Prognozy a rzeczywistość: To odpowiada na pytanie: „Czego się spodziewałeś w porównaniu z tym, co się wydarzyło?” Prognozy są kluczową częścią procesu budżetowania i będziesz chciał zobaczyć, jak blisko szacunkowych wydatków były rzeczywiste wyniki.
- Przedział czasowy: Dzięki temu Twój budżet obejmuje ten sam okres do celów porównawczych — niezależnie od tego, czy śledzisz ostatni kwartał, czy przegląd trzech lub pięciu lat. Ale upewnij się, że przynajmniej utrzymujesz roczny budżet uwzględniający ostatni rok podatkowy.
- Cele: To odpowiada na pytanie: „Jakie liczby przychodów próbujesz osiągnąć?” Utrzymuj cele organizacji na pierwszym planie, aby pamiętać, jaki jest twój cel i jakie wskaźniki należy mierzyć, aby zrozumieć, jak się tam dostać.
Sprawdzone metody tworzenia budżetu organizacji non-profit
Teraz, gdy omówiliśmy, dlaczego potrzebujesz budżetu i jak on wygląda, rozpakujmy kilka najlepszych praktyk optymalizacji budżetu jako lidera organizacji non-profit. Będziesz uczyć się i ulepszać ten proces z czasem i wysiłkiem, ale mam nadzieję, że te wskazówki zaoszczędzą ci trochę czasu i potencjalnie kosztownych błędów.
- Zaangażuj odpowiednich ludzi: zachęć swoich pracowników, wolontariuszy i zarząd do procesu tworzenia i przeglądu budżetu, aby zapewnić sobie akceptację.
- Dopasuj do swoich celów: Upewnij się, że Twój budżet jest wart Twojego czasu, tworząc taki, który pomoże Ci osiągnąć swoje cele. Budżet organizacji non-profit powinien bezpośrednio wspierać cele organizacji i plan strategiczny.
- Dbaj o dokładność i aktualność: Twórz zrównoważone procesy, które pomogą Ci śledzić dokładność tych liczb. Niedokładny lub nieaktualny budżet dostarczy błędnych informacji, utrudniając właściwe zarządzanie finansami.
- Nie zanurzaj się w szczegółach: większość raportów dotyczących budżetu powinna być przedstawiana na wysokim poziomie, aby uniknąć ugrzęźnięcia w gąszczu. Twój zespół finansowy będzie dbał o najdrobniejsze szczegóły, ale zarząd prawdopodobnie będzie chciał uzyskać przegląd.
- Wybierz odpowiednie narzędzie do budżetowania: Wybierz oprogramowanie do budżetowania, które jest pomocne i niezbyt skomplikowane. Zautomatyzowanie niektórych z tych procesów za pomocą technologii pomoże Twojej organizacji w zrównoważonym rozwoju i utrzymaniu dokładnych liczb. Może to być tak proste, jak rozpoczęcie od programu Excel lub przejście na oprogramowanie takie jak QuickBooks lub FreshBooks. Te narzędzia często zawierają szablony budżetowania dla organizacji non-profit, które pomogą Ci zacząć.
Przygotuj się na lepsze budżetowanie
Budżetowanie jest kluczowym elementem utrzymania organizacji na dobrej drodze i wypłacalności. Bez budżetu nie osiągniesz swoich celów ani misji. To zarządzanie finansami to sposób na poprawę ogólnej kondycji finansowej Twojej organizacji non-profit — nawet jeśli nie jest to łatwe, warto wziąć pod uwagę, aby Twoja organizacja przetrwała i rozwijała się.
Redaktor kopiujący:Ayanna Julien
Twój przewodnik po księgowości organizacji non-profit